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UNIVERSIDAD SEÑOR DE SIPÁN

MICROSOFT PROJECT 2010
Manual Básico de Gestión de Proyectos
Ing. Bruno Sarmiento José Manuel

2011

MICROSOFT PROJECT 2010 2011
CONFIGURACIÓN INICIAL DEL PROYECTO REUNIÓN DE ACCIONISTAS

Se trata de preparar una reunión anual de accionistas, Las propiedades del proyecto se describen a continuación:

1. Propiedades del proyecto
1.1. Proyecto: Reunión de Accionistas. Asunto del Proyecto: Informe Anual de 2011. Responsable y Autor: Nombre del Alumno.  Clic en el menú Archivo. Opción Información , Propiedades Avanzadas, Llenar los campos Titulo, asunto Autor, Aceptar

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UNIVERSIDAD SEÑOR DE SIPÁN | COMPUTACIÓN III

MICROSOFT PROJECT 2010 2011
2. Fecha de inicio del proyecto:
2.1. Fecha de comienzo: 10 de Octubre del 2011

Clic en el menú Proyecto, Información del proyecto

Ingresar la fecha de comienzo del proyecto.

3. Lista de tareas iniciales:

Nombre
Programar fecha de la conferencia Imprimir carta Buscar Conferenciante Preparar Carta Preparar menú con empresa “Manos Morenas” Imprimir Menú Celebración de la reunión

Duración
1 día 2 días 2 días 1 día 3 días 1 día 0 días

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Insertar nueva tarea “Reservar centro de Conferencias”. Cambiar la duración a 2 días.MICROSOFT PROJECT 2010 2011 Cabecera de tarea Hito 4. Antes de la tarea Imprimir Carta. 3 UNIVERSIDAD SEÑOR DE SIPÁN | COMPUTACIÓN III .  Clic derecho en la tarea Imprimir Carta.  Digitar Reservar centro de Conferencias. clic en el menú Insertar tarea.1. Modificación de la lista de tareas iniciales 4. duración 2 días.

 Clic con el botón derecho del Mouse en la cabecera de la fila 7. Esquematización de las tareas del Proyecto: 5. 5. Modificar el Proyecto Actual para incluir la siguiente lista de actividades: Id 1 2 3 4 5 6 Nombre Planificación preliminar Programar fecha de la conferencia Reservar centro de conferencias Buscar conferenciante Planificación preliminar completa Carta de notificación Duración 1 día 2 días 1 día 3 días 0 días 1 día 4 UNIVERSIDAD SEÑOR DE SIPÁN | COMPUTACIÓN III .MICROSOFT PROJECT 2010 2011 4. clic eliminar tarea. Eliminar la tarea 7. Imprimir Menú.2.1.

 Clic en la cabecera de Planificación preliminar. para llegar a este resultado. Enter. Hacer clic en aplicar sangría 5 UNIVERSIDAD SEÑOR DE SIPÁN | COMPUTACIÓN III .2. borrar día y colocar H (horas). Clic en nueva tarea: digitar Reunión de Accionistas  Marcar las cabeceras de Fila de 2 a la 20.MICROSOFT PROJECT 2010 2011 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19  Ordenar lista de envió Preparar carta Revisar carta Aprobar carta Imprimir carta Enviar carta Detalles de la reunión Preparar menú con empresa “Manos Morenas” Preparar salas de equipamiento del comité Preparar equipamiento necesario Preparar programa Imprimir programa Celebración de la reunión 1 hora 1 día 1 día 1 día 2 días 0 días 1 día 3 días 1 día 2 días 3 días 1 día 0 días Insertar y mover tareas. clic derecho. y luego aplicar sangría a las tareas de la 2 a la 20. h para horas 5. Insertar una nueva tarea 1: Reunión de Accionistas. Cuando se traten de cambiar las unidades de duración. ir a la columna duración.

