1 GUIA DE PROCEDIMIENTOS PARA LA CREACION DE ARCHIVO

DIAGNOSTICO PRELIMINAR

1.1 INTRODUCCION
La presente guía de procedimientos para la creación de archivo tiene como propósito
definir las pautas para la gestión documental y el archivo de la documentación producida y
recibida por la empresa ATA ELECTRIC S.A.S, en cumplimiento de la normativa vigente y de
los principios archivísticos. Esta guía está dirigida al personal de la empresa ATA ELECTRIC
S.A.S. que participa en la producción, recepción, tramitación, archivo y consulta de la
documentación, así como a los usuarios externos que requieran acceder a la información.
La guía contiene la descripción de los procesos y los procedimientos relacionados con la
creación de archivo, así como los formatos, los instrumentos y los recursos necesarios para
su implementación. La guía busca garantizar la eficiencia, la calidad y la transparencia en la
gestión documental y el archivo de la entidad empresa ATA ELECTRIC S.A.S, así como
facilitar el acceso, la conservación y la protección de la documentación como fuente de
información y de memoria histórica.

1.2 ALCANSE
 Objetivo: Crear un archivo digital que contenga información sobre los clientes, los
productos y las ventas de una empresa.
 Entregables: Crear Un archivo en formato CSV que incluya los siguientes campos:
nombre del cliente, dirección, teléfono, correo electrónico, producto comprado,
cantidad, precio y fecha de compra.
 Límites: El archivo solo contendrá los datos de los últimos 12 meses. El archivo no
incluirá información personal o confidencial de los clientes o de la empresa. El
archivo tendrá un tamaño máximo de 10 MB.
 Requisitos: El archivo deberá ser creado usando un programa de hoja de cálculo
como Excel o Google Sheets. El archivo deberá ser revisado y validado por el
gerente de ventas antes de ser entregado. El archivo deberá ser entregado en un
plazo de dos semanas desde el inicio del proyecto.

1.3 DEFINICIONES
 Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte
material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o
privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para
servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a
los ciudadanos, o como fuentes de la historia También se puede entender como la
institución que ésta al servicio de la gestión administrativa, la información, la
investigación y la cultura.

 Archivo central: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento

de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una
vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante.

 Archivo de gestión: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación

en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa.
 Archivo electrónico: Conjunto de documentos electrónicos producidos y tratados
conforme a los principios y procesos archivísticos.
 Archivo general de la nación: Establecimiento público encargado de formular,
orientar y controlar la política archivística nacional. Dirige y coordina el Sistema
Nacional de Archivos y es responsable de la salvaguarda del patrimonio
documental de la nación y de la conservación y la difusión del acervo documental
que lo integra y del que se le confía en custodia.

 Archivo histórico: Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de
gestión, la documentación que, por decisión del correspondiente Comité de
Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la
investigación, la ciencia y la cultura. Este tipo de archivo también puede conservar
documentos históricos recibidos por donación, depósito voluntario, adquisición o
expropiación.

 Archivo privado: Conjunto de documentos producidos o recibidos por personas

naturales o jurídicas de derecho privado en desarrollo de sus funciones o
actividades.

 Comité interno de archivo: Grupo asesor de la alta Dirección, responsable de

cumplir y hacer cumplir las políticas archivísticas, definir los programas de gestión
de documentos y hacer recomendaciones en cuanto a los procesos administrativos
y técnicos de los archivos.
 Conservación de documentos: Conjunto de medidas preventivas o correctivas
adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de
archivo.

 Conservación digital: Acciones tomadas para anticipar, prevenir, detener o retardar

el deterioro del soporte de obras digitales con objeto de tenerlas
permanentemente en condiciones de usabilidad, así como la estabilización
tecnológica, la reconversión a nuevos soportes, sistemas y formatos digitales para
garantizar la trascendencia de los contenidos.

 Conservación preventiva de documentos: Conjunto de estrategias y medidas de

orden técnico, político y administrativo orientadas a evitar o reducir el riesgo de
deterioro de los documentos de archivo, preservando su integridad y estabilidad.

 Conservación total: Se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente,

es decir, los que lo tienen por disposición legal o los que por su contenido informan
sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la entidad
productora, convirtiéndose en testimonio de su actividad y trascendencia.
Asimismo, son Patrimonio documental de la sociedad que los produce, utiliza y
conserva para la investigación, la ciencia y la cultura
 Índice onomástico: Listado de nombres de personas naturales o jurídicas.

 Índice temático: Listado de temas o descriptores.

 Índice toponímico: Listado de nombres de sitios o lugares.

1.4 NORMATIVAS

1. Norma Colombiana NTC ISO/IEC 27001 sobre Sistemas de Gestión de la Seguridad

de la Información

2. Norma Internacional para la Descripción de Funciones (ISDF), que ofrece un marco

para describir las funciones que generan los documentos de archivo.

3. Normas DTDs (EAD, EAC y EAG), que son formatos basados en XML para codificar y
estructurar la información archivística de forma estandarizada y compatible con la
web.

