Actividad 5 Informacion Documentada

INTERVENIR EN EL DESARROLLO DE LOS PROGRAMAS DE MEJORAMIENTO
ORGANIZACIONAL QUE SE DERIVEN DE LA FUNCIÓN ADMINISTRATIVA.
INFORMACION DOCUMENTADA
ELICETH YULIANA BARBOSA MENDOZA

NAZDY YULIETH URRUTIA RINCON
LISETH LILIANA POLANCO AMADO
VERONICA LEXANDRA PARRA
APRENDIZ
CENTRO DE DESARROLLO AGROINDUSTRIAL, TURÍSTICO Y TECNOLÓGICO DEL

GUAVIARE
SENA REGIONAL GUAVIARE
TECNÓLOGO EN GESTIÓN EMPRESARIAL
AÑO: 2022
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INFORMACION DOCUMENTADA
ELICETH YULIANA BARBOSA MENDOZA

NAZDY YULIETH URRUTIA RINCON
LISETH LILIANA POLANCO AMADO
VERONICA LEXANDRA PARRA
APRENDIZ
INSTRUCTORA:
YURI YOHANA ROJAS
CENTRO DE DESARROLLO AGROINDUSTRIAL, TURÍSTICO Y TECNOLÓGICO DEL

GUAVIARE
SENA REGIONAL GUAVIARE
TECNÓLOGO EN GESTIÓN EMPRESARIAL
AÑO: 2022
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TABLA DE CONTENIDO
Introducción…………………………………………………………………………………….. Pág.4
Desarrollo de la actividad…………………………………………………………………….... Pág.5-12
Conclusiones……………………………………………………………………………………. Pág.13
Bibliografía………………………………………………………………………………………Pag.14
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INTRODUCCION
La documentación de una empresa representa su capital intelectual, ahí se plasma el “saber hacer” que se
ha adquirido con la experiencia y el paso de los años. Si no se conserva adecuadamente ese conocimiento
se podría perder y provocar retrabajos y deficiencias en las operaciones. El objetivo de este trabajo es
compartir el resultado de un proyecto de intervención en una empresa para lograr la transición de la norma
ISO 9001:2008 a la ISO 9001:2015, desarrollando una a una las cláusulas y requisitos necesarios para
lograr la certificación.
El primer punto importante del manejo del Gestión Documental, es tener control, organización y tener
todos los documentos debidamente centralizados. Después de cumplir con estos procesos, las Empresas
tendrán un fácil almacenamiento y consultas rápidas y recuperaciones eficientes de la información.
La misión principal de las compañías en cuanto a Gestión Documental, es cumplir el ciclo de vida de los
documentos, y como objetivo es volver los documentos físicos a digital.
Gracias a la tecnología en Gestión Documental, las organizaciones podrán ser más rápidas en el uso de la
información, reduciendo costos, ahorro en tiempo, seguridad en los documentos, para así tener una mayor
productividad.
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DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD
La empresa Confecciones S.A. es una compañía dedicada al diseño y manufactura de prendas de vestir,
con 5 años de experiencia en la industria indumentaria. Actualmente maneja dos líneas de producción,
una femenina y otra masculina. La operación de la compañía comprende básicamente las siguientes
actividades:
• Encargo u orden de compra de un cliente
• Diseño de las prendas solicitadas
• Selección de modelos y telas
• Contacto con los proveedores de materia prima para adquisición de la misma
• Corte de material
• Armado y costura de las prendas
• Etiquetado
• Empaque
• Entrega al cliente Para esto cuenta con máquinas como:
• Máquinas de corte
• Máquinas de coser
• Planchas de vapor
• Prensas
• Máquinas de teñir
Uno de los clientes más grandes de Confecciones S.A. le ha solicitado que presente sus avances frente al
Sistema de Gestión de la Calidad para continuar realizando pedidos. Juan Rodríguez, quien es el encargado
del área administrativa, no sabe qué presentar a su cliente como avance del Sistema de Gestión de la
Calidad, pues desconoce en qué consiste su desarrollo.
Usted, como asesor de Confecciones S.A., le recomienda iniciar por la documentación del Sistema de
Gestión de la Calidad, por lo que Juan Rodríguez le solicita entregar un listado de la información que se
debe y se podría documentar para iniciar el desarrollo del mismo. Para cumplir con lo solicitado por Juan
Rodríguez, enuncie a continuación la documentación para el Sistema de Gestión de la Calidad de la
empresa Confecciones S.A., clasificándola según el origen de la misma (Interna y externa) y
argumentando en el caso de las “Especificaciones” y en los documentos de origen externo, por qué
considera importante cada documento propuesto.
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SOLUCION DEL CASO N° 1:
 EL ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTION

