CONCEPTOS ARCHIVISTICOS BSICOS

ARCHIVSTICA

La ciencia que estudia la naturaleza de los archivos, los principios de su conservacin y organizacin y los medios para su utilizacin. (Antonia Heredia). Disciplina que trata de los aspectos tericos y prcticos de los archivos y de su funcin. (Dictionary of Archival Terminology).

ARCHIVO
Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pblica o privada, en el transcurso de su gestin, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e informacin a la persona o institucin que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
Tambin se puede entender como la institucin que est al servicio de la gestin administrativa, la informacin, la investigacin y la cultura.

Importancia del Archivo

Los archivos son importantes para la administracin y la cultura, porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional.

Funciones de los Archivos

Ser la memoria corporativa. Soportar la toma de decisiones. Proveer soporte reclamaciones. para posibles

Contribuir a la eficiencia de la entidad.

Cumplir con los requisitos legales y normativos. Preservar la historia institucional.

Fines de los Archivos

Los archivos estn llamados a ser: Centros activos y dinmicos Centros vitales de estudio e investigacin Centros de desarrollo de la entidad y del pas. El objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentacin organizada, en tal forma que la informacin institucional sea recuperable para el uso de la Administracin, en el servicio al ciudadano y como fuente de la Historia.

ARCHIVO TOTAL
Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.

DOCUMENTO Y DOCUMENTO DE ARCHIVO

Documento es todo aquello que contiene informacin, independientemente de su soporte fsico y que abarca todo lo que puede transmitir el conocimiento humano. Documento de Archivo es el registro de informacin recibida o producida por una persona o entidad en razn de sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal, econmico, cientfico, histrico o cultural y que debe ser objeto de conservacin. Archivo General de la Nacin.

Caracteres de los Documentos de Archivo

Caracteres Internos:
Entidad productora: Es la persona o corporacin que produjo el documento, ya sea pblica o privada. Puede observarse en el membrete. Orgenes funcionales: Indica el cargo o la funcin administrativa, la accin que ejecuta una persona o corporacin en el desempeo de un programa (firma y cargo del responsable). Fecha y lugar de produccin: Indica dnde y cundo fueron producidos los documentos. Contenido sustantivo: Se refiere al asunto o tema que trata una unidad documental.

Caracteres de los Documentos de Archivo

Caracteres Externos:
Clase: Textual, no textual. Tipo: Se refiere a la especie documental, que revela tanto el contenido como la estructura fsica del documento: carta, memorando, circular, informe, acta. Forma: Original o copia. Formato: Unidad archivable, expediente legajo, libro.

Cantidad: 1, 2, 3, 4 Ejemplares.

Caractersticas de los documentos de archivo

Carcter Seriado: son el resultado de acciones repetitivas determinadas por funciones especficas. Se producen uno a uno y en un orden natural. Carcter de Unicidad: los documentos de archivo se distinguen tambin porque son nicos, no estn publicados, ni se manifiestan en ejemplares mltiples. Carcter de Objetividad: los documentos de archivo no son elaborados para la posteridad. Registran hechos del acontecer inmediato, no comportan elementos de crtica subjetivos o valorativos.

Importancia de los Documentos de Archivo

Los documentos son importantes porque: Permiten la comunicacin humana. Son un medio de informacin. Constituyen un medio probatorio. Dejan constancia administrativas. de las gestiones

Apoyan la toma de decisiones administrativas.

Son testimonio del acontecer cotidiano.

Tipos de documentos de archivo

Correspondencia Comercial: memorandos, circulares, telegramas. Documentos especiales: actas, certificados, constancias, escrituras. cartas, informes,

Documentos contables: cotizaciones, pedidos, remisiones, facturas, cheques, letras, pagars.

Documentos legales: decretos, leyes, resoluciones, hojas de vida, solicitudes de empleo.

CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO

Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su produccin o recepcin, hasta su disposicin final.

Ciclo Vital de los Documentos de Archivo

ARCHIVO DE GESTIN Documentacin Activa ARCHIVO CENTRAL Documentacin Semi-activa ARCHIVO HISTRICO Documentacin Inactiva Valores secundarios

Valores Primarios

Administrativo Legal Fiscal Contable Tcnico

Investigacin Cientfico

Histrico Cultural

Ciclo Vital de los Documentos de Archivo

Archivo de gestin: Archivo de la oficina productora que rene su documentacin en trmite, sometida a continua utilizacin y consulta administrativa. Archivo central: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestin y rene los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trmite y cuando su consulta ha disminuido. Archivo histrico: Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestin, la documentacin que por decisin del correspondiente Comit de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigacin, la ciencia y la cultura.

Ciclo Vital de los Documentos de Archivo

Valor primario: Cualidad inmediata que adquieren los documentos desde que se producen o se reciben hasta que cumplen sus fines administrativo, fiscales, legales y/o contables. Valor permanente o secundario: Cualidad atribuida a aquellos documentos que, por su importancia histrica, cientfica y cultural, deben conservarse en un archivo.

GRACIAS