AGESIC

Oficina de Proyectos

Gua Metodolgica para la Gestin de Proyectos

Historial de Revisiones
Fecha Versin Descripcin Autor
01/01/09 1 Versin inicial PMO
01/01/10 2 Versin revisada PMO
PMO-
02/14/13 3 Se unifica la gestin y registro de interseados
Tecnologa
Se mejora la redaccin y organizacin de este archivo.
Se elimina el detalle de las planillas de cada tema en este archivo dado que ya
est en las plantillas.
Se agrega la nomenclatura y ubilacin del proyecto en el portafolio
Se agrega el sub-proceso de gestin de riesgos
Se agrega el ROI durante la planificacin del proyecto.
12/05/13 4 Directorio: se agrega rol en el proyecto. Se agrupan en una planilla con PMO
diferentes hojas los documentos: Directorio, Interesados, Comunicaciones y
Matriz RACI
Se agrega Aprobado por en el control de cambios y reas de conocimietno
relacionadas, observaciones y palabras clave de bsqueda en Lecciones
Aprendidas. Se unifica Incidentes, Control de Cambios y Lecciones Aprendidas en
una planilla con 3 hojas.
Ajustes varios de formatos
Actualizacin cuadro de Proceso de Gestin de Proyectos, redaccin de prrafo
11/11/14 5 PMO
siguiente acorde a los cambios del cuadro (pg. 5).
Actualizacin documentacin asociada (Gestin de Cambios)

Nombre actual del archivo: 368332589.odt

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 INVENTARIO DE DOCUMENTOS

ndice
NOMENCLATURA DE DOCUMENTOS.........................................................................3
Proceso de Gestin de Proyectos..................................................................................4
Resumen Ejecutivo .......................................................................................................9
Acta de Constitucin del Proyecto ................................................................................9
Declaracin de Alcance del Proyecto.............................................................................9
Gestin de cambios.....................................................................................................10
Directorio, Interesados, Comunicaciones, Matriz RACI................................................10
Cronograma................................................................................................................. 11
EDT Estructura de desglose del trabajo....................................................................12
Presupuesto ................................................................................................................ 12
Anlisis de Riesgos......................................................................................................12
Cambios, Incidentes y Lecciones Aprendidas..............................................................13
Plan de proyecto ........................................................................................................14
Informe de cierre.......................................................................................................... 14
Otros Documentos.......................................................................................................15
0Actas de reuniones.................................................................................................15
1Informes de avance................................................................................................15
2Registro de horas ..................................................................................................16
3Glosario.................................................................................................................. 16

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 INVENTARIO DE DOCUMENTOS

NOMENCLATURA DE DOCUMENTOS
La AGESIC ha elaborado recomendaciones de formatos de archivo a utilizar en las
aplicaciones de ofimtica por el Estado uruguayo. Todos los documentos referidos en
esta Gua Metodolgica deben seguir dicha norma. Esta norma recomienda la
adopcin de una poltica de almacenamiento e intercambio de documentos en medios
digitales, y el apoyo y asesoramiento a los organismos pblicos en la implementacin
y seguimiento de esta poltica.
Dicho documento propone utilizar los estndares abiertos ODF y PDF para la creacin,
almacenamiento e intercambio de documentos de ofimtica dentro de las instituciones
estatales y en su relacin con el resto de la sociedad.
En particular la nomenclatura de los documentos es:
{id_doc}_{nombre corto del proyecto}_{texto estndar}_v{nmero de versinXX}.{ext}

El identificador de documento ser de dos cifras.

El nombre corto tendr hasta 8 caracteres y ser un identificatorio de los documentos
del proyecto.
El texto estndar identifica el contenido del documento y es uno de los que se indican
ms abajo.
El nmero de versin se inicia en 01.
El formato de archivo de documentos aprobados debe ser PDF.
En el caso de documentos en elaboracin se deben utilizar formatos de Open
Document. Slo en caso de intercambiar documentos de trabajo con otras
Instituciones se puede utilizar temporalmente formatos propietarios.
Se detallan a continuacin las extensiones de archivos OASIS:
Documentos / plantillas
Tipo de fichero Extensin
Texto .odt
Hoja de clculo .ods
Presentacin .odp
Dibujo .odg
Grfica .odc
Frmula matemtica .odf
Imagen .odi
Documento maestro .odm

Todos los documentos de la PMO para los cuales existe un formulario estndar,
contienen los tem que los proyectos de porte mediano requieren. Los mismos deben
ser instanciados al proyecto particular, y es posible que algunos de los ttulos deben
ser eliminados porque no corresponde su descripcin.