(Numeral 4.3. de la Norma NTC ISO 9001): Determina los límites y la aplicabilidad del Sistema de
Gestión de la Calidad.
 LA POLITICA DE CALIDAD
(Numeral 5.2. de la Norma NTC ISO 9001): Recopila las intenciones y el direccionamiento de una
organización con relación a la calidad. Este debe ser un documento consensuado y respaldado por la alta
dirección de la organización, y debe ser consecuente con el contexto, propósito y actividad económica de
la compañía.
 LOS OBJETIVOS DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

(Numeral 6.2 de la Norma NTC ISO 9001): Agrupa los resultados esperados con relación al cumplimiento
de los requisitos suscritos por la organización.
 OPERACIÓN DE LOS PROCESOS

(Numeral 4.4 de la Norma NTC ISO 9001): Identifica y describe los procesos de la organización y su
Sistema de Gestión de la Calidad, así como las especificaciones que la compañía considere necesarias (por
ejemplo: procedimientos, instructivos, guías, formatos, entre otros).
Poor otro lado, están las especificaciones en el sistema de la gestión de calidad el cual hace referencia a
la información documentada requerida y determinada como necesaria (Numeral 7.5 de la Norma NTC
ISO 9001), Donde tiene en cuenta:
 MAPA DE PROCESOS
Es importante ya que ayuda a visualizar con facilidad todos los procesos que existen en la empresa en este
caso la empresa confecciones S.A, además que se ven los procesos y sus interacciones de cada una de
ellas.
 CARACTERIZACION DE PROCESOS
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Es un documento que describe y proporciona la información principal de cada uno de los procesos de la
organización. Una caracterización puede incluir información como: Objetivo del proceso, responsable,
proveedores, entradas, procedimientos, salidas, clientes, entre otras. Es importante porque a partir del
diagrama de flujo se puede observar las operaciones y en que secuencia se requiere ya sea para solucionar
un problema o llevar a cabo algún proceso.
También se debe tener una información documentada de origen interno como resultado de la ejecución de
actividades, en donde se tiene en cuenta:
Inspecciones de calidad realizadas al producto, listados de asistencia diligenciados y firmados, las salidas
(productos o servicios) no conformes de los procesos, resultados o informes de las auditorías internas y la
medición y análisis de indicadores.
Es importante tener en cuenta que hay registros obligatorios que de acuerdo a la Norma ISO 9001 se deben
realizar.
 MANUAL DE CALIDAD
Este documento se encontrará la identificación y la descripción de cómo está cumpliendo la empresa con
cada uno de los requisitos que pide la Norma NTC ISO 9001, considero que es uno de los más importantes
ya que si cumplen con lo establecido estarían teniendo un sistema de gestión de calidad e iría por un muy
buen camino la empresa.
 PROCEDIMIENTO
Es un documento que proporciona el paso a paso para llevar a cabo una actividad del proceso. Para este
tipo de documento pueden utilizarse diagramas de flujo, videos, entre otros.
Es importante porque a partir del diagrama de flujo se puede observar las operaciones y en que secuencia
se requiere ya sea para solucionar un problema o llevar a cabo algún proceso.
También se debe tener una información documentada de origen interno como resultado de la ejecución de
actividades, en donde se tiene en cuenta:
Inspecciones de calidad realizadas al producto, listados de asistencia diligenciados y firmados, las salidas
(productos o servicios) no conformes de los procesos, resultados o informes de las auditorías internas y la
medición y análisis de indicadores.
Es importante tener en cuenta que hay registros obligatorios que de acuerdo a la Norma ISO 9001 se deben
realizar.
Dentro este documento interno se encuentran estas actividades que realiza la compañía:
 ENCARGO U ORDEN DE COMPRA DE UN CLIENTE

