MS Project GP Parte 2

VERSIÓN N° 06
FECHA: 2020
MICROSOFT PROJECT
|
II
PROGRAMA EN
GERENCIA DE
PROYECTOS
BAJO EL ENFOQUE DEL
PMI
AUTORES:
Dr. Ing. Omar Hurtado Jara
Ing. Jhon Salgado Valladolid
Microsoft Project - II UDEP
0 Í NDICE
0 ÍNDICE ................................................................................................................................. 2
1 INTRODUCCIÓN ............................................................................................................... 3
1.1 PROPÓSITO DEL DOCUMENTO ............................................................................................. 3
1.2 OBJETIVO DEL CURSO ......................................................................................................... 3
1.3 BIBLIOGRAFÍA .................................................................................................................... 3
2 CONFIGURACIÓN GENERAL ........................................................................................ 4
2.1 CONFIGURACIONES GENERALES ......................................................................................... 4
2.2 CONFIGURACIÓN DE CALENDARIOS ................................................................................... 5
3 CONFIGURACIÓN DE TAREAS ..................................................................................... 7
3.1 INSPECCIONAR TAREAS ...................................................................................................... 7
3.2 RESTRICCIONES .................................................................................................................. 8
3.3 FECHAS LÍMITE ................................................................................................................... 9
3.4 DIVIDIR UNA TAREA ........................................................................................................... 9
3.5 TIPO DE RELACIONES ENTRE LAS TAREAS ........................................................................ 10
3.6 INFORMACIÓN ADICIONAL DE LAS TAREAS ...................................................................... 10
4 CONFIGURACIÓN DE RECURSOS Y ASIGNACIONES.......................................... 11
4.1 DISTINTOS COSTOS PARA UN RECURSO ............................................................................ 11
4.2 TASAS DE COSTO DE RECURSOS EN FUNCIÓN DEL TIEMPO ............................................... 11
4.3 CONFIGURACIÓN DE LA DISPONIBILIDAD DE RECURSOS .................................................. 11
4.4 ASIGNACIÓN DE SU OTRA TASA DE COSTO A UN RECURSO EN UNA ASIGNACIÓN ............ 12
4.5 INFORMACIÓN ADICIONAL DE LOS RECURSOS .................................................................. 13
5 MANEJO DE LA INFORMACIÓN DEL PROYECTO ............................................... 14
5.1 ORDENAMIENTO ............................................................................................................... 14
5.2 AGRUPACIÓN .................................................................................................................... 14
5.3 FILTRADO ......................................................................................................................... 15
6 INTERACCIÓN CON OTROS PROGRAMAS ............................................................. 17
6.1 ABRIR ARCHIVOS DE OTRO FORMATO .............................................................................. 17
6.2 GUARDAR INFORMACIÓN EN OTRO FORMATO .................................................................. 20
7 OTRAS FUNCIONALIDADES ....................................................................................... 24
7.1 CAMPOS PERSONALIZADOS .............................................................................................. 24
7.2 GRABAR MACROS ............................................................................................................ 27
7.3 GESTIÓN DE HORAS EXTRAS ............................................................................................. 28
Dr. Ing. Omar Hurtado 2 de 29

1 I NTRODUCCIÓN
1.1 Propósito del documento

El presente documento expone la parte dos de la guía didáctica del curso de Project.
Ahora se describen funcionalidades avanzadas del Microsoft Project que resuelven situaciones
especiales de proyectos, siempre con el mismo enfoque práctico. El documento comienza con
actividades relacionadas con la configuración de la herramienta, prosigue con funcionalidades
acerca de situaciones con tareas, recursos y asignaciones en un proyecto. Luego se continúa con
el manejo de la información, interacción con otros programas, entre otras funciones.
1.2 Objetivo del curso

El objetivo del presente curso es conocer y aplicar las principales funcionalidades del
Microsoft Project. Específicamente, en la presente parte, se aprenderá y aplicará
funcionalidades avanzadas de Project para resolver situaciones especiales que se pueden dar
en proyectos reales.
1.3 Bibliografía
Project Management Institute (2018). Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos
(Guía del PMBoK). Sexta edición.
Angulo Aguirre, L (2017) Microsoft Project 2016. MARCOMBO S.A. Lima.
Microsoft Corporation (2019) Office. https://products.office.com/es/project/project-
management-software?rtc=1&market=pe

