Revisión, radicación y cobro de incapacidades en la empresa Montajes JM

Nataly Martínez Cuellar

C.C. 52.973.285

Administración de Empresas

Escuela de ciencias administrativas

Programa de administración de empresas

Proceso de prácticas III

Bogota

2020

Montajes JM - Nit. 844000670-7

Contenido

Montajes JM S.A.....................................................................................................................1

Misión.................................................................................................................................1

Visión..................................................................................................................................1

Cargo y área........................................................................................................................1

Propuesta de mejora................................................................................................................2

Planteamiento del problema................................................................................................2

Pregunta de investigación...............................................................................................3

Justificación........................................................................................................................4

Objetivo general..................................................................................................................5

Objetivos específicos......................................................................................................5

Marco referencial................................................................................................................6

Metodología........................................................................................................................7

Conclusiones y recomendaciones.......................................................................................8

Recomendaciones............................................................................................................9

Bibliografía...........................................................................................................................17
Montajes JM S.A.

Misión

Somos un equipo de trabajo dinámico, responsable y con amplia experiencia, que

presta servicios integrales de forma sostenible y con altos estándares para la ingeniería,

fabricación, mantenimiento y operación en los sectores energético, industrial y de la

construcción.

Visión

Para el 2022, continuaremos siendo una empresa líder en Colombia en la

prestación de servicios de ingeniería, fabricación, mantenimiento y operación en los

sectores energético, industrial y de la construcción. Reconocida por el cumplimiento de las

responsabilidades adquiridas con sus accionistas, clientes, colaboradores y demás grupos de

interés, que permite la ampliación de nuestro campo de acción a nivel nacional y/o

internacional.

Cargo y área

 Área: HSE

 Cargo Jefe inmediato: Líder Nacional de HSE y Gestión Social

 Cargo estudiante: Auxiliar de enfermería HSE.

Propuesta de mejora

Planteamiento del problema

La norma 780 de 2016 es una compilación de normas referentes al sector de salud y

de protección social, en ella se trata el tema de cobro y reembolso de incapacidades de los

trabajadores ya sea por enfermedad común o enfermedad laboral; sin embargo esta no es

clara si el trámite es una responsabilidad del trabajador o del empleador.[ CITATION

Act17 \l 9226 ]

A su vez el artículo 206 de la Ley 100 de 1993, define que los afiliados del sistema

general de seguridad social en salud tienen derecho a recibir una contraprestación

económica a título de incapacidades por enfermedad, ya sea por medio de las EPS o ARL.

Según la normatividad nacional, la generación de estas la podrá realizar un profesional de

la salud con licencia médica y posterior a su emisión será realizado el reconocimiento

económico de esta.[ CITATION Act17 \l 9226 ]

También la Ley 1438 de 2011, indica que el empleador debe solicitar a las EPS o

ARL el reembolso de prestaciones económicas en un plazo máximo de tres años contados

desde la fecha en que este efectúe el pago al trabajador. El Ministerio de Salud en su

Concepto Jurídico 201711601624791 de septiembre 01 de 2017 concluyó que:

“(…) la incapacidad tiene por objeto suplir el salario del trabajador que ha sido

incapacitado, razón por la que resulta lógico que en cumplimiento de dicha

premisa, sea el empleador quien realice el pago de la incapacidad, para que

luego sea reconocida a este por la respectiva EPS, en los términos de lo previsto en

el artículo 2.2.3.1 del Decreto 780 de 2016.”[ CITATION Act17 \l 9226 ]

 Montajes JM no cuenta con un procedimiento específico para el trámite

correspondiente a incapacidades, motivo por el cual se evidencian falencias en el cobro y

reembolso de estas, a la fecha de 30 Abril de 2018 se cuenta con un pendiente por recobrar

de aproximadamente $100.000.000; esto debido a falta de soportes o tramitología de las

entidades que deben realizar este reembolso. [ CITATION Raf17 \l 9226 ]

Las entidades que deben realizar pago de incapacidades son la ARL1 y las EPS2, el

inconveniente de tramitología se genera en el momento de la definición del origen de la

enfermedad que genera la incapacidad; Enfermedad Común o Enfermedad Laboral; los dos

tipos de entidades buscan la manera de exonerarse del paciente y lo direccional en ambos

sentidos sin definir en muchos casos a quien pertenece, sin embargo la empresa debe

asumir el pago del salario y de la seguridad social para el posterior reembolso.

[ CITATION Raf17 \l 9226 ]

Pregunta de investigación.

¿Qué incidencia tiene para la empresa Montajes JM el adecuado cobro de

incapacidades de los trabajadores?