Es importantes porque de esta manera los compradores pueden especificar sus necesidades y
requerimientos concretos a la empresa Confecciones S.A.
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Mediante este también se puede tener un mejor control interno ya que las personas encargadas de las
operaciones y finanzas, tendrán bases oficiales para una mejor administración de los pedidos y el
presupuesto
Una vez aceptada por la empresa, una orden de compra es un documento oficial que establece una relación
comercial.
 DISEÑO DE LAS PRENDAS SOLICITADAS:

El diseño forma parte muy importante del proceso de venta de un producto, pues debido a este el cliente
se ve más atraído, un buen diseño de un producto garantiza la captación del cliente, su fidelización, y su
compra.
 SELECCIÓN DE MODELOS Y TELAS:
Es importante realizar una buena selección de modelos y telas para obtener un trabajo satisfactorio y poder
suplir de manera eficiente las necesidades y deseos de los clientes.
 CONTACTO CON LOS PROVEEDORES DE MATERIA PRIMA PARA ADQUISICIÓN

DE LA MISMA
Es un proceso importante para la empresa Confecciones S.A., debido a que es necesaria la adquisición de
bienes y servicios tales como la materia prima; por lo que este proceso debe ser enfocado a la búsqueda
de calidad.
 CORTE DE MATERIAL:
El Corte es un área muy importante en el proceso productivo textil ya que, si se logra automatizarla, genera
un mejor aprovechamiento de los recursos de mano de obra y materia prima, y obtiene una calidad superior
en el producto.
 ARMADO Y COSTURA DE LAS PRENDAS:

Para realizar el montaje de la prenda es una parte muy importante del proceso de desarrollo.
Para que un diseño sea claro para el fabricante, hay que explicar cómo queremos que la prenda o producto
sea armado. Para ello tenemos que indicar los detalles de confección.
 ETIQUETADO:
Las etiquetas son fieles indicadores de la calidad de un producto. Y es que, las compañías se dan a conocer
precisamente por su marca, o firma, que siempre viene acompañada con un logotipo o un nombre con
tipografía original.
 EMPAQUE:
El empaque es responsable de asegurar a los consumidores que los productos comprados son apropiados
para el consumo. Además de proteger y conservar los productos, debe ser capaz de permitir que se
transporten correctamente, distribuir más productos en un mismo transporte y reducir pérdidas.
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 ENTREGA AL CLIENTE:
La entrega al cliente es el momento más crítico de todo el proceso. Esto se debe a que, según las
condiciones y características en las que se realice, estaremos ante un cliente satisfecho o uno insatisfecho.
Es decir, un cliente que aprobará el servicio o producto recibido o no, lo que a su vez permitirá fidelizar
al cliente o no.
En la información documentada de origen externo son aquellos que no son elaborados por la empresa es
decir que son incluidos o adoptados por el Sistema que ayudan o es una guía para el correcto desarrollo
de los procesos. Algunos de los documentos más importantes son:
 REQUISITOS LEGALES:
Son las Leyes, Decretos, Resoluciones, Circulares, entre otras, las cuales son importantes ya que con estas
se sabe si están cumpliendo o no con las condiciones que decretan en cada una de ellas, para así garantizar
un buen Sistema de Gestión de la Calidad.
 NORMAS INTERNACIONALES:
Las Normas NTC ISO 9001 para el Sistema de Gestión de la Calidad, o la NTC ISO 14001 para sistemas
de gestión ambiental, estas normas son importantes ya que son acogidas nivel internacional y se tienen en
cuenta para la realización de actividades.
 MANUALES DE OPERACIÓN DE MAQUINARIA:
Es importante este documento ya que tiene todas las descripciones generales de las maquinas, además la
forma de instalación, cada cuanto se le realiza el mantenimiento, sus precauciones lo cual es importante
tanto para mantener en buen estado las maquinas como los operarios que estén manejando las máquinas
y no llegar a ocasionarlas ningún problema. Además, sirven como guías para la correcta operación de las
máquinas de la organización.
Dentro de este documento externo se encuentra todo lo relacionado con las maquinas que necesita la
empresa confecciones S.A.
 MÁQUINAS DE CORTE
La máquina de corte es importante porque genera un mejor aprovechamiento de los recursos de mano de
obra y materia prima, y obtiene una calidad superior en el producto, a la lograda de un proceso manual.
 MÁQUINAS DE COSER
La máquina de coser es muy importante porque sirven para realizar cualquier tipo de arreglo a las
prendas, brindando la oportunidad de hacerlo rápidamente.
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 PLANCHAS DE VAPOR
La plancha de vapor es importante porque nos ayuda a tener un planchado más rápido y obtener las prendas sin
arrugas, también tienen una gran potencia de emisión de vapor, es decir, la cantidad de vapor que expulsa la
plancha, que usualmente se mide en gramos/minuto.
 PRENSAS
 MÁQUINAS DE TEÑIR
La máquina de teñir es importante porque nos permite realizar la tintura de un tejido por agotamiento, es
decir, haciendo pasar el colorante del baño a la fibra (tejido) hasta saturarla y quedar fijada en el.
SOLUCION CASO N° 2:
1: Si usted es el asesor de calidad, qué haría primero. ¿Diseñar el procedimiento de control de la
información documentada o montar los procedimientos operativos?
Primeramente, diseñar el proceso de control de la información documentada, esto permite saber como se
manejarán los documentos que se generen o se necesiten dentro de CONFECCIONES S.A. luego de
realizar el primer proceso, ponemos en marcha los procedimientos operativos el cual permite desarrollar
acciones ordenadas para cumplir el objetivo propuesto.
2: Defina a qué proceso correspondería el Procedimiento de Control de la Información Documentada y

