El Archivo y la conservación de documentos en el área financiera y contable

de las empresas

Introducción

Para todas las personas (naturales y jurídicas) que ejercen algún tipo de actividad
comercial, en la que necesariamente deben llevar registros contables, es de vital
importancia que esos registros tengan una evidencia la cual pueda ser consultada en
cualquier momento. Estas evidencias se conocen Como documentos y soportes
contables.

Los archivos administrativos

Conjunto de documentos producida por personas naturales o jurídicas, públicas o

privadas que se originan en el ejercicio de sus funciones y actividades. Los mismos
son conservados, clasificados, organizados y administrados

 Archivo central o intermedio: es la unidad que administra, custodia y conserva

en buen estado los documentos de cualquier tipo o valor administrativo legal
permanente e histórico que son transferidos por las diferentes oficinas o
entidades.
 Archivo histórico o permanente: es el que custodia y gestiona fondos
documentales para la tercera etapa o edad de los documentos del archivo
central o del archivo de gestión que por decisión del correspondiente comité
de archivos debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere
para la investigación, la ciencia y la cultura.
 Según su uso: permanentes o maestros, de movimiento, de maniobra o
trabajo.
 Según sus elementos: archivo de entrada y salida, constantes, de citación,
de movimientos o transacciones.
 Según su función: archivos permanentes, de movimiento, de maniobra o
transito.

Características:

 Nombre y extensión
  Contiene diferente información, archivo de texto, de imagen, de audio y de
video
 Se organiza en carpetas (directorios) y subcarpetas (subdirectorios) de forma
jerárquica,
 No puede haber archivos con el mismo nombre y extensión en la misma
carpeta.

Selección de los documentos de archivo

La selección se define como la tarea por la cual se determina el estado final de los
documentos, a partir de su valor, es decir, los plazos de tiempo límite para su
conservación o destrucción y la modalidad empleada. Siendo este un proceso
técnico que explica el comportamiento de las organizaciones y la forma de como
conducirlas hacia resultados efectivos.

 Se clasifican respecto a su procedencia

 Se ordenarán respecto el orden cronológico, numérico y alfabético
 Se clasifican según su estructura
 Se clasifican en y ordenan en series documentales

Importancia de la organización del archivo y la conservación documental en

las áreas financieras y contables de las empresas.

Contribuir a la solución de los interrogantes y consultas de la empresa en el ámbito

y archivistas responder a las necesidades de consulta, asesorías y orientación que
requieren las empresas en cuanto a los sistemas de gestión y desarrollo de un
ambiente de carácter pedagógico por la función de una cultura archivista con el
apoyo de recursos humanos.