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IMPLEMENTACIÓN DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL EN LA

EMPRESA DUSAKAWI EPSI 2020
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Introducción

Las empresas son para producir y distribuir con eficiencia y eficacia los bienes y servicios que
vende, son fundamentales en su propósito de ser competitivas, dando respuestas al mercado de
acuerdo con las exigencias de los clientes y consumidores. Toda organización debe contar con una
estrategia de operaciones que apoyadas con las demás estrategias (administrativa, financiera,
comercial, tecnológica y de servicio), le permitan afrontar mejor los continuos cambios y exigencias
de sus cliente la asociación de cabildo indígena del cesar y la guajira dusakawi EPSI ha
desarrollado herramientas a la construcción y enriquecimiento de la cultura en los pueblos
indígenas y en la gestión documental a nivel institucional, brindando a sus colaboradores
elementos de formación, entrenamiento y capacitación.

Es así como se debe asegurar la capacidad de supervivencia de los archivos para preservar la
memoria institucional protegiéndolos de riesgos, desastres naturales o actos mal intencionado. La
confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información en las empresas, es fundamental
para la toma de decisiones en el momento oportuno y conservación de sus fondos documentales.
En la mayoría de los procesos de gestión documental, es por ello que a través de la práctica II
tratare de profundizar al respecto para tener claridad en el manejo correcto y el funcionamiento
regular y reglamentario que debe poseer una empresa.
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OBJETIVOS

Objetivo General

Identificar la relación entre gestión documental y gestión por procesos, determinando aquellos
aspectos de la gestión por procesos que pueden aplicarse en la implementación de los
instrumentos archivísticos de la gestión documental en las organizaciones objeto de estudio.

Objetivos Específicos

 Identificar las relaciones teóricas entre la gestión documental y la gestión por procesos, desde el
estudio documental de los requisitos para la implementación de los instrumentos de la gestión
documental
.  Establecer las relaciones prácticas de la gestión por procesos y la gestión documental desde la
experiencia de las organizaciones objeto de estudio, identificando las herramientas utilizadas por
ambas disciplinas en esta interacción.
 Describir los puntos de encuentro y desencuentro entre la gestión documental y la gestión por
procesos.
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DIAGNOSTICO

El instrumento utilizado fue la de observación en la que permite recopilar la información

DUSAKAWI EPSI es una empresa indígena administradora de los recursos del régimen de
salud subsidiado, que propende porque su funcionamiento siempre se desarrolle en el marco
de las visiones y políticas de los pueblos indígenas que impulsaron su creación en respuesta
de la aplicación de la ley 100 de 1.993 por parte del Estado colombiano.

El proceso seleccionado es la problemática es de gestión documental archivo, existe en los

funcionarios de la empresa un interés por mejorarla gestión y organización documental del archivo
y una preocupación por responder a los requerimientos legales.

Ellos corren la reciente preocupación por adelantar en la capacitación de los funcionarios y por la
aplicación de algunas prácticas de manejo documental. Sin embargo, hasta ahora lo ejercido no
responde a un plan completo que anticipe acciones, responsables y tiempos de implementación.

Dentro de la estructura administrativa de la empresa DUSAKAWI EPSI y su correspondiente

organigrama está creada la oficina de archivo pero no cuenta con la ubicación correcta donde
debe ser un primer piso está en un cuarto piso la ubicación de los documento . Es necesario
fortalecer esta área, encargada de administrar y gestionar uno de los bienes más importantes de
toda administración: su documentación e información.

No se tiene ni se aplica las Tablas de Retención Documental .Por lo tanto, los archivos de gestión
no cumplen con los requisitos de organización establecidos por la Normatividad Archivística
expedida por el Archivo General de la Nación. los funcionarios requieren un programa de
capacitación el manejo de archivos y gestión documental, de tal manera que se puedan aplicar las
TRD conforme a los criterios archivísticos requeridos .Es necesario que estas capacitaciones sean
teórico prácticas, y se requiera a la metodología de talleres.

En la empresa DUSAKAWI EPSI se evidencian la existencia de un Fondo Documental

Acumulado. La normatividad nacional define: Los fondos acumulados son documentos reunidos
por una entidad en el transcurso de su vida institucional sin un criterio archivístico determinado de
organización y de conservación. Ello implica que tampoco se cuenta con Tablas de Valoración
Documental y que el problema ya creado crece cada día.