 Sangría a las tareas de la 15 a la 19.MICROSOFT PROJECT 2010 2011 Clic 5. 6 UNIVERSIDAD SEÑOR DE SIPÁN | COMPUTACIÓN III .  Sangría a las tareas de la 8 a la 13. Esquematizar la lista de tareas en tres grupos:  Sangría a las tareas de la 3 a la 6.  Marcar las cabeceras de fila indicadas y hacer clic en aplicar sangría 5.4.3. Ocultar las subtareas de la tarea de resumen 7: Carta de notificación. y de la tarea de resumen 14: Detalles de la reunión.

5. Tareas repetitivas o periódicas 6. La tarea se llamará Reunión especial. Aceptar.  Clic después de Celebración de reunión. Clic en el menú insertar: tarea repetitiva. El intervalo de repetición dependerá de la duración del proyecto. 7 UNIVERSIDAD SEÑOR DE SIPÁN | COMPUTACIÓN III .1. para mostrar u ocultar subtareas 5. después de Celebración de la reunión. digitar el nombre de la tarea. marcar semanalmente. marcar lunes. 6. Mostrar el esquema completo.MICROSOFT PROJECT 2010 2011 Clic. Insertar una tarea repetitiva. (para este caso será todo el mes de Octubre). que se llevará a cabo todas las semanas los días lunes y tendrá una duración de 4 horas. Cambiar la duración de días a horas.

Aplicar.  Clic en menú de acceso rápido. para volver a la vista anterior. Manejo de vistas de proyectos. Seleccionar la opción integrada. 7.MICROSOFT PROJECT 2010 2011 7. Clic en Diagrama de Gantt. Ejecutar la presentación de MS Project.1.  Clic en la ficha tarea. Presentar las características de MS Project. 8 UNIVERSIDAD SEÑOR DE SIPÁN | COMPUTACIÓN III .2. vista preliminar 7.

3.  Manejo de informes de proyectos.  Clic costos: seleccionar 9 UNIVERSIDAD SEÑOR DE SIPÁN | COMPUTACIÓN III . Clic en la ficha Proyecto: Informes.MICROSOFT PROJECT 2010 2011 7.

seleccionar 10 UNIVERSIDAD SEÑOR DE SIPÁN | COMPUTACIÓN III .MICROSOFT PROJECT 2010 2011  Clic Presupuesto.

6. Microsoft Project 2000 paso a paso. b) Aprender a definir en MS Project las dependencias entre tareas. Tiempos de posposición y de adelanto. Microsoft Press. Visualización en el diagrama de Gantt. 2. Mc Graw Hill Interamericana 2000. 9. Tipos de dependencia entre tareas. 8. Vinculación entre tareas. Revisión de conceptos. 4. Camino crítico y tareas críticas. 7. 5. 3.MICROSOFT PROJECT 2010 2011 SEGUNDA SEMANA DEFINICIÓN DE TAREAS Y SUS DEPENDENCIAS Objetivos a) Aprender a definir en MS Project la estructura de descomposición de trabajo (WBS) de un proyecto. FUENTES DE INFORMACIÓN 1. Dependencia entre tareas. Crear en MS Project el ejemplo de aplicación. CONTENIDO 1. 11 UNIVERSIDAD SEÑOR DE SIPÁN | COMPUTACIÓN III . Estructura de descomposición de trabajos (WBS).

 Desvincular la tarea de resumen 7: Carta de Notificación y la tarea de resumen 14: Detalles de la reunión (seleccionar únicamente las tareas de resumen). 12 UNIVERSIDAD SEÑOR DE SIPÁN | COMPUTACIÓN III . Abrir el fichero de resultado de tutorial de la práctica anterior. Vinculación de tareas  Vincular todas las tareas con una dependencia de <<fin a comienzo>>.MICROSOFT PROJECT 2010 2011 Definición de tareas y sus dependencias Se trata de preparar una reunión anual de accionistas. Realizar las siguientes modificaciones sobre el proyecto: 1.