2 C ONFIGURACIÓN GENERAL
Cargar el archivo: “Convaca II.mpp” (proyecto sin línea base).
2.1 Configuraciones generales

Cuando se inicia un proyecto es fundamental configurar los calendarios, pero existen otras
configuraciones que pueden facilitarnos el trabajo con Project y que veremos en esta sección.
• Tarea programada automáticamente por defecto: cuando creamos una tarea, por defecto,
aparece en modo programada manualmente. Para que las tareas estén en modo
autoprogramar entramos a ficha Archivo, Opciones, vista Programación, opción Nuevas
tareas creadas, cambiar a la opción programadas automáticamente (Figura N° 1).
Figura N° 1 Programar automáticamente las nuevas tareas

• Guardar archivos en carpetas específicas: Project permite especificar la carpeta por
defecto donde se guardarán los archivos de proyectos, así como también de las plantillas
personalizadas. Para el efecto, entrar a la ficha Archivo, Opciones, vista Guardar, opciones
Ubicaciones predeterminada de archivos y Ubicación predeterminada de plantillas
personales (Figura N° 2).
Figura N° 2 Especificación de carpetas para guardar archivos y plantillas

• Personalizar cinta de opciones: Project permite modificar la organización de los comandos

de la cinta de opciones. Entrar a ficha Archivo, Opciones, vista Personalizar cinta de
opciones. Ejemplo activaremos la ficha Programador (Figura N° 3).
Figura N° 3 Personalizar la cinta de opciones

• Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido: Project nos permite tener a la
vista los comandos que más utilizamos. Para configurar esta barra, entramos a la ficha
Archivo, Opciones, vista Barra de herramientas de acceso rápido. Para el ejemplo
activaremos los comandos Zoom a proyecto completo (en: Todos los comandos) y
Actualizar (en: Comandos que no están en la cinta de opciones) (Figura N° 4).
Figura N° 4 Personalizar la barra de acceso rápido
2.2 Configuración de calendarios

Cuando adaptamos los calendarios al inicio de un proyecto, podemos configurarlos para
múltiples situaciones que se pueden dar en la realidad. En esta sección veremos la configuración
para distintas situaciones especiales respecto a los calendarios.

• Variación general de horario en un periodo del proyecto: cuando, por política de la

organización, en un periodo de tiempo se tenga que variar el horario laboral general del
proyecto, Project permite gestionar dicho cambio. Para realizar el cambio, entrar a la ficha
Proyecto, Cambiar tiempo de trabajo, pestaña Semanas laborales: añadir una nueva fila
en la tabla con las fechas de inicio y fin del periodo, luego con el botón Detalles hacer el
cambio de horario en los días de la semana. Para el ejemplo, en la universidad, en periodo
de verano (del 4/01/2021 al 14/03/2021), se cambia el horario semanal: de lunes a jueves se
trabaja de 7:30am a 1pm y de 4pm a 7pm; y el viernes de 7:30am a 1:30pm.
Figura N° 5 Variación del horario general de un proyecto en un periodo

• Calendario local nocturno: muchas veces se requiere especificar calendarios especiales
para tareas o recursos cuya actividad se realiza en horarios nocturnos. Para hacer el
calendario nocturno, entrar a la ficha Proyecto, Cambiar tiempo de trabajo, botón Crear
calendario, y se especifica el nombre del calendario. Luego en la pestaña Semanas
laborales: seleccionar la fila Predeterminada, luego con el botón Detalles especificar el
horario nocturno. En un horario nocturno hay que tener en cuenta específicamente las horas
de cada día. Para el ejemplo, crear el calendario llamado TurnoTI, el cual, en Project se
especifica de acuerdo a la Tabla 1 y Figura N° 6.
Tabla 1 Ejemplo de horario nocturno
Lunes Martes Miércoles Jueves Viernes Sábado
00-3am 00-3am 00-3am 00-3am 000-3am
4am-7am 4am-7am 4am-7am 4am-7am 4am-7am
10pm-00 10pm-00 10pm-00 10pm-00 10pm-00
Figura N° 6 Especificación de horario nocturno