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 INVENTARIO DE DOCUMENTOS

PROCESO DE GESTIN DE PROYECTOS

El siguiente diagrama representa el proceso de gestin de proyectos1:

Participan tres roles en el proceso: Gerente de Proyecto (PMO), PMO Transversal y

PMO Federada o del proyecto. A continuacin se detallan cada uno de los pasos del
proceso para cada rol. Lo que sigue est basado en el ingreso de informacin en
Siges2 (Sistema de Seguimiento y Control del Portafolio: https://siges.agesic.gub.uy),
en particular se resaltan los temas puntuales de la Metodologa.

1. Gerente de Proyecto (PM):

1.1. Solicitud de Alta: El Gerente de Proyecto mediante un formulario solicita el
alta de su proyecto ingresando la siguiente informacin:
rea de la Organizacin responsable del Proyecto (por defecto el rea del PM)
Nombre del Proyecto (segn los estndares establecidos por la organizacin)
Adjunto Gerente (otro usuario que tendr los mismos permisos que el PM para
el proyecto)
Sponsor del Proyecto
El usuario que est realizando la solicitud queda automticamente como
1
En el caso de contar con una Estructura de PMO Federada, de no contar con la
misma la PMO asume las actividades de las PMO Federadas.
2
SIGES es un Sistema de Informacin para la Direccin de Proyectos, aqu se
establecen las funcionalidades mnimas para poder gestionar la metodologa y
desempear los roles establecidos.
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 INVENTARIO DE DOCUMENTOS

Gerente del Proyecto, el PM no podr modificar este dato

En caso que el proyecto pertenezca a un programa se deber indicar a cual
(el programa deber estar previamente activado en el sistema)
En caso que el proyecto pertenezca a un programa ingresar el peso que el
proyecto tendr dentro del programa
Permisos de Lectura: podr indicar qu reas pueden ver la informacin y qu
reas no pueden ver la informacin del proyecto. Esto solamente aplica para
usuarios comunes (ver ms adelante la definicin de roles)
Esta accin dispara una solicitud a la PMO Transversal para que configure y
apruebe el proyecto (3.1).
1.2. Inicio: carga la informacin de Inicio del Proyecto:
Objetivo
Pblico Objetivo
Involucrados (ver especificacin ms adelante)
Metodologa: Resumen ejecutivo o, Acta de Constitucin y Alcance del
Proyecto
Situacin Actual3 (texto)
Una vez cargada la informacin de Inicio el PM realizar una solicitud a la PMO
Transversal para pasar el proyecto a Planificacin (2.2).
1.3. Planificacin: carga la informacin de Planificacin del Proyecto:
Metodologa: Involucrados, Matriz RACI y Comunicaciones
Metodologa: Riesgos
Metodologa: Cronograma, Productos4 y EDT
Metodologa: Presupuesto
Metodologa: Clculo del ROI (xx_MetodologiaROI_vxx.pdf,
Herramienta_vxxxxxxxxxxxxx.xlsb)
Situacin Actual5 (texto)
Una vez cargada la informacin de Planificacin el PM realizar una solicitud a la
PMO Transversal para pasar el proyecto a Ejecucin (3.3).
1.4. Ejecucin: carga la informacin de Ejecucin del Proyecto:
Metodologa: Mantener actualizada la informacin del proyecto: Riesgos,
Situacin Actual, Entregables (% avance, inicio y fin o duracin 6), documentos,
facturas conformadas (pagos) y productos7.

Este texto debe reflejar la situacin actual respecto a las metas, avance y prospectiva del Proyecto.
3

En caso de tenerlos
4

Este texto debe reflejar la situacin actual respecto a las metas, avance y prospectiva del Proyecto.
5

Esto se hace en el mdulo CRONOGRAMA del SIGES.

