3.3.
DEFINICION
TITULO VALOR Los títulos valores son
documentos necesarios para
legitimar el ejercicio del derecho
literal y autónomo que en ellos se
incorpora, pueden ser de
contenido crediticio, corporativo o
de participación y de tradición o
representativo de mercancías,
según el artículo 619 del código de
comercio.
INSTRUMENTO Un instrumento financiero es un
FINANCIERO contrato monetario entre dos
partes con el que se puede operar
y puede liquidarse. El contrato
genera un activo para el
comprador y un pasivo financiero
para el vendedor.
DOCUMENTOS son todos los comprobantes
COMERCIALES extendidos por escrito en los que
se deja constancia de las
operaciones que se realizan en la
actividad mercantil, de acuerdo
con los usos y costumbres
generalizadas y las disposiciones
de la ley. Estos son de vital
DIFERENCIA
Es el documento necesario
para ejercer el derecho literal
expresado en el mismo.
Es el contrato que da origen
a un activo financiero dentro
de una empresa y un pasivo
o instrumento de patrimonio.
Son todos aquellos
comprobantes de medio
escrito en los que se deja
constancia de las
operaciones que se realiza
en la actividad mercantil
SEMEJANZA
La semejanza de estos cuatro
documentos es que el titulo
valor al ser un documento
mercantil en el que se está
incorporando un derecho
privado patrimonial que se
asocia a un instrumento
financiero (capital), mediante el
cual el patrimonio de la empresa
se emplea para acciones
realizadas (inversión, activo y
pasivo) que se deben evidenciar
de forma escrita para ser
registradas como una operación
comercial mediante los soportes
contables que se elaboran para
llevar la contabilidad de forma
clara y explícita.
 importancia para mantener un
apropiado control de todas las
acciones que se realizan en una
compañía o empresas.
SOPORTES son los documentos que sirven de
CONTABLES base para registrar las
operaciones comerciales de una
empresa, es por ello que se debe
tener un especial cuidado en el
momento de elaborarlos Se
elaboran en origina y tantas copias
como las necesidades de la
empresa lo exijan.
B.
CONTABLES NO CONTABLES
CHEQUE: COTIZACIONES:
es un título valor que La cotización es la acción o
consiste en la orden de pago efecto de cotizar algo,
que se libra contra un banco algunas, muchas o pocas
a favor de una persona o cosas. Aquel documento o
empresa, y para ello información que el
cuentahabiente libra la orden departamento de compras
de pago mediante usa en una negociación. Es
un cheque para que el banco un documento informativo
pague el valor
Son todos los documentos
que sirven de base para
registrar las operaciones
comerciales de una empresa
o persona.
INTERNOS
RECIBOS DE CAJA:
es un acuse
de recibo impreso de la
cantidad de efectivo recibido
durante una transacción que
involucra la transferencia de
efectivo o equivalente de
efectivo. La copia original
del recibo en efectivo se
entrega al cliente, mientras
EXTERNOS
COSIGNACIONES
BANCARIAS:
Es un comprobante que
elaboran los bancos y
suministran a sus cuentas
habientes para que lo
diligencien al consignar. el
original queda en el banco y
una copia con el sello del
cajero recibidor o el timbre de
correspondiente a quien
presente el cheque al banco,
o al beneficiario
RECIBOS DE CAJA
GENERAL:
Comprobante de Ingreso o
Comprobante de Pago como
en algunos casos se le
denomina es un documento
contable que nos sirve para
soportar el detalle de una
determinada transacción
económica por lo que en este
video tutorial explicaremos
como funciona y cuando
debemos utilizarlo.
RECIBOS DE CAJA
MENOR:
es un acuse
de recibo impreso de la
cantidad de efectivo recibido
durante una transacción que
involucra la transferencia de
efectivo o equivalente de
efectivo.
NOTAS DEBITO:
que no genera registro
contable.
ORDENEDEN DE COMPRA:
es un documento que emite
el comprador para pedir
mercaderías al vendedor; en
esta orden de compra de la
empresa compradora,
nombre de la campaña en el
caso de la publicidad, los
anuncios que se quieren
emitir, fecha de inicio de la
campaña y de fin, indica
cantidad, detalle, precio y
condiciones de pago, entre
otras cosas. El documento
original es para el vendedor e
implica que debe preparar el
pedido. El duplicado es para
el comprador y es una
constancia de las
mercaderías o servicios
encargados.
OREDENES DE ENTREGA:
permite certificar
la entrega de los productos
vendidos al cliente. Con este
documento emitido por el
vendedor de los productos, el
cliente certifica que los
