INFORME: SISTEMA PARA LA ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS

El aprendiz deberá analizar dentro de la entidad donde labora

o investigó, el sistema que utiliza para la organización de
documentos de archivo, presentar un diagnóstico, donde defina
si cumple o no cumple con los elementos de preservación y
conservación documental, generar recomendaciones de mejora
respecto de lo encontrado.
LUIS FELIPE ANAYA GONZÁLEZ
CC. 1103119261

INTRODUCCIÓN
Es importante tener un sistema de gestión documental, aunque
a primera vista puede parecer que no tenga que ser uno de los
puntos de mayor importancia para su entidad. Hoy en día, casi
todas las empresas o entidades tienen que trabajar con una
gran cantidad de documentación en físico. Con el fin de
gestionar la gran cantidad de documentos y la información, es
una ventaja muy importante contar con un sistema de gestión
documental eficiente que permita un fácil almacenamiento y
búsqueda rápida, junto con instalaciones de recuperación
preparadas para tal.

INFORME DE SISTEMA PARA ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS

“PALACIO DE JUSTICIA DE COROZAL, SUCRE”

Investigando el sistema de organización de los documentos que

utiliza el palacio de justicia de Corozal, Sucre, de la Rama
Judicial del poder público encontré que archivan de la manera
correcta, cuando los procesos se encuentran inactivos o pasan
a archivo histórico, estos se catalogan en una base de datos
simple pero eficiente, pues es virtual. Se aglomeran por
lotes, se folian y se meten en respectivas carpetas de cartón
neutro y luego bajan a la bodega de archivo central, dicha
bodega es cerrada, tiene poca ventilación por lo que la
humedad es relativamente baja, está organizada por
estanterías de 2.10 metros de alto, con secciones móviles por
railes, se organizan por números los archivos, cada lote está
compuesto por un numero único que va desde el 001 en
adelante, que a su vez cada lote contiene el número de
procesos, y el radicado correspondiente a cada uno de ellos,
junto con el número de folios, CD’S y demás documentos o
archivos que contenga el proceso. Si bien en la bodega no hay
un gestor encargado del archivo total, cada despacho tiene la
obligación de llevar el control de su zona de la bodega y por
lo tanto, de la guarda de sus documentos. 2 puntos negativos
fueron los únicos que se encontraron, el primero, es que los
CD’S están siendo foliados como si de papel se tratase,
teniendo en cuenta que estos no se folian si no que hay que
dejar constancia de su existencia en el expediente. El otro
punto es que cuando los archivos viejos no dan paso a los
archivos nuevos, estos son puestos en cajas grandes y dejadas
en el suelo, lo que podría ocasionar su deterioro por la mala
ubicación que tienen.

CONCLUSIÓN

En conclusión, la organización y la ordenación documental de

la entidad sobre la cual se hizo el informe es buena, pues
permite una excelente calidad en la preservación de los
archivos, su organización es buena, pues están identificados
con estampillas grandes enumeradas y en el sistema se busca
el número de la estampilla y sale el número de procesos con
su respectivo radicado y sus folios. El ambiente es seco y
con luz suficiente para ver pero sin que se dañen los
archivos, tiene sistema anti incendios y es un espacio
grande.