6

7
En caso de haberlos cargado
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 INVENTARIO DE DOCUMENTOS

Metodologa: En caso que haya algn cambio que impacte en el cronograma,

alcance o presupuesto iniciar una solicitud de cambio a travs del proceso
de gestin de cambios, utilizando el template
04_XXX_SolicitudCambio_vxx.odt para realizar la solicitud y el template
11_XXX_Cambios_incidentes_LA_vxx.ods para el registro y gestin de las
solicitudes de cambio
Metodologa, Lecciones Aprendidas: Durante la ejecucin se debe ir
actualizando el documento de Lecciones Aprendidas. Al solicitar el cierre, la
PMO Federada deber procesar dicho documento y cargar la Lecciones
Aprendidas en el repositorio general de Lecciones Aprendidas.
Cierre del Proyecto:
Cierre Completo: Una vez finalizada la Ejecucin del proyecto (esto implica
como mnimo cerrar todos los pagos, entregables, registrar las Lecciones
Aprendidas y actualizar la situacin actual) el PM solicitar el cierre del
proyecto lo cual disparar la peticin a la PMO Federada (2.4).
Cierre con temas pendientes: En caso que no se haya realizado el 100%
del alcance definido para el proyecto, por lo que podrn quedar entregables
y/o pagos sin cerrar, el PM deber cargar las Lecciones Aprendidas y
explicar la situacin en la situacin actual del proyecto. Esto disparar la
peticin a la PMO Federada para que cierre el Proyecto (2.4).
1.5. Realiza el Seguimiento y Control a nivel del Proyecto. Como parte de este
trabajo es modificar la duracin y fechas de los entregables en caso que se
requiera (el sistema los comparar con la ltima lnea base), gestionar los
riesgos, comunicaciones, interesados, presupuesto, etc.
2. PMO Federada:
2.1. Configuracin y Activacin del Proyecto: Una vez notificada por la PMO
Transversal, la PMO Federada configura la siguiente informacin para el
Proyecto:
Podr modificar el Gerente de Proyecto y Adjunto Gerente
Deber establecer (y lo podr modificar durante la vida del proyecto) los
tiempos de actualizacin, semforo utilizado para cuando la informacin no
est actualizada en 2 niveles (amarillo y rojo)
Metodologa: Configurar la metodologa exigida para el proyecto segn
el grupo de procesos en que el proyecto se encuentre (Inicio,
Planificacin, Ejecucin, Cierre)
Deber ingresar el Presupuesto aprobado para el proyecto, la fuente de
financiamiento y la moneda (deglosado en cada uno de estos componentes).
Configura las notificaciones a utilizar para el proyecto
Esta accin activar el proyecto y le enviar la correspondiente notificacin al
PM y a la PMO Transversal.
2.2. Replanificacin: En caso de necesitar una replanificacin, la PMO Federada
deber hacer una solicitud a la PMO Transversal. Como parte de dicha

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 INVENTARIO DE DOCUMENTOS

solicitud se deber ingresar la siguiente informacin:

En primer lugar la PMO Federada deber indicar si desea guardar una copia
de la lnea base actual. En caso de seleccionar esta opcin, deber ingresar un
texto explicativo sobre la replanificacin. Para la primer replanificacin, es
decir, en el caso que haya una sola lnea base el sistema no permitir elegir si
se desea guardar una copia, lo marcar como seleccionado y no dejar
modificar esta opcin.
Esta accin disparar una notificacin a la PMO Transversal para que esta
pase el proyecto a Planificacin.
2.3. Cancelar el proyecto: En caso de querer eliminar el proyecto, la PMO
Federada del Proyecto enviar la peticin a la PMO Transversal (3.4).
2.4. Cierre del Proyecto: Cuando el PM realiza la solicitud de cierre del proyecto,
la misma le llegar a la PMO Federada. La PMO Federada deber realizar lo
siguiente:
Verificar que estn todos los tems del proyecto cerrado. En caso que falten
temas por cerrar, verificar que est la explicacin correspondiente en la
situacin actual del proyecto
Verificar que se haya cumplido la metodologa exigida para el proyecto
Verificar que el PM haya registrado las Lecciones Aprendidas del proyecto
Procesar las Lecciones Aprendidas del proyecto cargadas por el PM y
alimentar el repositorio general de Lecciones Aprendidas
Una vez realizadas estas acciones deber enviar la solicitud de cierre a la
PMO Transversal (3.5).
2.5. Seguimiento y Control: La PMO Federada realizar el Seguimiento y Control
del Proyecto con la colaboracin del PM con el objetivo de colaborar con el
Seguimiento y Control del Portafolio.
3. PMO Transversal:
3.1. Configuracin y aprobacin del proyecto: La PMO Transversal configura el
proyecto y en tal caso podr modificar la informacin ingresada en el paso 1.1
por el PM. Una vez configurado lo aprueba. La informacin a configurar por la
PMO Transversal es la siguiente:
Podr modificar toda la informacin cargada por el PM en 1.1
Deber establecer la PMO Federada del proyecto (debe ser un usuario del
sistema con rol de PMO Federada)
Cargar la informacin relativa a la clasificacin del proyecto asocindole
reas temticas. Se trata de un sistema de tags que se crearn en la
Administracin del sistema, donde la PMO Transversal podr asociar algunos
de ellos al proyecto. El objetivo es poder realizar bsquedas o filtros por
determinado tag o tema.
Metodologa: La PMO Trasnversal y la PMO Federada podrn configurar la
metodologa exigida para el proeycto en funcin de la complejidad y tipologa

