IDS - Template Plan AdministraciÃ N de Comunicaciones

Plan Administración de Comunicaciones
del Proyecto
<<Proyecto/Aplicación>>
Equipo de Trabajo #
ING302 – Gestión de Proyectos

<<Trimestre>>
Historia de Revisiones
Fecha Versión Descripción Autor
Noviembre 2020 1.0 Creación de documento Francia Mejía
Plan Administración de Comunicaciones Página : 2 de 16

Gestión de Proyectos Fecha Edición: 20/01/2024 17:04:22
Confidencial - Propiedad de <<Nombre Proyecto o 720966811.docx Editado por : Francia Mejía
Equipo>>,., 2024
Tabla de Contenidos
1. Introducción 4
1.1 Propósito 4
1.2 Alcance 4
1.3 Definiciones, Acrónimos y Abreviaturas 4
1.4 Referencias 4
1.5 Visión General 4
2. Gestión Administración de Comunicaciones 4

2.1 Involucrados Relevantes 4
2.2 Directorio de Involucrados 4
2.3 Edición de Documentos 5
2.4 Cambios al Alcance 5
2.5 Documento Requerimientos Funcionales 6
2.6 Revisiones Planes de Trabajo: Cronogramas 6
2.7 Periodicidad Juntas Comité del Proyecto 6
2.8 Comunicación Telefónica 7
2.9 Comunicación con los Medios 8
2.10 Comunicación con las Autoridades 8
2.11 Correspondencias 8
2.12 Minutas de Reuniones 9
2.13 Archivo 9
2.13.1 Archivo Electrónico 9
2.13.2 Archivo Físico 9
2.14 Matriz Distribución de Comunicaciones 9
2.15 Seguridad de la Información 13

Equipo>>,., 2024
1. Introducción
1.1 Propósito
<<Indicar el propósito del documento. Ejemplo:
El propósito de este documento es establecer los lineamientos a través de los cuales se Administrarán las
Comunicaciones del Proyecto <Nombre del Proyecto>.>
1.2 Alcance
<<Indicar el alcance del documento. Ejemplo:
Este Plan aplica para todos los Proyectos de Desarrollo de Software e Implementaciones de Productos
desarrollados de <<Nombre Proyecto o Equipo>>
A partir de este modelo, cada proyecto debe tener su Plan Administración de Comunicaciones.>
1.3 Definiciones, Acrónimos y Abreviaturas

<<Indicar las definiciones, acrónimos y abreviaturas identificadas.>>
1.4 Referencias
<<Indicar las referencias identificadas. Ejemplo:
 Plan de Proyecto
 Plan Administración de Riesgos>>
1.5 Visión General

<<Indicar la visión general del documento. Ejemplo:
Este Plan incluye los siguientes puntos: Involucrados Relevantes, Directorio de Involucrados.>>
2. Gestión o Administración de Comunicaciones

<Especificar los elementos de la gestión de las comunicaciones: Ejemplo:
2.1 Involucrados Relevantes

<Especificar los stakeholders o involucrados relevantes del proyecto. Ejemplo:
Este plan involucra directamente a:

 Director (a) de Calidad
 PMO
 Gerente de Proyecto
 Líder de Desarrollo
 Gerente de Implementación
 Líder de Proyecto en el Cliente

Equipo>>,., 2024
 Scrums Masters
 Product Owners
 Teams>>
2.2 Directorio de Involucrados
<Especificar el directorio de stakeholders o involucrados relevantes del proyecto. Ejemplo:
Indicar los involucrados internos y externos del comité del proyecto, esto se refiere a:
 Internos:
1. Analista de Negocios
2. Analista de Requerimientos
3. Analista de Sistemas
4. Arquitecto de Software
5. Investigación & Desarrollo
6. Ingeniero de Software
7. Integrador de Producto
8. Ingeniero de Producto
9. Redactor Técnico
10. Gerente de Implementación
11. Implementador de Sistemas
12. Soporte Técnico
13. Administrador de Configuración
14. Ingeniero de Procesos
15. Director de Calidad
16. Administrador de Sistemas
 Externos:
1. Encargados, Gerentes, directores de Areas o Unidades Departamentales
2. Usuarios
Nombre Rol Teléfono Ext. Móvil Correo Electrónico