No se están haciendo las transferencias primarias ni secundarias de documentos de manera

permanente ni correcta. Ello obedece a la no implementación de las Tablas de Retención
Documental y tiene como consecuencia la acumulación de documentación en las oficinas.
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No se ha elaborado la Historia Institucional de la entidad, requisito indispensable para todo

proceso de organización documental.

No se encontraron Bases de Datos que permitan que los documentos sean consultados fácilmente
por los funcionarios.

La documentación del archivo central no está debidamente ordenada.

Se encontraron expedientes cuyos documentos no cumplen con el principio de orden natural.

Según lo observado no es fácil la búsqueda y consulta para los funcionarios de la empresa

DUSAKAWI EPSI, al no existir bases de datos y conformación de series documentales.

La documentación no está debidamente ubicada en las correspondientes cajas de archivo, ello

pone en riesgo la integridad y conservación de los documentos.

Se requiere la adecuación de los locales de archivo, de tal manera que cumpla con las indicaciones
técnicas establecidas por el Archivo General de la Nación.

La temperatura de Local de archivo es muy alta, es necesario utilizar aire acondicionado en esta
existencia y en tiempo de invierno se presenta humedad relativa alta.

Se recomienda la ampliación del Archivo Histórico, para centralizar las acumulaciones

documentales en un solo lugar, en el cual la custodia y gestión de los documentos sea la adecuada

Organización del Fondo Documental existente en los archivos de DUSAKAWI EPSI, esto se puede
realizar por fases dependiendo del presupuesto con el que cuente la empresa, dándole prioridad a
las series que requieran su organización con mayor urgencia. Este implicará la elaboración de una
Historia institucional, los cuadros de clasificación y de las Tablas de Valoración y la necesidad de
clasificar la documentación de acuerdo a su ciclo vital, diferenciando la documentación de los
Archivos de gestión, central e histórico.
. Para la documentación producida por las diversas áreas oficina de la entidad, así como para la
documentación ubicada en los locales, se requiere adelantar los siguientes procesos archivísticos:
 Clasificación documental
 Ordenación documental
 Depuración de copia idénticas, formatos sin diligenciar, hojas en blanco,
 Foliación de los documentos
 Cambio de carpeta
 Almacenamiento en cajas apropiadas
 Elaboración de bases de datos
 Tablas de Valoración Documental
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 Identificación de material deteriorado para proponer su restauración y evitar la pérdida de

documentos por oxidación, resequedad, humedad, hongos, plagas o rasgaduras graves.
 Centralización de los archivos en un local que cumpla con las indicaciones técnicas
señaladas por el Archivo General de Nación.
 Aplicación e implementación del Programa de Gestión Documental.
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Elaboración e implementación de los Procedimientos Archivísticos de DUSAKAWI EPSI.

Organización de archivos de gestión, transferencias documentales, eliminación documental,
organización de fondos acumulados, implementación de la ventanilla única, entre otros.
Programa de Capacitación practica en Organización de Archivos de Gestión, en aplicación delas
Tablas de Retención Documental.
Digitalización delas series documentales de mayor consulta.
Las bases de datos serán indispensables para consultar los expedientes de manera eficiente. En
las actuales condiciones los expedientes son prácticamente imposibles de ubicar y consultar.

MAPA DE PROCESO

Requisito del cliente Control de gestiónPROCESOS ESTRATEGICOS Satisfacción del cliente

Sistema integrado de
Planeación estratégicas
gestión

PROCESOS MISIONALES

Autoridad ambiental Gestión documental

Procesos de apoyo

Gestión administrativa y Gestión de talento Gestión

financiera humano documental
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Entre los factores, se encuentra que el proceso no está normalizado por lo

Tanto, realice un flujo grama de los pasos que siguen los documentos en general para describir
de forma clara el proceso que se lleva a cabo.