productos han sido recibidos
conforme a lo pactado.
REMESA:
que el vendedor conserva la
otra copia a efectos
contables.
RECIBOS DE CAJA
MENOR:
El recibo de caja menor es
un acuse de recibo impreso
de la cantidad de efectivo
recibido durante una
transacción que involucra la
transferencia de efectivo o
equivalente de efectivo. La
copia original del recibo en
efectivo se entrega al cliente,
mientras que el vendedor
conserva la otra copia a
efectos contables.
COMPROBANTES DE
EGRESO:
es un documento contable
que permite registrar el pago
de las diferentes obligaciones
que adquiere el ente
económico como: cuentas
por pagar a proveedores,
obligaciones laborales,
cancelación de los diferentes
gastos operacionales
(servicios, papelería, etc.)
FACTURA DE VENTA:
la máquina registradora, sirve
de soporte para la
contabilidad de la empresa
que consigna.
NOTAS BANCARIAS:
es un documento que
extiende el banco como
constancia de haber recibido
una cantidad determinada de
valores en calidad de
depósitos, para ser sumada a
la cuenta titular.
PAGARES:
Un pagaré es un título o
documento contable
mediante el cual el emisor se
compromete a pagar al
beneficiario (o acreedor) una
cantidad determinada en un
plazo de tiempo.
LETRAS DE CAMBIO:
es un documento legal de
carácter comercial que es
enviado al cliente por parte
de vendedores y/o
prestadores de servicios
afectos al IVA, y que refleja
un aumento en la cantidad de
su deuda, incremento que no
está reflejado en una factura
anterior.
NOTAS CREDITO:
es un documento comercial
emitido por un vendedor a un
comprador. Las notas de
crédito actúan como un
documento fuente para el
diario de devolución de
ventas. En otras palabras, la
nota de crédito es evidencia
de la reducción en las
ventas.
CONSIGNACIONES:
Una consignación es el
traspaso de la posesión de
mercancías de su dueño,
llamado comitente o
consignador, a otra persona,
denominada comisionista o
consignatario, que se
convierte en un agente de
aquél
PAGARES:
Un pagaré es un título o
documento contable
denota el envío o la
recepción de un conjunto de
cosas.
En contabilidad alude, como
se indicaba más arriba, a un
documento bancario en el
que se ordena a la entidad la
liquidación de varias
operaciones a clientes y
proveedores.
SOLICITUDES:
es un pedido que se realiza.
... De este modo, el gerente
de dicho sector presenta
una solicitud de compra al
Departamento de Compras
de la compañía, detallando
las necesidades.
TARJETA DE KARDEX:
En las también
conocidas tarjetas
kardex de inventario se
ingresan datos generales
sobre dichos bienes con el
objetivo de llevar el control
de sus movimientos al
rastrear las entradas y
salidas de estos artículos
para, a su vez, elaborar
reportes
es un documento que sirve
de respaldo para las
actividades comerciales,
puede ser venta de
productos o servicios y la
expide un vendedor a su
cliente.
COMPROBANTE DE
DINERO:
es el documento que acredita
el pago de una determinada
cantidad de dinero, emitido
por la persona acreedora
(quien recibe el dinero o
emite la factura por un bien o
servicio), y dirigido a la
persona deudora (quien
paga, es decir al receptor del
bien o el servicio).
NOMINAS:
s la suma de los registros
financieros de los sueldos de
los empleados, incluyendo
los salarios, las
bonificaciones y las
deducciones. En
la contabilidad,
la nómina se refiere a la
cantidad pagada a los
empleados por los servicios
que prestaron durante un
cierto período de tiempo.
NOTAS DE
CONTABILIDAD:
La letra de cambio es un
documento que garantiza
que el deudor pagará al
acreedor, o a otra persona
autorizada, una cantidad de
dinero, en una fecha y lugar
específicos.
REMISIONES:
Es un documento que
normalmente se adjunta a un
material que se va a
entregar. Usualmente tiene
aspecto de factura, y en él se
describe la relación de los
materiales o servicios que se
van a entregar o efectuar.
Sirve como un comprobante
de la recepción de dichos
materiales y servicios.
FACTURAS DE COMPRA:
es un documento que sirve
de respaldo para las
actividades comerciales,
puede ser compra de
productos o servicios y la
expide un proveedor a su
cliente.
mediante el cual el emisor se
compromete a pagar al
beneficiario (o acreedor) una
cantidad determinada en un
plazo de tiempo.
es un documento interno de
la empresa que es utilizado
para hacer
registros contables cuando
se trata de operaciones que
no tienen soportes externos,
u operaciones para las
cuales no existen
documentos internos
específicos.
3.3.2.2

