10°

2021

GUÍA13. CONTABILIDAD
PERIODO 4 DEL 2021

INSTITUCIÓN EDUCATIVA
JORGE ELIÉCER GAITÁN AYALA

PERIODO: 4
 INSTITUCIÓN EDUCATIVA JORGE ELIÉCER GAITÁN AYALA
“Trabajamos por el desarrollo del ser humano”
GESTIÓN ACADÉMICA

GUÍA N° 13. FUNDAMENTOS DE ARCHIVO

OBJETIVO: Distinguir los términos técnicos, equipos, muebles y elementos propios del archivo en
Colombia, según la Ley 594 de 2000

Para el trabajo de esta guía descargue el Módulo correspondiente a ARCHIVO, allí encontrará toda la
información necesaria para el desarrollo de las Guías correspondientes al cuarto periodo del 2021.
También debe descargar el taller respectivo. Además, tenga en cuenta que este se abordará en clase
y la guía se desarrolla en los encuentros sincrónicos o presenciales, según corresponda

LA INFORMACIÓN EN LAS EMPESAS

La información en cualquier empresa es la columna vertebral y esta

puede presentarse y guardarse de formas diferentes así:
documentos, fotos, mapas, planos, tarjetas, videos, audios, cd, cintas
magnetofónicas, películas, usb, computadores, correos entre otros.

Esta diversidad también conlleva a que cada presentación se guarde

y se conserve de manera diferente y son la esencia de la base de
datos empresariales

Los documentos son los grandes testigos y evidencia de los eventos del pasado y esencia
para la toma de decisiones en el presente.

El archivo es el conjunto de información recibida y producida que sirve como eje fundamental para
dejar registro de la memoria e historia empresarial.

 Importancia de los archivos en la sociedad

-Los archivos custodian la memoria individual y colectiva de cualquier organización.

-Los archivos nos permiten gestionar los documentos desde su nacimiento para preservar su valor y
significado.

-Los documentos son soportes confiables de nuestra información, garantizándonos seguridad y

transparencia en las actuaciones administrativas.

-El libre acceso a la memoria enriquece nuestro conocimiento, promueve la democracia y protege los
derechos de todos los ciudadanos.

La gestión documental es el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el

flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde
ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y
asegurar la conservación ...

El proceso de Gestión Documental o archivística consta de ocho pasos o etapas:

1. Producción 3. Distribución 5. Trámite 7. Disposición final

2. Recepción 4. Organización 6. Conservación 8. Consulta

Es de suma importancia que los archivos estén bien organizados para encontrar con prontitud la
información deseada. La organización moderna, tiene el propósito fundamental de orientar en la
práctica a las personas que trabajan en el área archivística
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GESTIÓN ACADÉMICA

Las empresas públicas o privadas realizan transacciones diversas, las cuales originan
registros en forma de cotizaciones, facturas, pedidos y solicitudes diversas. Muchos de
estos documentos requieren ser conservados en forma ordenada, sistemática, de
forma tal que cuando haya necesidad de referirse a ellos por cualquier circunstancia,
puedan ser localizados fácil y prontamente.

Es importante tener en cuenta que por seguridad y salud de las personas encargadas
del manejo y flujo de documentos es necesario acatar las medidas, usar elementos y
equipos de protección personal como tapabocas, guantes uniformes entre otros
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PLANEACIÓN: Conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación y

valoración de los documentos de la entidad, en cumplimiento con el contexto
administrativo, legal, funcional y técnico. Comprende la creación y diseño de formas,
formularios y documentos, análisis de procesos, análisis diplomático y su registro en el
sistema de gestión documental.
PRODUCCIÓN: Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de
producción o ingreso, formato y estructura, finalidad, área competente para el trámite,
proceso en que actúa y los resultados esperados.
GESTIÓN Y TRÁMITE: Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la
vinculación a un trámite, la distribución incluidas las actuaciones o delegaciones, la
descripción (metadatos), la disponibilidad, recuperación y acceso para consulta de los
documentos, el control y seguimiento a los trámites que surte el documento hasta la
resolución de los asuntos.
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ORGANIZACIÓN: Conjunto de operaciones técnicas para declarar el documento en el

sistema de gestión documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado, ordenarlo y
describirlo adecuadamente.