Preparar 13 UNIVERSIDAD SEÑOR DE SIPÁN | COMPUTACIÓN III . Establecimiento de dependencias entre tareas. Se proponen los siguientes cambios a la programación del proyecto:  Cambiar la dependencia entre la tarea 8: Ordenar lista de envió y la tarea 9: Carta a <<Comienzo-Comienzo>>. con la tarea de resumen 14: Detalles de la reunión.MICROSOFT PROJECT 2010 2011  Vincular la tarea de resumen 2: Planificación Preliminar. 2.

5 días en la dependencia entre la tarea 4: Reservar centro de conferencias y la tarea5: Buscar conferenciante.  Especificar un tiempo de adelanto de 0. 14 UNIVERSIDAD SEÑOR DE SIPÁN | COMPUTACIÓN III .MICROSOFT PROJECT 2010 2011  Cambiar la dependencia entre la tarea 16: Preparar salas de reunión del comité y la tarea 17: Preparar equipamiento necesario. a <<Fin-Fin>>.

Uso del asistente del diagrama de Gantt. entre la tarea de resumen 14: Detalles de la reunión y la tarea 20: Celebración de la reunión. Para ello se usara el asistente del Diagrama de Gantt. Se desea ahora ver el camino crítico del proyecto. 3.MICROSOFT PROJECT 2010 2011  Especificar un tiempo de posposición de 2 días. a) Para iniciar el asistente para diagramas de Gantt: clic derecho en el diagrama ó clic en el icono. 15 UNIVERSIDAD SEÑOR DE SIPÁN | COMPUTACIÓN III .

16 UNIVERSIDAD SEÑOR DE SIPÁN | COMPUTACIÓN III . c) Mostrar las tareas retrasadas.MICROSOFT PROJECT 2010 2011 b) Mostrar el camino crítico en el diagrama de Gantt.

MICROSOFT PROJECT 2010 2011 d) Mostrar los estilos de las Barras del Diagrama de Gantt. e) La vista del diagrama de Gantt debe ser la siguiente. 17 UNIVERSIDAD SEÑOR DE SIPÁN | COMPUTACIÓN III .

b) Costos variables de un recurso. Establecer calendarios. d) Tasas de tablas de costo. Revisión de conceptos. PMP Carl Chatfield. c) Calendario de un recurso.MICROSOFT PROJECT 2010 2011 TERCERA SEMANA: GESTION DE RECURSOS CON MS PROJECT OBJETIVOS    Aprender a definir y asignar recursos a MS-Project. FUENTES DE INFORMACIÓN  Microsoft Office Project 2003 Step by Step by Carl Chatfield. Manejar diferentes tipos de costes en MS-Project. Definición de costos de recursos. b) Manejar la hoja de recursos. capacidad máxima y disponibilidad. Timothy Johnson. aplicación a una tarea. c) Asignar un recurso a una tarea. a) Tipos de recursos. d) Asignar un calendario base a un recurso. Utilizar calendarios en MS-Project. b) Tipos de costos. a) Calendario base de un proyecto b) Horario laboral y días no laborales. 4. a) Crear un recurso. e) Cambiar formato de las fechas. 3. a) Costo fijo de una tarea. and MCP Timothy Johnson 18 UNIVERSIDAD SEÑOR DE SIPÁN | COMPUTACIÓN III . 2. c) Tasas variables de recursos. Asignación de recursos a las tareas. CONTENIDOS 1. d) Unidades de un recurso para una tarea e) Detalle de los recursos: grupo.

En la Hoja de recursos introducir los siguientes recursos:  Clic en el menú: Ver. Creación de la lista de recursos 1. digitar los recursos.  En la hoja de recursos.1.MICROSOFT PROJECT 2010 2011 Configuración de los recursos. 1. costos y el calendario del proyecto: Una vez terminada la lista de tareas. como la vista siguiente: 19 UNIVERSIDAD SEÑOR DE SIPÁN | COMPUTACIÓN III . Hoja de recursos. el equipo del proyecto ha pasado la información sobre los recursos a usar en el proyecto los costos y el calendario. esquematización y las dependencias de la programación de la reunión anual de accionistas.