Equipo>>,., 2024
>>
2.3 Edición de Documentos

<<Especificar el manejo de los documentos y su edición. Ejemplo:
Los documentos, formatos, o comunicaciones emitidos por los involucrados internos del proyecto serán creados y
editados en las plantillas definidas previamente con el logotipo, encabezado y pies de página autorizados, de
acuerdo con la Guía de Estilo de Documentos.
Los formatos que utilice el Cliente deben estar de acuerdo al presente Plan de Comunicaciones, los cuales deben
ser aprobados previamente por la Dirección de Calidad, PMO y Gerencia de Proyecto.>>
2.4 Cambios al Alcance

<<Especificar el manejo de los cambios de alcance en el proyecto. Ejemplo:
En caso de existir necesidad de cambio al alcance original aprobado, los involucrados externos a través del Líder
de Proyecto del cliente formularán y enviará al Gerente de Proyecto las informaciones de solicitudes de cambios.
Esta solicitud será revisada y evaluada por el Comité del Proyecto, a partir del cual se emitirá la aprobación o no
a esta solicitud.
El documento de solicitud de cambio debe incluir los siguientes aspectos:
 Nombre del Proyecto
 Solicitante
 Motivo del Cambio
 Descripción del Cambio al Alcance del Proyecto
 Concepto de Solución
 Delimitación del Cambio al Alcance del Proyecto

Equipo>>,., 2024
 Factores de Éxito
 Factores de Riesgos
 Tiempo Comprometido en el cambio solicitado
 Impacto
 Observaciones
 Anexos (cualquier documento que esclarifique la necesidad del cambio)
 Entre otros según requiera el equipo
Este documento debe presentarse en una reunión donde participen los involucrados directos del proyecto tanto
internos y como externos: Director de Calidad, PMO, Gerente de Proyecto y Líder de Proyecto y demás
involucrados relevantes del cliente.
Gerente de Proyecto tramitará la aprobación de la solicitud de cambio, haciendo los ajustes necesarios al
Presupuesto original aprobado e informado a los involucrados sobre la aprobación o rechazo de la referida
solicitud.>>
2.5 Documento Requerimientos Funcionales

<<Indicar la lista de documentos que son parte del proyecto e interactúan con las comunicaciones. Ejemplo:
Ver:
 SOW
 SRS>>
2.6 Revisiones Planes de Trabajo: Cronogramas

<<Indicar el proceso y mecanismo de revisión y seguimiento de los cronogramas de trabajo del proyecto.
Ejemplo:
El Cronograma de Trabajo debe indicar con precisión los Hitos relacionados con la terminación de cada Fase
del Proyecto.
Los Cronogramas de trabajo serán evaluados periódicamente, para obtener de ellos los informes a entregar tanos
internos como externos.
En las reuniones iniciales sostenidas entre los involucrados internos y externos se indicarán los días feriados, no
laborables y laborables durante la ejecución del proyecto.
Lo anterior será con el propósito de dar a conocer a los involucrados, información para la programación de sus
actividades, así como de las fechas relevantes en cuanto a entregas parciales (Hitos) y fecha de conclusión de
etapas y fases del proyecto.
Antes de ser presentados al cliente, PMO verificará y relacionará el cumplimiento de los Hitos a
efecto de gestionar con el Gerente de Proyecto a las consideraciones contractuales que procedan.>>
2.7 Periodicidad Juntas Comité o Equipo del Proyecto

<<Indicar los detalles de tiempos, momentos, periodicidad de las reuniones de seguimiento del equipo del
proyecto. Ejemplo:

Equipo>>,., 2024
A continuación, se detalla la frecuencia con las que han de realizarse las audiencias, encuentros, reuniones o
juntas por los involucrados internos y externos del proyecto.
Propósito Periodicidad Involucrados