Producción documental

Inicio

Elaborar documentos

Conoces Remitirse a:
la norma Tabla de retención documental aprobada
del cual por el comité de archivo de la empresa
se aplica ley 594 del 2000

Las áreas proceden hacer documento y

conservarlo depende la TRD con todo sus
soporte

Las áreas proceden hacer documentos y conservarlo

dependiendo TRD con todo su soporte

Los expedientes se señalizan se realiza un rotulo

según su soporte

Es objeto de Ver la tabla de retención documental

conservación proceder a la eliminación de documento
mediante un acta de eliminación

Ver la tabla de retención documental y

calendario de transferencia
documental de la empresa

Fin
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IDENTIFICACIÓN PROBLEMA DEL PROCESO OPERATIVO

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2 producción Disposición
final
El archivo de Gestión no cumple con los criterios de organización establecidos por la norma legal.
Recepción
Observamos que se encuentran documentos obsoletos en el archivo de gestión.
La empresa no cuenta con los recursos físicos para tener unas instalaciones adecuadas para
guardar los archivos
deencuentran contaminados 7por factores
Procesos unse
Los documentos debido a su mal almacenamiento
3 programa de gestión conservaciones
biológicos, roedores, hongos e t c 
documental
Falta de interés por parte de la empresa en la organización de sus archivos
Distribución
Debido a la demora en la ubicación de los documentos, los usuarios internos y externos no tendrán
un fácil acceso a la documentación solicitada, por lo cual se presentaran molestias y falta de
confianza en la empresa.
Que al no tener enumerados los oficios sin los números consecutivos no sabrán a quien le
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respondieron o cuando les llega un documento, adicionalmente sin una debida foliación a los
Organización Consulta
documentos no habrá una organización 
Tramite
Observamos que se encontraban juntos los documentos de correspondencia interna y externa, así
no podrán saber cuáles llegan y cuales son para distribuir en la empresa.
Que debido a que hay faltante de documentos a la hora de comprobar algo no vamos a poder
demostrar, porque no hay nada que soporte dicha actividad.
Deterioro masivo de los documentos contaminados por factores biológicos.

Para lograr tal fin con gestión documental en la empresa Dusakawi Epsi cuenta con un recurso
humano integral lo que posibilita para el logro de los objetivos sin ganar mayores costos.

El presupuesto está compuesto de la siguiente manera:

Personal a contratar. Para la prestación adecuada y eficiente de los servicios propuestos la

entidad debe contratar Un (1) Profesional en gestión documental Un (1) Tecnólogo o u un
asistente en tecnología e información y Un (1) auxiliar de archivo .

Tabla #1. Personal a contratar

CARGO REMUNERACION. REMUNERACION. PRESTACIONES COSTO

MENSUAL ANUAL TOTAL
MANO OBRA DIRECTA  
Profesional en
gestión documental
Tecnólogo o
asistente

Auxiliar de archivo
TOTAL
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Tabla #2. Inversiones en Obras Físicas

INVERSIONES V. TOTAL
Oficinas para el archivo
TOTAL

Gastos Diferidos. El proyecto debe realizar algunas inversiones en restructuración y

capacitación o inducción.

Tabla #3. Gastos Diferidos

ACTIVOS DIFERIDOS
Capacitación o inducción
a personal del archivo
Subtotal

Como se puede observar el presupuesto expresado en pesos es aproximadamente:

Recurso humano: $
Oficina del archivo $
Gastos diferidos $
Total $

Personal a contratar 30% de probabilidad

Árbol de Decisión. Profesional: de que ocurra
Tecnólogo:
Auxiliar: 70% ganancias sobre
la utilidad actual

Analizar
detalladamente 70% de probabilidad de
aspectos relevantes que ocurra
sobre el manejo de
Retraso en las
control interno
operaciones Capacitación:

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Opciones Oficina para 30% pérdidas sobre
archivo la utilidad actual

80% de probabilidad de
Revisar detalle que ocurra
contenido acerca
del control de 20% No Ocurra
calidad y Restructuración
evaluación de
procesos. 50% de probabilidad
de que ocurra

Capacitación

50% pérdidas sobre la

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PROPUESTA DE SOLUCIÓN

Dusakawi  Epsi es una empresa indígena administradora de los recursos del régimen de salud
subsidiado, que propende porque su funcionamiento siempre se desarrolle en el marco de las
visiones y políticas de los pueblos indígenas De acuerdo a la problemática planteada
anteriormente se establecen soluciones que permiten mejorar la calidad de los servicios prestados
en el área de gestión documental así se podrá implementar estrategias para lograr los objetivos
propuestos.
Enfocar detalladamente aspectos explicado sobre el manejo de del archivo de dusakawi epsi
La administración de la empresa indígena de salud en los últimos años ha crecido los volúmenes
de documentos, dónde debemos solucionar la problemática actual.