Ingresar todos los recursos a las tareas específicas.MICROSOFT PROJECT 2010 2011 2. Asignar los recursos a las siguientes tareas Id Nombre Recursos 3 4 5 8 9 10 11 15 16 17  Programar fecha de la conferencia Reservar centro de conferencia Buscar conferenciante Ordenar lista de envió Preparar carta Revisar carta Aprobar carta Preparar menú con empresa “Manos Morenas” Preparar salas de reunión del comité Preparar equipamiento necesario Vp Sec Jo Sec Aux Jo Vp Aux Sec Aux Ir al diagrama de Gantt y ubicar la columna Nombres de los recursos. 20 UNIVERSIDAD SEÑOR DE SIPÁN | COMPUTACIÓN III . como lo indica el cuadro de arriba.1. Asignación de recursos a las tareas: 2.

va a tener un aumento de sueldo durante el proyecto. sobre costos para cada recurso asignado al proyecto de reunión de accionistas. El recurso Secretario.MICROSOFT PROJECT 2010 2011 3. y buscar las columnas tasa estándar y Tasa horas extras. 3. Después llenar los costos correspondientes. 80 por hora S/.000 por año S/. El Auxiliar Administrativo cobrará más por las tareas relacionadas con cualquier trabajo de supervisión. Aplicación de costos de recursos El departamento de contabilidad ha proporcionado la información necesaria. Introducir los siguientes costos asociados a los recursos Nombre del recurso Tasa estándar Tasa hora extra Secretario Vicepresidente Jefe oficina Auxiliar Administrativo S/. 156. 60 por hora ----S/. 21 UNIVERSIDAD SEÑOR DE SIPÁN | COMPUTACIÓN III .180. 40 por hora S/. 340.1. 120 por hora  Ir a Hoja de recursos.000 por año S/.000 por año S/.

2. A partir del 19 de Octubre de 2011. 22 UNIVERSIDAD SEÑOR DE SIPÁN | COMPUTACIÓN III .  Dar doble clic al recurso Secretario: ubicar el menú Costos. el recurso Secretario va a tener un aumento de sueldo de un 10% en las horas estándar y horas extras. en la segunda fila de Fecha efectiva ingresar la fecha del aumento. escriba el porcentaje de aumento o disminución de la tasa anterior: para este caso 10%.MICROSOFT PROJECT 2010 2011 3. En las columnas Tasa estándar y Tasa horas extra.

Crear una nueva tabla de costos con una tasa estándar de S/. ingresar los nuevos costos para este recurso. El recurso Auxiliar Administrativo tiene una tasa distinta para las tareas de supervisión. 150 por hora. en el menú Costos elegir la tabla B  Luego. 23 UNIVERSIDAD SEÑOR DE SIPÁN | COMPUTACIÓN III .3. 96 por hora y una tasa de horas Extras de S/.  Dar doble clic al recurso Auxiliar Administrativo.MICROSOFT PROJECT 2010 2011 3.

4. ir a la ficha tarea.  Para abrir la vista de tareas. Utilizar la vista Uso de tareas.MICROSOFT PROJECT 2010 2011 3. 24 UNIVERSIDAD SEÑOR DE SIPÁN | COMPUTACIÓN III . desplegar la opción y escoger la vista Uso de tareas. Aplicar la nueva tasa de costos para el recurso Auxiliar Administrativo en la tarea 17: Preparar equipamiento necesario.