E E
Articulo 511 Discriminación
S del impuesto es la factura S

T T

A Articulo 615 Obligados a A Artículo 618-2 Las personas o

expedir y entregar factura entidades que elabores facturas deben
T T cumplir el reglamento establecido

U U
Artículo 616-1 Factura o
T documento equivalente T
Articulo 632 Debe de
O O conservar información y pruebas

T Artículo 616-2 Casos en los T

cuales no dé necesita expedir factura
R R
Articulo 652 sanción por
I I expedir facturas sin requisitos
Artículo 616-3 Sanción del
B establecimiento por un día. B

U U

T Articulo 617 Requisitos de la T

factura para efectos tributarios Articulo 657 sanción de
A A
clausura del establecimiento
R R
Articulo 618 Debe de exigir
I factura o documento equivalente, I
exigible por adquirientes
O O
3.3.2.3
Decreto 2649 de 1993

Por el cual se reglamenta la contabilidad en general y se expiden los principios

o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia.

Articulo 56 Articulo 123 Articulo 124

ASIENTOS. Con fundamento en SOPORTES. Teniendo en cuenta COMPROBANTES DE

comprobantes debidamente
soportados, los hechos
económicos se deben registrar en
libros, en idioma castellano, por el
sistema de partida doble.
Pueden registrarse varias
operaciones homogéneas en
forma global, siempre que su
resumen no supere las
operaciones de un mes. Las
operaciones Deben registrarse
cronológicamente.
los requisitos legales que sean
aplicables según el tipo de acto
de que se trate, los hechos
económicos deben documentarse
mediante soportes, de origen
interno o externo, debidamente
fechados y autorizados por
quienes intervengan en ellos o los
elaboren.
CONTABILIDAD. Las partidas
asentadas en los libros de
resumen y en aquél donde se
asienten en orden cronológico las
operaciones, deben estar
respaldadas en comprobantes de
contabilidad elaborados
previamente.
,
Resolución 8934 De 2014 (3.3.2.4)

Según indica la Superintendencia de Industria y Donde se establecen directrices en materia de

comercio se establece la normatividad que deben
cumplir las empresas vigiladas por esta, en gestión documental y organización de archivos que
materia de Gestión Documental. deben cumplir los vigilados por la Superintendencia
de Industria y Comercio.

Tiene como objeto

Ordenar a todos los vigilados que sean programa de gestión documental

objeto de inspección, control y vigilancia
por parte de la Superintendencia de Industria
y comercio, de conformidad con lo tablas de retención documental
previsto en la ley
tablas de valoración documental

