SOLUCION GUIA 2 IDENTIFICAR PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

3. formulación de las actividades aprendizaje

3.1 Actividades de Reflexión inicial.
Usted trabaja en una empresa donde el encargado del archivo por una calamidad
personal, no asiste y su jefe le indica que usted es el delegado del archivo
mientras su compañero regresa al cargo, ¿Cómo cree que debe desempeñarse en
el cargo? ¿Qué conocimientos básicos cree que debe?

3.2 actividades de conceptualización y teorización

Teniendo en cuenta la reflexión anterior elabora un escrito donde indique los
conocimientos básicos, los requisitos para el desempeño en el cargo personal de
archivo

3.3 Actividades de apropiación del conocimiento

Defina:
 Producción documental:
La producción documental comprende los aspectos de origen, creación y diseño
de formatos y documentos conforme al desarrollo de las funciones propias de
cada entidad o dependencia.

La producción documental involucra las siguientes tareas

Identificar el tipo de documento a elaborar según la necesidad.

Seleccionar los medios de elaboración, registro, impresión, el tipo de soporte que
requiere la producción del documento (papel, medio magnético, electrónico, otros)
y el formato o tamaño.
Elaboración del documento conforme formatos de uso general en la institución
(notas internas, memorando, carta, circular, circular interna, circular externa, actas,
convocatorias, informes etc.).
La elaboración considerará diplomática en términos de formalidad, imagen
corporativa o logotipo de la entidad, características internas y externas, tipo de
letra, firmas autorizadas.
Producir el número de copias requeridas del documento elaborado en base a la
necesidad de cada institución para imprimir o grabar.
El número de copias sugerido de cada documento que se produzca en la
dependencia es de 3 copias las mismas que tendrán los siguientes destinos.
Copia 1: Expediente
Copia 2: Archivo numérico
Copia 3: Entrega al destinatario
Además, etiquetar o elaborar el rótulo del sobre, carpeta, caja según el soporte y
adjuntar los anexos.
Distribuir y enviar el documento ya sea interno o externo aplicando los
procedimientos establecidos por la institución.
http://archivos.quito.gob.ec/index.php/produccion-documental

 Recepción de documentos:

Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar

para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o
jurídica.

https://sites.google.com/site/cadlfrm/recepcion

 Distribución de documentos

Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.

 
En este proceso se pueden identificar las siguientes actividades:
 1. Distribución de documentos externos

 Identificación de dependencias destinatarias de acuerdo a la competencia.

 Clasificación de las comunicaciones.
 Organización de documentos en carpetas, buzones o casilleros.
 Enrutamiento de documentos a dependencia competente.
 Reasignación de documentos mal direccionados.
 Registro de control de entrega de documentos recibidos.

 
2. Distribución de documentos internos

 Identificación de dependencias.
 Enrutamiento de documentos a dependencia competente.
 Registro de control de entrega de documentos internos.

 
3. Distribución de documentos enviados

 Definición de medios de distribución: personal, fax, correo tradicional, correo electrónico, ap

página web, otros.
 Control del cumplimiento de requisitos del documento.
 Métodos de empaque y embalaje.
 Peso y porteo de documentos.
 Gestión del correo tradicional: Normal, certificado, especial.
 Control y firma de guías y planillas de entrega.
 Control de devoluciones.
 Organización mensajería externa.
 Registro de control de envío de documentos.

https://sites.google.com/site/cadlfrm/districion

 Tramite de documentos:

Curso del documento desde su producción o recepción hasta el

cumplimiento de su función administrativa. (GRGA)
En este proceso se pueden identificar las siguientes actividades:
1. Recepción de solicitud o trámite
  Confrontación y diligenciamiento de planilla de control y ruta del trámite.
 Identificación del trámite.
 Determinación de competencia, según funciones de las dependencias.
 Definición de los periodos de vigencia y tiempos de respuesta. 
2. Respuesta
 Análisis de antecedentes y compilación de información.
 Proyección y preparación de respuesta.
 Trámites a que haya lugar con la producción de documentos hasta la
culminación del asunto.
https://sites.google.com/site/cadlfrm/tramite-de-documentos

 Organización de los documentos

Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los
documentos de una institución, como parte integral de los procesos archivísticos.

