MS Project, Programación en obras sanitarias, 2021

Programa MS PROJECT

Universidad Santiago Antúnez de Mayolo, Escuela de Ingeniería Sanitaria, Curso de Programaciones en obras sanitarias

Resumen
Microsoft Project (o MSP) es un software de administración de proyectos y programas de proyectos desarrollados y
comercializados por Microsoft para asistir a administradores de proyectos en el desarrollo de planes, asignación de
recursos a tareas, dar seguimiento al progreso, administrar presupuesto y analizar cargas de trabajo.
El software Microsoft Office Project en todas sus versiones (la versión 2019 es la más reciente a enero de 2019) es
útil para la gestión de proyectos, aplicando procedimientos descritos en el PMBoK del Project Management Institute.
Microsoft Project en sus versiones de escritorio para usuarios finales Project Professional y Project Pro para Office
365, permite conectar con Microsoft Project Online y Project Server, vinculando y adquiriendo bondades de
administración centralizada del portafolio de proyectos y otras grandes funcionalidades para administrar, proyectos,
programas y portafolios.

Palabras Clave: software; Microsoft Project; portafolio de proyectos

Abstract

Microsoft Project (or MSP) is project management software and project schedules developed and marketed by
Microsoft to assist project managers in developing plans, assigning resources to tasks, tracking progress, managing
budgets, and analyzing loads. of work. The Microsoft Office Project software in all its versions (the 2019 version is
the most recent as of January 2019) is useful for project management, applying procedures described in the PMBoK
of the Project Management Institute. Microsoft Project in its desktop versions for end users Project Professional and
Project Pro for Office 365, allows you to connect with Microsoft Project Online and Project Server, linking and
acquiring benefits of centralized administration of the project portfolio and other great functionalities to manage,
projects, programs and portfolios.

Keywords: software; Microsoft Project; Project Portfolio

1. INTRODUCCIÓN
Un proyecto brinda numerosas posibilidades de crecimiento a una organización. Gestionarlo gracias a Microsoft
Proyect ahorrará tiempos y evitará el crecimiento de los riesgos para llevar a cabo el plan con éxito.
Microsoft Project es un software diseñado por Microsoft y usado por millones de colaboradores, administradores y
jefes de proyectos. Tiene diversas funciones, cada una de ellas asignadas para dar seguimiento a procesos, gestionar
presupuestos, evaluar ritmos y cargas laborales, asignar recursos, desarrollar planes y más. El programa utiliza,
además, múltiples gráficos al estilo de diagramas de Gantt. Estos ayudan a analizar diversos aspectos de un reporte,
por ejemplo:
La ruta crítica. Sirve para evaluar tareas y las secuencias en las que deben elaborarse, con el objetivo de estimar la
duración del proyecto. Sus indicadores impulsan una planificación óptima.
Control de proyecto. Una vez se haya incorporado los datos de la ruta crítica, el control permitirá comparar toda la
información con las posteriores modificaciones que se realicen.
Sobrecarga de recursos. El objetivo es gestionar la cantidad de tareas de los colaboradores. Así se evitarán excesos.

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La administración de proyectos generalmente no es un trabajo fácil. Microsoft Project es ideal para evitar atrasos,
conflictos de gestión y cruces en la empresa.
2. MATERIALES Y MÉTODOS/METODOLOGÍA
Microsoft Project es una herramienta de trabajo para administradores y jefes de proyectos, utilizada para organizar y
seguir las tareas de forma eficaz, para evitar así los retrasos y no salirse del presupuesto previsto. Básicamente, crea
programas y sigue su proceso, además de calcular costos. Se puede complementar con elementos de Microsoft Excel.
Es una herramienta completa que presenta múltiples funcionalidades para facilitar la labor del director de proyecto.
Por supuesto, entre ellas, se encuentra el diseño de diagramas de Gantt. A continuación, citamos las más relevantes:
Ruta crítica: Permite analizar las tareas y la secuencia en qué deben realizarse, para reconocer cuáles son
esenciales y las relaciones de dependencia entre ellas. Sirve para estimar la duración total del proyecto, para
determinar el tiempo más corto posible de realización, sin tiempos de holgura, y para prever recursos adicionales
necesarios. Ofrece indicadores muy válidos para una buena planificación.

Control de proyecto: Cuando ya se han introducido todos los datos necesarios para realizar la ruta crítica, y se ha
establecido el programa de proyecto como se desea, se puede salvar como línea base. Esto permitirá compararla con
las modificaciones que se le vayan haciendo al proyecto.

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Diagrama de Gantt: Se muestra automáticamente. Como en cualquier gráfica de esta clase, el eje de abscisas
representa el tiempo, mientras que el eje de ordenadas muestra las actividades. Se señalan con barras los tiempos de
inicio y término de la actividad, su duración y su secuencia. Se diferencian por colores las actividades críticas de las
que no lo son, y también aquéllas que incluyen tareas de menor rango.
Sobrecarga de recursos: El programa controla la cantidad de recursos asignados a cada persona y señala si, en
algún caso, éstos son excesivos.

