ENSAYO

IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

La importancia de los archivos es el conjunto de documentos que son organizados para

conservarlos y guardarlos para el no deterioro de los documentos producidos y también es llevar
un control para que los documentos no se pierdan.

Sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una
persona natural o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión.

Los archivos son importantes para toda entidad porque los documentos que los conforman son
de gran valor para la toma de decisiones debido a que la información que se obtiene da
testimonio o hace constar el requerimiento de la empresa.

La administración documental regula la función archivística en las empresas, formulando normas y

políticas para facilitar la gestión documental. Sabemos que la administración documental es una
función de mucha responsabilidad la cual busca la protección de las memorias empresariales o
institucionales de una manera correcta y transparente.

La administración documental tiene un rol trascendental ya que su fin es el de servir la información

de forma precisa, ágil y oportuna. Pero la administración documental tiene un papel muy amplio y
no es tan general ya que se encarga de controlar, mantener, almacenar, eliminar y recuperar la
información. En la idea anterior vemos el papel tan importante de los archiveros y la administración
documental, para dar soluciones y planes de gestión documental a las empresas que lo requieran
de forma efectiva y concreta.

En las funciones que debemos ver, el control de la documentación es muy importante, ya que de
hay partimos para administrar de forma correcta. Los códigos de ética para el recibo, despacho,
elaboración, trámite y préstamo de información deben aclararle al archivero su papel fundamental
como administrador de la información. También debemos velar por el mantenimiento de los
acervos y las instalaciones o deposititos para conservar correctamente al ambiente para los
archivos y manipular correctamente la información. Los cuidados que se deben tener en el
almacenamiento de archivos, cuidados con los depósitos, unidades de conservación,
transferencias para una buena logística aplicada a la organización documental.

Todos los factores de la funcionalidad administrativa de archivos es importante pero la parte de

descarte y recuperación implica conocimientos mas profundos y técnicos para la acumulación
lógica de archivos y una optima funcionalidad. En la parte de descarte las TRD son una
herramienta fundamental para determinar la conservación y el destino final de los documentos.
Para realizar los expurgos son necesarios estos pasos de las TRD para la elaboración de las
respectivas actas de baja explicando los procedimientos a seguir y por los cuales se expurgan los
documentos. En la parte de recuperación documental esta visto que también es un estudio
profundo que necesita análisis de las agrupaciones documentales para crear índices, inventarios,
catálogos, guías y registros para facilitar la función administrativa de los archivos.
La importancia de la administración documental está plasmada en la preocupación por las mejoras
en los archivos públicos y privados. De la búsqueda de la transparencia, logística y la archivistica
para fundamentar todos los ideales de conservación, clasificación, ordenación y descripción
documental ligados a los procesos administrativos de las empresas privadas e instituciones del
estado.

Ciclo vital de los documentos

Archivos de Gestión 3 a 5 Años Activos - Legales

Valores primarios - Fiscales
- Contables
Archivos Centrales 6 a 25 Semiactivos - Administrativos
Años - Técnicos

Archivos Centrales 6 a 25 Semiactivos - Investigación

Valores Años - Cultural
secundarios - Histórico
Archivos Históricos 25 años en inactivos - Científico
adelante

Archivo de gestión: corresponde a la documentación que se encuentra depositada y está sujeta a

consulta administrativa por toda la organización.

Archivo central: es la agrupación de documentos que han sido transferidos por diferentes archivos
de gestión de cada dependencia; su consulta no es tan frecuente, pero siguen en vigencia.

Archivo histórico: aquellos documentos que se transfieren desde el archivo central al archivo de
conservación permanente.

Comité de Archivo

Es el grupo de alta responsabilidad que se encarga de dar una aprobación o no aprobar el

documento, cuya función es asesorar a la alta Dirección de la Cámara de Comercio de Aguachica,
responsable de cumplir y hacer cumplir las políticas archivísticas, definir los programas de gestión
de documentos y hacer recomendaciones en cuanto a los procesos administrativos conformado en
cada una de las entidades del orden nacional o el Comité Interno de Archivo en las entidades del
orden territorial.

¿Cuáles son las funciones de un jefe de archivo?

Dirigir, coordinar y supervisar los procesos de registro, organización y descripción de los grupos
documentales bajo custodia de este Archivo General. ... Vigilar que las actividades de organización
y descripción documental se lleven a cabo conforme a los principios de archivología.

Definiciones de las funciones de un jefe de archivo

- Coordinar la administración, conservación, custodia de los archivos y la memoria

Institucional de la entidad, independientemente del soporte en el que esté

Contenida la información y mantener la debida reserva.

- Mantener organizada y actualizada la información documental que ingresa y sale

Por los diferentes medios que existen en la organización.

- Gestionar los recursos humanos, financieros y tecnológicos necesarios para

Cumplir con las políticas, planes y programas documentales de la entidad.

- Adoptar los mecanismos y controles requeridos para el manejo documental.

- Controlar y verificar el cumplimiento de los requisitos de calidad, confiabilidad y

Oportunidad de los productos suministrados por el Archivo.

- Supervisar y verificar que el personal a cargo, si aplique las metodologías,

Planes, programas, procesos y procedimientos aprobados por la Entidad y

Adoptar acciones de mejoramiento.

