TEMA 4: DOCUMENTOS ESCRITOS AL SERVICIO DE LA COMUNICACIÓN EMPRESARIAL.

1. LA COMUNICACIÓN ESCRITA.
Desempeña un papel esencial, tanto en nuestras relaciones personales como en la empresa.
Es el tipo de comunicación en la que el emisor, a través del lenguaje escrito, transmite un
mensaje al receptor sin coincidir en espacio ni en tiempo.

1.1. CARACTERÍSTICAS DE LA COMUNICACIÓN ESCRITA.

1) No hay retroalimentación inmediata, en la comunicación escrita el emisor no recibe

una respuesta inmediata el receptor, por lo que es una comunicación diferida.
2) Se necesita un mayor dominio de las palabras y de la gramática, aunque es mejor
pensar y concreta antes lo que queremos expresar.
3) La comunicación escrita tiene la ventaja de que lo escrito supone una prueba del
contenido del mensaje. Además, es una obligación legal para comunicar ciertos
mensajes.
4) La comunicación escrita puede acompañarse de documentos o archivos adjuntos.
5) Hay una inexistencia de comunicación verbal. La comunicación no verbal enriquece el
proceso de comunicación oral y aporta información adicional.

1.2. PASOS QUE SE DEBEN SEGUIR EN LA COMUNICACIÓN ESCRITA.

1. Analizar el contexto del mensaje, a quien me voy a dirigir, para qué, etc.
2. Pensar con antelación las ideas que se quieren transmitir.
3. Ordenar las ideas en diferentes párrafos.
4. Elegir las frases adecuadas y las expresiones.
5. Leer y revisar el texto antes de enviarlo.

1.3. PRINCIPIOS FUNDAMENTALES DE REDACCIÓN EMPRESARIAL.

PRINCIPIOS BÁSICOS RECOMENDACIONES

CLARIDAD: La comunicación escrita se desarrolla de forma clara Utilizar palabras con propiedad, y
cuando la idea transmitida se puede recibir sin lugar a dudas. frases sintácticamente de manera
sencilla.
SENCILLEZ: Se recomienda utilizar el lenguaje más usual, porque Hacerlo con nuestro propio
resulta más cercano al receptor y da menos problemas. vocabulario, sin palabras
rebuscadas, ni frases
enrevesadas.
CONCISIÓN: Consiste en utilizar las palabras justas para Utilizar el menor nº de palabras
transmitir lo que queremos. Un mensaje es conciso cunado es bien estructuradas.
breve, preciso, directo y evita lo innecesario.
CORTESÍA: Es parte de la educación y, por tanto debemos de Acorde a los con los vínculos que
tenerla muy en cuenta también en la elaboración de los existan entre el remitente y el
documentos. destinatario, siempre respetuoso
 2. REDACCIÓN DE DOCUMENTOS.
Requiere usar correctamente el lenguaje, organizando las ideas que se van a transmitir en
distintos párrafos que contendrá el texto, y elegir las frases y expresiones adecuadas.

2.1. REQUISITOS FORMALES.

PAPEL
Para las comunicaciones, se
suele utilizar: Color Blanco,
grosor 80 g o superior, DINA4
(210X297).
Las empresa suelen tener su
papele special con su
menbrete.
PÁRRAFOS
Los documentos se componen de
parrafos, que contienen ideas en
frases. Estos hacen la lectura más
sencilla.Tienen tres
parte:Encabezado,cuerpo y pie.
INTERLINEADO
Se suelen utilizar el sencillo o 1,5.
La alineación son la que
proporciona los procesadores.

MÁRGENES
IZQ Y SUP : Al menos de 4 cm
DER Y INF: 3 CM o más
Cuando se tiene más paginas el
margen superior de la primera,
tiene que ser más grandes que
en las demás
2.2. NORMAS DE TRATAMIENTO.
TIPOLOGÍA
Ha de ser adpatada al público al
que va dirigida. Tiene que ser
sencilla,eficaz y comunicativa. En
las empresas, se están planteando
que todo el personal siga las
msmas normas de diseño.
TAMAÑO
El tamaño de la letra debe ser 11
o 12 y su color preferiblemente
negro. Si quieremos resaltar algo,
pues el subrayado o negrita.
2.3. ORTOGRAFÍA Y SINTAXIS.
Para redactar un documento, es imprescindible tener un perfecto dominio de la ortografía, la
sintaxis y la gramática. Los documentos con errores ortográficos o gramaticales indican
descuido, causando mala impresión. Hay que tener especial cuidado con:

 La división y separación de las palabras en silabas.