Coordinación del Proyecto con el Comité Semanal Internos
Coordinación del Proyecto con el Comité Quincenal Externos
Seguimiento Actividades Diaria Internos
Seguimiento Parámetros Semanal Internos
Seguimiento Compromisos Diaria Internos
Seguimiento Riesgos Semanal Internos
Seguimiento Manejo de Data (Plan Administración de Datos) Semanal Internos
Seguimiento Participación de los Involucrados Semanal Internos, Externos
Realizar Revisiones de Progreso Semanal Semanal
Realizar Revisiones de Progreso Quincenal Externos
Realizar Revisiones de Milestones Previo cumplimiento de Internos
cada Milestone
Analizar los Issues Siempre que sea necesario Internos, Externos
Revisar y Analizar las Solicitudes de Cambios Quincena, en caso de ser Internos, Externos
un tema urgente, será
programada una junta
extraordinaria
Presentaciones Entregas de Artefactos Programada Externos
Eventualmente
Juntas Conferencias Telefónicas Programada Externos
Eventualmente
Distribución de documentos y entregables en papel Siempre que sea necesario Internos, Externos
Seguimiento y Control de Fases, Disciplinas, Areas de Cada Fase Internos
Procesos
Firmas Entregables Programada Externos
Eventualmente
Las periodicidades o frecuencias anteriores pueden ser modificadas basadas en los acuerdos del proyecto en
cuestión.
Las reuniones, encuentros o juntas con el cliente deben realizarse en las instalaciones de <<Nombre Proyecto o
Equipo>>, mientras que las actividades de levantamiento de información se realizarán en las oficinas del
cliente.>>
2.8 Comunicación Telefónica

<<Especificar el manejo de las comunicaciones vía telefónica. Ejemplo:
A efecto de garantizar la correcta recepción de comunicaciones telefónicas y documentar las mismas, toda
Equipo>>,., 2024
comunicación telefónica relativa al proyecto debe ser confirmada por escrito por el emisor de la comunicación en
lapso no mayor de ocho (8) horas, en caso de que esto no suceda el receptor debe confirmar la misma.
En caso de conexión tripartita o conferencia telefónica, el involucrado que convoca será el responsable de emitir
la confirmación escrita detallando los asuntos tratados y los acuerdos generados. Para ello usar Template Minuta
de Reunión.>>
2.9 Comunicación con los Medios y Redes Sociales

<<Especificar el manejo de las comunicaciones vía medios y redes sociales. Ejemplo:
Para manejar cualquier comunicación o información que deba proporcionarse a los Medios de Comunicación:
Radio, Televisión o Prensa debe canalizarse únicamente por la Gerencia General (o por el Departamento
responsable) del Cliente, quedando expresamente restringido a <<Nombre Proyecto o Equipo>> cualquier
declaración relativa al proyecto a los medios.
Considerar las tendencias de las redes sociales y su uso y como benefician a los equipos, tomando muy en cuenta
el factor seguridad.>>
2.10 Comunicación con las Autoridades

<<Especificar los detalles, mecanismo y estrategias del manejo de la comunicación con las autoridades o Alta
Gerencia del Proyecto u organización. Ejemplo:
Toda comunicación con las Autoridades Municipales, Estatales, Centrales, Sindicatos y cualquier Representación
Social, debe ser canalizada con la Gerencia de Proyectos del Cliente.>>
2.11 Correspondencias
<<Especificar los detalles, mecanismo y estrategias del manejo de las correspondencias del proyecto. Sabemos
que en la actualidad los correos electrónicos son vitales para la comunicación, sin embargo aún surge la
necesidad de manejar documentos impresos y formales. Ejemplo:
Las correspondencias o comunicaciones escritas entre los involucrados del proyecto pueden ser por los siguientes
medios:
 Carta
 Memorando
 Fax
 Correo Electrónico
De no requerirse firmas originales en virtud de la naturaleza del comunicado, la correspondencia o comunicación

será sólo por vía de correo electrónico, entendiéndose válida para todo efecto legal en el proyecto.
En caso de que la correspondencia o comunicación sea en formato impreso, debe tener el acuse de recibo con la
fecha y firma de quien recibe.
A efecto de no perder secuencia en la solución de problemáticas del proyecto, los correos electrónicos que se
refieran a un mismo asunto deberán conservar el histórico de envíos en el cuerpo del correo, no importando la

