3.

DESARROLLO

3.1 MICROSOFT PROYECT

Microsoft proyecto es una herramienta (Software) que tiene por objetivo planificar y
controlar proyectos, este software fue lanzado en el año del 1988 con el objetivo de
evolucionar, mejorar y administrar de manera favorable la productividad de las empresas,
uno de sus puntos clave es que reduce el tiempo ya que posee un calendario mediante el
cual podemos designar tareas y organizarlas de la manera mas adecuada para nuestro
entorno laboral, además previene retrasos, y se asegura que los proyectos sean entregados a
tiempo y en los plazos previstos.

Esta herramienta tiene diversas funciones como tal, incluye el diagrama de Gantt, mismo
que permite la visualización de las actividades a realizarse a través de los tiempos
predeterminados en el calendario en tiempo real.

También tiene incorporadas, plantillas, recursos y cálculos de costos, informes en tiempo

real, uso de cadena crítica y resumen de situación con escales diversas de tiempo

Según (SPnet, 2019).. “Microsoft Project es la herramienta perfecta para planificar y

controlar el desarrollo de un proyecto. Presenta funcionalidades que favorecen la
productividad del equipo, economiza tiempo y permite al gestor o usuario a cargo tener
siempre a la vista la organización y el cumplimiento de tareas”.

3.1.2 PARA QUE SIRVE MICROSOFT PROYECT

Microsoft proyecto es una herramienta que permite controlar la gestión de proyectos

de una manera colaborativa, con el fin de gestionar desde los mas rápidos hasta los
más complejos proyectos, siendo estos de alcance remoto en cualquier lugar.

Este software está dirigido a jefes de proyectos, mismos que realizan una
planificación y asignación de tareas, recursos y actividades propuestas, permite
realizar el cálculo necesario y obtener un informe sobre la actividad que se va a
realizar tanto en entorno privado como a nivel local. (Lugo, 2019)
 3.1.3 CARACTERISTICAS GENERALES DE PROYECT

Ilustración 1: Programas Proyecto

Elaborado por: (Administra Proyectos, s.f.)

Microsoft proyecto ha ido evolucionando a través de los años, cada vez ofrece mas
alternativas de uso, esto con el fin de poder gestionar de manera mas eficiente y rápida
proyectos, como características de este programa tenemos:

• Crear proyectos organizados.

• Mejorar la calidad en la creación y gestión de proyectos.

• Planificar tareas más detalladas y organizadas.

• Mejorar la toma de decisiones, a partir de una visión de todo el proyecto.

• Organizar el trabajo de tu empresa.

• Mejorar la colaboración de compañeros de equipo o departamentos.

• Detectar errores de un proyecto.

3.2 UN PROYECTO EN MICROSOFT PROYECT

La creación de un proyecto en Microsoft proyecto es sencilla, parte desde la obtención del

software de Office en donde encontramos al abrir la creación de un “Proyecto Nuevo”,
donde se desplegará un menú interactivo que contiene varios comandos encabezados por,
Tarea, Recurso, Informe Proyecto, Vista y el formato del diagrama de Gantt, estos
comandos nos permitan la edición y creación de tareas nuevas, mismas que componen
nuestro proyecto.
Ilustración 2

Elaborado por (Microsoft Office, s.f.)

Puesto que la gestión de proyectos es importante porque garantiza que lo que se entrega en
los tiempos predeterminados, aporta un valor real frente a las oportunidades de negocio.
Cada cliente tiene ciertos objetivos estratégicos y los proyectos que realizamos para él les
ayudan a alcanzarlos de manera eficiente y técnica.

3.2.1 CARACTERISTICAS DE UN PROYECTO EN MICROSOFT OFFICE

 Registro. Se toma en cuenta los participantes, patrocinadores, estatutos,

presupuesto, etc.
 Comunicación de los planes. Ofrece una sincronización virtual entre la lista de
participantes.
 Creación de informes. Brinda capturas de planes iniciales, requisitos,
necesidades del personal, entre otros detalles.
 Creación de la programación. Se pueden utilizar proyectos en blanco o plantillas
utilizadas por otros gestores de negocios similares.
 Adición de tareas. Además de agregarlas, se pueden implementar plazos,
cambiarles propiedades, asignar personas encargadas, etc.
 Elección de la vista de la programación. Después de añadir todos los ítems
anteriores, el proyecto puede ser confuso. El software permite ordenarlo a través
de varias vistas fáciles de revisar.
 Establecer costos. La parte del presupuesto puede ser la más difícil. Sin
embargo, con esta herramienta se realizará de forma casi automática, al tener en
cuenta los participantes, el tiempo, los recursos y otros aspectos ya asignados.
 Realizar un seguimiento. ¿Alguien se ha retrasado? ¿Se cumplirá con el
presupuesto? ¿La fecha límite es la adecuada?
 (En cualquier momento se puede revisar la planificación de manera virtual para
comprobar estos factores).
 Administración de riesgos. Un proyecto siempre tiene conflictos y riesgos.
Microsoft Project permite analizar cada uno de ellos identificando las áreas
problemáticas con anticipación. (Microsoft, 2007)

3.3 QUE ES UN INFORME

Un informe es una declaración, escrita o hablada, que describe las cualidades, las
características y el contexto de un acontecimiento. Se trata de una elaboración periódica
basada en la observación y el análisis para comunicar algo ocurrido o los resultados de una
investigación.

3.4 UN INFORME EN MICROSOFT PROYECT

Un informe en Microsoft proyecto es un grafico que expresa cualidades y características de

un proyecto realizado, en medida que se desarrolle el proyecto el informe cambiara para
reflejar la información más reciente, sin necesidad de que esta sea actualizada de forma
manual.