- Controlar el proceso de producción documental desde la producción hasta el

Destino final. Presentar al comité de archivo las tablas de retención, manuales, políticas,

Planes y programas necesarios para normalizar la gestión documental en la

Entidad.

- Estar en contacto permanente con las instituciones del orden departamental y

Nacional que reglamentan la función archivística para el sector público.

- Asesorar a las dependencias de la entidad para el cumplimiento de las normas

Archivísticas.

- Capacitar al personal técnico y practicantes de la oficina, en lo relacionado con

Las normas de archivo.

- Informar al jefe inmediato sobre el resultado de la gestión realizada.

- Controlar las actividades del mensajero, realizando una programación detallada.

- Proponer y evaluar procesos, personas y herramientas necesarias para el

Cumplimiento de las actividades relacionadas con el archivo.

- Desempeñar las funciones asignadas por su jefe inmediato o mediato que no

Vayan en detrimento de su integridad como persona y que correspondan a la

Naturaleza de los procesos de la dependencia.

HABILIDADES Y CUALIDADES

Transparencia.

Compromiso con la Organización,

Buenas relaciones personales,

Retentiva

Trabajo en equipo

Manejo de la confidencialidad

Adaptabilidad al cambio

Actitud de servicio.

Fondos acumulados

Son todos los documentos que se encuentran desordenados o desordenes de los documentos
que se realizan en un Empresa, Entidad de estudio y por eso se le llama fondos acumulados a la
desorganización que no tienen criterio de organización y conservación

Los fondos acumulados son documentos reunidos por una entidad en el transcurso de su vida
institucional sin un criterio archivístico determinado de organización y de conservación. Los fondos
acumulados son producto de la carencia de política archivística del Estado, del desorden
administrativo y de los cambios constantes de la administración; estos últimos se reflejan en
liquidación, fusión y privatización de entidades así como también en las reestructuraciones que
suprimen o adicionan funciones al interior de una entidad. Esto conlleva a que la institución
concentre en sus depósitos documentación producida por la o las entidades que la precedieron o
de las cuales ha asumido algunas funciones.

De acuerdo con los criterios establecidos por el Archivo General de la Nación (AGN), el fondo
acumulado esta conformado por la documentación generada por una entidad desde su inicio hasta
su última reestructuración, considerando las entidades que la precedieron o se fusionaron a la
actual. Del mismo modo, mediante el Acuerdo 039 de 2002, el AGN denomina técnicamente el
fondo acumulado como el conjunto de la documentación producida antes de la aprobación y
aplicación de la Tablas de Retención Documental (TRD) en los Archivos de Gestión, la cual será
sometida a un proceso de organización y su resultado será la Tabla de Valoración Documental
(TVD).

En el proceso de organización del fondo acumulado es muy importante respetar el origen o

procedencia y el orden natural u original de los documentos que componen dicho fondo. Esta tarea
permite conocer la información que produjo la entidad en cada etapa de su vida institucional.

• Primera etapa: Análisis situacional del fondo documental acumulado En esta etapa inicial del
proceso se levantará el diagnóstico del FDA para determinar el estado actual de la organización de
la documentación, sus características físicas de conservación y el volumen documental.

• Segunda etapa: Compilación de la información institucional Para alcanzar esta etapa se recurrirá:

- Identificación y análisis de los actos administrativos sobre la creación y evolución orgánico –

funcional de la Entidad.
- Análisis de la evolución del organigrama institucional.

- Identificación de manuales de funciones y procedimientos.

- Identificación de la reglamentación interna de la entidad, referente a la

Gestión documental y a la administración de archivos institucionales.

- Conocer la reglamentación específica que aplica al cumplimiento de las

Funciones específica de la Entidad, tanto retrospectivamente como actual o

Vigente.

- Identificación y análisis de los libros de registro y control de documentos.

- Conocimiento de las investigaciones e informes de la subdirección científica

• Tercera etapa: Inventario Documental Se debe levantar un inventario en su estado natural del
fondo documental

Acumulado. El inventario debe recoger información sobre asuntos, dependencias, Autores, fechas
de producción de los documentos, tipos de unidades de conservación, soportes de
almacenamiento, volúmenes de documentos entre otros.

Realizar el inventario de los libros, material audiovisual, material fílmico, fotografías, planos y
publicaciones periódicas que se encuentran en el archivo del

• Cuarta etapa: Valoración Documental

Considerando que el proceso de Valoración Documental es uno de los más Representativos dentro
de la organización archivística, se adelantará la evaluación de la información documental a partir
del análisis de los valores primarios y secundarios de los documentos, basándose para ello en los
criterios de valoración. Se hará la propuesta de lo que se debe conservar, estableciendo cuanto es
de conservación permanente y cuanto se debe eliminar.

• Quinta etapa: Preparación Física de la Documentación

Una vez valorada la documentación y aprobada por el respectivo Comité de

Archivo de la entidad, se procederá a la preparación física de la documentación, previendo el

cumplimiento de los siguientes procesos:

Procedimientos

Eliminación del polvo y suciedad superficial mediante la utilización de técnicas manuales teniendo
el cuidado necesario para no deteriorar los soportes documentales y mantener la integridad de la
información. Retirar los elementos metálicos y adhesivos presentes, tales como: ganchos, clips,
cintas entre otros, teniendo el cuidado necesario de no rasgar la documentación o levantar la
información contenida en dichos soportes.