cuadro de clasificación documental

reglamento interno de archivo
3.3.4
SOPORTE
CONTABILIDAD Y/O CUANDO SE EMPLEA
INSTRUMENTO
FINANCIERO
Cuando se recibe dinero
COMPROBANTE DE en efectivo y/o cheque
INGRESO Y/O RECIBO por pago de clientes,
DE CAJA anticipos u otros
ingresos.
Se usa para el pago de
una determinada
COMPROBANTEDE cantidad de dinero por
EGRESO medio de un cheque,
efectivo o transferencia
bancaria
Para constatar la
adquisición y entrega de
un bien o servicio; se
FACTURA DE VENTA específica la fecha de
entrega, el nombre de la
partes en el negocio.
Es la Factura de venta
que para el comprador
se convierte en Factura
FACTURA DE de compra cuando
COMPRA adquiere bienes y/o
servicio
CUENTAS
EMISOR / RECEPTOR CONTABLES PARA EL NORMATIVIDAD
EMISOR Y PARA EL
RECEPTOR
 Empresa Emisor: 1105 CAJA -DB
 Clientes 1305 CLIENTES - CR
 Socios Receptor: 2205 Decreto 2649 de 1993
 Deudores PROVEED - DB 1105
Caja o 1110 Banco - CR
 Empresa Emisor: 2205
 Proveedor PROVEEDOR - DB
 Socios PROVEEDOR 1105 y/o
 Acreedores 1110 BANCO - CR Decreto 2649 de 1993
 Empleados Receptor: 1105 CAJA
y/o 1110 BANCO- DB
1305 CLIENTES - CR
 Empresa Emisor: 1305 Art. 772, 773, 774, 777,
 Clientes CLIENTES - DB 41 778 y 779 del Decreto
INGRESOS / 24 IVA - 410 del Código de
CR Comercio; Modificado
Receptor: 61 COSTO por la Ley 1231 de 2008
y/o 51 GASTO - DB
2205 PROVEEDOR -
CR
 Proveedor Emisor: 1305
 Empresa CLIENTES - DB 41
INGRESOS / 24 IVA -
CR Decreto 2649 de 1993
Receptor: 61 COSTO
y/o 51 GASTO - DB
2205 PROVEEDOR -
CR
 Se utiliza para  Empresa Emisor: 1305
incrementar el valor  Cliente CLIENTES - DB 41
cobrado a un cliente ya INGRESOS / 24 IVA – Decreto 2649 de 1993
NOTA DEBITO sea por un error de CR
facturación o intereses Receptor: 61 COSTO
moratorios y/o 51 GASTO - DB
2205 PROVEEDOR -
CR
Se usa para disminuir el  Empresa Emisor: 4175 DEVOL –
valor por cobrar a un  Clientes DB 1305 CLIENTES -
NOTA CREDITO cliente, ya sea por daño CR Decreto 2649 de 1993
del producto,
devoluciones, rebajas y/
descuentos.
Se usa para consignar  Emisor de pago Emisor: 1110 BANCO -
dinero en efectivo y/o  Beneficiario DB / 1105 CAJA GRAL -
CONSIGNACION cheque en una cuenta CR Decreto 2649 de 1993
BANCARIA bancaria propia o de Receptor: PROVEED -
terceros DB 61 COSTO y/o 51
GASTO - CR
Cotización: se usa para  Proveedor
informar a un cliente  Empresa
COTIZACION Y sobre los precios y
PEDIDOS condiciones de crédito No afecta la contabilidad
de mercancías. Y el
Pedido es hacerla
efectiva.
Documento  Empresa
administrativo de
control, que tiene los No afecta la contabilidad
TARJETA DE KARDEX datos generales del
producto y los
movimientos de entrada
y/o salida
 se emplean cuando se  Empresa
va a solicitar el  Proveedor No afecta la contabilidad
ORDEN DE COMPRA despacho de una
REMISIONES mercancía o la
realización de un una
compra
Hacer registros  Empresa se afectan las cuentas
contables, para que se requieran para
NOTAS DE operaciones que no hacer el ajuste o la Decreto 2649 de 1993
CONTABILIDAD tienen soportes externos contabilización que se
ni documentos internos realiza
específicos
cuando tenemos un  Entidad financiera Art. 1393 del Código de
capital sin utilizar y no  Persona Comercio y el Concepto
queremos tenerlo  Empresa 2005001064-3 del 25 de
ACCIONES, CDT parado, es una buena enero de 2005 de La
alternativa para ganar Superintendencia
dinero sin requerir Financiera de Colombia.
muchos conocimientos