Angelicamaria Trujillo Muñoz

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INFORME

Si bien en cierto la Organización Documental es el Proceso mediante el cual se

desarrollan actividades de clasificación, ordenación y descripción de los
fondos documentales de las entidades sea pública o privada, respetando el principio
de procedencia y orden original de los documentos de archivo. Dicho proceso
permite la integración de la gestión documental la cual se encarga de ubicar de mara
física los documentos.
Toda empresa debe contar con procesos archivístico-útiles y eficaces para
mantener el orden documental en la empresa, pero muchas empresas desconocen
esto y mas las empresas que son pequeñas o familiares, como es el caso de el
informe que tendremos de la siguiente empresa dedicada a limpieza y aseo, la cual
es familiar y con poca experiencia en documentación.
Se observo que la empresa factura, entrega certificados, cotizaciones, afilia a su
empleada, tiene documentos legales importantes, entrega elementos de protección
personal, en estos momentos se encuentra en proceso de implementación del
sistema de gestión, la cual ayudo a que verificáramos el desorden organizacional
de documentos que tiene esta empresa.
Haciendo una evaluación previa se observó que ciertamente tiene capetas y AZ con
documentaciones necesarias para el buen funcionamiento de la empresa, pero el
personal no sabe en que carpeta se encuentra la documentación que se solicita por
esta no esta enumerada, foliada o rotulada.
En las gavetas hay muchas carpetas con información, sin estar organizada ni de
forma numérica, alfabética o cronológica, solo están guardadas sin ningún orden.
Los documentos, están en un lugar donde perfectamente cumple con la
preservación de la documentación y con las siguientes instrucciones poden mejorar.
Esta es la empresa donde actualmente laboro y como queremos certificarnos en el
sistema de gestión de la calidad estas fueron las recomendaciones que nos dieron
y que yo mediante este estudio sugiero.
1) Como hay archivos que son de manera física y otras de manera digital, tener
una carpeta organizada de manera numérica para las ordenes de compra y
venta de servicio.
 2) Tener una carpeta solo de facturas, certificados, cotizaciones enumerada y
rotuladas, visibles para cuando soliciten un documento sea más fácil
encontrarlo.
3) La carpeta legal, rotularla y foliarla para que no se escape ninguna
información.
4) En las gavetas mantener as carpetas ordenadas de manera alfabética para
una mayor rapidez de búsqueda de información y aquel que requiera buscar
información la entienda.
5) En las carpetas que están de manera digital, mantener en orden y solo la
documentación de dicha carpeta, si hay un documento que no hace parte
enviarlo a obsoleto o eliminarlo para que no haya enredo.
6) En una carpeta digital y física los elementos que deben ser conservados por
2 3 y hasta 10 años ubicarlos en un ligar seguro, libre de humedad y de
manera digital realizar copias de seguridad periódicamente para evitar que la
información se pierda.
7) Colocar a una o dos personas encargadas de que esta documentación la
mantenga ordenada y que el sistema no se caiga.
8) Generar un manual muy consisto donde se explique como se maneja la
documentación de la empresa para las personas que vaya a tomar ese
puesto sepa cómo mantener el orden de los documentos, preservación y
conservación.
Con estas pequeñas instrucciones la empresa tendrá una mejor organización
documental y sea de gran ayuda para el correcto uso de capetas e información vital
que la empresa necesita para poder mantenerse viva laboralmente.