INFORME SISTEMA PARA ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

APRENDIZ:
KEILY JOHANNA CASTRO CACERES

INSTRUCTORA:

MAGDA VICTORIA SERRANO

Sena

Organización Documental En El Entorno Laboral

2022
ntroducción
INTRODUCCION

Todas las empresas sin importar que sean grandes o pequeñas, privadas o
públicas, tienen que administrar diariamente una gran cantidad de información de
todo tipo, incluyendo datos legales, así como información sobre el funcionamiento
interno. Las normas de calidad ISO 9001 y 14001 comprenden la gestión
documental como parte del proceso de calidad, pero no especifican que software
debe usarse para implantarse.
Este informe está basado en el proceso de gestión documental el cual fue
establecido por el archivo general de la nación, con el fin de conocer el manejo de
Archivos, Correspondencias y Documentos.
INFORME SISTEMA PARA ORGANIZACION DE DOCUMENTOS

Los sistemas de organización de documentos tienen como propósito fundamental

la implementación de buenas prácticas que permitan sistematizar y realizar de
manera eficiente la gestión de documentos en cualquier organización.
Como es conocido, la eficiente ordenación documental permite el rápido acceso a
la información, gracias a la correcta ubicación de los documentos. Por tanto, la
adopción de un sistema de organización documental es sin duda una práctica que
toda organización debería realizar en pro del mejoramiento de los mecanismos de
acceso, conservación y resguardo de la información de su fondo documental.

OBJETIVO

Presentar un diagnóstico, donde defina si el caso seleccionado cumple o no

cumple con los elementos de preservación y conservación documental, generar
recomendaciones de mejora respecto de lo encontrado.

CASO DE ESTUDIO
La Clínica Veterinaria Zeus es una Clínica Veterinaria de medición adscrito a una
institución de Investigación y Desarrollo sin fines de lucro que realiza diversos
ensayos y pruebas para la evaluación de una amplia gama materiales. La función
principal de esta Clínica Veterinaria es realizar las pruebas y ensayos requeridos
para el desarrollo de los proyectos de investigación de la institución a la que
pertenece. Adicionalmente la Clínica Veterinaria presta servicios tanto internos
como externos, a otros laboratorios, empresas e instituciones que también realizan
proyectos de investigación y desarrollo afines al área de aplicación de los métodos
y equipos que se manejan en dicha Clínica Veterinaria.
Debido al enfoque netamente científico de la institución, la gestión logística de
cada dependencia se realiza de manera descentralizada e independiente, por lo
que no existen criterios de unificación globalizados.
En este sentido, la gestión de la Clínica Veterinaria la realiza el jefe del laboratorio
bajo su criterio personal, por lo que las actividades del laboratorio están centradas
en realizar los ensayos y pruebas técnicas requeridas para el desarrollo de los
proyectos y mantener la producción científica.
Esta Clínica Veterinaria opera desde hace 20 años, desde que fue reinstalado y
actualizado bajo una nueva gestión luego de haber sido cerrado por casi 15 años,
por lo que la mayoría de los equipos prácticamente inoperativos fueron
desincorporados. Posee 4 unidades operativas con funciones diferentes, pero
complementarias. Maneja un promedio de 3 proyectos de investigación al año y
constantemente incorporan nuevos equipos y desarrollan nuevas técnicas de
ensayo.
EVALUACIÓN Y DIAGNOSTICO

A continuación, se presenta la evaluación diagnostica realizada a la Clínica

Veterinaria del caso planteado en cuanto a su sistema de organización de
documental. El diagnóstico fue dividido en dos aspectos a considerar:
 Ordenación documental
 Unidades de conservación