1
Administradora de Riesgos Laborales
2
Empresa Promotora de Salud
Justificación

La realización de este trabajo cobra importancia desde dos enfoques, desde el de la

organización, para mejorar el proceso de recaudo de incapacidades; para el desarrollador

del proyecto al afianzar, poner a prueba conocimientos y capacidades resolutivas ante los

problemas de la cotidianidad del trabajo

A la organización la beneficiara en agilizar trámites y garantizar el retorno del

dinero que se paga por anticipado a los trabajadores al momento de generar una

incapacidad, dando retorno a recursos que deben ser utilizados en otros aspectos de

bienestar y de recurso humano, a su vez se beneficiaran los trabajadores ya de después de

determinando proceso de incapacidad laboral son ellos los que se verán afectados con el

pago de su contribución salarial.

El estudiante se beneficiara al lograr culminar su etapa de prácticas II, validando

conocimientos y capacidades en el que hacer del trabajo además de mejorar sus tareas

cotidianas en su trabajo
Objetivo general

Formular un plan de mejora del proceso de cobro de incapacidades de la empresa Montajes

JM

Objetivos específicos

1. Diagnosticar el proceso de cobro de incapacidades de la empresa Montajes JM S.A

2. Investigar como es el proceso ante EPS y ARL para el cobro de incapacidades

3. Analizar estrategias a implementar referentes al proceso de incapacidades

4. Diseñar procedimiento de cobro de incapacidades para la empresa Montajes JM

Marco referencial

Una incapacidad médica es el reconocimiento económico que se le da a un

colaborador de la organización durante el tiempo que está inhabilitado física o mentalmente

para realizar su trabajo, es pago la EPS si es una enfermedad común o por la ARL si

corresponde a accidente o enfermedad laboral. (Santos, 2013)

El Sistema General de Seguridad Social en Salud dictamina que cuando la

enfermedad es de origen común los dos primeros días los debe cubrir el empleador y a

partir del tercer día la EPS, esta última realizara la liquidación de estas al 66,6% hasta el día

90 y de ahí en adelante el 50%, pero cabe aclarar que estas liquidaciones no pueden ser

menores al salario mínimo; esto será hasta el día 180 que asume el fondo de pensiones y

procede a hacer la calificación de medicina laboral por posible discapacidad. (Santos, 2013)

Las Administradoras de Riesgos Laborales reconocerán la incapacidad desde el día

siguiente de ocurrido el accidente de trabajo o la enfermedad diagnosticada como laboral,

estas seran liquidadas sobre el 100% del salario total del trabajador hasta que la junta de

calificacion decida la situacion del trabajador. (Santos, 2013)

Las incapacidades laborales son un gran inconveniente que tienen las empresas, son

las que determinan el ausentismo y las que afectan directamente la productividad y

cumplimiento de objetivos de la empresa, porque determinan el nivel de ausentismo y

afectan la productividad.[CITATION ELC02 \l 9226 ]

Metodología

Se implementó un enfoque descriptivo en cuanto a la metodología utilizada para

diagnosticar e identificar las falencias encontradas en la empresa Montajes JM; Esta

metodología tal como su nombre lo dice, consiste en describir la realidad de situaciones,

eventos, grupos o comunidades que se estén abordando y que sean objetivo de análisis.

(Bernal, 2010)

Al utilizar esta metodología se debe: examinar las características del tema a

investigar, definirlo y formular hipótesis, seleccionar la técnica para la recolección de datos

y las fuentes a consultar (Bernal, 2010)

Se emplea cuando se tiene poca información del fenómeno, es un tipo de

investigación que se utiliza para estudiar eventos o sujetos de forma cualitativa y ayuda a

los investigadores a entender mejor el objeto de estudio. (Martínez, 2017)

La investigación cualitativa recolecta información de la observación de

comportamientos, procesos, movimientos y mecanismos utilizados para una ejecución

efectiva, analiza y construye métodos de conocimientos avanzados para ejecutar planes de

acción con poco margen de error (Martínez, 2017)

Conclusiones y recomendaciones

Se verifica el proceso de radicación de incapacidades ante entidades pertinentes

evidenciando lo siguiente:

1. Trabajador realiza entrega de incapacidad medica a recursos humanos, a

veces se realiza dentro de fechas estipuladas por la empresa y otras de

manera extemporánea

2. Recursos humanos realiza la clasificación de las incapacidades y las radica

en las diferentes entidades

3. Se espera el pago de las incapacidades por parte de entidades pertinentes y

de acuerdo al origen de la enfermedad

4. A juicio de entidades que realizan pago se glosan3 las incapacidades de

acuerdo sus criterios

5. Se archivan caso objetados

A la fecha la empresa tiene una suma considerable de no pago de incapacidades de

trabajadores, las principales causas de no pago son:

 Falta de reporte de AT (FURAT4)

 Incapacidad no original

 No relación de diagnóstico con enfermedad laboral, accidente laboral o

enfermedad común.