3 C ONFIGURACIÓN DE TARE AS
3.1 Inspeccionar tareas

Para poder realizar ajustes a las tareas es necesario conocer la información sobre las
mismas. La mejor forma de informarnos sobre una tarea es por medio del panel Inspector de
Tareas. Para visualizar el Inspector de Tareas, nos ubicarnos en la tarea deseada dentro de la
vista Diagrama de Gantt (de preferencia mostrar la tabla de entrada). Para el ejemplo, nos
ubicamos en la tarea Diseño de la Interfaz, a continuación, seleccionamos la opción
Inspeccionar/Inspeccionar tarea, de la ficha Tarea y aparecerá el Inspector de Tareas en la
parte izquierda (Figura N° 7).
Figura N° 7 El Inspector de tareas

Aparte de la información mostrada, el Inspector de Tareas nos brinda opciones para la
solución a problemas encontrados. En este caso, la primera opción Mover la tarea a la próxima
hora disponible del recurso, es parecida a la opción de redistribución que mueve
automáticamente la tarea hasta solucionar el problema. Para el ejemplo, usaremos la segunda
opción Ver recursos sobreasignados en el Organizador de equipo, donde podremos solucionar
“manualmente” la sobreasignación mediante la vista gráfica (Figura N° 8): movemos la tarea
Diseño de la base de datos.
Figura N° 8 Solución de problemas mediante el Organizaros de equipo

3.2 Restricciones
Una buena práctica en el uso del software es usar limitaciones a las tareas. Estas
limitaciones se refieren a determinadas fechas reales de un proyecto que restringen de alguna
manera a las tareas. En consecuencia, a las tareas con restricciones, Project no podrá cambiar de
forma automática. Dichas restricciones se dividen en 3 categorías:
• Flexibles
o LAP: La tarea comienza “Lo antes posible”. Para aquellas tareas programadas
desde la fecha de comienzo del proyecto.
o LMTP: La tarea comienza “Lo más tarde posible”, sin retrasar las tareas
siguientes. Es la delimitación predeterminada para aquellas tareas cuando se
programan desde la fecha de fin del proyecto.
• Semiflexibles
o NCAD: La tarea “No comienza antes de” una fecha especificada, o después de
dicha fecha.
o NFAD: La tarea “No finaliza antes de” una fecha especificada, o después de
dicha fecha.
o NCDD: La tarea “No comenzará después de” una fecha especificada, o antes de
dicha fecha.
o NFDD: La tarea “No finalizará después de” una fecha especificada, o antes de
dicha fecha.
• Inflexibles
o DFE: La tarea “Debe finalizar en” una fecha especificada.
o DCE: La tarea “Debe comenzar en” una fecha especificada.
Para el ejemplo, pondremos la restricción de tipo NCAD, 15 de abril de 2021 a la tarea
Programación del software. Volvemos a la vista Diagrama de Gantt, seleccionamos la tarea
correspondiente y entrar al formulario de Información de tarea, pestaña Avanzado (ficha Tarea
o doble clic sobre la tarea). En el formulario especificamos el tipo de restricción y la fecha
correspondiente (Figura N° 9).
Figura N° 9 Restricciones de fecha a una tarea
Actividad: colocar la restricción NCDD 15 de diciembre de 2020 a la tarea Acta de

constitución.