Separar los materiales o elementos que no constituyen documentos de archivo

Tales como: plegables, recortes de prensa, revistas, invitaciones entre otros.

Identificar el material que se encuentre afectado por factores de deterioro

Ambiental, bióticos y antropogénicos, con el propósito de aislarlos del acervo

Documental y someterlos al tratamiento respectivo señalado para tales efectos por el Laboratorio
de Restauración del Archivo General de la Nación.
• Sexta etapa. Clasificación Física de la Documentación

Elaborar el Cuadro de Clasificación Documental, someterlo a consideración del

Comité de Archivo de la entidad y una vez aprobado se aplicará en la organización del fondo
documental acumulado.

Como parte constitutiva de este proceso archivístico se tendrá especial cuidado y respeto por las
piezas documentales conformadas como producto del trámite

Normal dentro de cada una de las unidades documentales (carpetas, expedientes), respondiendo
de esta manera al principio de orden natural que se utiliza en la practica archivística universal.

• Séptima etapa: Selección y Eliminación Documental

Una vez elaborada y aprobada la tabla de valoración, se realizará la selección

Documental de aquellas unidades de conservación que hayan perdido sus valores primarios y que
no desarrollen valores secundarios, registrando cada una de ellas en un formato de inventario para
eliminación, el cual con tendrá como mínimo la siguiente información:

- Denominación de la unidad de conservación

- Fechas extremas

- Número de folios

- Observaciones o notas

- Firma del responsable de la selección documental

- Visto bueno del funcionario responsable de la entidad.

Culminado el proceso descrito anteriormente se llevará a cabo la eliminación física de la

documentación, para ello se seguirán los procedimientos y técnicas

Establecidas por el Archivo General de la Nación.

• Octava etapa: Ordenación Documental

Definido y seleccionado el volumen documental objeto de conservación y transferencia al archivo

central se abordará la ordenación de las diferentes series y/o agrupaciones documentales,
teniendo en cuenta un sistema de ordenación preestablecido que responda a las necesidades de
recuperación y consulta.

• Novena etapa: Realmacenamiento de las Unidades de Conservación Con el propósito de

normalizar e identificar archivísticamente las unidades de Conservación del fondo documental de la
entidad se procederá al realmacenamiento en cajas de referencia X-200, las cuales serán
identificadas así:

- Nombre de la dependencia productora

- Serie y/o agrupación documental

- Nombre de la unidad documental o descripción genérica del contenido

- Número de caja

- Fechas extremas,
- Numero de folios

- observaciones.

• Décima etapa: Descripción Documental

Como instrumento complementario de descripción archivística se elaborará,

Diseñará e implementará una base de datos, guardando las especificaciones

Técnicas requeridas, de acuerdo con la plataforma tecnológica, que debe contener como mínimo
los siguientes campos:

- Fecha

- Oficina productora

- Dependencia

- Número de caja

- Código de la serie y/o agrupación documental de acuerdo con lo establecido en la Tabla

Valoración Documental. Breve descripción del contenido de la unidad documental.

- Fechas extremas de la unidad documental.

- Identificación, como fondo, sección, subsección. Serie y/o grupo documental.

FONDOS DOCUMENTALES

Clasificación de la documentación

Fondo documental: la totalidad de documentos procedente de una institución, o de una persona

física o jurídica. En ocasiones puede ser de más de una. Por ejemplo: el Archivo de Indias se nutre
tanto de la documentación generada por el Consejo de Indias (órgano de gobierno de los territorios
americanos) como por la Casa de Contratación (órgano que monopolizaba el comercio con
América hasta el siglo XVIII), y otros órganos.

Sección documental: conjunto de documentos que proceden de un órgano determinado, o que

respondían a una función específica: así, tendremos las secciones del Ministerio del Interior, o la
documentación sobre Protección Civil.

Estas secciones, a la vez pueden subclasificarse en subsecciones. Series documentales: conjuntos

de documentos relacionados con una misma actividad. Por ejemplo, los expedientes por licencia de
obras de un Ayuntamiento, etc. Estas series, finalmente, se componen de los documentos
singulares o unidades archivísticas, que son los elementos básicos de los Archivos.

Organización de fondos

La principal tarea de los archivos, además de las relacionadas con la conservación, es la

clasificación y ordenación de los documentos.

La clasificación implica tener un criterio previo para definir las secciones, subsecciones y series
documentales de que va a constar el fondo documental. Este criterio puede venir dado por la
naturaleza del archivo (los órganos y funciones de la institución de la que proceden) o habría que
crearla en otro caso. Por ejemplo: la información del Archivo Histórico Nacional se clasificará por
Ministerios, Secretarías Generales, Direcciones Generales, etc., o siguiendo un criterio funcional,
por áreas como Sanidad, Defensa, Educación, etc. La ordenación implica guardar las unidades
archivísticas siguiendo un criterio que facilite su búsqueda. Los más habituales son:

• Ordenación cronológica.

• Ordenación alfabética.

• Ordenación numérica.

Descripción de fondos

A fin de facilitar el trabajo a los usuarios, y de evitar el deterioro de la documentación a causa de

búsquedas innecesarias, existen unos instrumentos que permiten consultar el contenido de los
archivos sin necesidad de acceder directamente a los documentos singulares:

Guías: describen el contenido de los fondos y secciones de los archivos.