La organización de los archivos comprende los procesos archivísticos de:

  1. Clasificación documental. “Proceso archivístico mediante el cual se
identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental
(fondo, sección y Subsección), de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de
la entidad”.
2. Ordenación documental: Ubicación física de los documentos dentro de las
respectivas series en el orden previamente acordado.
 
3. Descripción documental: Es el proceso de análisis de los documentos de
archivo o de sus agrupaciones, que permite su identificación, localización y
recuperación, para la gestión o la investigación (GRGA).
 
La organización de los documentos permite una rápida identificación de los
expedientes, valorar las funciones y necesidades operacionales de las oficinas,
contar con sistemas de ordenación fáciles de entender por los usuarios, ubicar los
documentos para su consulta, transferencia o disposición final.

https://sites.google.com/site/cadlfrm/organizacion-de-los-documentos
3.4 de manera individual, los aprendices realizarán un escrito donde darán a
conocer:
1. recomendaciones para el manejo de documentos de archivo
2. concepto de archivo y tipos de archivo según el ciclo vital del documento y
procesos que desarrollan del programa de gestión documental
3. archivo de documentos: capacitación, elaboración y custodia
4. normas para el despacho de documentos
5. sistema de ordenación de archivos: convencionales, microfilme,
informáticos
6. funcionamiento actual del archivo y normas prácticas de utilización, control
y purga de archivos
7. tablas de retención: concepto, importancia y ejemplos

8. investigue

 archivo:
Un archivo es un grupo de datos estructurados que son almacenados en algún
medio y pueden ser usados por las aplicaciones. También es llamado fichero o
file.
La forma en que una computadora organiza, da nombre, almacena y manipula los
archivos se denomina sistema de archivos y suele depender del sistema operativo
y del medio de almacenamiento (disco duro, disco óptico, etc.)
http://www.alegsa.com.ar/Dic/archivo.php

 clasificación documental

es el conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la

agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o
funcionales para revelar su contenido.

https://prezi.com/pj92hk5cyb-m/clasificacion-documental/
  documento de archivo
son el subproducto documental de las actividades que desarrolla el hombre y son
conservados a largo plazo por su valor testimonial.
Un documento de archivo es un instrumento de carácter contemporáneo que es
creado por individuos y organizaciones en el desarrollo de sus actividades; con el
transcurrir del tiempo estos documentos se convertirán en una ventana que nos
permitirá tener acceso a los eventos ocurridos en el pasado. Los documentos de
archivo son tan variados como sus formatos, podemos encontrarnos con
documentos escritos, fotográficos, gráficos, sonoros, digitales, analógicos, etc. Los
documentos son conservados tanto por instituciones de carácter público y privado
como por individuos a lo largo y ancho del globo.
https://www.ica.org/es/%C2%BFqu%C3%A9-son-los-archivos