3.3 Fechas límite

En algunos casos tenemos como objetivo terminar determinadas tareas en fechas límites,
pero sin bloquear la programación de las tareas de forma automática (las restricciones sí impiden
la programación de las tareas). Para el ejemplo usaremos la tarea Recopilación de requisitos y
le especificaremos como fecha límite el 5 de febrero de 2021. Encontramos la opción la ficha
Tarea, Información de tarea, pestaña Avanzado (Figura N° 10).
Figura N° 10 Especificación de Fecha límite a una tarea
3.4 Dividir una tarea

Las tareas se pueden dividir en periodos de tiempo de tal manera que permite al usuario
ingresar fechas de suspensión y de reanudación.
Para el ejemplo, dividiremos la tarea Instalación del Sistema. La interrupción será el 13
de julio de 2021, y reanudará después de 02 días. Para el efecto seleccionamos la tarea elegida,
escogemos la opción Dividir tarea de la ficha Tarea. Luego con el puntero del mouse nos
ubicamos en la fecha que deseamos dividir y arrastramos el puntero hasta la fecha de reanudación
y la tarea queda dividida (Figura N° 11). Por facilidad colocar la Escala temporal día por día.
Figura N° 11 Dividir tarea

3.5 Tipo de relaciones entre las tareas

Cuando vinculamos tareas, por defecto se asigna una relación de tipo Fin-Comienzo (FC:
finalizar la predecesora para comenzar la sucesora). Project puede también manejar los otros tipos
de relación dependiendo de la situación específica: Comienzo-Comienzo (CC), Fin-Fin (FF) y
Comienzo-Fin (CF). Para el efecto entrar a la ficha Tarea, Información, pestaña Predecesoras.
Para el ejemplo, asignaremos a la tarea Informe de desarrollo, un tipo de relación FF,
con un retraso de 4 días respecto a su tarea predecesora Pruebas lógicas del software (Figura
N° 12).
Figura N° 12 Cambio de tipo de relación
3.6 Información adicional de las tareas

Project permite especificar información complementaria acerca de una tarea. Esta opción
la encontramos en la ficha Tarea, Notas de tareas. Para el ejemplo especificaremos una nota
acerca de la tarea Pruebas del software (Figura N° 13).
Figura N° 13 Notas de tareas

4 C ONFIGURACIÓN DE RECURSOS Y ASIGNACIONES
4.1 Distintos costos para un recurso

Project permite asignar varios costos a un recurso, para asignarlas donde sea necesario.
Para el ejemplo, a Roy Simón le agregaremos el costo extra de S/.80, entrar a la vista Hoja de
recursos, luego doble clic sobre Roy Simón (también ficha Recurso, Información). Activamos
la pestaña Costos y la pestaña B de la tabla interna y asignamos la nueva tasa (Figura N° 14).
Figura N° 14 Adición de otra tasa de costo a un recurso
4.2 Tasas de costo de recursos en función del tiempo

Project permite variar la tasa de costo de un recurso en un periodo determinado. Para el
ejemplo, adicionaremos una Tasa de Costo de 20% mayor que la actual (20%) y S/.80 por horas
extras a Juan Ruiz (en su tabla predeterminada: A) a partir del 20 de julio de 2021. Para el efecto,
activamos la vista Hoja de Recursos, doble clic sobre el recurso Juan Ruiz (Figura N° 15) y en
el formulario Información de Recurso, pestaña Costos.
Figura N° 15 Variación de tasa de costo en función del tiempo
4.3 Configuración de la disponibilidad de recursos

En muchos casos es necesario aumentar o disminuir la disponibilidad de un recurso. Para
realizar el cambio, entrar al formulario Información del recurso, activamos la pestaña General
y configuramos el recurso respectivo. Para el ejemplo, al recurso-grupo Programador,
disminuimos 1 unidad a partir del 20/07/2021. ( Figura N° 16).

Figura N° 16 Cambio de disponibilidad de un recurso
4.4 Asignación de su otra tasa de costo a un recurso en una asignación

Anteriormente (punto 4.1), adicionamos más de una tasa de costo a un recurso. Ahora
asignaremos un recurso con una tasa distinta a la predeterminada. Para el ejemplo, cambiamos la
tasa de costo predeterminada de Roy Simón para la tarea Diseño de la interfaz. Entrar a la Vista
de Uso de Tareas, agregamos las columnas Costos y Tabla de Tasas de Costo. Luego doble
clic sobre el recurso dentro de la tarea respectiva, aparece el formulario Información de
Asignación y cambiamos a la tasa B con la opción de Tabla de Tasas de Costo (Figura N° 17).
Figura N° 17 Cambiar tasa de costo predeterminada de un recurso en una asignación