justifique su respuesta.
Se realizaría el siguiente proceso:
 OBJETIVOS:
En este procedimiento de Sistema de Gestión de Calidad fue diseñado para realizar el control de los
documentos de cada uno de los procesos de la empresa CONFECCIONES S.A, donde se llevan a cabo
el diseño y manufacturero de prendas de vestir. Es muy importante mantener la información de la
documentación de Sistema de Gestión de Calidad actualizada para la disposición de todos los
empleados.
 ALCANCES:
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Tiene como fin la creación, modificación y actualización de la información que todos los procesos
tanto interno como externo, se dan a conocer por los líderes de cada área con el fin de ser más eficientes
y eficaces en el sistema de gestión de calidad.
 RESPONSABLE:
El responsable de cada proceso y procedimiento que se implementan, se socializa y se ejecuta dentro

de la empresa es el coordinador de cada área.
 COORDINADOR:
Se encarga de socializar con los líderes de cada área los procesos, procedimientos y control que se
implementan en el sistema de gestión de calidad.
 LÍDER DEL PROCESO:
Los responsables del estricto cumplimiento de los procedimientos establecidos de sistema de gestión
de calidad son todos los líderes de área.
3: Diseñe un procedimiento sencillo para el control de la información documentada de la empresa

Confecciones S.A., que cumpla con los requisitos de la Norma NTC ISO 9001 en cuanto a la identificación
y formato, y a su vez que incluya la descripción de las siguientes actividades:
a. Creación
b. Revisión y aprobación
c. Identificación
d. Divulgación
e. Control de cambios
RTA/ Procedimiento de la información documentada CONFECCIONES S. A
 CREACION
El procedimiento de control de la información documentada de la empresa CONFECCIONES S.A. debe

proporcionar las especificaciones e instrucciones para la creación, revisión, actualización, Control eficaz
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y eficiencia de su información documentada, e igualmente proporcionar evidencias de su conformidad con

