25/3/22, 9:05 Guía básica para la administración de proyectos

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La administración de proyectos rara vez es sencilla. Pero esta guía le ayuda a comprender la administración
de proyectos mientras usa Project. Cada uno de los vínculos siguientes le llevará a la página donde se
estudia ese aspecto concreto de la administración de proyectos, con artículos y tutoriales breves.

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Iniciar un plan de proyecto
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Entre más complicado sea un proyecto, más necesita planear antes de empezar a usar Project. Durante la
fase de iniciación de un proyecto, usar aplicaciones como Word, Excel y SharePoint puede ayudarle con el
planteamiento.

Objetivo DESCRIPCIÓN
del
proyecto

Iniciar un Con frecuencia, los proyectos carecen de un planteamiento previo suficiente durante la
plan de fase inicial. En este punto, debe pensar en quiénes serán los participantes y los
proyecto patrocinadores, además de elaborar los estatutos, las especificaciones previas y quizás un
presupuesto.

En el caso de proyectos pequeños, buena parte de este trabajo se puede realizar en

Microsoft Project. Por el contrario, para proyectos más grandes, necesitará usar Word,
Excel, SharePoint o, incluso, su teléfono para anotar ideas.

Comunicar Mantener canales de comunicación con las partes interesadas no siempre es fácil. Pero es
los planes a fundamental para el éxito de un proyecto.
los
participantes

Crear y Para ayudar con la parte de la comunicación, que tanto tiempo exige, Project posee
compartir numerosos informes a solo un clic de distancia. Capture los planes iniciales, hitos
informes del importantes del proyecto, requisitos de presupuesto, necesidades del personal, etc.
proyecto

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Principio de página

Crear la programación del proyecto

Crear la programación de un proyecto puede llevar tiempo. Le resultará más sencillo si clasifica los pasos
necesarios en cuatro categorías:

1. Agregar tareas

2. Organizarlas

3. Agregar personas

4. Comunicarse con el equipo

Objetivo del DESCRIPCIÓN

proyecto

Crear la Cuando haya concluido la fase inicial del planteamiento, será el momento de iniciar
programación Project y crear una nueva programación. Puede comenzar con un proyecto en blanco
de un proyecto o utilizar plantillas que han creado otros gestores de proyectos; algunas plantillas son
nuevo de expertos en la administración de proyectos o en negocios similares al suyo.

Agregar tareas Las tareas son las actividades que se realizan en un proyecto. Aprenda a agregar
tareas, cambiarles las propiedades y calcular los plazos.
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Objetivo del DESCRIPCIÓN

proyecto

Organizarlas Cuando se agregan las tareas, no siempre se hace en el orden adecuado para
administrarlas. Aprenda a organizarlas utilizando tareas y subtareas de resumen y
vinculándolas.

Agregar Una vez agregadas las tareas al proyecto, piense en qué personas desea que trabajen
personas y en ellas. Recuerde que agregar personas y asignarlas a las tareas son actividades
asignarlas a diferentes en Project.
tareas

Compartir Para que le resulte más fácil administrar a las personas repartidas en diferentes
recursos proyectos, coloque a todas las personas de sus proyectos en un mismo archivo de
mediante un proyecto. Este archivo servirá como un fondo de recursos. Desde el archivo de fondo
fondo de de recursos, puede compartir recursos entre distintos proyectos (sin Project Server).
recursos y
proyectos
maestros

Establecer los Manejar los costes de un proyecto puede resultar intimidante para cualquier jefe de
costes para un proyectos. Con Project descubrirá que este trabajo no es tan difícil. Conozca consejos
proyecto que le ayudarán a ajustarse al presupuesto.

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Administrar el proyecto
El trabajo no se detiene después de crear una programación. Administrar el proyecto requiere más tiempo
que crearlo. Por ejemplo, las tareas cambian, las personas se agregan, la fecha de finalización tiene que
volver a entrar y así sucesivamente. Con Project, tiene todas las herramientas para supervisar el progreso y
realizar cambios para garantizar un resultado correcto.

OBJETIVO DESCRIPCIÓN

Elegir la vista Para reducir la complejidad de la programación, encuentre la vista adecuada. El

adecuada de la diagrama de Gantt le proporciona una vista de hacia dónde va el proyecto. También
programación puede utilizar una vista de calendario, un diagrama de red o una escala de tiempo para
ver diferentes niveles de detalle.

Realizar un Después de crear la programación inicial, es el momento de empezar a ver cómo van
seguimiento las cosas. Crear una línea base y usar las vistas correctas le ayudará a realizar un
del progreso de seguimiento del progreso del proyecto.
la
programación

Seguimiento El seguimiento del progreso puede parecer complicado, pero esta es una forma rápida
del porcentaje de mostrar el porcentaje completado con la barra de progreso de un diagrama de
completado de Gantt.
las tareas

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OBJETIVO DESCRIPCIÓN

Resolver Para obtener el mejor rendimiento y los resultados de Recursos, debe administrar las
problemas de cargas de trabajo de recursos para evitar sobreasignaciones y subasignaciones.
asignación de
recursos

Acercar la fecha La peor pesadilla de un jefe de proyectos es el retraso en las fechas de finalización
de finalización después de realizar cambios en la programación. Aprenda estrategias para tomar el
del proyecto control sobre la fecha de finalización de un proyecto.

Informar sobre Con frecuencia, la comunicación es difícil, especialmente, cuando se tienen que
el estado del comunicar malas noticias. Para ayudarle a comunicarse con los participantes y los
proyecto directivos, Project tiene informes atractivos y profesionales que puede crear y enviar
con solo unos cuantos pasos sencillos.

Administrar ¿Se está saliendo del presupuesto? ¿Necesita ajustar costes? Descubra cómo resolver
costos de los problemas de los costes en su programación.
proyecto

Visualizar El valor acumulado es un método avanzado de seguimiento. Pero no es solo para

informes de expertos. Puede usarlo, también, como ayuda para supervisar el proyecto.
análisis de valor
añadido

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OBJETIVO DESCRIPCIÓN

Administrar el El proyecto está plagado de riesgos. Identifique las áreas problemáticas a tiempo y
riesgo reaccione antes de que se conviertan en grandes problemas.

Trabajar con Project proporciona herramientas para ayudarle a administrar dependencias entre
varios proyectos, incluso tareas de un proyecto que dependen de la finalización de otro
proyectos proyecto.

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