4.5 Información adicional de los recursos

Al igual que en las tareas, también se puede especificar información complementaria
acerca de un recurso. Esta opción la encontramos en la ficha Recurso, Notas de recursos. Para
el ejemplo vamos a la vista Hoja de recursos y especificaremos una nota acerca del recurso Gaby
Jo (Figura N° 18).
Figura N° 18 Notas de recursos

5 M ANEJO DE LA INFORMACIÓN DEL PROYECTO
Manejar información en Project es similar que manejarla en cualquier software manejador

de base de datos. Por medio de Vistas e Informes y todas sus variantes, Project permite satisfacer
diferentes requerimientos de información. Las variantes de presentación de la información se
pueden realizar a través de procesos de ordenamiento, agrupación y filtrado.
5.1 Ordenamiento
En Project, podemos ordenar tareas o recursos según el parámetro que deseamos,
obteniendo una lista mucho más fácil de entender.
Para el ejemplo, ordenaremos las tareas (vista Diagrama de Gantt en su tabla Resumen),
por Costo y en segunda instancia por Trabajo ambos en forma descendente. Solo debemos entrar
a la ficha Vista, opción Ordenar, alternativa Ordenar por y definimos los dos niveles de
ordenamiento respectivos (Figura N° 19).
Figura N° 19 Formulario de ordenamiento

Actividad: ¿Qué tarea específica es la de mayor costo?
5.2 Agrupación
La agrupación nos muestra otro método para trabajar la información del proyecto, es
organizando todo por el campo o campos seleccionados. Para el ejemplo agruparemos por Grupo
de recursos. Para visualizar mejor el ejemplo añadimos la columna Grupo de recursos. Luego
accedemos a la ficha Vista, opción Agrupar por/Nuevo grupo por…. En el formulario que
aparece, buscar la alternativa Grupo de recursos (Figura N° 21) y se realiza el agrupamiento
respectivo (Figura N° 20).

Figura N° 21 Formulario de agrupación
Figura N° 20 Agrupación por grupo de recursos
5.3 Filtrado
El filtrado permite generar un reporte de datos que cumpla con condiciones establecidas
por el usuario. Si elegimos solamente filtro oculta los registros que no cumplen. Por ejemplo, en
la vista Hoja de Recursos, tenemos la lista de recursos. Seleccionamos la opción Filtro (Ficha
Vista) y aplicamos el filtro según el grupo. Especificamos el grupo Analista (Figura N° 22) y
obtenemos los recursos filtrados según lo requerido (Figura N° 23).
Figura N° 22 Filtro por grupo Analista

Figura N° 23 Recursos filtrados por grupo Analista

Ahora si solo requerimos resaltar algún grupo específico y no ocultarlo aplicamos la
opción Resaltar de la ficha Vista (¡Error! No se encuentra el origen de la referencia.). Para el e
jemplo desactivamos el filtro realizado (opción sin filtro) y resaltamos, de la forma similar, el
mismo grupo Analista (Figura N° 24).
Figura N° 24 Recursos resaltados por el grupo Analista
Actividad: Resaltar las tareas de Roy Simón.

6 I NTERACCIÓN CON OTROS PROGRAMAS
6.1 Abrir archivos de otro formato

Importaremos datos de un archivo Excel al Project. Crearemos un archivo Excel llamado
Lista_Tareas.xlsx con los datos mostrados en la Figura N° 25.
Figura N° 25 Proyecto en Excel

Para importar el archivo Excel, en Project vamos a la ficha Archivo, opción Abrir,
aparecerá el formulario Abrir (Figura N° 26). En la opción de tipo de archivo seleccionar Todos
los archivos. Seleccionamos el archivo a importar (Lista_Tareas.xlsx) y hacemos clic en el botón
Abrir. Se activa el Asistente para Importación y presionamos el botón Siguiente.
Figura N° 26 Formulario abrir

Seleccionamos la opción equivalencia nueva (Figura N° 27) y el botón Siguiente.
Figura N° 27 Creación de equivalencia