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 INVENTARIO DE DOCUMENTOS

del mismo. En caso de no configurarla, el sistema tomar la configuracin por

defecto.
Una vez la PMO Transversal apruebe el proyecto, el sistema le enviar una
notificacin a la PMO Federada para que configure lo que corresponda y active
finalmente el proyecto (2.1). Luego de este paso el proyecto continuar oculto
(solamente visible para las PMOs) hasta que la PMO Federada lo active.
3.2. A la PMO Transversal le llega la solicitud y mueve el proyecto a Planificacin.
Se requiere el comienzo de las actividades de Planificacin del Proyecto.
3.3. A la PMO Transversal le llega la solicitud y mueve el proyecto a Ejecucin.
En este momento el sistema toma el cronograma cargado por el PM como la
lnea base del proyecto. En caso que el proyecto haya estando antes en
Ejecucin, es decir, se haya replanificado, esta nueva lnea base ser la lnea
base activa del proyecto y la anterior se guardar como histrico. Esta accin
le disparar una notificacin al PM y a la PMO Federada.
3.4. La PMO Transversal recibe la solicitud y cerrar el proyecto. Para esto es
necesario que la PMO Federada haya procesado las Lecciones Aprendidas.
En caso que al proyecto le haya quedado algn tem por cerrar (por ejemplo:
un pago, un entregable) porque no se realiz y que esto est debidamente
documentado en la situacin actual, la PMO Transversal lo cerrar de todas
formas. Esta accin le disparar una notificacin al PM y a la PMO Federada.
3.5. En caso que la PMO Federada lo solicite, la PMO Transversal podr borrar el
proyecto.
3.6. La PMO Transversal realizar el Seguimiento y Control del proyecto con el
apoyo de la PMO Federada y el PM como parte del Seguimiento y Control del
Portafolio.

El fin de mostrar el detalle del proceso de gestin de proyectos es que se comprenda

cmo y dnde encajan los diferentes elementos de la metodologa. A modo de
resumen segn el grupo de procesos en que el proyecto se encuentre, la metodologa
se deber trabajar de la siguiente forma (se explica el caso por defecto, podr variar
dependiendo de cmo la configure la PMO Federada en cada caso):

Inicio

PMO Transversal: chequea la nomenclatura del proyecto y comunica la

ubicacin del mismo (dependencias y necesidades)
PM: Resumen Ejecutivo o Acta de Constitucin + Alcance del Proyecto

Planificacin

PM: Cronograma
PM: Interesados
PM: Anlisis de Riesgos, Presupuesto
PM: Indicadores y metodologas para la medicin del impacto del proyecto en
tiempo y costo para el Estado y la Ciudadana, clculo del ROI.

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 INVENTARIO DE DOCUMENTOS

Ejecucin

PM: Actualizacin del cronograma en % de avance por tarea y estimacin de

nuevas fechas para las tareas no termiandas.
PM: Actualizacin de riesgos, al menos 1 vez al mes
PM: Actualizacin de los pagos (aprobar el pago cuando llegue en forma
correcta la correspondiente factura) y/o actualizacin de la fecha estimada de
pago e importe en caso que sea necesario.
PM: Actualizar el sistema en todo lo que corresponda.
PM: Lecciones Aprendidas: mantener actualizado el documento de lecciones
aprendidas

Solicitud de Cierre: luego que el PM solicita el cierre del proyecto

PMO Federada: Procesar el log de Lecciones Aprendidas del proyecto

alimentando el repositorio central de la organizacin de Lecciones Aprendidas

RESUMEN EJECUTIVO
El resumen ejecutivo es un breve anlisis de los aspectos ms importantes del
proyecto y es lo primero o a veces nico que lee el pblico en general.
En pocas palabras, es un breve documento donde se debe describir el producto o
servicio a entregar el objetivo y pblico objetivo, bajo qu meta estratgica se enmarca
el proyecto y luego un breve resumen de los principales hitos o entregables,
presupuesto, riesgos y dependencias.
En general en la metodologa el Resumen Ejecutivo sustituye al Acta de Constitucin y
Documento de Alcance del Proyecto.
El Resumen Ejecutivo est orientado a pblico en general por lo que su relato debe
tener en cuenta esta situacin (debe ser comprensible para pblico en general). La
plantilla de este documento es la siguiente:
01_XXX_Resumen_Ejecutivo_vxx.odt