lo establecido en el Sistema de Gestión de la Calidad.
Para asegurar que la información documentada sea pertinente y completa debe incluir:
 Identificación y descripción ejm: título del documento, fecha, autor, código correlativo o número
de referencia.
 Uso de verbos en infinitivo en la descripción del procedimiento.
 Formato utilizado (idioma, gráficos, entre otros) y sus medios de soporte (impreso, electrónico
local o en nube).
 Revisión y aprobación de su pertinencia a los procesos actuales.
 REVISIÓN Y APROBACIÓN:
 No se requiere revisión de la incorporación de firmas de nuevos titulares de los responsables de

los procesos, La incorporación de nuevos responsables de los procesos no afecta fecha de
aplicación o de implantación. ·
 El responsable de controlar la información documentada asegura la formación de los nuevos
responsables de los procesos. Cualquier trabajador puede solicitar la revisión y actualización de
un documento mediante el formato establecido. ·
 IDENTIFICACIÓN
Todo proceso debe disponer de su correspondiente procedimiento debidamente identificado ejem: con
título, fecha, autor, código correlativo o número de referencia.
 DIVULGACIÓN
Toda la información documentada que sea actualizada deberá ser difundida a todas las personas que
participan en el desarrollo del proceso involucrado.
Es válida cualquier forma de difusión siempre que los participantes de los procesos conozcan y dominen
las tareas establecidas.
 CONTROL DE CAMBIOS
Los cambios de un procedimiento documentado se deben realizar con previa revisión y actualización de
la pertinencia manifestada en el formato diseñado para la solicitud de cambios, modificación,
elaboración, publicación y difusión de documento.
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CONCLUSIONES
La gestión de información documentada es la fortaleza de todas las áreas de la organización para utilizar
más eficazmente la información basada en documentos, a la vez permite una mejor localización y
recuperación de los mismos.
Cuando hablamos de gestión documental nos estamos refiriendo a la aplicación de la tecnología y también
de los procedimientos que van a permitir la gestión y la unificación de la información que es generada por
la organización.
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BIBLIOGRAFIA
 https://etiquetas24.es/imprtancia-etiquetar-tu-linea-de-ropa/
 https://www.google.com/search?q=importancia+del+Empaque+en+una+empresa+textil&rlz=1C
1OKWM_esCO906CO906&ei=lcYsYt6VCYSEwbkP_fy00A4&ved=0ahUKEwietIXJ-
8D2AhUEQjABHX0-
DeoQ4dUDCA4&uact=5&oq=importancia+del+Empaque+en+una+empresa+textil&gs_lcp=Cg
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ORGANIZACIONAL QUE SE DERIVEN DE LA FUNCIÓN ADMINISTRATIVA.

ELICETH YULIANA BARBOSA MENDOZA

CENTRO DE DESARROLLO AGROINDUSTRIAL, TURÍSTICO Y TECNOLÓGICO DEL

ELICETH YULIANA BARBOSA MENDOZA

CENTRO DE DESARROLLO AGROINDUSTRIAL, TURÍSTICO Y TECNOLÓGICO DEL

SOLUCION DEL CASO N° 1:

 EL ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTION

 LOS OBJETIVOS DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

 OPERACIÓN DE LOS PROCESOS

 ENCARGO U ORDEN DE COMPRA DE UN CLIENTE

 DISEÑO DE LAS PRENDAS SOLICITADAS:

 SELECCIÓN DE MODELOS Y TELAS:

 CONTACTO CON LOS PROVEEDORES DE MATERIA PRIMA PARA ADQUISICIÓN

 ARMADO Y COSTURA DE LAS PRENDAS:

 MANUALES DE OPERACIÓN DE MAQUINARIA:

2: Defina a qué proceso correspondería el Procedimiento de Control de la Información Documentada y

Se realizaría el siguiente proceso:

El responsable de cada proceso y procedimiento que se implementan, se socializa y se ejecuta dentro

 LÍDER DEL PROCESO:

3: Diseñe un procedimiento sencillo para el control de la información documentada de la empresa

RTA/ Procedimiento de la información documentada CONFECCIONES S. A

El procedimiento de control de la información documentada de la empresa CONFECCIONES S.A. debe

y eficiencia de su información documentada, e igualmente proporcionar evidencias de su conformidad con

 No se requiere revisión de la incorporación de firmas de nuevos titulares de los responsables de

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