Seleccionamos el modo de importación Como Proyecto Nuevo (Figura N° 28) y

presionamos el botón Siguiente.
Figura N° 28 Modo de importación

Seleccionamos el tipo de datos que queremos asignar: Tareas (Figura N° 29) y
presionamos el botón Siguiente.
Figura N° 29 Tipo de datos a importar
Luego, especificamos en el asistente las equivalencias de tareas: Nombre de la Hoja de

cálculo de Origen (especificar qué hoja del Excel se utiliza). Se especifican también los
encabezados de la Lista en Excel y las equivalencias en Project (Campo de Microsoft Project).
Cómo en el Excel de ejemplo tenemos nombre de tareas con tiempo, entonces le asignaremos el
campo Duración para Project (Figura N° 30). Finalmente se presiona el botón Siguiente.

Figura N° 30 Especificación de las equivalencias
Finalmente, los datos se importan a un archivo Project (Figura N° 31).
Figura N° 31 Archivo importado a Project
Actividad: añadir al archivo Excel secuencias e importarlo.

6.2 Guardar información en otro formato

Project permite guardar los datos de un proyecto en otros formatos. Para el efecto
entramos a la ficha Archivo, opción Guardar como..., y en el campo tipo se selecciona el
formato en cual se quiere guardar el archivo, en este caso será tipo Texto (Figura N° 32).
Figura N° 32 Formulario Guardar como...

Al presionar el botón Guardar, se abre el Asistente de exportación y se presiona el
botón Siguiente. (Figura N° 33)
Figura N° 33 Asistente de exportación

Seleccione Utilizar una equivalencia existente (Figura N° 34) para utilizar una plantilla
para guardar los datos. Luego presione siguiente.
Figura N° 34 Selección de equivalencia

Se despliega la lista de plantillas, elegimos Informe Tareas y Recursos Humanos
(Figura N° 35) y presionamos Siguiente.
Figura N° 35 Plantillas de equivalencias

Especificamos las opciones de equivalencia necesarias (Figura N° 36).
Figura N° 36 Tipos de datos a exportar

Se verifican las Equivalencias de recursos (Figura N° 37¡Error! No se encuentra el o
rigen de la referencia.) y presionar el botón siguiente.
Figura N° 37 Equivalencias de recursos

Al finalizar con el Asistente, se guarda el archivo en el formato elegido. Buscamos y

abrimos el archivo exportado para ver la información (Figura N° 38).
Figura N° 38 Archivo exportado
Actividad: exportar la información de los recursos y sus asignaciones a un archivo texto.

7 O TRAS FUNCIONALIDADES
7.1 Campos personalizados

Cargar el archivo: “Convaca FE.mpp” (Después de establecer fecha de estado).
A pesar de que Project nos brinda una vasta información sobre el proyecto, también
podemos crear campos personalizados. Por ejemplo, una manera muy simpática de diferenciar los
costos según su variación de lo presupuestado, es haciendo una separación gráfica por colores
(semáforo) de la lista de tareas. Para ello nos situamos en la vista Hoja de tareas, tabla Costo.
En la ficha Formato, elegimos la opción Campos personalizados, nos aparecerá el
formulario Campos personalizados, escogeremos en Campo la opción Tarea y en el menú
desplegable Tipo, la alternativa Número. Luego cambiamos de nombre a uno de los campos
predefinidos (Número 4) llamándolo “Fuera de presupuesto” (Figura N° 39).
Figura N° 39 Campos personalizados

En el mismo formulario Campos pers., seleccionamos el campo “Fuera de
presupuesto”, y para configurarlo seleccionamos en Atributos personalizados la opción
Fórmula, en Cálculo de filas de resumen de grupo y tarea la opción Usar fórmula, y en
Valores para mostrar la opción Indicadores gráfico (Figura N° 40). Luego hacemos clic en el
botón Fórmula e introducimos la expresión que aparece en la Figura N° 41. A continuación,

configuramos los valores de dicha función (haciendo clic en el botón Indicadores gráficos) como
lo mostramos en la figura Figura N° 43.
Figura N° 40 Configuración del formulario de Campos pers.
Figura N° 41 Fórmula

Figura N° 43 Indicadores gráficos

Al final agregamos la columna Fuera de presupuesto y obtenemos un indicador gráfico
para cada tarea (Figura N° 42).
Figura N° 42 Variación costo del proyecto

Actividad: hacer un campo personalizado que coloque el costo en dólares (S/. 3.6).