Equipo>>,., 2024
inclusión de nuevas entidades generadoras, así como de nuevos destinatarios.
Las comunicaciones deben ser dirigidas a los responsables directos del proyecto. Esto es:
>>
2.12 Minutas de Reuniones

<<Especificar los detalles, mecanismo y estrategias del manejo de las reuniones del equipo del proyecto.
Ejemplo:
Toda Junta de Proyecto debe ser registrada y comunicada a los involucrados a través del formato del Template
Minuta de Reunión.
La creación de la Minuta debe ser por quien convoca y la emisión debe realizarla el Autor de esta.
Las Minutas deben ser enviadas el mismo día de la reunión, en caso de no disponer de tiempo laborable por la
hora en que concluya la reunión, se tiene un plazo máximo de ocho (8) horas después de realizada la sesión.>>
2.13 Archivo o Repositorio
2.13.1 Archivo Electrónico

Especificar los elementos del repositorio del proyecto. Plataforma, drive o ruta del repositorio. Ejemplo:
Toda información generada en el proyecto será archivada o almacenada en el repositorio común del Proyecto
(PDB (Project Data Base, como Azure DevOps, Rational Team Concert, Jira, entre otros), Reference
Directory); pudiendo ser consultada por los involucrados del proyecto, de acuerdo con los privilegios de
seguridad y privacidad definidos en el Plan Administración Datos.
Las informaciones y documentos de este archivo estarán respaldadas a través del Plan Copia de Respaldo.>>
2.13.2 Archivo Físico

<<Especificar los elementos del repositorio del proyecto. plataforma, drive o ruta del repositorio. Ejemplo:
Equipo>>,., 2024
Desde la Fase de Inicio, durante la ejecución, transcurso y Fase de Cierre del proyecto, la Gerencia de
Proyecto creará y mantendrá un archivo de todos los documentos del proyecto. Esto será en un Folder
identificado por “Nombre Cliente – Nombre Proyecto”.
Se conservará el original, en el archivo físico de la compañía, del cual se puede entregar copia al cliente si éste
lo requiere.>>
2.14 Matriz Distribución de Comunicaciones

<<Defina la Matriz de distribución o envío de las comunicaciones, ver ejemplo a continuación:
Artefacto PMO Ger Análisi Análisi Análisi Diseñ Desarr Integr Prue Red Insta Impl Ad
ecia s de s de s de o y ollo de ación bas acció lació eme min
de Negoci Reque Sistem Arquit Reque de de n n de ntaci istr
Pro os rimien as ectura rimien Produ Soft Técn Prod ón ació
yect tos de tos cto ware ica ucto de n
o Sosftw Siste
are mas
Cronogram 
a Master
Plan
Acta del 
Proyecto
Alcance  
Preliminar
del
Proyecto
Plan del
Proyecto
Minuta de  
Reunión
Kid off
Miting
Reunión de
Arranque
Plan 
Administra
ción de
Comunicaci
ones
Plan  
Administra
Equipo>>,., 2024
ción
Recursos
del
Proyecto
Plan de 
Contingenc
ia
Plan 
Desarrollo
de Software
Análisis  
Costo/Bene
ficio
Plan de 
Iteración
Reporte de 
Mileston
Reporte de 
Progreso
Mensual
Evaluación  
del Estado
del
Proyecto
Evaluación  
de
Iteración
Minutas de             
Reuniones
Aceptación 
del
Producto
por el
Cliente
Reporte 
Lecciones
Aprendidas
Documenta  
ción Final
del
Proyecto
Propuesta 
del
Proyecto
Contrato 
Venta del
Proyecto
Licence 
Agreement
Glosario 
Equipo>>,., 2024
del
Contrato
Plan 
Mantenimi
ento de
Sistemas
Schedule 
Levantamie
nto de
Informació
n
Reportes de 
Entrevista
Caso de 
Negocio
Análisis de 
Negocio
Target 
Organizaci
ón
Visión 
Externo
Contrato 
Confidenci
alidad
Especificaci 
ón Caso de
Uso
Evaluación  
Cambios
Documento 
de
Acuerdos –
Minuta de
Reunión
Elicitación 
de
Requerimie
ntos
Aceptación 
de
Requerimie
ntos
Prototipos 
Arquitectur  
a del
Negocio
Plan de 
Integración