1. Evitar documentación duplicada: la sobresaturación de informes duplicados genera no

solo un problema de pérdida de tiempo, sino también de organización. Un software de
gestión de documentos que evitara la duplicación de contenidos y maximiza el rendimiento
de los empleados de la empresa de dusakawi epsi, ya que evita el solapamiento de 
tareas.
2. Ahorrar espacio: contar con un programa de gestión de documentos rentabiliza el espacio,
ya que es necesario contar con estanterías inacabables repletas de documentos que nadie
consulta por temor a tener que organizarlos.
3. Duplicación de trabajos: como se ha comentado anteriormente, la duplicación de archivos
conlleva en muchas ocasiones la duplicación de esfuerzos. Contar con un software de esa
forma, la información será completamente accesible por todos los usuarios del programa
de gestión y se aumentará la productividad de cada uno de ellos, al evitar un trabajo ya
realizado con anterioridad.
4. Seguridad de datos: otro de los problemas frecuentes de las grandes empresas a la hora
de gestionar la información que manejan está relacionado con la seguridad de la misma.
En muchos casos,  la empresa manejan datos confidenciales que no pueden estar
expuestos sin ningún tipo de control. Esta es, por lo tanto, otra de las razones para contar
con un software y una tabla de gestión documental, ya que almacena los documentos y
garantiza la protección de los datos de la empresa.
5. Organización óptima: parece obvio, pero en muchas ocasiones el éxito de una empresa
está íntimamente relacionado con el nivel de organización interna que exista en ella.
Pérdida de documentos, falta de comunicación entre empleados, trabajos duplicados o
hasta triplicados por una organización pésima, son algunos de los problemas más
frecuentes que se puede solucionar.
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PROYECTO DE IMPLEMENTACIÓN Y CONTROL DEL PROYECTO

Plan de Ejecución y Control:

Actividad Descripción Precedente Tiempo (Semanas)

A Identificación del 2
problema de gestión
documental

B Definición de 3
objetivos por
actividad del archivo

C Planeación 2
Estratégica

D Auditoria interna y 4
externa

E Monitoreo 4

F Organización de la 3
gestión documental

G Adecuación de 5
Instalaciones

H Acciones correctivas 2
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10. FASE DE IMPLEMENTACIÓN

RESPONSABLES
PROPUESTA DE
DE EJECUTAR O PROCESO
MEJORA ACTIVIDADES COSTO
AUTORIZAR SU QUE MEJORA
SELECCIONADA
EJECUCIÓN

Recoger
Base de datos
informaciones
con información
muy concretas y
actual
actuales.
registro que
corresponde
Bases de datos con un
documentales: documento, sea
éste de
cualquier tipo
sus registros no
Caracterizar e contienen el
identificar las texto original
Ingeniero de sistema
necesidades de sino tan sólo la
y líder de gestión
información de una Bases de datos información
documental al igual
base de dato para referenciales fundamental
que los directivos
tener mayor para describir y
facilidad al consultar permitir la
una información localización de
documentos
sus registros no están
contienen el texto constituidos por
original sino tan referencias que
sólo la permiten un
información enlace directo
fundamental para con la imagen
describir y del documento
permitir la original
localización de
documentos

CONCLUSIÓN

En la medida en que la gestión documental se integré con la gestión por procesos en una
organización a través del sistema de gestión de calidad, se logrará su transversalidad a los
procesos destacando su relevancia para la organización y haciendo un aporte a la eficiencia de la
misma. Los resultados de esta investigación son aplicables en la medida que las empresas
cumplan las condiciones base para la escogencia de los casos de investigación que son tener
implementados procesos de gestión documental y sistemas de gestión de calidad. Este trabajo
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servirá de base para futuras investigaciones que se enfoquen en el establecimiento de buenas

prácticas, directrices o metodologías para la implementación de las herramientas de la gestión
documental.