Ensayo "Importancia de los Archivos”

En estos tiempos, lo que vale es lo que está escrito, por eso la importancia de conservar
los documentos, y por ende la importancia de los archivos. En el derecho, por ejemplo, el
máximo valor probatorio lo tiene lo que está en papel. El archivo es precisamente lo que
nos asegura la conservación de ese conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha,
forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona natural o
entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión.
Los archivos son importantes porque en ellos vienen plasmados conocimientos,
pensamientos, historia, antecedentes, y estos son imprescindibles para la toma de
decisiones debido a que la información que contienen sirve de testimonio para los
trámites que pueda requerir la empresa o la persona natural. Los archivos recopilan y
conservan la información registrada en los documentos.
Los archivos se componen de cualidades, que los hace funcionar como un elemento de
competitividad, puesto que cuenta con herramientas sustentables, que surgen de una
información, se caracterizan por ser económicos debido a que contribuye al ahorro de los
costos que se deriven del tiempo y el personal que se usa para buscar documentos.
También son simples ya que se logra identificar toda la información de una manera mucho
más sencilla; son funcionales puesto que permite que se archive y se consulte un
documento eficientemente. Y son exactos porque cuando son clasificados debe ser de
manera precisa para evitar cualquier tipo de error.
De igual forma, debemos tener clara la clasificación de los archivos, en primera medida,
según su uso: en archivo activo, compuesto por documentos del año actual o años
anteriores, que se encuentren en proceso de tramitación. Y, por tanto, es el que satisface
las necesidades de conservación y consulta permanente. El archivo semiactivo, son los
documentos que varían en su periodo de conservación y su consulta es menor, y el archivo
inactivo, son los documentos con una durabilidad perpetua en el periodo de conservación,
de acuerdo con sus disposiciones legales, fiscales, comerciales o históricas. También se
clasifican según su naturaleza: en archivo público, es todo documento que pertenece a las
entidades del Estado. En archivos privado de interés público, son aquellos documentos
que por su valor histórico, investigativo, científico o cultural son de interés público; y los
archivos privados, que son los documentos que pertenecen a personas naturales o
jurídicas. Igualmente se clasifican según su ciclo vital: en archivo de gestión, corresponde
a la documentación que se encuentra depositada y está sujeta a consulta administrativa
por toda la organización. Archivo central, es la agrupación de documentos que han sido
transferidos por diferentes archivos de gestión de cada dependencia; su consulta no es tan
frecuente, pero siguen en vigencia; y archivo histórico, que son aquellos documentos que
se transfieren desde el archivo central al archivo de conservación permanente.
Todo este sistema requiere estudio y compromiso del archivista en hacer bien su labor por
la importancia que reviste para así garantizar la conversación de los documentos; dentro
de las cualidades del mismo debe establecer un orden para la fácil ubicación de los
documentos, para esto desde mi punto de vista se debe tener unos criterios para la
organización, requiere tener toda la concentración para evitar errores, responsabilidad con
su labor, lo que lo lleva a actualizarse con estos cursos y normatividad y ser dedicado, un
papel que se pierda puede ser irreparable. Prontitud, cuando se vayan a buscar los
documentos se deben encontrar fácilmente, que va ligado al orden, y enlazado a su labor
como todo empleado debe tener cordialidad, que es tener buena disposición en su trabajo
que es necesario para las relaciones interpersonales, y sigilo profesional, que es ser
reservado en el manejo de la información, no puedo ir diciendo lo que ve en los
documentos. En todo trabajo o vida individual se genera una producción documental, por
eso estas cualidades las debemos adoptar en todo trabajo y en nuestro día a día incluso, y
por eso la importancia del archivista que es quien se encarga de almacenar y organizar
esos documentos, para llevar una secuencia documental y una búsqueda eficiente cuando
se necesiten los documentos. De igual forma a un archivista cuenta con todos los
elementos para ejercer su función de manera eficiente y eficaz, dentro de estos elementos
están los diferentes tipos de archivadores, los estantes, la planoteca, la fototeca, la
mapoteca, hemeroteca, los sellos fechadores, los ganchos en seco, el reloj radicador, los
legajos, las cajas de archivo.
Se debe recordar que los documentos deben guardarse, siempre que sea posible, en
soportes de fácil acceso y que eviten su deterioro. La preservación, la conservación y la
accesibilidad deben ser sus principales señas de identidad. El archivo, lejos de ser un mero
contenedor de documentos viejos e inservibles, debe comenzar a entenderse como un
espacio que garantiza el acceso a la información y que, por eso mismo, adquiere un valor
social incalculable no solo para el ciudadano de a pie, sino también para el propio personal
de cualquier empresa.

Margarita Lobo.