 Seleccionar el recurso Auxiliar Administrativo: clic en el botón Asignar. 25 UNIVERSIDAD SEÑOR DE SIPÁN | COMPUTACIÓN III . seleccionar la tarea y asignarle un recurso (clic en el icono).MICROSOFT PROJECT 2010 2011  Ubicar la tarea Preparar equipamiento necesario. luego cerrar la ventana.

clic en Información  En el menú General. tiene 2 tipos de costos (A y B). 26 UNIVERSIDAD SEÑOR DE SIPÁN | COMPUTACIÓN III . Para asignar el tipo de costo B a esta tarea. seleccionamos el recurso. ubicar la opción Tabla de tasas de costo: y seleccionar el tipo B. clic en el botón Aceptar. clic derecho.MICROSOFT PROJECT 2010 2011  Recordar que el Auxiliar Administrativo.

MICROSOFT PROJECT 2010 2011 3. su tasa estándar es de S/.3 y 3. realizados anteriormente. 27 UNIVERSIDAD SEÑOR DE SIPÁN | COMPUTACIÓN III . pero para el recurso Secretario. 60 por hora y su tasa de horas extras es de S/.  Luego ubicamos el recurso de la tarea Ordenar Lista de Envío en la lista Uso de tareas y le atribuimos el tipo de costo B.4.5.  Para este punto hacemos los pasos 3. El recurso Secretario tiene una tasa distinta para la tarea Ordenar Lista de Envío. Para dicha tarea. 80 por hora.

crear un nuevo calendario base llamado Reunion_Accionistas para el proyecto de la reunión de los accionistas. no requiere una jornada tradicional de ocho horas para cada recurso.  En el icono Cambiar Tiempo de Trabajo clic en el botón Crear Calendario…. En la nueva ventana escribir Reunion_Accionistas.  Clic en la ficha proyecto. clic Aceptar. A partir de una copia del calendario base estándar. edición y asignación de calendarios El proyecto de la reunión de accionistas. También se ha solicitado una lista de días no laborales para el proyecto y los horarios de trabajo especiales de los recursos individuales. Creación. considerando que se hace una copia del calendario Estándar. Hay que introducir estas excepciones en el calendario adecuado. excepto los lunes. sólo se trabajará en las tareas de proyecto por la mañana. 28 UNIVERSIDAD SEÑOR DE SIPÁN | COMPUTACIÓN III . clic Cambiar tiempo de trabajo. En vez de ello.1.MICROSOFT PROJECT 2010 2011 4. Es necesario crear un nuevo calendario base y asignárselo a cada recurso del proyecto. 4.

MICROSOFT PROJECT 2010 2011 4.2. 29 A UNIVERSIDAD SEÑOR DE SIPÁN | COMPUTACIÓN III . Cambiar el horario laboral para que sea el siguiente:  Todos los lunes: de las 13:00 a las 17:00 horas. e ingresar las horas respectivas.  Seleccionar la columna lunes.

 Seleccionar la columna Viernes. e ingresar las horas respectivas.MICROSOFT PROJECT 2010 2011  De martes a jueves: de las 8:00 a las 12:00 horas. e ingresar las horas respectivas.  Todos los viernes de 9:30 a 13:30 horas.  Seleccionar las columnas Martes a Jueves. 30 UNIVERSIDAD SEÑOR DE SIPÁN | COMPUTACIÓN III .

4. seleccionar un recurso.  Seleccionar los días 28 de Octubre. 31 UNIVERSIDAD SEÑOR DE SIPÁN | COMPUTACIÓN III .  Ir a Hoja de recursos. Ubicar el menú Horario de trabajo y seleccionar el tipo de horario. Hacer lo mismo con todos los recursos. luego establecer las fechas seleccionadas como: Periodo no laborable. por el aniversario de la empresa. Asignar el calendario Reunion_Accionistas a todos los recursos asignados al proyecto.3.  28 de Octubre de 2011.MICROSOFT PROJECT 2010 2011 4. Añadir los siguientes días no laborales el calendario Reunion_Accionistas. 4. clic derecho Información del recurso….