Cálculo de costos: Calcula los costos de los recursos y la mano de obra, una vez que los recursos son asignados a
cada tarea. Hay dos tipos de reportes: el flujo de efectivo – es un reporte del gasto semanal- y el requerimiento de
materiales.
Resumen de Proyecto: Muestra la información clave del proyecto, como las fechas de inicio y fin, duración, horas
totales de trabajo, costes, estado de las tareas y recursos necesarios.

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Las características avanzadas de Microsoft Project Professional 2016 hacen de esta herramienta un auténtico
referente para la administración de proyectos. Además, toda la información se puede también guardar en la nube para
trabajar en remoto, compartiendo los datos a través de un sitio web dedicado al proyecto.
El programa MS PROJECT es muy usado ya que como ya está mencionado anteriormente, este programa nos ayuda
a nosotros poder dar seguimiento a procesos, gestionar presupuestos, evaluar ritmos y cargas laborales, asignar
recursos, desarrollar planes y más. Para la elaboración de estos, se tiene en cuenta los siguientes pasos:
 Iniciar un plan de proyecto
 Crear la programación del proyecto
 Administrar el proyecto

A continuación detallaremos cada uno de los pasos a realizar para empezar a usar el MS PROJECT

INICIAR EL PLAN DE PROYECTO

Entre más complicado sea un proyecto, más necesita planear antes de empezar a usar Project. Durante la fase de
iniciación de un proyecto, usar aplicaciones como Word, Excel y SharePoint puede ayudarle con el planteamiento.

Objetivo del
DESCRIPCIÓN
proyecto
Con frecuencia, los proyectos carecen de un planteamiento previo suficiente durante la fase
inicial. En este punto, debe pensar en quiénes serán los participantes y los patrocinadores,
además de elaborar los estatutos, las especificaciones previas y quizás un presupuesto.
Iniciar un plan
de proyecto
En el caso de proyectos pequeños, buena parte de este trabajo se puede realizar en Microsoft
Project. Por el contrario, para proyectos más grandes, necesitará usar Word, Excel,
SharePoint o, incluso, su teléfono para anotar ideas.

Comunicar los
Mantener canales de comunicación con las partes interesadas no siempre es fácil. Pero es
planes a los
fundamental para el éxito de un proyecto.
participantes

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Crear y
Para ayudar con la parte de la comunicación, que tanto tiempo exige, Project posee
compartir
numerosos informes a solo un clic de distancia. Capture los planes iniciales, hitos
informes del
importantes del proyecto, requisitos de presupuesto, necesidades del personal, etc.
proyecto

CREAR LA PROGRAMACION DEL PROYECTO

Crear la programación de un proyecto puede llevar tiempo. Le resultará más sencillo si clasifica los pasos
necesarios en cuatro categorías:

1. Agregar tareas
2. Organizarlas
3. Agregar personas
4. Comunicarse con el equipo

Objetivo del
DESCRIPCIÓN
proyecto
Cuando haya concluido la fase inicial del planteamiento, será el momento de
Crear la
iniciar Project y crear una nueva programación. Puede comenzar con un proyecto
programación de
en blanco o utilizar plantillas que han creado otros gestores de proyectos; algunas
un proyecto
plantillas son de expertos en la administración de proyectos o en negocios
nuevo
similares al suyo.
Las tareas son las actividades que se realizan en un proyecto. Aprenda a agregar
Agregar tareas
tareas, cambiarles las propiedades y calcular los plazos.

Cuando se agregan las tareas, no siempre se hace en el orden adecuado para

Organizarlas administrarlas. Aprenda a organizarlas utilizando tareas y subtareas de resumen y
vinculándolas.

Agregar personas Una vez agregadas las tareas al proyecto, piense en qué personas desea que
y asignarlas a trabajen en ellas. Recuerde que agregar personas y asignarlas a las tareas son
tareas actividades diferentes en Project.

Compartir
Para que le resulte más fácil administrar a las personas repartidas en diferentes
recursos
proyectos, coloque a todas las personas de sus proyectos en un mismo archivo de
mediante un
proyecto. Este archivo servirá como un fondo de recursos. Desde el archivo de
fondo de recursos
fondo de recursos, puede compartir recursos entre distintos proyectos (sin Project
y proyectos
Server).
maestros

Establecer los Manejar los costes de un proyecto puede resultar intimidante para cualquier jefe
costes para un de proyectos. Con Project descubrirá que este trabajo no es tan difícil. Conozca
proyecto consejos que le ayudarán a ajustarse al presupuesto.

ADMINISTRAR EL PROYECTO

El trabajo no se detiene después de crear una programación. Administrar el proyecto requiere más tiempo que
crearlo. Por ejemplo, las tareas cambian, las personas se agregan, la fecha de finalización tiene que volver a entrar y

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así sucesivamente. Con Project, tiene todas las herramientas para supervisar el progreso y realizar cambios para
garantizar un resultado correcto.