ACTA DE CONSTITUCIN DEL PROYECTO

El objetivo principal de este documento es reconocer formalmente la existencia del
proyecto e identificar al Director del mismo. La responsabilidad sobre su contenido es
de quien acta como Patrocinador.
Su elaboracin es una instancia formal de transferencia de conocimiento entre ambos.
El acta de constitucin, a diferencia del Resumen Ejecutivo le da un tono ms formal a
la existencia del proyecto.
Este documento no debe exceder las 2-3 pginas, su plantilla es la siguiente:
02_XXX_Acta_de_Constitucion_vxx.odt

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 INVENTARIO DE DOCUMENTOS

DECLARACIN DE ALCANCE DEL PROYECTO

La Declaracin del alcance del proyecto contiene la descripcin del alcance del
proyecto. El proceso de desarrollar el enunciado del Alcance del Proyecto aborda y
documenta las caractersticas y los lmites del proyecto, y sus productos y servicios
relacionados, as como los criterios de aceptacin acordados. Se debe incluir los
elementos que NO incluye el alcance del proyecto con el objetivo de evitar posibles
malentendidos durante la ejecucin del mismo.

La plantilla para este documento es la siguiente:

03_XXX_Alcance_vxx_vxx.odt

GESTIN DE CAMBIOS

En caso que durante la ejecucin del proyecto ocurran cambios que impacten en el
presupuesto, cronograma y/o alcance, el Gerente de Proyecto debe iniciar una solicitud
de cambio en el proceso de gestin de cambios utilizando la plantilla
04_XXX_SolicitudCambio_vxx.odt.
La gestin de las Solicitudes de Cambio se realiza a traves del archivo
11_XXX_Cambios_incidentes_LA_vxx.ods, que debe ser actualizado mensualmente.

DIRECTORIO, INTERESADOS, COMUNICACIONES, MATRIZ RACI

Un mismo archivo centraliza todos estos temas ya que de por s estn muy
relacionados.
El Directorio de Proyecto o Agenda es un documento que registra todos los contactos
de inters para el proyecto: nombre de la persona de contacto, el nombre de la
Organizacin a la que pertenece la persona, su correo electrnico, telfonos fijos y
mviles, la direccin fsica y las Observaciones a tener en cuenta.
Interesados (Stakeholders): Los interesados son todas aquellas personas u
organizaciones que se pueden ver afectados por el proyecto o las actividades de la
ejecucin del proyecto tanto en forma negativa como positiva. Es fundamental para el
xito del proyecto identificarlos y gestionar la comunicacin en base a una estrategia
definida con el objetivo de maximizar los interesados positivos y minimizar y en lo
posible hacer cambiar de parecer a los interesados negativos.
El objetivo de este documento es identificar a los interesados, determinar sus
requisitos y expectativas y, en la medida de lo posible, gestionar su influencia en
relacin con los requisitos para asegurar un proyecto exitoso.
Se describe en una matriz la Identificacin de interesados, pudiendo elaborarse un
cuadro inicial con la siguiente informacin: Identificacin de Interesados, sus
expectativas y que grado de influencia que tienen en el proyecto.

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 INVENTARIO DE DOCUMENTOS

La Matriz de Comunicaciones refleja todas las comunicaciones efectuadas durante el

transcurso del proyecto registrando: la fase en que debe realizarse, con que
frecuencia, informacin a comunicar, responsable, etc. Es un documento
especialmente importante teniendo en cuenta que la mayor causa de fracaso en los
proyectos se debe a problemas de comunicacin.