Inventarios: es una descripción de las series documentales.

Catálogo: describen el contenido de forma resumida de los documentos singulares.

RECUPERACIÓN DE LA INFORMACIÓN

El acceso a la documentación puede hacerse de dos formas posibles.

• Consulta directa: si el estado del documento lo permite.

• Emisión de copias y certificaciones: la copia no es más que la reproducción del contenido de un

documento. La certificación incluye además la garantía de autenticidad por parte del conservador
del documento, lo que se consigue a cambio de una tarifa mayor que la copia.

Organigrama
Es la representación gráfica de una empresa o varias empresas, Un organigrama es la
representación gráfica de la estructura de una empresa o cualquier otra organización, que
incluye las estructuras departamentales y, en algunos casos, las personas que las dirigen,
hacen un esquema sobre las relaciones jerárquicas y competenciales de vigor.
 Tablas de valoración documental

Son las encargadas de valorar los documentos y darles un importante valor en las
Empresas que trabajan con documentos, son los programas de gestión documental que
facilitan la clasificación y el manejo más óptimo de los archivos. Una de las más
importante son las Tablas de Valoración Documental, las cuales ayudan a llevar a cabo
una revisión objetiva de los documentos, con el fin de determinar su destino en el proceso
archivístico. De igual modo hay que tener en cuenta que la normatividad exige el uso de
herramientas y programas, para garantizar la transparencia en el proceso de
administración. Es por esto que las tablas de valoración documental dan paso al análisis y
organización.
Son un programa de gestión documental cuyo objetivo se centra en la revisión y
planeación de información, con el fin de establecer de manera objetiva el destino de los
documentos en unos tiempos centrales de registro. Es decir, revisa, plantea y evalúa la
importancia de cada documento, para determinar su permanencia dentro de los archivos
de la empresa.
En sí, recopila el listado de las series documentales, asignando tiempos de permanencia.
¿Qué ventajas proporciona la aplicación de las TVD?

Estos programas permiten determinar, en el área archivística, la disposición de la

acumulación documental, con el fin de verificar por conceptos primarios o secundarios, la
necesidad de mantener o no, ciertos documentos o información.

Su uso permite:
Estipular tiempos.
Guiar al área de archivo en el manejo de los documentos.
Garantizar el derecho a la información.
Favorecer la selección documental.
Analizar la adecuada conservación de los archivos.
¿Qué se tiene en cuenta para determinar el destino de los documentos?
El uso de este programa de gestión documental permite identificar bajo ciertos
parámetros, la importancia de los archivos, por ello se destaca el valor objetivo durante
todo el proceso.
Esto ayuda a:
-El manejo y control de la información.
-El manejo integral de los documentos.
-La selección y conservación de los documentos de carácter permanente.
-La identificación de los documentos que pueden ayudar a la gestión administrativa.
De igual modo, dentro de los puntos más importantes están:
Valores primarios:
Estos permiten analizar los documentos teniendo como base sus organismos de origen.
Ayuda a vislumbrar la utilidad de la información y su soporte a temas legales o de registro
financiero.
Los organismos que se tienen en cuenta son:
Administrativo.
Jurídico.
Legal.
Fiscal.
Contabilidad.
Valores secundarios:
Estos valores se fundamentan en la reconstrucción de la actividad administrativa del
registro histórico del documento.
Permiten especificar el carácter:
-De evidencia.
-Histórico.
-Informativo.
-Cultural
-Científico
-Investigativo
 Tablas de retención documental
Son las entidades productoras u oficinas que elaboran los listados de las series y
subseries documentales, retención documental Archivo de Gestión AG – Archivo Central
AC, disposición final conservación total, eliminación, microfilmación , selección y por
último los procedimientos. Se define como el listado de series, con sus correspondientes
tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del
ciclo vital de los documentos, es decir se considera como el Instrumento que permite
establecer cuáles son los documentos de una entidad, su necesidad e importancia en
términos de tiempo de conservación y preservación y que debe hacerse con ellos una vez
finalice su vigencia o utilidad.
Las Tablas de Retención Documental (TRD) son un instrumento archivístico definido por
La norma ISAD-G (Norma Internacional de Descripción Archivística) que sirve para
controlar el ciclo de vida de los documentos en una organización.
Las Tablas de Retención Documental o TRD, son un instrumento archivístico cuya función
principal es la relación de los documentos por medio de un listado establecido por series,
en las que se identifican la tipología documental (categorización de la información) y el
tiempo de permanencia de los archivos en cada etapa
¿Quién inventó las tablas de retención documental?
Adriana Patricia Villamil Bedoya, quien diseñó y envió para aprobación por parte del
Archivo General de la Nación, las primeras Tablas de Retención Documental. En
noviembre de 1997 la coordinación es asumida por la profesional en Ciencias de la
Información y la Documentación, Bertha Lucía Arango Thomas.

¿Quién elabora las tablas de retencion documental?