3.5 COMO CREAR UN INFORME

Se puede crear informes impresionantes utilizando datos escritos por cualquier

trabajo o sin cuentas. A medida que trabaja en un proyecto, los informes cambiarán
para reflejar la información más reciente sin necesidad de actualizar la nueva
información.

Paso #1. Hacer clic en la pestaña de informe

Paso #2. En el grupo de “Ver informes”, hacer clic en el tipo de informe que se
desea elegir. “Informe > Panel de información > Información general del proyecto.
Ilustración 3

Elaborado por (Microsoft Office, s.f.)

Por consiguiente, el informe general del proyecto refleja una combinación de

gráficos y tablas en donde se pretende mostrar cada fase del proyecto, tanto hitos
como tareas cuyo vencimiento ah sido terminado o esta aun en etapa de realización,
además refleja el porcentaje de avance total del proyecto. (Palmeri, 2018)

Ilustración 4

Elaborado por (Microsoft Office, s.f.)

(Además vale mencionar que la información presentada en el informe, puede ser
editable).

3.5.1. TIPOS DE INFORME EN MICROSOFT PROYECT

Microsoft proyecto ofrece a través de su software mejorado nuevas alternativas para

la creacion de informes estos tienen por objetivo ser mas tecnicos e ilustrativos
conforme el jefe o dueño del proyecto lo requiera.

3.5.1.1 INFORMES DE PANEL

Ilustración 5

Elaborado por (Microsoft Office, s.f.)

Dentro de este tipo de informe de Panel, tenemos varios tipos como

 Evolución, muestra el trabajo realizado, las tareas completadas y el trabajo

que queda por hacer en los plazos posteriores. Información general de
costos, muestra el estado actual del proyecto y de las tareas de nivel
superior, también los costos planeados, restantes, reales, acumulados y de
línea base, así como el porcentaje final de finalización. Información general
del Proyecto, muestra el porcentaje de finalización del proyecto, los próximos
hitos y las tareas cuyo vencimiento ya ha caducado.

 Próximas tareas, muestra el trabajo realizado en la semana actual y el estado

de las demás tareas vencidas y de las que comienzan en las próximas
semanas.
3.5.1.2 INFORMES DE RECURSOS

Ilustración 6

Elaborado por (Microsoft Office, s.f.)

 Recursos sobre asignados, muestra el estado de trabajo de todos los

recursos asignados con información acerca del trabajo real y restante,
gracias a este informe se podrán sobre asignar en vista de planeador de
equipo.
 Visión general de los recursos, Muestra el estado de todas las personas
que están trabajando en su proyecto para que sepa que trabajo y tareas
pendientes de realizar.

3.5.1.3 INFORMES DE COSTOS

Ilustración 7
Elaborado por (Microsoft Office, s.f.)

Este informe de costos muestra:

 Flujo de caja, esta muestra el costo y los costos acumulados, tanto por
trimestre y de todas las tareas de nivel superior.
 Sobrecostos, este genera la variación de todas las tareas de nivel superior
y los recursos de trabajo existentes, además indica en que punto se
superan los costes reales a los costos de línea base.
 Informe de valor acumulado, muestra la variación y los índices de
rendimiento durante cierto tiempo, de igual manera compara los costos y
las programaciones con una línea base con el fin de conocer si el
proyecto se cumplirá en la fecha prevista o no.
 Visión general de costos de recursos, genera un estado de costos de los
recursos de trabajo, tanto de personal como de material, y de igual forma
muestra los detalles de los costos en una tabla de todos con distribución
de costos gráficamente.
 Información general de costos de la tarea, muestra el estado del costo a
nivel superior y de igual forma muestra los detalles y datos de su
distribución en un gráfico.

3.5.1.4 INFORMES DE PROGRESO O EN CURSO

Ilustración 8

Elaborado por (Microsoft Office, s.f.)

 Este informe posee:

 Tareas críticas, muestra las tareas con programación y las ajusta como
criticas dentro de la ruta critica de el proyecto que esta en ejecución,
además indica el retraso que estas pueden provocar dentro de la
programación
 Teras retrasadas, este indica cuando comienza y cuando finaliza con
posterioridad alas fechas de inicio y fin programadas cuyo plan no es el
planificado.
 Informe de hito, muestra todas las tareas del proyecto que poseen hitos,
así como las tareas que poseen retirados en las fechas vencidas o que se
han completado
 Tareas propuestas, establece que tareas del proyecto están tardando mas
de lo esperado y a su vez cuya finalización es posterior a la fecha de
línea base.

3.5.2 VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE UN INFORME EN M. PROYECT

VENTAJAS
La visión global de la propuesta agiliza la
toma de decisiones.
Es posible crear un plan estructurado a
partir de un conjunto disperso de ideas.
Es posible planificar anticipadamente las
tareas a corto, mediano y largo plazo.
Los plazos de las tareas se ven reducidos.
Tienes la posibilidad de detectar de forma
precoz las vulnerabilidades de un diseño.
Elaborarás eficientemente calendarios de
rutas críticas y de eventos en cadena.
DESVENTAJAS
El software presenta algunas limitaciones
en su funcionamiento.
no hay la posibilidad de evaluar la
productividad de las personas o las
maquinarias.
El 80 % de los usuarios suele utilizar muy
pocas funciones, cerca del 20 %.
No es un software multiplataforma, pues
funciona solamente con Windows.
Los privilegios de acceso a los diferentes
planes pueden jerarquizarse.
Vas a manejar con exactitud una gran
cantidad de detalles operativos.