4. Norma Técnica Colombiana NTC ISO 15489 sobre Gestión de Archivos Electrónicos.

5. Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicos (MoReq), que

define las características y funcionalidades que debe tener un sistema de gestión
de documentos electrónicos.

6. Normas ISO 30300 e ISO 30301, que establecen los principios y requisitos para
implementar y mejorar un sistema de gestión de documentos de archivo.

1.5 FOLIACION
- su foliación es en el extremo superior derecho en sentido de la lectura, con un lápiz de
mina negra y blanda HB, B, legible, sin enmendaduras, empezando por el más antiguo.
Respetando la trazabilidad de los procesos.

- Si existen errores en la foliación, ésta se anulará con una línea oblicua, evitando
tachones
 - Los CD se almacenan en su correspondiente sobre.

1.6 ORDENACION
 Ordenación alfabética: Los documentos se ordenan siguiendo las letras del alfabeto. Este
método se aplica a documentos referidos a personas, entidades y lugares.
 Ordenación numérica: Los documentos se ordenan siguiendo el número de registro
correlativo que se le da en la oficina productora para controlarlos.
 Ordenación cronológica: Los documentos se ordenan siguiendo la fecha de creación o
recepción. Este método se aplica a documentos que tienen una relevancia temporal, como
facturas, contratos o actas.
 Ordenación geográfica: Los documentos se ordenan siguiendo la división territorial o
administrativa. Este método se aplica a documentos que tienen una relación con un lugar
específico, como mapas, censos o estadísticas.
 Ordenación temática: Los documentos se ordenan siguiendo el asunto o el contenido que
tratan. Este método se aplica a documentos que tienen una información específica, como
libros, revistas o informes.
1.7 ELEMENTOS DEL ARCHIVO (CAJA, CARPETA, ROTULO)
CARPETA

ROTULO CARPETA

ROTULO CAJA
CAJA

1.8 CICLO VITAL DEL DOCUMENTO (EXPLICASION Y TRASFERENCIAS)

El ciclo vital del documento es el conjunto de etapas por las que pasa un documento desde
su creación hasta su eliminación o conservación definitiva. Estas etapas dependen del tipo,
uso y valor del documento, así como de la normativa que lo regula.

Según una teoría propuesta por el historiador Carlos Wyffels, el ciclo vital del documento
se divide en tres edades: la edad administrativa o activa, la edad intermedia o semiactiva y
la edad inactiva o histórica.

La edad administrativa o activa se refiere al período en que el documento se usa con

frecuencia para cumplir con las funciones de la entidad que lo creó. Por ejemplo, una
factura, un contrato o un informe.

La edad intermedia o semiactiva se refiere al período en que el documento pierde su

utilidad inicial, pero aún se conserva por razones legales, administrativas o de seguridad.
Por ejemplo, un expediente, un certificado o un registro.

La edad inactiva o histórica se refiere al período en que el documento ya no tiene valor

para la entidad que lo creó, pero se guarda por su valor informativo, cultural o histórico.
Por ejemplo, una carta, un diario o un testimonio.

El ciclo vital del documento también puede variar según el formato, ya sea analógico o
digital. Los documentos digitales tienen particularidades en su gestión, almacenamiento y
preservación, que requieren de herramientas y protocolos específicos.
1.9 TABLA RETENCION DOCUMENTAL(TRD)
1.10 FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL(FUID)
 1.11 CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL (CCD)

2 No Sigla Código Código SERIE DOCUMENTAL Código

Subserie documental (SD)
. Dependencia Dependencia Serie (SD) Subserie
1 AA 001 10026 CIRCULARES 1 circulares informativas
2 AA 001 0020 CIRCULARES 2 circulares externas
3 AA 0010 0020 CIRCULARES 3 circulares internas
4 AF 005 0021 FACTURAS 1 facturas proveedoras
5 GD 001 1 ACTAS 9 actas del comité de archivo
6 RH 001 2 CERTIFICACIONES 1 certificaciones laborales
7 RH 002 4 CONTRATOS 3 contratos laborales
8 GGC 121 30 REGISTRO Y CONTROL 3 Registro de contratos y
convenios
9 DG 100 1 ACTOS ADMINISTRATIVOS 3 Proyectos de normas
(Resoluciones, Decretos, Leyes)
10 OAP 110 28 SISTEMA INTEGRADO DE 3 Administración de Riesgos
GESTIÓN - SIG
11 DG 100 94 POLÍTICAS 1 Política de archivos
INSTITUCIONALES
12 OAP 110 28 SISTEMA INTEGRADO DE 9 Requisitos Legales Ambientales
GESTIÓN - SIG
13 OAP 110 5 INFORMES 13 Informes internos de gestión
INSTITUCIONALES
14 OAP 110 17 ANTEPROYECTO DE 2 Anteproyecto de Inversión
PRESUPUESTO
15 GIV 320 8 PLANES Y PROGRAMAS 24 Plan anual de Inspección y
INSTITUCIONALES Vigilancia
CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL