Instructivo Zoho Projects

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Código: F2 IMP 11 Versión: 00 Fecha: 13/04/2020
INSTRUCTIVO ZOHO PROJECTS
19/05/2020
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INDICE
1. Gestión de tareas
1.1 Tareas
1.1.1 Tareas Secundarias
1.1.2 Tareas Recurrentes
1.1.3 Recordatorios
1.1.4 Horas de Trabajo
1.1.5 Lista de Tareas
1.2 Hitos
1.3 Dependencias
1.4 Kanban
1.5 Calendar
1.6 Detalle del Plan
2. Gestión de Proyectos Sociales
2.1 Fuente
2.2 Foros
2.3 Adición Inteligente
2.4 Chat
2.5 Transmisión de Actividades
2.6 Paginas
3. Gráficos e Informes
3.1 Diagrama de Gantt
3.2 Gráficos de Utilización de Recursos
3.3 Complemento Zoho Analytics
3.4 Informes de tareas
4. Seguimiento de Tiempo
4.1 Plantillas de horas trabajadas
4.2 Invoice
4.3 Horas planificadas
4.4 Calendar
5. Flujo de Trabajo y Seguimiento de Problemas
5.1 Problemas
5.2 Reglas empresariales
5.3 Notificaciones
5.4 SLA
6. Soportes ( Link de Videos)
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CARACTERISITICAS
1. Gestión de tareas
Divida un proyecto grande en partes que se manejen con facilidad. Asigne el trabajo a su equipo y especifique
las fechas de inicio y finalización. El progreso se puede revisar desde una variedad de ubicaciones a través
de la aplicación, incluido el panel.
1.1 Tareas
Asigne tareas a personas y realice un seguimiento a medida que las llevan a cabo. Establezca fechas de
vencimiento, prioridades y recordatorios. Si la tarea implica la realización de varias acciones, puede
descomponerla aún más en subtareas. Los propietarios de las tareas pueden registrar el tiempo dedicado
manualmente o utilizando un temporizador.
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1.1.1 Tareas secundarias

Si una tarea es demasiado compleja para gestionarla por sí misma, se puede dividir en subtareas. Asigne
cada subtarea a diferentes personas de su equipo.
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1.1.2 Tareas recurrentes

Puede configurar tareas recurrentes, como la elaboración de informes mensuales o la reserva de una sala
de reuniones semanales que pueden crearse y asignarse en Zoho Projects automáticamente.
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1.1.3 Recordatorios
Los propietarios de tareas pueden recibir recordatorios por correo electrónico el día de la fecha de vencimiento
o antes de esta.
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1.1.4 Horas de trabajo

Asigne horas a trabajadores para cada tarea que se deba completar. Por ejemplo, si tiene una jornada
laboral de ocho horas diarias, se pueden asignar cuatro horas a dos tareas cada una.
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1.1.5 Lista de tareas

Las tareas relacionadas se pueden agrupar juntas en una lista de tareas. Para un alto nivel de organización,
las listas de tareas también se pueden asociar con los hitos.
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1.2 Hitos
Una manera de organizar su proyecto basado en sus fases más significativas. Puede asignar un propietario del hito y
darle fechas de inicio y finalización.
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1.3 Dependencias
Si una tarea debe completarse antes que otra, se dice que la segunda tarea depende de la primera. Se pueden
utilizar las dependencias para controlar la secuencia en que se deben completar las tareas. Puede establecer
dependencias entre tareas o verlas en el diagrama de Gantt, o en una vista de dependencia dedicada.
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1.4 Kanban
El panel Kanban es una representación de tareas como tarjetas ubicadas en diferentes columnas. Las
columnas representan el porcentaje de tareas que están completas, la prioridad de estas o las listas de tareas
a las que pertenecen. Este es un gran lugar para reorganizar rápidamente las cosas con la función de arrastrar
y soltar, y para enterarse de lo que falló cuando se atrasa un proyecto.
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1.5 Calendar
Vea todos los hitos, las tareas y los errores en el calendario del proyecto. Programe eventos o reuniones para
mantener a todos los miembros del equipo en la misma página.
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1.6 Detalle del plan