7.2 Grabar Macros

Hay varias tareas que realizamos frecuentemente en el Project. Para simplificar, se puede
crear una macro que grabe las pulsaciones de teclado y de mouse para ser utilizadas en otra
ocasión.
En nuestro ejemplo, vamos a grabar con una macro la captura de imagen del proyecto,
considerando que esta tarea se realiza muchas veces. Nos ubicamos en ficha Vista, en el menú
desplegable de Macros y escogemos la opción Grabar Macro. Se abrirá el formulario Grabar
Macro.
Figura N° 44 Formulario grabar macro

Para el ejemplo, en el Nombre de macro pondremos Imagen, con la tecla de método
abreviado: Ctrl + f (Figura N° 44).
Hacemos los pasos para copiar una imagen:
1. Nos ubicamos en la vista Diagrama de Gantt, tabla Resumen.
2. En la ficha Vista seleccionamos la opción Proyecto completo.
3. Seleccionamos la columna Nombre de la tarea.
4. En la ficha Tarea, seleccionamos el menú desplegable de Copiar y escogemos
la opción Copiar imagen.
5. Nos abrirá el formulario Copiar imagen
6. Seleccionamos la opción Filas seleccionadas y Aceptar.
Una vez que hagamos estos pasos, debemos detener la macro, con los siguientes pasos:
primero ir a la ficha Vista, en el menú desplegable Macros escogeremos la opción Detener
grabación.
Una vez que se detiene la macro, lo que se ha hecho en el Project desde que inició la
grabación hasta que finalizó, se queda guardado. Para este caso específico significa que cada vez
que queramos copiar una imagen ejecutamos la macro Imagen y se copiará la imagen cuántas
veces queramos.
Actividad: hacer una macro que aplique a una fuente a Negrita y de Color rojo.

7.3 Gestión de horas extras

No es muy común el uso de horas extra en los proyectos, pero en los casos donde el
proyecto lo amerite, con Project también se puede manejar. Mostraremos la gestión de horas
extras en un ejemplo práctico (Basado en un artículo de José Moro del 23 de febrero de 2014).
Este ejemplo lo mostraremos en los siguientes pasos:
1. En un nuevo proyecto, definir una tarea llamada: “Construir muro”. Modo
Autoprogramar.
2. Definir el recurso de trabajo llamado “Juan” con capacidad de 100% (8 hrs. por
día), tasa por hora de S/.10 y tasa de horas extras de S/.15 (Figura N° 45).
Figura N° 45 Recurso con tasa de horas extras

3. Asignar el recurso a la tarea, establecer la duración de 10 días e insertar la
columna “Costo” y “Trabajo”. En la Figura N° 46 podemos observar lógicamente
que la duración es de 10 días, el trabajo 80 hrs. (10 días por 8 hrs. diarias) y el
costo S/. 800 (80 hrs. por S/.10 de tasa por hora).
Figura N° 46 Tarea con recurso asignado

4. En la Vista Uso de Tareas, insertar la columna “Trabajo de horas extras” y
“Costo” (Figura N° 47).
Figura N° 47 Vista uso de tareas

5. En la fila del recurso y en la columna “Trabajo de horas extras” ingresar 16 hrs

(Figura N° 48).
Figura N° 48 Trabajo de horas extras
En la Tabla 2 podemos observar los cambios e interpretarlos.

