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Las Generalidades de la Administracin Documental y sus Fundamentos

Bsicos
Actividad 1
..

Inicialmente, seleccione una empresa que tenga bien definida la unidad de


archivo o una oficina que se encargue especficamente de la clasificacin
documental, de acuerdo a las reas que constituyan la empresa.

Teniendo en cuenta elementos archivsticos mencionados en el segundo


contenido de estudio, explique cmo se hace la clasificacin de los
archivos. Tome apuntes cuando est desarrollando la actividad. Es
importante que tenga en cuenta la informacin obtenida de la actividad,
para el desarrollo de las actividades de evaluacin.

Un factor importante
para la gestin empresarial

Partiendo de reconocer la administracin documental como aquella que regula la


funcin archivstica en las empresas, formulando normas y polticas para facilitar la
gestin documental, quiero traer a colocacin la empresa agroindustrial Hacienda
Las Flores extractora de palma de aceite ubicada en Mara la Baja departamento
de Bolvar. El proyecto que est a nivel nacional le ha brindado a campesinos de la
regin conllevando al mejoramiento de la calidad de vida, bienestar social y
econmico.
Ahora bien, Asumiendo el material 1 y 2 sugerido, la apropiacin conceptual de
la administracin laboral, tambin desde el inters de sacar la actividad adelante

indague sobre las funciones para administrar los documentos en la empresa


teniendo en cuenta la normatividad vigente asunto que le da un carcter legitimo a
lo aqu planteado.
Las funciones documentales son el trabajo mancomunado, coordinado para lograr
los objetivos de la empresa, donde el documento apoya la comunicacin
empresarial y as contar con una buena informacin, las funciones son:
Control: Aqu se hace el control de la produccin en lo relacionado a: Elaboracin
de nuevos formatos dentro de la empresa, se seleccionan los tipos de papeles, La
definicin de la informacin contenida en los formatos y su uso y, el
establecimiento de vigencias administrativas y valores documentales lo cual se
reflejara en una buena comunicacin interna y externa.
Mantenimiento: Hablar en la administracin documental de mantenimiento,
puede ser entendido como el cuidado, la actualizacin del documento en fsico o
del medio electrnico en el cual ha sido guardada la informacin y el lugar en el
cual se conserva la informacin documental. Es decir, que no slo se refiere a la
asistencia que se realiza del documento como tal, sino tambin las condiciones
que hace que ste se preserve. Segn la clase de documentos pueden tener
cierto tiempo segn las reglas de cada empresa como en este caso el consultorio
maneja libros, copias, hojas de vida, vacaciones, primas. Personal de nmina,
personal de contrato y la informacin en medios magntico.
Almacenamiento de documentos Esta funcin es de suma importancia radica en
recopilar los documentos, debidamente clasificados y organizados por contenidos
o temas especficos, y ubicarlos en un lugar adecuado segn unas condiciones
tcnicas, con el fin de que sus caractersticas no se pierdan o se deterioren;
adems de facilitar su consulta en la gestin administrativa, e incluso llegar a
apoyar investigaciones de tipo social, jurdico, poltico, histrico y cultural
dependiendo el tipo de empresa que se maneje. En la empresa se maneja
informacin muy valiosa donde clientes internos presenta su hoja de vida con
toda su informacin que esto debe es reservado y se tiene una tica como
profesional con respeto y algo confidencial
Descarte de documentos, Todo archivo en algn momento dado desiste de
ciertos documentos que pierden valor y utilidad con el paso de los aos, ya que
empiezan a perder sus condiciones fsicas y su importancia textual. Los
documentos que se identifican como obsoletos o inservibles frente a un proceso,
deben ser desalojados del lugar en el cual se haban archivado y conservado, pero
no se puede proceder por slo insinuacin de la persona encargada sino, que
debe sujetarse a la normatividad, segn el tiempo que lleven en el lugar y la
revisin de sus tablas de retencin. Segn el acuerdo 006 de 1996, el comit

