GESTION HUMANA CODIGO: GH-P-

001
PROCEDIMIENTO SELECCION, REGISTRO, VERSION: 1
EVALUACION Y APROBACION DE
PROVERDORES
PROXIMA REVISION: 2022-11-04

AUTORIZACIONES
ELABORADO POR: REVISADO POR: APPROBADO POR:
Cargo/ Nombre: Cargo/ Nombre: Cargo / Nombre:
Analista de Control Calidad Jefe Administrativo Director Técnico y
Vladimir Angulo Damaris Escobar San José Aseguramiento de Calidad
Tatiana Esguerra Contreras

Firma/Fecha: Firma/Fecha: Firma/Fecha:

1. OBJETIVO.

Este procedimiento tiene por objeto establecer los lineamientos para la selección,
aprobación, registros, evaluación y calificación de proveedores de tal manera que los
materiales comprobados contribuyan a la garantía de la calidad del proceso productivo y
garantizar el cumplimiento de los estándares de seguridad.
2. ALCANCE.

Este procedimiento aplica a todos los proveedores nacionales o internacionales que

suministran materiales y/o servicios utilizados para la fabricación de los productos
elaborados en Adnoc de Colombia y cuyos insumos tienen impacto en la calidad del
producto, los cuales pueden ser y sin limitarse a las siguientes clasificaciones.

 Materia prima.
 Material de envase.
 Material de Empaque.
 Servicios de análisis.
 Servicios de calibración y calificación.

3. RESPONSABLE:

1
3.1. El Gerente General es el responsable de garantizar los recursos necesarios estén
disponibles para cumplir con las actividades descritas en este procedimiento acorde
a lo definido en la directiva técnica y de aseguramiento de la calidad.
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PROVERDORES
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3.2. El director y de aseguramiento de calidad deben definir los requerimientos de calidad

que le aplican a cada categoría de proveedor, considerando los procesos y/o
actividades de la planta, los estándares de calidad que aplican, los recursos y la
utilización que se le darán a tales suministros, de igual forma es el responsable del
mantenimiento de la lista de proveedores vigentes utilizadas por la planta, y por la
comunicación de los requerimiento técnicos y de calidad con la dirección
administrativa.

3.3. El área administrativa es el responsable de asegurar que los requerimientos técnicos

y e calidad sean comunicados a los proveedores.

4. DEFINICIONES
4.1 PROVEEDOR
La organización que suministra una compañía, materias primas, material de
empaque, insumos de producción, elementos de aseo, elementos de papelería,
repuestos y maquinaria.

5. CONSIDERACIONES GENERALES
N/A.

6. ACTIVIDADES.

6.1 EVALUACION, APROBACION Y REGISTRO

6.1.1. El área administrativa envía al posible proveedor el registro y autoevaluación de

proveedores CS-P-001-R1, junto con un correo electrónico, solicitándole anexar
información general de la empresa, cámara de comercio, certificación BPM para el
caso de material primas, RUT, resolución de facturas (si está obligado a facturar) y
referencia bancaria, esta información debe ser enviada de vuelta en el plazo
máximo de 15 días.
6.1.2. Una vez recibida la documentación, el área administrativa la revisa constatando que
toda la información solicitada se encuentre anexa y verifica que el material
comprando cumpla con los requerimientos del material.
6.1.3. Siempre que se trate de compras de materias primas, material de empaque o

2
insumos de producción, la información técnica anexada a los documentos es
enviada por el área administrativa al gerente general y director técnico y de
aseguramiento de calidad, quien lo utiliza para evaluar los materiales ofrecidos. En
caso de consideración necesario, el director técnico y de aseguramiento de calidad,
coordina con el área administrativa la solicitud de muestras físicas.
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6.1.4. Después de revisada la información y/o evaluadas las muestras recibidas, el director
técnico y de aseguramiento de calidad, comunica al gerente general, la
conveniencia o no de comprar los materiales ofrecidos dependiendo de si cumplen o
no con las especificaciones requeridas dentro del proceso productivo.

NOTA: Siempre que sea factible, gerente general coordina una visita a la sede del
proveedor acompañado del director de aseguramiento de calidad y/o el usuario interno.
Para evaluar la veracidad de la información suministrada en el registro y autoevaluación de
proveedores.

6.1.5. Cumplido satisfactoriamente lo anterior, el área administrativa, realiza la inclusión en

la base de datos del listado de proveedores aprobados CS-P-001-R2 y junto al
director técnico y de aseguramiento de calidad clasificación el impacto en la calidad
del producto vigente y desde este momento queda incluido dentro de los
proveedores a seleccionar.

6.2 SELECCIÓN

6.2.1. El área administrativa inicia el producto de selección de proveedores de

acuerdo con los requerimientos de materiales con sus respectivas especificaciones
de calidad previamente aprobadas (principios activos, materiales de empaque
primario y secundario) o de servicios críticos (Almacenamiento, calificación, análisis
fisicoquímico o microbiológico, residuos) ejecutan según aplique las siguientes
actividades

Adnoc de Colombia cuenta con un listado de proveedores aprobados, con quienes

tiene actualmente una relación comercial.

6.2.2.

4. REFERENCIAS

3 NORMA INTERNACIONAL ISO 90001; 2015

 Ley 100 de 1993. Por medio el cual se reglamenta el Sistema General de Seguridad
Social en Salud.
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 Ley 1164 de 2007. Por medio de la cual se establecen disposiciones relacionadas

con los procesos de planeación, formación, vigilancia y control
del ejercicio, desempeño y ética del Talento Humano del área de la salud mediante
la articulación de los diferentes actores que intervienen en estos procesos.

 Código Sustantivo del Trabajo. Contiene la regulación para todo trabajador en el

territorio colombiano. Art. 62 y 63 literal b.

 Resolución 2003 de 2014. Componente de Habilitación, contiene el Estándar de

Talento Humano.

 Resolución 2646 de 2008. Por la cual se establecen disposiciones y se definen

responsabilidades para la identificación, evaluación, prevención, intervención y
monitoreo permanente de la exposición a factores de riesgo psicosociales en el
trabajo y para la determinación del origen de las patologías causadas por estrés
ocupacional.

5. CONTROL DE REGISTROS ASOCIADOS

IDENTIFICACION ALMACENAMIENTO Y RECUPERACION CONSERVACION

CODIGO NOMBRE VERSION RECUPERACIO PROTECCIO ARCHIVO TIEMPO TIEMPO DISPOSICION
N N ACTIVO INACTIVO FINAL
GH-P-001- Requisició 01 Por fecha y Físico en AZ Administrativa N/A N/A N/A
R1 n del código y digital en
personal nube
Dropbox
GH-P-001- Hoja de 01 Por fecha y Físico en AZ Administrativa N/A N/A N/A
R2 vida código y digital en
nube
Dropbox
GH-P-001- Entrega de 01 Por fecha y Físico en AZ Administrativa N/A N/A N/A
R3 dotación código y digital en
nube
Dropbox

6. HISTORICO DE CAMBIOS Y/O REVISIONES

VERSION FECHA APROBACION CAMBIO Y/O REVISION

001 2020-02-10 Creación de documento