El Acuerdo 039 de 2002 del Archivo General de la Nación (AGN), contempla que el
conjunto de la documentación producida antes de la aprobación y aplicación de la Tablas
de Retención Documental (TRD) en los Archivos de Gestión, se denomina, técnicamente,
fondo acumulado y será sometido a un proceso de organización.
Importancia de las Tablas de Retención
La Tabla de Retención Documental es un listado de series y subseries con sus
correspondientes tipos documentales, a las que se les asigna el tiempo de permanencia
en cada etapa del ciclo vital de los Documentos.
Beneficios:
1. Facilita la recuperación de la Información.
2. Racionaliza la producción Documental.
3. Facilita el control y acceso de los Documentos.
4. Regula la transferencia de los Documentos en las Oficinas al Archivo central.
5. Permite realizar adecuadamente la disposición final sin correr el riesgo de eliminar
Documentación relevante.

Foliar
Es la persona o empresa que se encarga de llevar la numeración de los documentos,
La foliación es una acción administrativa u operación que consiste en numerar o
enumerar correlativamente cada una de las hojas, fojas o folios, de
todo documento archivístico o unidad documental recibida y/o generada por una
institución o entidad
 La ordenación de los Archivos
La ordenación es un proceso posterior a la clasificación, la cual nos permite:
· Acceso a la información

· Rápida localización del documento.

· Facilita la comprensión documental

¨Ordenar es la operación de unir los elementos o unidades de un conjunto relacionándolos
unos con otros, de acuerdo a una unidad-orden establecida de antemano. En nuestro
caso los elementos serán los documentos o las unidades archivísticas, dentro de las
series¨. Antonia Heredia Herrera.

¨Los principios archivísticos de ordenación se refieren, en primer lugar, al arreglo de los

grupos o series de documentos en relación unos con otros; y, en segundo lugar, a la
ordenación de las piezas individuales que hay dentro de los grupos o series¨. Theodore
Schellenberg.

Consiste en unir y relacionar los distintos elementos de cada clase o grupo creados
inicialmente, de acuerdo con una unidad-orden establecida de antemano. Dra. Verónica
Mateo Ripio. Universidad de Alicante.

Operación archivística realizada entro del proceso de organización, que consiste en

establecer secuencias dentro de las categorías y grupos, de acuerdo con las series
naturales cronológicas y/o alfabéticas. Diccionario de Archivística. Madrid: Ministerio de
Cultura, Dirección de los Archivos Estatales, 1993 (Normas Técnicas de la Dirección de
Archivos Estatales.

Teniendo claro el concepto de ordenación pasaremos a detallar los sistemas de

ordenación que se utilizan cuando ya el Fondo Documental esta debidamente clasificado.
Sistema de Ordenación

ALFABÉTICA: Consiste en la utilización de las letras del alfabeto. (Expedientes

personales, expedientes académicos de estudiantes o de materias). Orden abierto. Es
ideal para archivos de gestión pequeños, en donde se sabe que su crecimiento no será
muy grande. Ej:
Siempre que haya espacio es un método que se presta a la intercalación de los
documentos y los expedientes en el lugar exacto.
Los criterios de ordenación no son únicos y cada persona puede elegir una entrada
distinta para ordenar los expedientes, lo cual dificulta la localización de la documentación.
De ahí la importancia del uso de normas que unifiquen criterios
Facilita la localización directa del documento, sin necesidad de instrumentos inter-medios
localizado-res (ficheros manuales o informáticos).
Cabe destacar que Molina Nortes y Leyva Palma, aconsejan que para la utilización del
sistema alfabético se haga utilizando las NORMAS dictadas para las bibliotecas:
REGLAS DE CATALOGACIÓN: publicadas por el Ministerio de Cultura de Madrid,
España 1985, capítulo 5 y capítulo 9.
NORMAS DE CLASIFICACIÓN POR MATERIAS: publicadas por el Ministerio de Cultura
de Madrid, España 1986.
La ordenación alfabética se hace palabra por palabra y dentro de ella letra por letra.
ALFABÉTICA ONOMÁSTICA: Se utiliza para series documentales compuestas por
expedientes que permanecen abiertos por lapsos grandes de tiempo, por ejemplo, las
Historias Laborales, las Historias Clínicas, los Expedientes Académicos de Alumnos. Es
ideal para archivos de gestión pequeños en el que su crecimiento no es muy alto y facilita
la consulta. En este sistema se debe tener en cuenta el siguiente orden: primer apellido,
segundo apellido y el nombre al final. Gladys Jiménez González, 2003. Ordenación Docu-
mental División de Clasificación y Descripción.
Por ejemplo:

AGUILAR CARVAJAL, Amelet Iván

BE BOUTAU ARMIJO, Pedro José

CHAPARRO KEOPIS, Filomena Jacinta

HERRERA GUTIÉRREZ, Luís Guillermo

MARTINEZ ECUANÓN, Felipe Manuel

ALFABÉTICA GEOGRÁFICA: Es la organización de los documentos o las tarjetas de los

clientes, teniendo en cuenta su localización, países, estados o territorios, zonas,
direcciones, etc. Consiste en agrupar las carpetas en orden geográfico, por países,
regiones, territorios, etc., y subdividirlas por temas o nombres. Éste es un sistema
prácticamente indispensable en una oficina de exportación o en un departamento.
ALFABÉTICA DE ORGANISMOS: Se ordena la documentación por orden alfabético de
los nombres de instituciones, centros, organismos u oficinas. Juana Molina Nortes,
Victoria Leyva Palma. Técnicas de archivo y tratamiento de la documentación
administrativa.
No conviene usar abreviaturas de los organismos al menos que estos sean bien
conocidos.
Ejemplo:
EQUITATIVA, LA
FAO
UNESCO