archivstico asignado por el Archivo General de la Nacin, interviene y toma la


decisin de descarte de documentos, soportndola con actas que justifiquen la
actuacin. Sin embargo, hay que tener en cuenta el tiempo estipulado, que
regularmente son cinco aos, pero dependiendo su funcionalidad pueden durar en
un archivo hasta diez aos.
Recuperacin de la informacin Es un proceso que se lleva a cabo a partir de la
exploracin de bases de datos, palabras claves, actas, registros, guas, catlogos,
ndices o indicios de lo que se desea hallar. Pero para que sea efectiva la
recuperacin de la informacin se acude a la bsqueda detallada de informacin
en los medios fsicos o electrnicos que pueden ser claves en la indagacin

CLASIFICACIN DE LOS ARCHIVOS


Los archivos se clasifican de acuerdo al tiempo establecido en cada una de las
etapas que presentan la tabla de retencin documental, es decir, archivo de
gestin, central y la disposicin final.
Segn la Organizacin
De acuerdo a la jerarquizacin y composicin de la entidad aqu trabajada
Archivo centralizado: Es cuando una sola dependencia controla toda la
documentacin de la organizacin.
Archivo descentralizado: Es aquel que lleva cada una de las dependencias de la
organizacin. Es decir, es independiente de todo proceso archivstico.
Archivo descentralizado con control descentralizado: Este depsito de informacin
lo lleva cada dependencia y la responsabilidad es del jefe de cada oficina.
Segn su Uso
El archivo se clasifica de acuerdo con el tiempo que se determina en cada una de
las etapas documentales, segn a los requerimientos de la organizacin:
Archivo activo: Este archivo est compuesto por documentos del ao actual o
aos anteriores que se encuentren en proceso de tramitacin como: historias
laborales, resoluciones, contratos y dems documentos que se encuentren en el
proceso de consulta. Por tanto, es el que satisface las necesidades de
conservacin y consulta permanente.

Archivo semi-activo: Son los documentos que varan en su periodo de


conservacin y su consulta es menor.
Archivo inactivo: Son los documentos con una durabilidad perpetua en el periodo
de conservacin, de acuerdo con sus disposiciones legales, fiscales, comerciales
o histricas. Segn su uso en el rea de urgencias se maneja los archivos activos
ya que los dems documentos los maneja en archivo central.
Segn su Ciclo Vital
El archivo se clasifica de acuerdo al tiempo que se le asigne a cada una de sus
etapas, las cuales se explicarn a continuacin:
Archivo de gestin: Es toda la documentacin que se encuentra depositada y est
sujeta a consulta administrativa por toda la organizacin.
Archivo central: Es la agrupacin de documentos que han sido transferidos por
diferentes archivos de gestin de cada dependencia respectiva; su consulta no es
tan frecuente, pero siguen en vigencia.
Archivo histrico: Son aquellos documentos que se transfieren desde el archivo
central al archivo de conservacin permanente.
Segn su Naturaleza: Se clasifica de acuerdo al tipo de entidad que se le realice
el proceso de archivo.
Archivo pblico: Es todo documento que pertenece a las entidades pblicas.
Archivo privado de inters pblico: Son aquellos documentos que por su valor
histrico, investigativo, cientfico o cultural son de inters pblico.
Archivo privado: Son los documentos que pertenecen a personas naturales o
jurdicas.

CONCLUSIN
A veces en las empresas, en la vida misma y en las investigaciones obviamos el
valor de los documentos, de la informacin y de los archivos como herramienta
que posibilita establecer orden, normatividad y legitimidad a los procesos para
lograr el xito de los objetivos trazados. Entonces el llamado est a leer, a
informarse para tener un pleno conocimiento de la actividad archivista y
desempear un extraordinario trabajo personal, colectivo y por supuesto laborar.

WED GRAFIA

http://www.banrepcultural.org/node/28780
http://www.haciendalasflores.es
https://prezi.com/swsr-mfkabgw/administracion-documental-en-el-entornolaboral
http://www.archivogeneral.gov.co/normativa