 La colocación del acento ortográfico.
 El uso de las mayúsculas.
 La escritura de los números.
 La correcta concordancia en género número de las palabras.
 La construcción de las oraciones.

2.4. PUNTUACIÓN.
Los signos de puntuación ayudan a expresarse con claridad y precisión. Estructuran el texto,
ordenan las ideas y delimitan las frases y los párrafos del documento. Nos ayudan a
comprender el valor y el sentido de las palabras en las oraciones.

3. DOCUMENTOS DE COMUNICACIÓN INTERNA EN LA EMPRESA.

Los documentos de comunicación interna permiten a las organizaciones relacionarse
directamente con las personas y los agentes que participan en las actividades que en ellas se
desarrollan.

3.1. AVISO O ANUNCIO.

Es un documento breve que se redacta con el objetivo de comunicar instrucciones o noticias
de interés general a un gran número de destinatarios.
3.2. MEMORÁNDUM O NOTA DE RÉGIMEN INTERNO.
Es un documento escrito interno que se utiliza en la organización para transmitir órdenes,
exponer temas, solicitar algo, etc.

Se caracteriza por:

- Redacción breve y sencilla

- Información clara

3.3. CONVOCATORIA.
Es un documento escrito con el que se cita a una o varias personas a fin de participar en un
acto, como una reunión, junta de accionistas, asamblea, etc.
3.4. ACTA.
Es un escrito en el que se hace un resumen de lo acontecido en una reunión y de las posibles
votaciones y acuerdos que se hayan adoptado.

3.5. INFORME.
El infrome es un documento más extenso que se elbora a petición de alguien. Contiene unas
infromación detallada y ordenada de determinados hechos, situaciones o actividades. Brinda
infromación para la toma de decisiones de la empresa.

La estructura inclye: Portada, Indice, introducción,desarrollo y concusiojes, bibliigrafia, anexos.

Existen diferentes tipos:

Refleja la constratación de unos hehcos concretos y su prueba. Ejemplo:

Demostrativo
Informe de auditoria.

Analiza los hechos, da una visión personal con conclusiones y

recomendaciones. Ejemplo: Infrome de una consultora par reorganizar una
Valorativo empresa que no genera beneficios.

Se limita a relatar hehcos de froma objetiva. Ejemplo: Infrome sobre las

Descriptivo o necesidades de mejora de una empresa .
expositivo
3.6. MEMORIA DE ACTIVIDADES.
Es un documento que emiten las empresas y en el que se incluyen datos de contenido muy
diverso. No existe estructura fija, pero es preciso tener en cuenta al público que va dirigida, ya
que dependiendo a quien vaya dirigida habrá que incluir unos datos u otros.

Generalmente, en la memoria se centra en destacar los logros que se han conseguido en un

determinado tiempo.

4. DOCUMENTOS DE COMUNICACIÓN EXTERNA EN LA EMPRESA.

Son aquellos que permiten a la empresa y a la Administración relacionarse con agentes
externos, como clientes, proveedores y entidades gubernamentales.

4.1. CARTA.
Es el principal documento de comunicación externa de la empresa. Sirve para dirigirse s otras
empresas o a particulares, que pueden ser clientes, trabajadores, proveedores, etc. Debe se
cuidada, de manera que el lector tenga la impresión de que ha sido escrita exclusivamente
para él.

 Carta circular: documento que comunica alguna noticia o información de interés. Se

encía un mismo modelo a varios destinatarios, cambia el nombre y la dirección.
 Carta comercial: documento utilizado por la empresa como apoyo a su actividad
comercial. Con ella busca darse a conocer en el mercado o promocionar sus productos
o actividades.
ESTILO DE UNA CARTA COMERCIAL: es la forma de distribuir y ordenar los distintos
elementos de su estructura sobre el papel. Al elaborar una carta comercial, se puede optar por
utilizar diversos estilos o formatos.

4.2. LA INVITACIÓN.
Es un documento de carácter informal que tiene como objetivo convocar a alguien a un acto.

4.3. SALUDA.
Es un documento de carácter breve y ceremonioso con motivo de agradecimientos,
felicitaciones, ofrecimientos, notificaciones o cualquier acto de carácter social.