ALFABÉTICA DE MATERIAS: Se ordenan las series y subseries documentales por el

asunto o tema de su contenido. Por ejemplo:
Estadísticas
Informes
Informes a organismos de control
Informes de gestión
informes estadísticos
Órdenes de Pago
Consistiría en archivar el material de acuerdo con su tema o contenido. En algunos casos
es un método muy útil. Los archivos por temas son útiles para llevar la correspondencia y
papeles de una actividad repetitiva. El inconveniente de este sistema, es que resulta muy
factible olvidar los papeles de un tema en otra carpeta, especialmente si éstos tratan de
diversos asuntos.
Consiste en agrupar la documentación de acuerdo con la materia o asunto a que se
refiere, y después ordenar cada uno de estos grupos siguiendo algún criterio. Alfabético,
numérico, cronológico.
ORDENACIÓN CRONOLÓGICA: Se ordena de acuerdo a la fecha en que la
documentación ha sido tramitada.
Principio de secuencia útil que consiste en la ordenación de conceptos conforme a su
ocurrencia dentro de un período temporal. Es una forma de organización similar a la que
ofrece el principio de orden evolutivo, particularmente aplicable en disciplinas como
HISTORIA.
Este sistema de ordenación consiste en colocar un documento detrás del otro en forma
secuencial de acuerdo con la fecha en que la documentación ha sido tramitada, teniendo
en cuenta en primer lugar el año, seguido del mes y al final el día. Las unidades
documentales simples con ordenación cronológica se presentan en las series,
Consecutivo de Correspondencia Despachada cuya ordenación puede ejemplificarse así:
2002, 02, 28

2002, 03, 01

2002, 03, 02

2002, 03, 03
Como se verá más adelante la ordenación cronológica es fundamental para ordenar el
expediente
3. ORDEMACIÓN NUMÉRICA: Consiste en la ordenación de documentos de acuerdo con
números de código. El número de código puede ser una parte del documento en sí mismo
(=directo), o puede asignarse al documento por la persona responsable del archivo
(=indirecto o codificado). (documentos contables, documentos de correspondencia). El
orden numérico es cerrado y no permite interpolaciones ni pérdidas.

Consiste en asignar números consecutivos a las personas o empresas que escriben,

numerando consecutivamente las carpetas, para después archivarlas por orden numérico.
Se hace una ficha con el nombre de cada una y el número asignado. Las fichas se
archivarán en orden alfabético en un cajón o fichero. Las ventajas de este sistema son: es
más sencillo encontrar las carpetas, los números de la carpeta se pueden utilizar para
cartas, el archivo se puede aumentar indefinidamente (sólo será necesario añadir nuevas
carpetas) y las fichas pueden utilizarse para otros fines.
Clasificación de los Archivos
Los archivos se clasifican de acuerdo al tiempo establecido en cada una de las
Etapas es decir, archivo de gestión, central o histórico.

1 Según la organización:
Archivo centralizado: cuando una sola dependencia controla toda la documentación
De la organización.
• Archivo descentralizado: aquel que lleva cada una de las dependencias de la
Organización. Es decir, es independiente de todo proceso archivístico.
• Archivo descentralizado con control descentralizado: este depósito de información
Lo lleva cada dependencia y la responsabilidad es del jefe de cada oficina.
• Archivo descentralizado con control centralizado: este depósito de archivo
Se maneja de acuerdo con las necesidades de cada dependencia con archivo
Descentralizado, pero que a su vez se controla desde el archivo central.

2 Según su Uso
El archivo se clasifica de acuerdo con el tiempo que se determina en cada una de
Las etapas documentales, sujetándose a los requerimientos de la organización:
A-Archivo activo: compuesto por documentos del año actual o años anteriores, que se
encuentren en proceso de tramitación, como: historias laborales, resoluciones, contratos y
demás documentos que se encuentren en el proceso de consulta. Por tanto, es el que
satisface las necesidades de conservación y consulta permanente.
B-Archivo semiactivo: son los documentos que varían en su periodo de conservación y su
consulta es menor.
C-Archivo inactivo: son los documentos con una durabilidad perpetua en el periodo de
conservación, de acuerdo con sus disposiciones legales, fiscales, comerciales o
históricas.

3 Según su Naturaleza
Se clasifica de acuerdo al tipo de entidad que realiza el proceso de archivo:
-Archivo público: es todo documento que pertenece a las entidades del Estado.
-Archivo privado de interés público: son aquellos documentos que por su valor histórico,
investigativo, científico o cultural son de interés público.
-Archivo privado: son los documentos que pertenecen a personas naturales o
Jurídicas.

