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INFORME SISTEMA PARA ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS

Objetivo
Identificar el sistema que utiliza la empresa del centro empresarial para la organización,
preservar y conservación documental, generar recomendaciones de mejora respeto a lo
encontrado en la gestión documental.

Sistema para organización de documentos


Se observa que la entidad implementa varias acciones en el archivo de gestión con el
objetivo de controlar y conservar la documentación.

Como primera medida se clasifican los documentos según el tipo, en carpetas debidamente
marcadas las cuales se encuentran organizadas en forma alfabética en armarios metálicos
Los documentos se encuentran ordenados alfabéticamente de acuerdo, el orden en que van
llegando o produciéndose, estas carpetas las cuales van marcadas respetivamente según el
tipo documental, se separa mes a mes.
La eficiente ordenación documental en el archivo de gestión con la que cuenta la empresa,
permite el rápido acceso a la información, gracias a la ubicación correcta de los
documentos, lo que permite a la persona consultante acceder a la información de manera
rápida.
Cabe resaltar la buena labor organizacional de los documentos de gestión a pesar que es
una pequeña empresa y la persona que realiza estas labores es el secretario. Por lo mismo,
no cuenta con un departamento especial que se encargue de todos los procesos de
organización documental.
Se encontró que el archivo central e histórico, no cuenta con manejo dentro del marco de la
ley. Puesto que los documentos que ya no son de utilidad en el archivo de gestión solo se
trasladan a una pequeña bodega, sin tener un control, no se maneja ningún tipo de registro
de los mismos. No se ha realizado inventarios documentales, las transferencias se realizan
sin ningún tipo de normatividad.
En relación a la conservación de los documentos, se evidencia que la bodega donde se
encuentra el archivo central e histórico cuenta con estantería metálica, no hay signos de
humedad, cuenta con buena ventilación e iluminación y los documentos se encuentran
organizados en la estantería, en cajas de cartón, separados por carpetas. No se evidencia
daños en los documentos.
Conclusión
La entidad debe crear cultura organizacional alrededor de la gestión documental, de tal
forma que tanto los funcionarios como los usuarios de los archivos la adopten como parte
integral del desarrollo de sus actividades diarias, logrando no solo contribuir al
fortalecimiento de cada una de las operaciones, si no que comprendan que emplear buenas
prácticas de administración de los documentos de la entidad, es desde la perspectiva
estratégica, la mejor opción para una adecuada gestión del conocimiento minimizando así
la perdida de documentos y garantizando el cumplimiento de su misión a largo plazo.

Sugerencia
Cada área de la empresa puede organizar los documentos que van para archivo en las
carpetas que lo han venido realizando y llevarlos hasta la bodega donde tienen todo lo del
archivo ubicarlos en las estanterías por áreas y así no le dejan tanta carga al secretario
además sería mucho más organizado el archivo porque en el momento que tengan la
necesidad de buscar la información lo encontraran más rápido y fácil por que cada uno ya
sabe donde tiene sus carpetas correspondientes a su área.

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