TRANSFERENCIA: Conjunto de operaciones adoptadas por la entidad para transferir los

documentos durante las fases de archivo, verificando la estructura, la validación del
formato de generación, la migración, refreshing, emulación o conversión, los metadatos
técnicos de formato, los metadatos de preservación y los metadatos descriptivos.

**Refreshing: El proceso de copiar cierto contenido digital desde un medio digital hacia
otro o al mismo tipo de medio.
DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS: Selección de los documentos en cualquier etapa del
archivo, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación, de acuerdo
con lo establecido en las tablas de retención documental o en las tablas de valoración
documental.

PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO: Conjunto de acciones y estándares aplicados a los

documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo,
independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento
VALORACIÓN: Proceso permanente y continuo, que inicia desde la planificación de los
documentos y por medio del cual se determinan sus valores primarios y secundarios, con
el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su
destino final (eliminación o conservación temporal o definitiva) Fuente: República de
Colombia. Decreto 2609 del 14 de diciembre de 2012 (Reglamenta el Título V de la Ley 594
de 2000), Artículo 9°.]

MATERIALES DE ARCHIVO
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¿Dónde se almacenan estos registros o documentos?

Existen diferentes tipos de archivadores, según la forma de ubicar los documentos, pueden ser::

Archivo vertical: Acá los documentos van en carpetas individuales dentro de una gaveta. Cada
carpeta es distinguida con una pestaña que sobresale donde se puede ver ciertos identificadores de
su contenido, por ejemplo, “Compras primer trimestre 2021”
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Archivo lateral: En este tipo de archivadores se colocan los registros en carpetas y estas a su vez se
colocan en una estantería (como si fueran libros en una biblioteca) Las identificaciones de los
contenidos de las carpetas en este caso estarán fijadas en el estante.

Archivo horizontal: En algunos casos, especialmente si es poco voluminosa la información, pero de

grandes formatos (por ejemplo, mapas e ilustraciones), es posible ubicar las carpetas con los
registros una encima de otra, colocando encima una identificación.

La escogencia del tipo de archivadores dependerá de la cantidad generada, así como de la forma y

frecuencia de consulta, pensando siempre que no será práctico moverlos a cada rato y no debe
causar molestias a quienes deban consultarlos. Es decir, debe tratarse de una solución permanente y
que sea cómodo el acceso a la información tanto por parte de usuarios externos como internos.

Archivo Lateral Archivador horizontal Archivador vertical

Por la frecuencia de consulta, se clasifican en:

Archivos activos:  Aquel donde los documentos son consultados frecuntemente o que la
documentación por su valor administrativo, legal, operativo o fiscal no pierde vigencia. Por lo general
la fecha de emisión de los registros no es superior a los cinco años y es consultada más de una vez al
mes.

Archivo semiactivo:  Se conservan los documentos que han sido retirados del archivo activo
finalizado el año fiscal.  Su finalidad es suministrar información para comprobar operaciones
realizadas.

Archivo inactivo:  Se conservan los documentos de consulta poco frecuente, que tienen utilidad
temporal de acuerdo a su valor.  Se almacenan allí hasta la destrucción de los mismos una vez que
ya han cumplido su función.
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ACTIVIDAD ENTREGABLE 13. FUNDAMENTOS DE ARCHIVO
NOMBRE ESTUDIANTE FECHA

Teniendo en cuenta la explicación en clase, la información de esta guía y la

suministrada en el Módulo 9. Archivo, por favor responda esta actividad.
1. Argumente por qué es importante la información y comunicación en las empresas y en la vida
diaria

2. De qué maneras o formas se puede conservar y guardar información en una empresa

3. Elabore un esquema en donde muestre los materiales más destacada en el archivo de
información

4. Elabore un esquema que contenga los diferentes muebles usados en la conservación de

información en una empresa

5. En el proceso de Gestión Documental hay tres importantes etapas: Planeación, Organización y

Conservación argumente en qué consiste cada una de ellas.

6. Por qué es importante foliar los documentos

7. Cuáles cuidados y equipos de protección personal considera importantes para la manipulación de

documentos y del archivo en general

8. Cuál es la diferencia entre las carpetas celuguías y las colgantes

9. Qué importancia tienen los A-Z en los archivos

10. Cuál es la importancia de las carpetas fuelle o acordeón

11. Cuál diferencia encuentra en rótulos, marbetes y guías

12. Elabore un cuadro comparativo para los archivos