Cualidades de los Archivos

Tiene que ver propiamente con las ventajas que este sistema presta a la organización, de
manera que su correcta implementación adiciona elementos de competitividad al contar
con herramientas sustentables de la información generada, patrimonio invaluable de
conocimiento institucional.
Son características de los documentos que componen un archivo:
1 Económicos: son todos los costos que ahorra del tiempo y de la persona del empleado
en la búsqueda de la documentación
2 Simples: Identifica el contenido en forma sencilla para dar una respuesta a la
información obtenida
3 Funcionales: Permiten la operación de archivar y consultar los documentos de manera
eficiente.
4 Exactos: Toda clasificación debe ser precisa para evitar inconvenientes o problemas al
momento de archivar o prestar el documento.
5 Técnicos: Se registra las situaciones en la toma de decisión del responsable, para no
delegar equivocadamente al personal técnico de archivo.
Cualidades del Archivista
En la actualidad, y como consecuencia de la sociedad globalizada que es afectada por los
grandes avances en las nuevas tecnologías de la información y la comunicación, se
reconoce el factor económico que aporta la era de la información y el conocimiento. Esto
trae como consecuencia el surgimiento de nuevos valores agregados para el profesional
en archivística, exigiéndole una preparación continua en procesos y procedimientos
basados en herramienta e instrumentos informáticos en los cuales se apoya la ciencia
documental hoy día.
Un archivista es una persona experta en la materia, conocedora en el área que utiliza un
conjunto de procedimientos ya sean técnicos o métodos y que esto nos lleva a cabo una
actividad determinada para organizar los documentos y llevar un control para que no se
pierdan y también los guarda y los conserva para no deteriorarlos los documentos
producidos y prestados a la persona que desea sacar una historia o copia.
Las características esenciales que deben acompañar la acción eficaz del archivista, se
resume en los siguientes aspectos.

1. Compromiso. Con la empresa y también con los proyectos en los que se trabaja.

2. Responsabilidad. Sobre todo a la hora de realizar las tareas con el objetivo de optimizar
la gestión del tiempo. Es una tarea de mucha dedicación y actualización.
3. Implicación con los valores y misión de la empresa y capacidad de trabajar en equipo.
4. Adaptabilidad. No sólo al contexto coyuntural sino también a los cambios que puedan
producirse en la empresa a nivel interno.
5. Proactividad. Toma la iniciativa, emprende acciones y asume la responsabilidad de que
las cosas suceden sin dejar que el entorno te influya negativamente.
6. Actitud positiva. Intenta transmitir ilusión por los proyectos en los que participas.
7. Interés por el puesto de trabajo al que vas a optar. Para ir entrando en materia, puedes
buscar información sobre la empresa antes de la entrevista. Muchos seleccionadores de
personal lo aconsejan.
8. Especialización en nuevas tecnologías. Las nuevas tecnologías, Internet y las redes
sociales han ganado tanto peso, que tener conocimientos específicos de este ámbito es
un punto a tu favor.
9. Sinceridad. Mentir en el currículum vitae y/o en la entrevista personal puede hacernos
perder una buena oportunidad de encontrar empleo. Tenlo en cuenta!
10. Empatía. Finalmente, la capacidad de mostrar cercanía y comprensión con los jefes y
todos los compañeros de trabajo te puede ayudar a crear un clima laboral favorable.

Las principales cualidades que debe tener el archivista son:

-Orden: en sus ideas y en sus elementos de trabajo es absolutamente necesario, que los
Papeles se manejen en forma ordenada para ejercer sobre ellos un control que permite
Saber en cualquier momento en que parte se encuentran.
-Prontitud: los documentos que son solicitados al archivo, deben encontrarse de forma
Inmediata, estos se conseguirán si han sido archivados de forma ordenada.
-Prevención: es necesario prever con anticipación los problemas que podrán presentarse
En la socialización de documentos, y en la organización de los sistemas, con el fin de
Tomar medidas necesarias para que el archivo sea funcional en todo momento.
-Cordialidad: El funcionario responsable del archivo debe generar buena disposición en el
momento de dar información en la búsqueda y suministro de los documentos.
-Concentración: la ejecución de las actividades de archivo se debe realizar
minuciosamente para evitar errores, que no permiten lograr su funcionalidad.
-Sigilo profesional: Las personas que desarrollen funciones administrativas, secretariales
o archivísticas, deben ser reservadas en el manejo de la información por el grado de
confidencialidad que esta requiere.
 Categorización del Archivo
Los archivos se clasifican de acuerdo al orden territorial que en ellos se administra, tal y
como lo específica el Archivo General de la Nación, en el artículo 7 de la Ley General de
Archivos de Colombia.
Los archivos desde el punto de vista de su jurisdicción de competencias se clasifican en:

Archivo General de la Nación

Es un establecimiento público del gobierno nacional colombiano que promueve la
conservación y consulta del legado documental nacional y ponerlo al servicio de la
comunidad. Es la cabeza del Sistema Nacional de Archivos y está adscrita al Ministerio de
Cultura. Su sede en Bogotá es una edificación inaugurada el 1 de septiembre de 1992. Es
obra del arquitecto Rogelio Salmona, quien fue premiado en la Bienal de Arquitectura de
1994. Como una de sus funciones se encuentra “Ejercer las facultades de inspección,
vigilancia y control a los archivos de las entidades del Estado, así como sobre los
documentos declarados de interés cultural cuyos propietarios, tenedores o poseedores
sean personas naturales o jurídicas de carácter privado; y los demás organismos
regulados por la ley.”