Tabla 2 Conclusión de resultados
Antes Después Descripción

Costo
S/.800 S/.880 Al ingresar 16 hrs. extras, de las 80 hrs. quedan 64 a
tasa normal (64 * 10 = 640) y las 16 a tasa de horas
extras (16 * 15 = 240). Entonces el costo total queda
en 880 (640 + 240).
Duración
10 días. 8 días. Al ingresar 16 hrs. extras, Project las distribuye desde
el primer día equitativamente (se agrega 2 horas cada
día). Y el trabajo (80 hrs.) se logra culminar en 8 días.
Trabajo
80 hrs. 80 hrs. El trabajo permanece constante, pues el incluir horas
extras no cambia la cantidad de trabajo que hay por
hacer, típicamente es para reducir la duración de la
tarea.
Actividad: añadir 16 horas extras al recurso Roy Simón en la tarea Diseño de la interfaz y
observar los resultados.

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VERSIÓN N° 06

Dr. Ing. Omar Hurtado 2 de 29

1.1 Propósito del documento

1.2 Objetivo del curso

Dr. Ing. Omar Hurtado 3 de 29

Cargar el archivo: “Convaca II.mpp” (proyecto sin línea base).

2.1 Configuraciones generales

Figura N° 1 Programar automáticamente las nuevas tareas

Figura N° 2 Especificación de carpetas para guardar archivos y plantillas

Dr. Ing. Omar Hurtado 4 de 29

• Personalizar cinta de opciones: Project permite modificar la organización de los comandos

Figura N° 3 Personalizar la cinta de opciones

Figura N° 4 Personalizar la barra de acceso rápido

2.2 Configuración de calendarios

Dr. Ing. Omar Hurtado 5 de 29

• Variación general de horario en un periodo del proyecto: cuando, por política de la

Figura N° 5 Variación del horario general de un proyecto en un periodo

Figura N° 6 Especificación de horario nocturno

Dr. Ing. Omar Hurtado 6 de 29

3.1 Inspeccionar tareas

Figura N° 7 El Inspector de tareas

Figura N° 8 Solución de problemas mediante el Organizaros de equipo

Dr. Ing. Omar Hurtado 7 de 29

Figura N° 9 Restricciones de fecha a una tarea

Actividad: colocar la restricción NCDD 15 de diciembre de 2020 a la tarea Acta de

Dr. Ing. Omar Hurtado 8 de 29

3.3 Fechas límite

Figura N° 10 Especificación de Fecha límite a una tarea

3.4 Dividir una tarea

Figura N° 11 Dividir tarea

Dr. Ing. Omar Hurtado 9 de 29

3.5 Tipo de relaciones entre las tareas

Figura N° 12 Cambio de tipo de relación

3.6 Información adicional de las tareas

Figura N° 13 Notas de tareas

Dr. Ing. Omar Hurtado 10 de 29

4 C ONFIGURACIÓN DE RECURSOS Y ASIGNACIONES

4.1 Distintos costos para un recurso

Figura N° 14 Adición de otra tasa de costo a un recurso

4.2 Tasas de costo de recursos en función del tiempo

Figura N° 15 Variación de tasa de costo en función del tiempo

4.3 Configuración de la disponibilidad de recursos

Dr. Ing. Omar Hurtado 11 de 29

Figura N° 16 Cambio de disponibilidad de un recurso

4.4 Asignación de su otra tasa de costo a un recurso en una asignación

Figura N° 17 Cambiar tasa de costo predeterminada de un recurso en una asignación

Dr. Ing. Omar Hurtado 12 de 29

4.5 Información adicional de los recursos

Figura N° 18 Notas de recursos

Dr. Ing. Omar Hurtado 13 de 29

5 M ANEJO DE LA INFORMACIÓN DEL PROYECTO

Manejar información en Project es similar que manejarla en cualquier software manejador

Figura N° 19 Formulario de ordenamiento

Dr. Ing. Omar Hurtado 14 de 29

Figura N° 21 Formulario de agrupación

Figura N° 20 Agrupación por grupo de recursos

Figura N° 22 Filtro por grupo Analista

Dr. Ing. Omar Hurtado 15 de 29

Figura N° 23 Recursos filtrados por grupo Analista

Figura N° 24 Recursos resaltados por el grupo Analista

Actividad: Resaltar las tareas de Roy Simón.

Dr. Ing. Omar Hurtado 16 de 29

6 I NTERACCIÓN CON OTROS PROGRAMAS