 tipos de documentos:
E-mails
En primer lugar, se generan los correos electrónicos, a continuación, se clasifican
según unos parámetros determinados que cada empresa estime oportunos (por
cliente, por fecha, por tipo de caso…) y, por supuesto, siguiendo una política de
archivado de e-mails. En caso de no tener la función de recepción del correo
electrónico integrada en el sistema de gestión documental, esto obstaculizaría la
productividad y la eficacia en el flujo de información de una empresa.
Correo postal
Aunque cada vez más empresas están avanzando hacia la consecución de una
oficina sin papel, a día de hoy las empresas aún siguen recibiendo documentos
físicos, como por ejemplo correos postales. Lo que las organizaciones pueden
hacer es digitalizar estos documentos e incluirlos en el ciclo de vida del documento
digital. Esto permite que se asignen los flujos de trabajo necesarios y que se
informe a la persona adecuada.
Facturas
Incluyen datos de vital importancia que engloban a todas las personas
involucradas en un proceso de compra: proveedores, clientes; así como el coste,
el IVA, etc. El primer paso debe ser la aprobación de gastos, seguido del
almacenamiento del documento. Una vez está la factura almacenada, se genera
un flujo de aprobación. Si la factura se aprueba, se publica dentro de unos
espacios de publicación internos del personal. Facturas se suelen manejar tanto
en sistemas de ERP, como en gestores documentales. Hoy día la mayoría de
sistemas ERP permiten llevar la contabilidad electrónica, controlar la producción,
el almacén, los inventarios, etc.
Por último, pero no menos importante, dado que por ley se deben conservar las
facturas durante cinco años, se asigna un calendario de conservación a las
mismas. La tendencia en estos últimos años es hacer uso de la factura
electrónica. Muchos documentos que incluyen transacciones, como órdenes de
pedidos o reclamación de seguros son referenciados durante semanas o meses
después de su creación. El tiempo durante el cual este tipo de documentos suelen
estar archivados varía entre 6 y 10 años con el fin de satisfacer la legalidad y los
requerimientos pertinentes de auditoría.
Nóminas
El ciclo de vida de la nómina incluye aquellas funciones que se deben llevar a
cabo para informar de los elementos que intervinieron en el trabajo en cuestión y
cómo se pagó la mano de obra. Toda esta información puede incluirse en los
diferentes módulos que pueden instalarse en un software de Recursos Humanos.
Otros documentos técnicos
Ciertos documentos, como planos de ingeniería o maquinaria se almacenan hasta
que el proyecto llega a su fin. Los documentos relacionados con el ámbito médico
como productos farmacéuticos se almacenan hasta que los productos salen al
mercado e incluso en ocasiones durante más tiempo, hasta que se ha
comprobado su eficacia y seguridad.
https://www.ticportal.es/glosario-tic/ciclo-vida-documento

 criterios para organización de documentos:

 tablas de retención documental:

Las Tablas de Retención Documental (T.R.D.) es el listado de series con sus

correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por las unidades
administrativas de una entidad o institución, en cumplimiento de sus funciones, a
las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo.
ARCHIVO DE GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL O INTERMEDIO
ARCHIVO HISTÓRICO O PERMANENTE
Las T.R.D. son el instrumento archivístico esencial que permite la normalización
de la gestión documental, la racionalización de la producción documental y la
institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión,
central, e histórico de las entidades.
https://sites.google.com/site/cadlfrm/tablas-de-retencion-documental

 ciclo de vida de archivo

Es la secuencia de fases que atraviesa un documento, así como el tiempo
establecido que debe permanecer en cada etapa desde que se crea hasta su
archivo o destrucción. Todo ciclo vital se deriva del concepto de la vida de un
organismo biológico: nacer, vivir y morir. De la misma manera que se crea un
documento, este se usa mientras tenga un valor continuo y, más tarde se evalúa
para determinar su eliminación o retención.
https://www.ticportal.es/glosario-tic/ciclo-vida-documento

 gestión de documentos
La Gestión Documental es la captura, almacenamiento y recuperación de
documentos. Con o sin una solución de gestión documental, su empresa ya
captura, almacena y recupera documentos cada día. Para muchas organizaciones,
este proceso consume mucho tiempo y a menudo se ignoran las posibilidades de
mejorar el proceso.
¿Qué documentos puede procesar un sistema de gestión documental?
Los documentos que se pueden procesar con la gestión documental son muy
variados y de distintos tipos: Los documentos llegan en forma de papel o
electrónicos.
Una factura de un proveedor que llega por correo postal es un documento que
será capturado y almacenado. Sin embargo, esta factura se habrá iniciado con un
pedido por parte de nuestra empresa. Este pedido al proveedor puede ser un
registro electrónico en nuestro sistema informático. Ahora tenemos 2 documentos
que están relacionados y que necesitan tener una referencia entre ellos,
actualmente la manera de almacenarlos es muy diferente.
Además de las facturas, también se pueden archivar en un sistema de gestión
documental cualquier tipo de documento para el que necesite realizar un proceso
en la empresa (como la aprobación del documento), los documentos de lo más
variado pueden ser recetas, contratos, formularios, etc.
http://www.tbs-telecon.es/que-es-gestion-documental

 legislación archivística

La archivística desde hace mucho se ha agenciado de la legislación para las

diversas áreas en las que se desarrolla el trabajo archivístico, su importancia va
cobrando cada vez más adeptos, fundamentalmente, en lo se refiere a la
protección del patrimonio documental de la Nación; las leyes sobre sistemas
nacionales de archivos; y las normas técnicas emanadas de los organismos
oficiales competentes, revestidos de facultades otorgadas por la misma ley y
autorizados a expedir dispositivos legales, que también forman parte de la
Legislación Archivística de un país.
http://www.archivonacional.go.cr/pdf/ponencias_XIX_CAN.pdf