La Matriz RACI es una matriz de asignacin de responsabilidades y se usa para

ilustrar las conexiones entre el trabajo que debe realizarse y los miembros del equipo
del proyecto. El nombre que recibe el diagrama (RACI) es debido a que los nombres
de los roles que se documentan son:
Responsible (Responsable) - Responsable de Ejecucin - La o las personas
responsables de que el trabajo est hecho.
Accountable (Responsable Directo) - Responsable de Cumplimiento Slo una
(1) persona puede ser responsable directo de cada tarea.
Consult (Consultado) Aquellas personas a quienes se les consulta porque
participan en la planificacin y la toma de decisiones de la tarea.
Inform (Informado) Las personas a las cuales se les debe informar
peridicamente el estado de progreso de la tarea, las decisiones, y otras
informaciones relacionadas a coordinar el trabajo y facilitar la colaboracin.

En el eje horizontal se especifican las personas o el grupo de personas y en el eje

vertical se especifican las actividades a asignar. Los valores que definen el rol
asignado son R, A, C e I. Es una buena prctica en las columnas especificar los roles
dado que las personas pueden cambiar durante el proyecto y a la vez, en el directorio
aclarar el rol de cada persona. Debe estar elaborado el cronograma del proyecto
previamente a la construccin de la Matriz RACI.

Este documento es de carcter reservado, para uso del Director de Proyecto y un

equipo reducido de miembros, su planilla es:
05_XXX_Interesados_Comunicaciones_RACI_vxx.ods

CRONOGRAMA

El desarrollo del Cronograma del proyecto es un proceso iterativo, determina las

fechas de inicio y finalizacin planificadas para las actividades del proyecto. El
desarrollo del cronograma exige que se revisen y se corrijan las estimaciones de
duracin y las estimaciones de los recursos para crear un cronograma del proyecto
aprobado que pueda servir como lnea base con respecto a la cual poder medir el
avance. En lo que respecta al cronograma, este hito podra ser el punto de inflexin
entre la planificacin y la ejecucin del proyecto.

El desarrollo del cronograma contina a lo largo del proyecto, a medida que el trabajo
avanza, el plan de gestin del proyecto cambia, y los eventos de riesgo anticipados

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 INVENTARIO DE DOCUMENTOS

ocurren o desaparecen al tiempo que se identifican nuevos riesgos. En general el

Cronograma se representa mediante un diagrama de Gantt.

Recomendamos la utilizacin de la herramienta ProjectLibre que se puede obtener en

http://www.projectlibre.org/.

Documento a generar:
06_XXX_Cronograma_vxx.pod

EDT ESTRUCTURA DE DESGLOSE DEL TRABAJO

La EDT es una descomposicin jerrquica, orientada al producto entregable, del

trabajo que ser ejecutado por el equipo del proyecto, para lograr los objetivos del
proyecto y crear los productos entregables requeridos. Organiza y define el alcance
total del proyecto, subdivide el trabajo del proyecto en porciones de trabajo ms
pequeas y fciles de manejar, donde cada nivel descendente representa una
definicin cada vez ms detallada del trabajo del proyecto.

La descomposicin es la subdivisin de los productos entregables de un proyecto en

componentes ms pequeos y fciles de manejar.

La EDT puede ser gestionada a partir del cronograma, utilizando Project, Open Project
o Project Libre utilizando la vista WBS (el tal caso se solicita imprimirla en pdf y subirla
al sistema como EDT) o utilizando la siguiente plantilla:
06_XXX_EDT_vxx.odt

PRESUPUESTO

El documento de Presupuesto contiene todos los costos del Proyecto. Enumera

determinada informacin que debe ser adaptada a cada proyecto, no siendo siempre
vlida la descripcin del formulario modelo. En caso que no se utilice el mdulo de
presupuesto del sistema de seguimiento y control del portafolio y se solicite se deber
utilizar la siguiente plantilla:
08_XXX_Presupuesto_vxx.ods

ANLISIS DE RIESGOS

El documento de Anlisis de Riesgo tiene como objetivo la Gestin de los Riesgos del
Proyecto con el fin de aumentar la probabilidad y el impacto de los eventos positivos, y
disminuir la probabilidad y el impacto de los eventos adversos para el proyecto.

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 INVENTARIO DE DOCUMENTOS

El Anlisis de Riesgo est comprendido por una Lista de Riesgos que registra todos
los riegos con los siguientes detalles de cada uno: una descripcin que lo identifica, la
fecha de registrado, la probabilidad de ocurrencia, el impacto de su ocurrencia y el
ndice de riesgo que se calcula automticamente a partir de los campos anteriores.
Tener el cuenta que dicho valor debe ser menor a 100 %. Luego aparece el efecto que
produce en la fase el proyecto, la estrategia de mitigacin, evento disparador que
nos permite anticipar su ocurrencia y el plan de contingencia asociado.

