CONTROL EN LA GESTIÓN DOCUMENTAL

MÓDULO 1
 Fundamentos Jurídicos

• Constitución de la República del Ecuador

• Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información
Pública – LOTAIP y su Reglamento
• Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado
• Normas de Control Interno
• Regla Técnica Nacional para la Organización y
Mantenimiento de los Archivos Públicos
• Reglamento General Sustitutivo para la administración,
utilización, manejo y control de los bienes e inventarios del
sector público
 Constitución de la República Art. 18

“Todas las personas en forma individual o colectiva tienen derecho a:

• Buscar, recibir, intercambiar, producir y difundir información veraz,

verificada oportuna, contextualizada, plural, sin censura previa,
acerca de los hechos, acontecimientos y procesos de interés
general y con responsabilidad ulterior.

• Acceder libremente a la información generada en las entidades

públicas o en las privadas que manejen fondos del Estado y
realicen funciones públicas. No existirá reserva de información,
excepto en los casos expresamente establecidos en la ley…”
 Ley Orgánica de la Contraloría General del
Estado
• Art. 46.- Sanción por faltas administrativas
• Art. 76.- Obligación de remitir información
• Art. 80.- Obligación de informar de otras
instituciones de control
• Art. 81.- Obligación de informar de las Instituciones
del Sistema financiero
Normas de Control Interno
 405-04 Documentación de Respaldo y su archivo

La máxima autoridad deberá implantar y aplicar políticas y

procedimientos de archivo para la conservación y mantenimiento de
archivos físicos y magnéticos con base en las disposiciones técnicas y
jurídicas vigentes.

Toda entidad pública dispondrá de evidencia documental suficiente,

pertinente y legal de sus operaciones.. Estará disponible para acciones
de verificación o auditoría, así como para información de otros usuarios
autorizados en ejercicio de sus derechos… La evaluación de la
documentación y destrucción se hará de conformidad a las disposiciones
legales…
 Otras Normas de Control Interno relacionadas
con la evidencia documental

• 405-07 Formularios y documentos

• 408-20 Documentos que deben permanecer en obra
408-21 Libro de obra
• 410-17 Firmas electrónicas
 Reglamento General Sustitutivo para la
Administración, utilización, manejo y control de
los bienes e inventarios del sector público
 CAPÍTULO V - ENTREGA RECEPCIÓN DE
REGISTROS, ARCHIVOS Y OTROS BIENES

Artículo 98.- Procedencia.- Habrá lugar a la entrega recepción

de registros, archivos y de otros bienes en todos los casos en
que los encargados de la administración o custodia de ellos
fueren reemplazados temporal o definitivamente.

Artículo 99.-Actualización.- Los registros contables y la

documentación sustentatoria actualizada deberá entregarse por
parte del responsable, dejando constancia detallada de la
información por escrito, a la fecha del corte.
• Art. 100.- Procedimientos.- Los documentos de archivo
serán entregados mediante inventario que será suscrito por
los encargados entrante y saliente. De esta diligencia se
dejará constancia en el acta, en la que se establecerán las
novedades que se encontraren y especialmente los
documentos que faltaren. Si la falta de suscripción de estos
documentos se hubiere ocasionado por negligencia, o por
acción u omisión del encargado a cuya responsabilidad
estuvieron los archivos, el auditor interno iniciará de
inmediato un examen especial en la forma que se
establece en las disposiciones relativas a las acciones de
control. El acta a la que se hace referencia anteriormente
será suscrita por los encargados entrante y saliente
LEY ORGÁNICA DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A
LA INFORMACIÓN PÚBLICA

La Ley rige desde el 18 de mayo del 2004, publicada en el

Registro Oficial, suplemento 337.
 Para qué sirve la Ley
Orgánica de Acceso a la Información
Pública?
La ley esta creada para fortalecer el ejercicio de
una ciudadanía más participativa. Busca
garantizar a la ciudadanía el acceso a la
información pública sin restricción ni
discriminación alguna.
 Qué entendemos por transparencia?
• Es un principio que orienta la acción de quienes ejercen el
poder público. Obliga a que las acciones se realicen siempre
frente y no a espaldas de la ciudadanía.
 La ventaja de un derecho
La demanda de información pública es de mucha
importancia para todos los ciudadanos y ciudadanas,
ya que permite tener acceso a documentos y archivos
de todas las entidades públicas. Estos documentos
dan a conocer las acciones y el funcionamiento de las
mismas. A través del conocimiento los ciudadanos
pueden opinar y participar de manera más activa en la
toma de decisiones de las entidades públicas.
 Base Constitucional

Artículo 91: Acción de acceso a la información

pública.-
“La acción de acceso a la información pública
tendrá por objeto garantizar el acceso a ella
cuando ha sido denegada expresa o
tácitamente, o cuando la que se ha
proporcionado no sea completa o fidedigna”
 Como está conformada la LOTAIP

• 23 artículos,
• 1 disposición general,
• 6 transitorias
• 1 final
 Esta dividida en 6 títulos:

• Principios Generales
• De la Información Pública y su Difusión
• De la Información Reservada y Confidencial
• Del Proceso Administrativo para Acceder a la
Información Pública
• Del Recurso de Acceso a la Información
• De las Sanciones
 Principios de la Ley

1. Publicidad
2. Propiedad de la información
3. Gratuidad
4. Transparencia
5. Rendición de cuentas
6. Interpretación más favorable
 Un principio clave
La interpretación más favorable:
“Implica que cuando se solicita información y no
queda clara si se puede o no entregarla, el
custodio de la información primero, y el juez o
tribunal si hace falta, deben resolver la duda
a favor de quien solicita la información,
porque la Ley ha sido emitida para fortalecer el
derecho a la información”
 Actores y Responsabilidades
• Ámbito de aplicación
• Actores
• Vigilancia
• Responsabilidad
 Clasificación de la Información

• Pública
• Reservada
• Confidencial
Información Reservada

Seguridad Leyes
Nacional Especiales
 Información Confidencial
• Datos personales
• Intimidad
 Responsables
Titular de la Solidario Servidor
entidad responsable que atiende
Actos que generan responsabilidad

Acción u
pérdida
omisión

Ocultación alteración
 Tipos de responsabilidad

Administrativa Civil Penal

 Sanciones

Suspensión

Multa Destitución

Sanción
Art 23
GRACIAS