Objetivo Descripción

Para reducir la complejidad de la programación, encuentre la vista adecuada. El

Elegir la vista
diagrama de Gantt le proporciona una vista de hacia dónde va el proyecto.
adecuada de la
También puede utilizar una vista de calendario, un diagrama de red o una escala
programación
de tiempo para ver diferentes niveles de detalle.

Realizar un
Después de crear la programación inicial, es el momento de empezar a ver cómo
seguimiento del
van las cosas. Crear una línea base y usar las vistas correctas le ayudará a realizar
progreso de la
un seguimiento del progreso del proyecto.
programación

Seguimiento del
El seguimiento del progreso puede parecer complicado, pero esta es una forma
porcentaje
rápida de mostrar el porcentaje completado con la barra de progreso de un
completado de las
diagrama de Gantt.
tareas
Resolver
problemas de Para obtener el mejor rendimiento y los resultados de Recursos, debe administrar
asignación de las cargas de trabajo de recursos para evitar sobreasignaciones y subasignaciones.
recursos

Acercar la fecha La peor pesadilla de un jefe de proyectos es el retraso en las fechas de

de finalización del finalización después de realizar cambios en la programación. Aprenda estrategias
proyecto para tomar el control sobre la fecha de finalización de un proyecto.

Con frecuencia, la comunicación es difícil, especialmente, cuando se tienen que

Informar sobre el
comunicar malas noticias. Para ayudarle a comunicarse con los participantes y los
estado del
directivos, Project tiene informes atractivos y profesionales que puede crear y
proyecto
enviar con solo unos cuantos pasos sencillos.

Administrar ¿Se está saliendo del presupuesto? ¿Necesita ajustar costes? Descubra cómo
costos de proyecto resolver los problemas de los costes en su programación.
Visualizar
informes de El valor acumulado es un método avanzado de seguimiento. Pero no es solo para
análisis de valor expertos. Puede usarlo, también, como ayuda para supervisar el proyecto.
añadido
Administrar el El proyecto está plagado de riesgos. Identifique las áreas problemáticas a tiempo
riesgo y reaccione antes de que se conviertan en grandes problemas.

Project proporciona herramientas para ayudarle a administrar dependencias entre

Trabajar con
proyectos, incluso tareas de un proyecto que dependen de la finalización de otro
varios proyectos
proyecto.

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3. RESULTADOS Y DISCUSIÓN
El programa mencionado proporciona a las organizaciones las herramientas para desarrollar con seguridad e
implementar satisfactoriamente los principios de administración de proyectos en la organización.
Microsoft Project tiene una gran capacidad de almacenaje de datos y recursos administrando de manera
sencilla. Proporciona a los equipos de trabajo un cómodo acceso a información crítica de la organización, a través
de las características que proporciona. Con sus eficaces herramientas de análisis, generación de informes y
colaboración mantiene informados, actualizados y bien encaminados a todos los miembros del equipo del
proyecto, los administradores de recursos y los ejecutivos. Con sus posibilidades de seguridad y productividad a
nivel de organización, ofrece una base para que las organizaciones desarrollen e integren satisfactoriamente sus
procesos de administración de proyectos, a las empresas. La figura a continuación muestra la presentación de la
información en Microsoft Project.

4. CONCLUSIONES
En primer lugar, Microsoft Project almacena los detalles del proyecto en la base de datos. A continuación,
Microsoft Project utiliza esta información para calcular y mantener la programación y los costos, creando así el plan
de proyecto. Cuanta más información proporcione, más exacto será el plan.
Microsoft Project coloca la información que se define y la que calcula en campos que contienen tipos de
información específicos, como nombres o duraciones de tareas. En Microsoft Project, generalmente cada campo
aparece en una columna.
Como si se tratara de una hoja de cálculo, Microsoft Project muestra los resultados de los cálculos
inmediatamente. Cuando haya especificado toda la información de las tareas, podrá averiguar las fechas tope de
comienzo y fin de las tareas, los requisitos de recursos y la fecha de finalización del proyecto.

REFERENCIAS

 Francisco, P. D. I. I., & Vera, M. (n.d.). QUE PARA OBTENER EL TÍTULO DE I N G E N I E R O I N D U

S T R I A L P R E S E N T A.

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empresariales/2018/10/microsoft-project-su-aplicacion-en-la-gestion-de-proyectos/

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https://web.archive.org/web/20090220032601/http://www.microsoft.com/Presspass/exec/steve/2007/10-
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Deploy Office | Microsoft Docs. (n.d.). Retrieved August 27, 2021, from https://docs.microsoft.com/en-
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 Microsoft Project: Software para administración de proyectos. (n.d.). Retrieved August 27, 2021,
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paraadministración-de-proyectos/ar-AAjugEj

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