En la hoja 2 aparece una matriz grfica, que permite visualizar grficamente el nivel
de riesgo tiene el proyecto tomando como indicadores la probabilidad de ocurrencia
del riesgo y el grado de impacto que produce en el proyecto de acuerdo a los criterios
definidos.

Los indicadores que interesan en la gestin de riesgos de un proyecto son los

siguientes:
ndice de Riesgo del proyecto = promedio del impacto/probabilidad de cada
riesgo detectado. Este indicador ilustra el grado de exposicin al riesgo del
proyecto.
Cantidad de Riesgos altos: Cantidad de riesgos identificados que tienen una
probabilidad de ocurrencia alta y un impacto alto en el proyecto. Estos son los
riesgos ms importantes del proyecto.
Fecha de actualizacin de la planilla de riesgos: Interesa que la misma sea
revisada y actualizada al menos una vez por mes.

Si bien el ndice puede ser bajo, el proyecto puede tener unos pocos riesgos altos que
tendrn que ser seguidos de cerca dado que algunos de ellos podra hacer fracasar al
proyecto. Es por esto que tambin interesa el segundo indicador. Por otro lado, la
gestin de riesgos es una tarea viva a lo largo de la vida del proyecto, los riesgos se
van moviendo en probabilidad/impacto y van surgiendo nuevos riesgos. En caso que
este trabajo no se realice durante la ejecucin o se deje pasar mucho tiempo se corre
el peligro de no tener gestionados los riesgos, por lo tanto tambin interesa la fecha de
actualizacin del anlisis de riesgos.
Desde la versin 4.0 de la metodologa, se estableci e implant en la organizacin un
sub-proceso de gestin de riesgos avanzado que se detalla en el archivo
09_XXX_ProcesoGestionRiesgos_vxx.xls

La plantilla para gestionar los riesgos del proyectos es la siguiente:

09_XXX_Riesgos_vxx.ods y 09_XXX_Riesgos_vxx.xlsx

CAMBIOS, INCIDENTES Y LECCIONES APRENDIDAS

Se unifican los tres temas en una planilla con tres hojas.

Cambios: Como se estableci anteriormente, se utilizar el proceso de gestin de

cambios definido en la organizacin. El objetivo en esta instancia es que el Gerente de
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 INVENTARIO DE DOCUMENTOS

Proyecto lleve un registro de todas las solicitudes de cambio independientemente si

fueron aprobadas o no. Cada registro debe tener un hipervnculo al archivo de solicitud
de cambio. La hoja Control de Cambios debe utilizarse para esta finalidad. Para
realizar las solicitudes de cambio se usa el template:
04_XXX_SolicitudCambio_vxx.odt

Incidentes: se debe enumerar una descripcin breve del incidente, la fecha de

ocurrencia, el estado, comentarios pertinentes, el responsable, fecha lmite y la fecha
de resolucin. Esta planilla es la bitcora del da a da del proyecto. Algunos incidentes
dispararn solicitudes de cambio dependiendo del impacto que tengan sobre el
proyecto. Antes de finalizar el proyecto, el Gerente de Proyecto debe apoyarse en los
incidentes para elaborar las Lecciones Aprendidas que luego sern procesadas por la
PMO Federada y volcadas al repositorio central de la organizacin. Se debe utilizar la
hoja Incidentes para este fin.

Lecciones Aprendidas: Previo a solicitar el cierre del proyecto, el Gerente de

Proyecto en base al registro de incidentes deber generar las lecciones aprendidas.
Para cada una deber indicar la categora (a evitar o a repetir), la descripcin, la fecha
de ocurrencia, las reas de conocimiento afectadas, observaciones y asociarle
palabras clave de bsqueda.
La plantilla para el registro de cambios, los incidentes y las Lecciones Aprendidas es la
siguiente:
11_XXX_Cambios_incidentes_LA_vxx.ods

PLAN DE PROYECTO
El Plan de Proyecto es un documento formalmente aprobado que define cmo se
ejecuta, supervisa y controla un proyecto.
El mismo debe ser instanciado especialmente de acuerdo a las caractersticas del
proyecto, teniendo especial cuidado en no excederse en su descripcin. Debe
mencionarse el proceso de control de cambios definido a nivel de la organizacin as
como todos los dems activos a utilizar.
Para el plan del proyecto se debe utilizar la siguiente plantilla:
12_XXX_Plan_Proyecto_vxx.odt

INFORME DE CIERRE

El informe de cierre debe tener los siguientes puntos:

Productos obtenidos: Enumerar y detallar todos los productos obtenidos por el
proyecto.

