INFORME SISTEMA PARA ORGANIZACIÓN

DE DOCUMENTOS

OFICINA DE SECRETARÍA 

INFORME SISTEMA PARA ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS

La Estrella, Abril,11 de 2021

ELABORADO POR: Diana Marcela Correa

1.  OBJETIVO

Establecer el sistema que utiliza la Empresa de Transportes Estrella medellin

LTDA., para la organización, preservación y conservación documental, generar
recomendaciones de mejora respecto de lo encontrado en la gestión documental.

1. SISTEMA PARA ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS

Se ha observado que la entidad implementa varias acciones en el archivo de

gestión con el objetivo de organizar, controlar y conservar la documentación.

Como primera medida se clasifican los documentos según el tipo, en carpetas

debidamente marcadas las cuales se encuentran organizadas en forma alfabética en
armarios organizadores metálicos de 1.20 m de alto.

Los documentos se encuentran ordenados numéricamente dentro de carpetas

según el orden como van llegando o se van produciendo en la oficina. Estas
carpetas, las cuales están marcadas respectivamente según el tipo documento,se
separa la documentación mes a mes.

La eficiente ordenación de documental en el archivo de gestión con la que

cuenta la empresa, les permite el rápido acceso a la información, gracias a la
correcta ubicación de los documentos, lo cual permite a la persona consultante a la
información de manera rápida.

Cabe resaltar la buena labor y organizacional de los documentos de gestión a

pesar que es una empresa , que se encuentra en funcionamiento hace 10 años y la
persona que realiza estas labores es la  secretaria. Por lo mismo, no cuenta con un
departamento especial que se encargue de los procesos de Organización
Documental.

Se encontró que en cuanto al archivo central  e histórico, no se cuenta con un

manejo dentro del marco de la ley. Puesto que los documentos que ya no son de
utilidad en el archivo de gestión, solo se trasladan a una bodega, sin tener un
control, pues no se maneja ningún tipo de registro . No se ha realizado inventarios
documentales, las transferencias se realizan sin ningún tipo de normatividad.

En relación a la conservación de los documentos, se evidenció que la bodega

donde se encuentra el archivo central , cuenta con estantería metálica, no hay
signos de humedad, cuenta con buena ventilación e iluminación y los documentos
se encuentran organizados en la estantería, en cajas , separados por carpetas. No se
evidencia daños en los documentos.

CONCLUSIONE.

La empresa debe crear una cultura organizacional alrededor de la gestión

documental, de tal forma, que tanto los trabajadores como los usuarios de los
archivos, la adopten como parte del desarrollo de sus actividades diarias, logrando
no solo contribuir al fortalecimiento de cada una de las operaciones, sino que
comprendan que emplear buenas prácticas de administración de los documentos
de la entidad, es desde la estratégica, la mejor opción para una adecuada gestión
minimizando la perdida de documentos y garantizando el cumplimiento de su
misión a largo plazo.