Bitácora 4.

1. ¿La entidad cuenta con un depósito para el archivo central? ¿Qué criterios
utilizan en la organización del archivo central? Anexe fotos.

Respuesta:
- Higuera Escalante cuenta con un depósito para el archivo central,
ubicado cerca de la Plaza Satélite.
- Cada área hace el debido proceso de organización de sus propios
documentos y en el momento en que los documentos cumplen su
tiempo de retención en el archivo de gestión, basándose en lo que dice
la tabla de retención documental hacen el proceso de transferencia al
archivo central, donde la auxiliar de gestión documental hace el proceso
de recepción.
Bitácora 4.
 Bitácora 4.

2. ¿Las transferencias del archivo de gestión al central cumplen con los

tiempos estipulados en la tabla de retención documental? ¿Existe un
cronograma para las transferencias?

Respuesta:

- Sí, la auxiliar de Gestión documental hace un proceso de capacitación

en cada área, estas personas deben estar en constante revisión de la
tabla de retención documental, para hacer el proceso de transferencia al
archivo central en el momento en que se termine el tiempo de retención
en el archivo de gestión de los documentos.
- No se maneja un cronograma para la transferencia de la
documentación, se utiliza el formato F-S-24.
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3. ¿Se aplica lo estipulado en los acuerdos 48, 49 y 50 de 2000?

Respuesta:

- ARTÍCULO 48. Conservación de documentos en nuevos soportes. El

Archivo General de la Nación dará pautas y normas técnicas
generales sobre conservación de archivos, incluyendo lo relativo a los
documentos en nuevos soportes.

- ARTÍCULO  49. Reproducción de documentos. El parágrafo del

artículo 2o. de la Ley 80 de 1989 quedará así: "En ningún caso los
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documentos de carácter histórico podrán ser destruidos, aunque

hayan sido reproducidos por cualquier medio".

- ARTÍCULO 50. Estímulos. El Gobierno Nacional establecerá premios

y estímulos no tributarios para las personas o instituciones que con
sus acciones y trabajos técnicos, culturales o científicos contribuyan a
la salvaguarda, difusión o incremento del patrimonio documental del
país, así como a los autores de estudios históricos significativos para
la historiografía nacional elaborados con base en fuentes primarias.
Tales premios y estímulos podrán consistir en: becas, concursos,
publicaciones, pasantías, capacitación y distinciones honoríficas.

- Se maneja la documentación en soporte en físico, no se cuenta con

un archivo histórico en la entidad, el gobierno nacional no brinda
estos estímulos para la empresa.

4. ¿Qué sugerencias presenta para mejorar el archivo central de la entidad?

Respuesta:

- Al archivo central fue un grupo de gestión documental, el cual organizo

toda la documentación que había hasta el momento ya que este era un
fondo acumulado, después de hacer la verificación se encontraron
varias cajas mal organizadas, las fechas de la documentación no están
organizadas cronológicamente también hay documentos sin foliar,
algunas cajas se encuentran deterioradas, además se encuentran mal
ubicadas.
- Se tendría que hacer una verificación de cada caja.
- cambiar las cajas y rótulos que se encuentran en mal estado.
- Organizar la documentación que esta desordenada, pero para esto se
necesitaría más personal ya que solo se cuenta con la auxiliar de
gestión documental y una aprendiz Sena.
Cuando el archivo ya se encuentre organizado se podría proceder a
digitalizar los documentos.