Es un ente que regula las sanciones y responsabilidades del archivo, de acuerdo a la

pertinencia pública de cada una de sus entidades:
• Archivo general del departamento.
• Archivo general del municipio.
• Archivo general del distrito.¨

Territorialidad
Según el artículo 8 de la Ley General de Archivos de Colombia, los archivos desde el
punto de vista territorial, se clasifican en:
• Archivos de entidades del orden nacional.
• Archivos de entidades del orden departamental.
• Archivos de entidades del orden distrital.
• Archivos de entidades del orden metropolitano.
• Archivos de entidades del orden municipal.
• Archivos de entidades del orden local.
• Archivos de las nuevas estadidades territoriales que se creen por ley.
• Archivos de los territorios indígenas que se crearán cuando la ley los desarrolle.
Organización del estado
Según el artículo 9 de la ley general de archivos de Colombia, los archivos desde el punto
de vista de la organización del estado, se clasifican en:
• Archivos de la rama ejecutiva.
• Archivos de la rama legislativa.
• Archivos de la rama judicial.
• Archivos de los organismos de orden de control.
• Archivos de los organismos autónomos.

Elementos de Archivo
-Archivadores
Muebles que facilitan la ubicación, búsqueda y consulta de información. Entre ellos se
encuentran los siguientes.

a) Archivador vertical
Se colocan junto al escritorio en oficinas pequeñas para conservación y facilitar la
consulta de los documentos correspondientes al archivo de gestión. Tiene de una a cinco
gavetas.

b) Archivador horizontal
Facilita clasificar los documentos de forma horizontal pero se encuentra generalmente
cerrado. Las carpetas que se utilizan se denominan carpetas colgantes.
c) Folderrama
Facilita la conservación de los documentos en carpetas con guía lateral. Se utilizan en las
organizaciones para guardar las historias laborales.

d) Archivo Giratorio
Este archivador está constituido por hileras
circulares. Además están equipados con
teléfonos para que los responsables del área de
trabajo suministren la información
requerida.

e) Archivador mecánico
Es un mueble dinámico, en el cual se acopia gran cantidad de documentos de acuerdo a
la clasificación interna de la organización. Debido a su condición física permite de una
manera práctica la búsqueda y manipulación de la información contenida en los
documentos.
f) Archivador Electrónico
Es una herramienta de tipo ofimática que sirve para recopilar la información de una
manera ordenada utilizando dispositivos ópticos, para su localización y enlace en las
debidas carpetas.

g) Estantes
Es una estructura metálica o de manera horizontal que tiene como propósito de garantizar
la conservación de la información de los documentos.
h) Archivador rodante
Es un conjunto de estanterías metálicas agrupadas con ruedas, que implementa un
sistema versátil de almacenamiento hermético de los documentos para mayor
accesibilidad y conservación de la información.

i) Planoteca
Es una estructura en madera que tiene como función almacenar planos y facilitar su
consulta.
Biblioteca
Según el archivo general de la nación: “es la recepción, selección, ordenamiento, fichaje,
custodia y conservación del material bibliográfico, facilitando la consulta de los investigadores
y al público en general”.
Fototeca: es un organismo que se encarga de recolectar, conservar y consulta de
documentos fotográficos.
Mapoteca: es aquel lugar en el cual se guarda y conserva todo tipo de mapas.
Hemeroteca: es una estructura que se especializa en guardar, conservar y consultar diarios,
publicaciones, folletos y boletines, los cuales se pueden clasificar por tema, país y fecha.

j) Sello fechador
Es un elemento con imágenes grabadas y piezas móviles que permiten modificar la fecha
para marcarla sobre la superficie.

k) Gancho seco o relieve

Es una pieza metálica compuesta por grabados. Su función es marcar los documentos e
identificar y protegerlos de las falsificaciones.

l) Reloj Radicador
El Reloj Radicador es utilizado en la unidad de correspondencia, para la recepción de las
comunicaciones, facilitando y agilizando la radicación. La organización documental
precisa de un control que permita comprobar el recibo y trámite de documentos
generados por la organización, o que han sido allegados a esta; evitando la evasión de
responsabilidades por parte de las personas encargadas del recibo y despacho de
documentos.
m) Gancho Legajador plástico
Es un gancho plástico que permite fijar los documentos que se encuentran contenidos en
un legajo manteniendo su conservación y evitando deterioro por oxidación.

n) Legajos
Son dos tapas de cartulina con gancho legajador, para asegurar los documentos,
preferiblemente en materia desacidificada, para evitar el deterioro de los documentos.
o) Cajas de Archivo
Estas cajas son prácticas para organizar en estanterías. Los documentos reposan en ellas
y sus cierres son laterales. Su registro en ellas facilita la búsqueda de la información,
además de la protección y conservación interna.

Papelería
Los papeles más usados para la documentación son:
Tamaño Carta: empleado regularmente para las comunicaciones internas y externas de la
organización (clientes, proveedores).
Tamaño Oficio: empleado normalmente por su capacidad para la realización de
documentos de carácter jurídico (Acuerdos, contratos, resoluciones).
Bond de 75 gr: generalmente empleado para fotocopias.

Instrumentos que miden los Archivos

1 Termómetro
Identifica la temperatura del ambiente y las condiciones del clima para buscar las
operaciones en el recinto.
2 Higroscopio o Higrometro
Estos aparatos miden tanto la temperatura como la humedad, al mismo tiempo. En la
actualidad son sofisticadas máquinas prácticas de tipo digital.