Sus características son:

4.4. TARJETAS DE VISITA Y COMERCIALES.
Son uno de los instrumentos tradicionales que, pese a la existencia de Internet y la expansión
de los teléfonos inteligentes, resultan de gran utilidad a la hora de mantener contacto en
cualquier gestión comercial.

4.5. COMUNICACIONES DE PRENSA.

Es un documento escrito dirigido a los medios de comunicaciones para anunciar algún evento
de interés periodístico. Puede enviarse por correo electrónico a los medios escritos, radio, TV,
etc. Un comunicado de prensa puede anunciar muchos tipos de noticias: eventos,
promociones, nuevos productos, etc.

4.6. TELEGRAMAS.
Es un documento que permite transmitir mensajes de manera rápida, y que puede ser
ordinario o urgente; la tarifa por el servicio se cobra de acuerdo co el número de palabras
contenidas en el texto del mensaje.

5. DOCUMENTOS DE COMUNICACIÓN CON LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA.

5.1. INSTANCIA.
Es un documento que se utiliza para solicitar algo a la Administración pública. Con menor
frecuencia también se emplea cuando la petición se dirige de un particular a una empresa.

La instancia se utiliza para peticiones como:

 Licencia de obras.
 Solicitar beca de estudios
 Reclamación de un organismo público.
La estructura de la instancia tiene las siguientes características:

 Encabezamiento se incluyen datos personales de quien hace la petición (nombre,

apellidos, DNI, domicilio, fecha de nacimiento.
 El cuerpo es la parte principal y consta de dos partes: En primer lugar, la exposición de
hechos en los que se fundamenta la solicitud. Va precedida de la palabra “EXPONE”. Se
añade una explicación detallada de motivos y argumentos en relación con la petición
que se va a realizar. En el último párrafo, añadir una coma, para enlazar con el
siguiente apartado, terminando con una expresión como “es por lo que”. En segundo
lugar, la solicitud que es la consecuencia de los argumentos expuestos anteriormente,
va precedida de la palabra “SOLICITA”.
 El pie, aquí indicaremos los datos a quien se dirige y la población donde radica.

5.2. OFICIO.
Es un documento básico de comunicación dentro de la Adm. Pública para comunicarse entre
distintas entidades y particulares. Su finalidad es informar o avisar, de algún hecho que afecte.
La Administración nos responde a las solicitudes recibidas mediante oficios.

6. SOPORTES PARA TRANSMITIR DOCUMENTOS ESCRITOS.

El soporte del proceso de comunicación es el medio a través del cual se produce la
información. Lo primordial es el léxico escrito, pero eso no implica que el texto no pueda llevar
gráficos, dibujos etc.

6.1. EL SOPORTE PAPEL.

Es el soporte tradicional, se puede introducir en el manualmente o mecánicamente. El formato
más usado es el DIN A4. Aunque existen excepciones como los aludos o invitaciones que
suelen escribir en formatos más pequeños.

Para que la empresa cause buena presentación en sus comunicaciones, es esencial utilizar un
papel de buena calidad, grosor y blancura a apropiados.

¿Qué soportes debemos tener en cuenta?

 Sobres
Constituyen el envoltorio, en el que se introduce el documento escrito. Existen muchos tipos y
tamaños, que se adaptan a las características y dimensiones de su contenido (plastificados, con
solapa).

 Impresos
Son formularios, con las partes fundamentales cumplimentadas y otras en blanco para que la
persona interesada los rellene. Cuando los impresos se firman, adquieren la consideración de
documentos. Si son necesarias varias copias, se suele utilizar papel autocopiativo de distintos
colores.

 Tipos de papel
- Papel offset
- Papel estucado
- Papel ecológico

6.2. NORMALIZACIÓN DE IMPRESOS Y DOCUMENTOS.

Normalizar es hacer que algo se ajuste a una norma o un modelo. En nuestro país la AENOR, se
encarga del desarrollo y la difusión de las normas técnicas en España.

La normalización de los impresos y documentos establece los siguientes criterios:

6.3. SOPORTES DIGITALES.
En la actualidad, la mayoría de los mensajes de comunicación escrita no se realizan en soporte
papel, si no en soporte digital. Gracias a los soportes digitales, podemos acceder a una
cantidad de información en cualquier momento.

Los hipervínculos, han ayudado a la lectura de los textos, además que gracias a estos la
trasmisión y la utilización de la información digital han tomado una nueva dimensión.
Cuando se utilizan medios informáticos, el soporte básico de los documentos es el archivo, que
contiene datos textuales y gráficos. El desarrollo de soportes que integran audio e imágenes
han provocado que se requiera cada vez más capacidad.