Torre Ejecutiva Sur, Liniers 1324 piso 4.

Montevideo -Uruguay
Tel/Fax: (+598) 2901. 2929*
Email: planificacion@agesic.gub.uy Web: www.agesic.gub.uy 14
 INVENTARIO DE DOCUMENTOS

Resultados alcanzados: breve descripcin sobre los resultados logrados en el

proyecto.
Actividades de transferencia realizadas: Enumerar una a una con una breve
descripcin las actividades de transferencia realizadas. En cada una hacer
referencia a la documentacin generada.
Principales lecciones aprendidas: a partir de las lecciones aprendidas del
proyecto, destacar las ms importantes y agregar la estrategia a seguir
recomendada para futuros gerentes de proyectos que utilicen esta informacin
para sus proyectos.
Temas sin terminar: En caso que no se haya finalizado algn producto, servicio,
entregable, documento o pago debe destacarte explcitamente en este
documento relatando las razones por las que no se concluyeron, el impacto
que esto ocasion e indicar (en caso que corresponda) a qu proyecto se
transfiri el trabajo pendiente.

Para elaborar el informe de cierre se debe utilizar la siguiente plantilla:

13_XXX_Informe_Cierre_vxx.odt

OTROS DOCUMENTOS

0 Actas de reuniones

El documento de Actas de Reuniones describe toda la informacin relevante que

arroja cada reunin realizada en el marco de cada proyecto.
Se debe detallar la asistencia a la reunin con las personas citadas y el porcentaje de
participacin; describir la agenda, el desarrollo y cada una de las resoluciones
tomadas -si las hubo- durante la reunin; enumerar las tareas asignadas -si las hubo-
con sus responsables y la fecha de entrega; describir los temas que quedaron
pendientes de discusin si los hubo-, realizar una evaluacin de la reunin indicando
un ndice de productividad entre 0 y 5 y por ultimo citar los datos de la prxima reunin
pautada (fecha, hora, lugar y agenda tentativa). En la reunin siguiente se debe revisar
el estado de las tareas asignadas previamente.

Plantilla: 20_XXX_ActaReunion_YYYYMMDD_vxx.odt

1 Informes de avance

Torre Ejecutiva Sur, Liniers 1324 piso 4.

Montevideo -Uruguay
Tel/Fax: (+598) 2901. 2929*
Email: planificacion@agesic.gub.uy Web: www.agesic.gub.uy 15
 INVENTARIO DE DOCUMENTOS

El documento Informe de Avance forma parte de las Comunicaciones del Proyecto que
busca asegurar la generacin, recogida, distribucin, almacenamiento, recuperacin y
destino final de la informacin del proyecto en tiempo y forma.
El modelo del documento corresponde a un informe detallado de avance para poder
conocer cul es el estado actual del proyecto.
El nombre del informe de avance indicar el nmero y la fecha a la que corresponde.
Plantilla: 21_XXX_Avance_YYYYMMDD_vxx.odt

2 Registro de horas

La matriz Registro de Horas detalla la actividad realizada por las personas en el/los
proyecto/s y el tiempo dedicado a cada una de ellas medido en horas.
La matriz Mensual por Persona registra la dedicacin (en horas) por cada persona a
cada proyecto y en cada da del mes. Se enumeran el nombre de la persona, el mes y
ao de registro, el nombre del proyecto, el nombre de la actividad realizada, su
identificador y para cada da del mes se registra el tiempo insumido en horas.
La matriz Acumulado Anual registra un acumulado mensual de la dedicacin (en
horas) de cada persona a cada proyecto. Se enumeran el ao, el proyecto, la persona
y para cada mes del ao se registra el tiempo insumido en horas.
Notar que en el nombre del archivo debe aparecer el nombre de la persona.
Plantilla: 22_XXX_Registro_Horas_NOMBREPERSONA.ods

3 Glosario
El Glosario es un documento diccionario con la definicin de todos los trminos, siglas
o palabras particulares propias del proyecto que son utilizadas en la documentacin
que lo acompaan. Esto es de gran importancia para poder entender y realizar un
seguimiento correcto al proyecto.
Plantilla: 23_XXX_Glosario.odt

Torre Ejecutiva Sur, Liniers 1324 piso 4.

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Email: planificacion@agesic.gub.uy Web: www.agesic.gub.uy 16