1. ORDENACIÓN DOCUMENTAL

La Clínica Veterinaria no posee un sistema de ordenación documental, las

unidades productoras de documentos reciben, generan, tramitan y conservan sus
documentos, según el criterio subjetivo del personal que lo tramite, en la mayoría
de los casos se depende de la memoria de la persona que los archivo para poder
ubicar un documento, en especial si son de valor administrativo.
La mayoría de los documentos son organizados de forma muy precaria apenas si
son agrupados en relación a las funciones que les competen.
Los documentos de valor técnico, debido a su uso constante son los que se
encuentran mejor organizados, por ejemplo, las publicaciones científicas se
agrupan según el tema que tratan, y poseen carpetas con normas para la
realización de ensayos. Sin embargo, los manuales de los y las especificaciones
técnicas equipos son guardados al azar, lo que en muchos casos ha ocasionado
retrasos cuando por ejemplo se requiere reparar un equipo y no logran ubicarse
los planos electrónicos del mismo. Algunos manuales son guardados junto con
manuales de equipos que han sido descontinuados. En cuanto a los documentos
de valor administrativo apenas si se agrupan por proyecto y por el año en que se
produjeron, con escasa clasificación documental en cuando a tipo de documento.
Las carpetas de proyectos apenas se ordenan por orden cronológico en la
mayoría de los casos mezclando los asuntos, se mezclan licitaciones de equipos,
con convenios de cooperación, en algunos casos estas carpetas tienen
separadores para identificar los tipos documentales como comunicados internos y
externos, aunque no siempre tienen el cuidado de archivar todos los documentos
que se producen, por lo que cuando se requiere evidencia sobre algún proceso,
por ejemplo ubicar el testimonio de una solicitud a la dirección de años anteriores,
difícilmente se encuentra la información.

DIAGNÓSTICO:

Existe una clara evidencia de la ausencia de procesos de clasificación, valoración,

selección, ordenación y descripción, en todos los documentos que producen las
unidades. El laboratorio no posee criterios unificados para resguardar y conservar
sus documentos. Existe una incertidumbre sobre la ubicación exacta de alguno
s documentos. No se puede realizar un seguimiento adecuado del histórico de la
mayoría de las actividades administrativas.
 2. UNIDADES DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL

La Clínica Veterinaria no posee unidades de conservación documental apropiadas,

las carpetas con diferente valoración se encuentran en estanterías tipo biblioteca,
dispuestas al azar, sin un orden aparente, las carpetas archivadoras se
encuentran acostadas ya que los espacios entre los tramos no permiten colocarlas
de forma vertical, lo mismo que los manuales y los instructivos de operación. Las
carpetas en su mayoría contienen más documentos que su capacidad puede
albergar, se encuentran saturadas de documentos, por lo que es difícil su traslado
y manipulación. Estas estanterías de madera fueron instaladas inicialmente, con
una finalidad diferente a la archivar o contener carpetas con documentación.
Poseen dos archivadores metálicos de tres gavetas cada uno, los cuales se
encuentran atiborrados de documentación sin clasificar ni ordenar, en estos
archivos se encuentran manuales y documentos de equipos que han sido
desincorporados del laboratorio, y documentos pertenecientes a las operaciones
realizadas por el laboratorio anterior de hace 30 años aproximadamente.
En algunos mesones de trabajo, se encuentran a pilados documentos sin clasificar
o pertenecientes al contenido de otras carpetas.

DIAGNÓSTICO:
La Clínica Veterinaria, no cuenta con unidades de conservación adecuada para la
organización de los documentos que produce. Hace un mal uso del mobiliario que
emplea para guardar su documentación. Hace un mal uso de la capacidad nominal
de las carpetas y gavetas que emplea para tal fin. Las condiciones ambientales a
la que están expuestos los documentos, pueden ocasionar daños irreversibles a
los mismos.

RECOMENDACIONES

De acuerdo a la evaluación y diagnóstico realizado al Laboratorio P se plantean

las siguientes recomendaciones, con el fin de que puedan implementar un sistema
de organización de documentos apropiado.

EN CUANTO A LA ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL SE RECOMIENDA:

1. Identificar y conformar carpetas de acuerdo a las funciones de las unidades de
operación que conforman el laboratorio, las cuales integrarán el fondo documental
del laboratorio.
2. Establecer el criterio de Ordenación Documental de cada expediente de las
series documentales, el cual puede ser del tipo alfanumérico, numérico o
alfabético según sea más conveniente para la identificación de los documentos.

3. Elaborar Tablas de retención documental para determinar la permanencia y

conservación de los documentos.
EN RELACIÓN A LAS UNIDADES DE CONSERVACIÓN SE RECOMIENDA:

1. Adquirir mobiliario adecuado al volumen y al tamaño de las carpetas, que sea

estable, que cumpla con los requerimientos de seguridad, estabilidad y aislamiento
adecuado de los documentos.
2. Destinar un espacio para la colocación del mobiliario, en el cual los documentos
estén menos expuestos a las condiciones ambientales y químicas del laboratorio y
que permita el fácil acceso a los mismos.
3. Crear un archivo central y un archivo histórico.