Equipo>>,., 2024
Build
Manual de 
Usuario
Tutorial 
Web Cast 
HTMLHelp 
, o Web
Help , o
Flash Help
CDs 
Ayudas
Plan de  
Instalación
Wizard de 
Instalación
y
Configuraci
ón
CD de  
Instalación
Release 
ReadMe  
File
Evaluación
Nivel
Conocimien
to de los
Usuarios
Informe 
Levantamie
nto de
Informació
n
Plan de   
Acción 
Plan de  
Implement
ación
Plan de  
Entrenamie
ntos
Plan de  
Solución de
Problemas
Informe  
Evaluación
de la
Presentació
n
Equipo>>,., 2024
Informe  
Cierre
Implement
ación
Cronogram  
a
Planificació
n
Implement
ación
Cronogram  
as
Entrenamie
ntos
Cronogram  
a
Planificació
n
Implement
ación
Ademdums  
a Contratos
Informe  
Financiero
del
Proyecto
Ademdums  
a Contratos
Comunicaci  
ón Cierre
Administra
tivo
2.15 Seguridad de la Información
<<Muy importante tratare el manejo de la seguridad de la información en todos los ámbitos y niveles del
proyecto.
Tanto el cliente como <<Nombre Proyecto o Equipo>>, deben ponderar, emitir y controlar la privacidad y
seguridad de la información requeridas para el proyecto.
De ser necesario en virtud de la naturaleza del proyecto, ambas entidades deben vigilar la Aplicación, por
Recursos Humanos, de convenios de confidencialidad que garanticen la seguridad requerida.
 Ver
 Contrato de Confidencialidad.
 Plan Administración de Datos
 Plan Copia de Respaldo
 Herramientas
Equipo>>,., 2024
 Entre otros>>

Equipo>>,., 2024

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1.3 Definiciones, Acrónimos y Abreviaturas

1.5 Visión General

2. Gestión o Administración de Comunicaciones

2.1 Involucrados Relevantes

Este plan involucra directamente a:

 Líder de Proyecto en el Cliente

2.2 Directorio de Involucrados

<Especificar el directorio de stakeholders o involucrados relevantes del proyecto. Ejemplo:

Nombre Rol Teléfono Ext. Móvil Correo Electrónico

2.3 Edición de Documentos

2.4 Cambios al Alcance

El documento de solicitud de cambio debe incluir los siguientes aspectos:

 Nombre del Proyecto

Plan Administración de Comunicaciones Página : 6 de 16

2.5 Documento Requerimientos Funcionales

2.6 Revisiones Planes de Trabajo: Cronogramas

2.7 Periodicidad Juntas Comité o Equipo del Proyecto

Plan Administración de Comunicaciones Página : 7 de 16

Propósito Periodicidad Involucrados

2.8 Comunicación Telefónica

2.9 Comunicación con los Medios y Redes Sociales

2.10 Comunicación con las Autoridades

De no requerirse firmas originales en virtud de la naturaleza del comunicado, la correspondencia o comunicación

Plan Administración de Comunicaciones Página : 9 de 16

2.12 Minutas de Reuniones

2.13 Archivo o Repositorio

2.13.1 Archivo Electrónico

2.13.2 Archivo Físico

2.14 Matriz Distribución de Comunicaciones

Plan Administración de Comunicaciones Página : 13 de 16

2.15 Seguridad de la Información

Plan Administración de Comunicaciones Página : 16 de 16

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