Para obtener claridad y control sobre los proyectos más complejos, haga un desglose en partes más
pequeñas.
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2. Gestión de proyectos sociales

Los canales de medios de comunicación social facilitan tanto la colaboración que cualquiera puede hacerlo.
Reinventamos la gestión de proyectos sacada de las funciones sociales más útiles. Publique comentarios,
utilice “@” para mencionar gente y participe en debates en torno a los diferentes elementos de Projects, como
los hitos, los eventos y las tareas. Cada usuario obtiene una página de perfil que ofrece una secuencia de
actividades de sus labores.
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2.1 Fuentes
Las actualizaciones del proyecto aparecerán en la fuente para que todos sepan cómo están las cosas y qué
se ha completado. Publique estados en la fuente para hacer anuncios a todo el equipo y alentar las opiniones
o ideas en los comentarios.
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2.2 Foros
Este es un lugar para publicar ideas más largas y tener discusiones más detalladas. Clasifique estos temas
en carpetas y monitoree los temas más importantes. Esta es una gran manera de reducir el tiempo dedicado
a reuniones y de mantener a su equipo coordinado, especialmente si algunas personas trabajan de manera
remota.
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2.3 Adición inteligente

Agregue de todo, tareas, hitos, estados, documentos, foros, eventos o errores, desde un único lugar. Los
archivos o documentos adjuntos se pueden arrastrar y soltar justo aquí.
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2.4 Chat
Las actividades de sus compañeros de equipo en un proyecto se muestran en una vista de línea de tiempo
para que pueda obtener rápidamente información actualizada sobre lo que sucedió en un período. Esto
también le proporciona una pista de auditoría de las actividades del proyecto.
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2.5 Transmisión de actividades

Las actividades de sus compañeros de equipo en un proyecto se muestran en una vista de línea de tiempo
para que pueda obtener rápidamente información actualizada sobre lo que sucedió en un período. Esto
también le proporciona una pista de auditoría de las actividades del proyecto.
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2.6 Páginas
Cree un archivo de información sobre su proyecto para compartirlo con todo el equipo. Incluso los recién
llegados al equipo pueden ponerse al día y comenzar a contribuir inmediatamente.
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3. Gráficos e informes
Visión detallada sobre el progreso de su equipo que le permite saber dónde están las dificultades para que
pueda tomar medidas al respecto.
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3.1 Diagrama de Gantt
Vea cómo sus planes se han atrasado respecto del estado actual del proyecto. Si sus planes cambian,
también vea las dependencias entre tareas. Si el plan cambia, puede realizar modificaciones en el gráfico
mismo.
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3.2 Gráfico de utilización de recursos
En un instante, puede descubrir quién de su equipo tiene tiempo de sobra, quién está totalmente ocupado y
quién está sobrecargado. Asegúrese de que sus recursos estén interesados de manera óptima en todo
momento.
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3.3 Complemento Zoho Reports
El complemento de análisis avanzado viene con más de 50 informes que le proporcionan información
detallada sobre sus proyectos. Si aún no es suficiente, también puede diseñar y ver sus propios informes
personalizados.
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3.4 Informes de tareas
Vea los informes de tareas agrupados por estado, hito, prioridad, propietario y porcentaje completado. Además, cree sus
propios informes personalizados.
4. Seguimiento de tiempo
¿A dónde se va el tiempo? Averígüelo con nuestra función de seguimiento de tiempo. Registre el tiempo que
su equipo ha dedicado a la planilla de horas trabajadas, determine las horas facturables y no facturables, y
envíe facturas a los clientes.
4.1 Planillas de horas trabajadas