 organización de documentos
Es un proceso técnico archivístico que consiste en el desarrollo de un conjunto de
acciones orientadas a clasificar, ordenar y signar los documentos de cada entidad.
En esta etapa se debe alcanzar a identificar las respectivas series y sub-series
documentales.
- Clasificar documentos: Significa separarlos o dividirlos en clases o grupos
que sean susceptibles de sub-divisiones, teniendo en cuenta la estructura
orgánica y/o las funciones institucionales.
- Ordenar documentos: Se entiende por unir y relacionar los elementos de
cada grupo mediante el sistema más conveniente: ordenamiento alfabético,
numérico, alfanumérico, cronológico, etc.
- Signar documentos: Es asignarles símbolos de codificación para su rápida
identificación (por unidades orgánicas, por series documentales, etc.). Pueden ser
letras o números o la combinación de ambos.
http://www.mailxmail.com/curso-archivistica-manejo-organizacion-archivos-
manual-archivero/organizacion-documentos-

 producción documental
La producción documental comprende los aspectos de origen, creación y diseño
de formatos y documentos conforme al desarrollo de las funciones propias de
cada entidad o dependencia. Identificar el tipo de documento a elaborar según la
necesidad

http://wwwarchivos.quito.gob.ec/index.php/produccion-documental

 selección documental
Es un proceso técnico archivístico que consiste en identificar, analizar y evaluar
las series documentales generadas en una institución. Esto sirve para establecer
el tiempo que estas series pueden seguir siendo utilizadas para fines
administrativos y cuáles otras han de conservarse permanentemente para la
consulta ciudadana o con fines culturales. Este proceso permite programar las
transferencias de documentos, además de la eliminación periódica de los
documentos innecesarios, de acuerdo a su ciclo vital y de acuerdo al siguiente
detalle:

a) Transferencia de documentos: A través de este proceso archivístico evitamos

que los documentos que se producen a diario se acumulen en los primeros niveles
de archivo en forma indefinida. Esto permite además disponer de un mayor
espacio físico, equipos y materiales, garantizando la integridad y la conservación
del Patrimonio Documental. Se recomienda verificar que los documentos a
transferirse hayan sido debidamente foliados.

b) Eliminación de documentos: Este proceso archivístico consiste en la

destrucción de los documentos considerados innecesarios, previa autorización del
Archivo General de la Nación o los Archivos Regionales en el ámbito de su
competencia. Para ello es necesario conformar un Comité Evaluador de
Documentos (CED), que se constituye en la máxima autoridad archivística en cada
institución.
http://www.mailxmail.com/curso-archivistica-manejo-organizacion-archivos-
manual-archivero/organizacion-documentos

 transferencia documental
es la etapa de análisis y preparación del conjunto de expedientes y series
documentales, para su traslado sistemático, una vez que éstas han cumplido el
plazo de permanencia fijado por las normas de valoración según cada una de las
etapas del ciclo vital de los documentos, de conformidad con lo establecido por la
Comisión de Valoración Documental, manteniendo los registros y catálogos
preparados en el lugar de origen con el fin de garantizar el acceso a la información
y la conservación documental.
http://archivos.quito.gob.ec/index.php/preguntas-frecuentes/75-que-es-la-
transferencia-documental-y-como-la-realizo

9. del libro la preservación de los documentos electrónicos defina;

 documento administrativo
 preservar un documento
 documento de forma intelectual
 número de registro de entrada
 número de registro de salida
 nombre del receptor
 contexto del documento
3.5 elabore un mapa conceptual con los términos: fiabilidad, integridad, identidad,
capacidad de uso y exceso
3.6 elabore un escrito acerca de: El expediente electrónico de archivo
4. actividades de evaluación
 1. Elabora un ensayo donde explica la necesidad del archivo en la
organización
 2. Elabora un mapa conceptual donde da a conocer los tipos de archivos
según el ciclo vital del documento
 3. Elabore un ensayo con las normas para recibo y despacho de
documentos