7. CANALES PARA TRANSMITIR DOCUMENTOS ESCRITOS.

Canal Uso Rapidez Seguridad

Correos Externo Reducida Media/Alta
Fax Externo Alta Media/Alta
Correo Electrónico Interno/Externo Instantánea Media/Alta
SMS Interno/Externo Instantánea Media/Alta

7.1. CORREO CONVENCIONAL.

Uno de los canales más utilizado es el correo convencional. Para hacer llegar las
comunicaciones, pueden elegir entre utilizar el servicio de correos, empresas de mensajería o
crear su propia mensajería.

Correos ofrece los siguientes servicios:

 Cartas: Cartas Ordinarias, carta certificada, postal exprés, carta urgente etc.
 Burofax/Fax
 Telegramas: Internacional, nacional, urgente y online.

7.2. EL FAX.
Sirve para trasmitir entre lugares lejos, copias exactas de documentos con gran volumen de
información de forma rápida.

Es un sistema de tele-comunicación que consiste en la trasmisión por vía telefónica de material

escaneado a otro dispositivo de salida. Está presente en las empresas, aunque está perdiendo
la fuerza y se suele utilizar para adelantar documentación y agilizar trámites, aunque su
impresión es de escasa calidad.

7.3. EL CORREO ELECTRÓNICO.

Es un documento imprescindible, ya que facilita el envió de documentos en el ámbito
personal y laboral.

Las cuentas de correo en servidores web tienen una serie de ventajas:

 No es necesario tener instalada una aplicación específica de correo en el ordenador
 Suelen ser gratuitas
 Podemos consultar el correo desde cualquier parte.
El gran volumen de correos que se mueve hoy en día, hace que las empresas se necesiten
nuevas formas de archivo. Lo primero, debemos analizarlo y adjuntarlo a una carpeta.

8. GESTIÓN DOCUMENTAL.
La gestión documental consiste en la recepción, el almacenamiento y la recuperación de
documentos, que llegan a la empresa en forma de papel y soporte electrónico.

8.1. INSTRUMENTOS DE COMUNICACIÓN INTERNA.

A parte de los anteriores vistos, existen otros sistemas más informales en la comunicación
interna:
 El buzón de sugerencias, se utiliza para recoger ideas y propuestas de empleados.
 Los tablones de anuncios muestran informaciones y noticias que afectan al personal de
la empresa. Deben estar en un lugar visible, para poder ser leídos.

La información electrónica y los servicios basados en internet son cada día más importantes en
las empresas, que pueden:
 Disponer de una Intranet para el acceso a información interna por parte de miembros
de la empresa. (Seneca)
 Tener sitio web corporativo donde recoger contenidos sobre la organización. (Página
MACMILLAN)
 Construir un portal que recoja información telemática o administrativa (web de un
ayuntamiento

8.2. COMUNICACIÓN Y TRAMITACIÓN DE DOCUMENTOS A TRAVÉS DE LA WEB.

Es frecuente que en los sitios web de empresas incluyan elementos que faciliten la
comunicación con el cliente. Para ello, utilizan:

 Formularios, que rellenamos con nuestros datos, una vez recibidos se pongan en
contacto con nosotros.
 Direcciones de correo para contactar con la empresa de que se trate.

FIRMA DIGITAL: La firma digital tiene varias ventajas:

 Ahorro de tiempo, costes y recursos en la gestión documental

 Agilización de tramites
 Eficiencia en el almacenamiento y ordenación de las documentaciones.
 Sostenibilidad con el medioambiente.
 Legalidad y transparencia.
 Seguridad en el documento.

8.3. PROCESADORES INFORMÁTICOS DE DOCUMENTOS ESCRITOS.

Son aplicaciones informáticas que permiten crear, editar, guardar e imprimir documentos de
texto a los que se les puede aplicar una serie de funciones y efectos en su redacción (tipología,
fuentes, colores), con el fin de obtener un documento atractivo y preciso de una forma
cómoda y sencilla.

Además de las muchas funciones es la autocorrección de escritos, se caracterizan por la

capacidad para comprobar la corrección del mismo.
Algunos de los ejemplos de estos son: Word-Pas, WordPerfect, Open Office y Microsoft Word.

tIa
m
u
id
p
osq
rc
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