ACTIVIDAD SEMANA 2

CURSO: Administracin Documental TUTOR: Mara Clemencia Pea Bautista MODALIDAD: Virtual TEMA: Vocabulario Archivstico OBJETIVO: Identificar los trminos tcnicos del mdulo Fundamentos Bsicos la Administracin Documental para incorporarlos al vocabulario habitual. Incorporar al quehacer cotidiano el vocabulario archivstico, mediante la conceptualizacin, para optimizar el desarrollo de los procesos tcnicos. RECURSOS DE APOYO: Materiales del curso Unidad 2: VOCABULARIO ARCHIVISTICO DESCRIPCION: Luego de estudiar el contenido y los materiales planteados y de su propia investigacin, desarrolle la siguiente actividad. ACTIVIDAD : 1. Organiza los trminos archivsticos que aparecen en el tema Vocabulario Archivstico, con relacin a los puestos de trabajo: secretaria, oficinista, archivista. 2. Examina el listado de trminos que aparece en el tema, consulta la definicin de 20 de ellos y envalos a tu tutor dando la apreciacin sobre la importancia de emplear vocabulario tcnico en nuestra rea.

El desarrollo de la actividad corresponde a la evaluacin del tema y tiene una Calificacin de 10 Puntos

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1. Los puestos de secretaria, oficinista y archivista; tienen relacin con todos los trminos expuestos en el vocabulario, porque hay que observar para quien se est ejecutando estos trabajos, porque de ah depende las funciones asignadas paracada labor

2.

Administracin documental. Administracin de documentos a nivel de la oficina o de la Unidad de Administracin Documental, con referencia a la generacin de informacin y produccin de documentos. Casilleros : Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pblica, en el transcurso de su gestin, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e informacin a la persona o institucin que los produce y a los ciudadanos, o como fuente de historia. Clasificacin: Clasificacin es la accin o el efecto de ordenar o disponer por clases. Comprende toda la documentacin que es sometida a continua utilizacin y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten.

Conservacin: Conjunto de medidas adoptadas para garantizar la integridad fsica de los documentos que alberga un archivo

Cronolgico Es el mtodo de ms utilizado para ordenar expedientes, consiste en la agrupacin de los documentos y/o unidades documentales de acuerdo a las fechas de creacin de los mismos, desde la fecha ms antigua, hasta la fecha ms reciente

Documentacin se define (a grandes rasgos) como la ciencia del procesamiento de la informacin. Integradora y globalizadora, se trata de una ciencia enriquecedora y generalista, de mbito multidisciplinar o interdisciplinar. Documento: Informacin registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado

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Epistolar: Es una escritura dirigida o enviada a una persona o un grupo de personas que habitualmente toma la forma de carta; tras el Humanismo del Renacimiento la epstola se transform en un texto casi ensaystico dignificado por un estilo exigente y formal, muy a menudo provisto de intencin didctica o moral, pero otras veces consagrado a una mera funcin distractiva.

Estructura funcional: Organizacin basada en la idea de agrupar las especialidades ocupacionales que son similares o relacionada Expedientes: Unidad documental formada por un conjunto de documentos, generado orgnicamente y funcionalmente por una oficina productora en la resolucin de un mismo asunto. Facsmil: Es copia o reproduccin exacta de un libro, un impreso, un dibujo de gran importancia de los documentos antiguos Filatelia: Son aquellos documentos que tienen sellos de correos o conocimiento de ellos Flujo: Movimiento de personas o de cosas de un lugar a otras. Flujograma: Es una representacin grfica de la secuencia de actividades de un proceso. Adems de la secuencia de actividades, el flujograma muestra lo que se realiza en cada etapa, los materiales o servicios que entran y salen del proceso, las decisiones que deben ser tomadas y las personas involucradas (en la cadena cliente/proveedor). Foliacin: Numeracin ordenada de las pginas de un escrito o impreso. Folio: Hoja de un libro o de un cuaderno.- Encabezamiento de las pginas de un libro. Franquicias: La franquicia se define como un sistema de colaboracin entre dos partes jurdicamente independientes, vinculadas entre s a travs de un contrato mediante el cual una de las partes, la empresa franquiciadora cede, a cambio de cierta remuneracin econmica, el derecho a utilizar su marca comercial y su "saber hacer" empresarial, por un tiempo limitado y en un territorio determinado. Gestin de documentos: Conjunto de actividades y tcnicas, tendientes a la planeacin, manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el fin de facilitar su utilizacin y conservacin.

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Minuta: Nota que se hace de una cosa para tenerla...

Radicacin: Procedimiento cumplimiento de unas condiciones mnimas y la asignacin de un nmero nico de radicacin para su identificacin dentro del sistema Registrar: Mirar, examinar cuidadosamente. Anotar en libros de registro toda clase de documentos. Presentarse, matricularse Archivo. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pblica o privada, en el transcurso de su gestin, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e informacin a la persona o institucin que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. Tambin se puede entender como la institucin que est al servicio de la gestin administrativa, la informacin, la investigacin y la cultura. Archivo de gestin: Archivo de la oficina productora que rene su documentacin en trmite, sometida a continua utilizacin y consulta administrativa Archivo histrico: Aquel que conserva la documentacin con valor permanente, que previamente ha sido valorado y transferido por el archivo de concentracin. El archivo histrico puede recibir donaciones, depsitos o comprar archivos. Archivo intermedio: Conocido como (archivo central). Usuario: Es un usuario el individuo que utiliza o trabaja con algn objeto o dispositivo o que usa algn servicio en particular. Ordenacin: Hilacin secuencial de objetos homogneos o pertenecientes al mismo rango, en una serie organizada de acuerdo a un criterio nico. En Clasificacin, el orden de los conceptos de una faceta se establece a partir de alguno de los principios de secuencia til.

Fondo documental: conjunto de actividades tcnicas e intelectuales destinadas a la organizacin, servicio, proteccin, preservacin, conservacin y divulgacin del patrimonio documental de la universidad como un bien tangible, que forma parte de su identidad. Estas actividades estn destinadas a asegurar

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la aplicacin de los principios, polticas, reglamentos y dems lineamientos que en materia de archivo se establezcan

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