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Las horas de los miembros del equipo se registran aquí. Las planillas de horas trabajadas son útiles para
realizar la facturación a sus clientes con precisión, mantener el seguimiento del ritmo del proyecto e identificar
los obstáculos.
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4.2 Invoice
La integración de Zoho Invoice permite convertir las planillas de horas trabajadas en facturas y enviarlas
directamente a sus clientes.
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4.3 Horas Planificadas
Para mejorar las estimaciones de tiempo, compárelas con el tiempo real que tarda en completarse. Ya que
cada proyecto se divide en tareas, puede resaltar exactamente el lugar donde los cálculos son débiles o
fuertes.
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4.4 Calendar
Esto no es solo un lugar para planificar eventos. Aquí, también puede ver la propagación de tareas, hitos y
errores en los días que se acercan.
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5. Flujo de trabajo y seguimiento de problemas

Registre los problemas rápidamente y abórdelos con facilidad. Obtenga una vista consolidada de todos los
problemas y realice un seguimiento del progreso mediante los informes. Automatice las tareas rutinarias y
personalice la interfaz según sus necesidades.
5.1 Problemas
Envíe errores fácilmente con detalles como la clasificación y las opciones de recordatorio. Importe errores de
otros rastreadores o expórtelos en las hojas de cálculo. Cree vistas personalizadas para centrarse en los
errores de su proyecto más sensibles respecto del tiempo. Realice un registro de las horas con cada problema
y revise el estado con los informes.
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5.2 Reglas Empresariales

Manténgase informado mediante correos electrónicos automatizados cuando se cree o se actualice un
problema durante eventos. La configuración de reglas empresariales le permite, una vez que se active la
regla, actualizar los detalles del problema, notificar a las aplicaciones de terceros a través de webhooks y
realizar cualquier lógica comercial necesaria con el uso de funciones personalizadas. Para cumplir con los
términos del acuerdo que se tiene con los clientes, automatice el SLA.
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5.3 Notificaciones
Registre problemas directamente desde sitios web externos. Defina sus propios campos y estados para
ajustar sus requisitos. Establezca sus propios flujos de trabajo y vincule los problemas relacionados para un
mejor funcionamiento de los proyectos. Adapte sus correos electrónicos para incluir la información exacta que
desea que sepan sus destinatarios.
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5.4 SLA
Establezca los objetivos que desea alcanzar, especifique cuándo se deben realizar escalamientos y para
quién, y asegúrese de que sus garantías se cumplan.
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6. Soportes (Link de Videos)
Inductivo Zoho (Página Principal de Zoho)

https://www.zoho.com/es-xl/projects/?zmc=zoho-faireft=ohome
Zoho Projects Gestionar tareas online

https://www.youtube.com/watch?v=ArJ8L1783Ps
¿Cómo usar Zoho Projects?

https://www.youtube.com/watch?v=PVsDujTMWFM
Navegación Principal Zoho Projects

https://www.youtube.com/watch?v=9MLhZBRtfuc&list=PLmn9lBfVfGnhExWDoh3-AsW6kOOigWzaT
Creación de un Proyecto
https://www.youtube.com/watch?v=QlSZFhS4TSc&list=PLmn9lBfVfGnhExWDoh3-AsW6kOOigWzaT&index=2
Zoho Projects creación de hitos, listado de tareas y tareas

https://www.youtube.com/watch?v=B6fUISM57tY&list=PLmn9lBfVfGnhExWDoh3-AsW6kOOigWzaT&index=3
Zoho Projects - Otras formas de crear tareas y uso del Gantt

https://www.youtube.com/watch?v=tDNemPD_6f0&list=PLmn9lBfVfGnhExWDoh3-AsW6kOOigWzaT&index=4

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1.1.1 Tareas secundarias

1.1.2 Tareas recurrentes

1.1.4 Horas de trabajo

1.1.5 Lista de tareas

1.6 Detalle del plan

2. Gestión de proyectos sociales

2.3 Adición inteligente

2.5 Transmisión de actividades

3.1 Diagrama de Gantt

3.2 Gráfico de utilización de recursos

3.3 Complemento Zoho Reports

3.4 Informes de tareas

4.1 Planillas de horas trabajadas

4.3 Horas Planificadas

5. Flujo de trabajo y seguimiento de problemas

5.2 Reglas Empresariales

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