Alumna: Judith Imelda Domínguez Balan.

Maestra: Estela Farías Coyoc.

MANEJO Y CONTROL DE ARCHIVOS

CLASIFICACIÓN DE ARCHIVO

¿Qué es una ‘clasificación de archivo’?

La clasificación archivística ha sido tradicionalmente considerada como una de las
operaciones archivísticas más importantes, desde el momento en que, al posibilitar el orden,
crea las condiciones necesarias para el cumplimiento de todas y cada una de las funciones del
archivo. Confundida lingüísticamente unas veces con la ordenación y otras con la
organización, en ocasiones con ambas, la clasificación representa la esencia de la disciplina
archivística en su conjunto.
Entonces, la clasificación de archivo es una operación consistente en agrupar jerárquicamente
los documentos de un fondo mediante agregados o clases, desde los más amplios a los más
específicos, de acuerdo con los principios de procedencia, según el cual los fondos de archivos
de una misma procedencia no deben mezclarse con los de otra, y orden original o de respeto a
la estructura archivística, según el cual un fondo de archivo debe conservar o recibir una
clasificación que corresponda a las estructuras administrativas internas del organismo que lo
ha creado.

TIPOS DE CLASIFICACIÓN

Archivo activo
Aquellos donde los documentos son consultados frecuentemente o que la documentación, ya
sea por su valor administrativo, legal, operativo o fiscal no pierde vigencia. Por lo general la
fecha de emisión de los registros no es superior a los cinco años y es consultada más de una vez
al mes.
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Maestra: Estela Farías Coyoc.

Archivo semiactivo
Se conservan los documentos que han sido retirados del archivo activo finalizado el año fiscal.
Su finalidad es suministrar información para comprobar operaciones realizadas.

Archivo inactivo
Se conservan los documentos de consulta poco frecuente, que tienen utilidad temporal de
acuerdo a su valor. Se almacena allí hasta la destrucción de los mismos una vez que ya han
cumplido su función.
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Maestra: Estela Farías Coyoc.

MANEJO, CUIDADO Y PRESERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS

Manejo de los archivos

La "Administración de Documentos" es una metodología para regular la producción,
circulación, uso y control de los documentos y archivos institucionales y tiene como objetivo
la creación, mantenimiento, utilización y disposición de los documentos de una organización
a lo largo de su ciclo vital de forma eficiente.
De igual manera, es un conjunto de métodos y prácticas destinados a planear, dirigir y
controlar la producción, circulación, organización, conservación, uso, selección y destino final
de los documentos de archivo.
Existen ciertas normas que se deben de cumplir en el manejo de los archivos, y son las
siguientes:
Norma No. 1.- Registro e inventario de la documentación. - Los documentos emitidos o recibidos
deben mantenerse un inventario actualizado de la documentación que custodia el archivo.
Norma No. 2.- Clasificación y ordenación de documentos. - Los documentos deben agruparse
manteniendo su integridad orgánico-funcional y deben ordenarse siempre de la misma forma,
cualquiera que ésta sea. Debe existir un testimonio escrito de las normas de archivo que sigue
cada dependencia de la institución, de manera que el sistema de clasificación y ordenación que
se establezca pueda ser comprendido y aplicado por otras personas si así se requiere.
Norma No. 3.- Instalación y rotulación de documentos. - La ubicación de la documentación en
carpetas, prensas, cajas, ampos, o cualquier otro resguardo físico, debe garantizar la integridad
física y la unidad lógica de los documentos: así como facilitar su localización mediante rótulos,
guías o cualquier otro tipo de señalización que contribuya con este propósito.
Norma No. 4.- Custodia de documentos. - La custodia de los documentos implica la
responsabilidad de velar por su adecuada preservación. La pérdida o extravío de un documento
debe ser detectada y corregida a la mayor brevedad y quedar debidamente consignada cuando
sea del caso.
Norma No. 5.- Asignación de plazos de retención y transferencia. - Corresponde a los responsables
de los archivos gestionar la transferencia o eliminación de los documentos en los plazos que la
institución crea conveniente.
Norma No. 6.- Descripción documental. - El acceso a la documentación bajo la responsabilidad
de cada dependencia de la institución debe estar garantizado mediante la elaboración de
inventarios, índices, catálogos o cualquier otro tipo de guía que permita su localización en un
tiempo prudencial. Norma No. 7.- Acceso a los documentos. - Corresponde al responsable de la
unidad definir al encargado del archivo, los niveles, plazos y condiciones de acceso a la
documentación bajo su custodia.
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Maestra: Estela Farías Coyoc.

Cuidado y preservación de los archivos

El término conservación, en el ámbito de los archivos digitales y bibliotecas, hace referencia
a todas aquellas medidas destinadas a proteger adecuadamente los documentos, con el fin de
prolongar su utilización en condiciones óptimas durante el mayor tiempo posible.
La preservación de los archivos, hace referencia a todas las actividades económicas y
administrativas que incluyen el depósito y la instalación de los materiales, la formación del
personal, los planes de acción, los métodos y técnicas referentes a la preservación de los
materiales de archivos y bibliotecas y a la información contenida en ellos. En otras palabras,
organización y programación de todos los aspectos y actividades relacionadas con la
conservación de las colecciones en el sentido más amplio.
La conservación, a su vez, comprende los planes y prácticas específicas, relativos a la
protección de los materiales de archivos digitales y bibliotecas frente al deterioro, los daños y
el abandono, incluyendo los métodos y técnicas desarrollados por el personal técnico.
El Medio ambiente y los métodos de almacenamiento ejercen una gran influencia en la
preservación de documentos. Las condiciones de descuido, desorganización y
amontonamiento, producen daños a las colecciones, por lo que el control ambiental y las
buenas condiciones de almacenamiento constituyen la primera de todas las medidas
preventivas.
La primera medida, cuando los documentos se reciben en el área de admisión y registro, es
revisarlos, para comprobar su estado físico -buen estado o en estado de contaminación y
deterioro.
En caso que los documentos se encuentren en buen estado, se procede al procesamiento
analítico sintético de la información (PAS), por el personal del área de procesamiento. Si los
documentos están en mal estado, se debe analizar el tipo de daño que muestran.
Alumna: Judith Imelda Domínguez Balan.
Maestra: Estela Farías Coyoc.
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Maestra: Estela Farías Coyoc.

SISTEMA ALFABÉTICO DE LOS ARCHIVOS

Como su nombre lo indica es el ordenamiento que se hace de forma alfabética de los

documentos de acuerdo al nombre del remitente o del destinatario. Este sistema es
considerado de mucha importancia ya que ofrece las siguientes ventajas:
Se basa en secuencia alfabética.
Es directo porque los documentos se pueden consultar y archivar en las gavetas del
archivador directamente.
Es flexible porque puede ser utilizado en sistemas pequeños y grandes.
El sistema de ordenamiento lo podemos dividir en:

Alfabético por nombres de personas

naturales
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Alfabético por nombre de personas jurídicas

o de empresas

Alfabético por asuntos o temático

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Maestra: Estela Farías Coyoc.

Alfabético geográfico