 Prescripción de incapacidad (más de tres años de expedición)

 Casos objetados

 Orden medica no cumple

3
Objeción de pago por entidad de salud
4
Formulario Único de Reporte de Accidente de Trabajo
  Falta de soportes médicos y del paciente

Se verifica directrices y procedimientos para el proceso de recobro de incapacidades

identificando que la empresa a la fecha no posee un protocolo que estipule como ejecutar

cobros de incapacidades y demás tramites de estas

Recomendaciones

Se diseña procedimiento de trámites de incapacidades el cual se encuentra en

proceso de aprobación del área de calidad, este fue diseñado de la siguiente manera

Procedimiento gestión de incapacidades médicas

Alcance

Establecer la secuencia de actividades que se deben seguir para asegurar la gestión

de las incapacidades emitidas por las EPS y la ARL facilitando el recobro de las mismas.

Términos y definiciones

Incapacidad laboral: Es la incapacidad que afronta un trabajador para laborar como

consecuencia de una enfermedad o un accidente de trabajo. La incapacidad laboral puede

presentarse de forma temporal o permanente, y puede ser parcial o total. Una incapacidad

permanente conduce necesariamente a la pensión del trabajador.

La incapacidad originada en una enfermedad de origen profesional o por un

accidente de trabajo, debe ser pagada por la administradora de riesgos laborales- ARL a la

que esté afiliada la empresa. Estas se cubren desde el segundo día de incapacidad.

Incapacidad de origen común: Es aquella incapacidad generada que no tiene origen

profesional o por un accidente que no es de trabajo, debe ser pagada por la EPS a la que el
empleado esté afiliado. Esta incapacidad por enfermedad general es pagada por la EPS a

partir del 3 día; los dos primeros días de incapacidad los paga la empresa o empleador.

Incapacidad por SOAT: El trámite por los eventos de SOAT se direccionara directamente

con la compañía aseguradora del vehículo si y solo si se trata de una incapacidad

permanente, mientras sea una incapacidad temporal por evento común la responsabilidad

asumida será a cargo de la EPS, si se trata de un accidente de trabajo la incapacidad será

asumida por la ARL mientras el evento sea catalogado como accidente de trabajo, si por el

contrario es objetado la incapacidad debe tramitarse a liquidación por EPS con carta de

objeción generada por ARL solicitando el trámite de reembolso. Si se trata de gastos

médicos, quirúrgicos, farmacéuticos y hospitalarios el SOAT los cubre hasta por un valor

de 500 S.M.L.M.V.5. la incapacidad por SOAT se reconoce el 100%. [ CITATION

ELC02 \l 9226 ]

Prestaciones pagadas: El valor que el empleado reciba por incapacidad, será igual al

100% de salario base de cotización si se trata de incapacidad por enfermedad profesional o

accidente de trabajo. Si la incapacidad es por enfermedad general, el valor a pagar al

empleado será el 66.67% del valor base de cotización a partir del 3 al 89 día, será

reconocido el 50% del valor base de cotización a partir del 90 al 180 día y el fondo de

pensiones se encargará de la prestación económica del día 181 en adelante, por lo que el

empleador ya no reconocerá nada al trabajador a partir de éste tiempo y una vez expedida la

resolución de pensión se dará por terminado el contrato de trabajo. En cualquier caso, el

valor de la incapacidad no puede ser inferior al salario mínimo vigente. Para el caso de las

licencias por maternidad o paternidad serán pagadas al 100%[ CITATION Raf17 \l 9226 ]

5
Salario Mínimo Legal Vigente
 Base para el cálculo y pago de la incapacidad: Este concepto hace relación al salario

sobre el cual se cotizó, es decir, los valores constitutivos de salario. Aquellos llamados

como bonos ó compensaciones, al ser factores no constitutivos de salario, no son tenidos en

cuenta para la base de cotización. Para la determinación del valor del subsidio en dinero, se

tendrá en cuenta el salario de base del asegurado, correspondiente al mes calendario de

cotización anterior al de la iniciación de la incapacidad (Artículo 9 del Decreto 770 de

1.975).

Días de Incapacidad: Para efectos de la incapacidad laboral, los días de incapacidad

deben entenderse como días calendario, por consiguiente se deben tener en cuenta

domingos y festivos.

Prórroga de la incapacidad: es la que se expide con posterioridad a la inicial, por la

misma enfermedad o lesión, o por otra que tenga relación directa con ésta, así se trate de

código diferente y siempre y cuando entre una y otra no haya una interrupción mayor a

treinta (30) días calendario. (Art. 9o. del Decreto 770 de 1.975).

Licencias de maternidad: Para acceder a las prestaciones económicas derivadas de la

licencia de maternidad la trabajadora deberá en calidad de afiliada cotizante, haber cotizado

ininterrumpidamente al sistema durante todo su período de gestación en curso, sin perjuicio

de los demás requisitos previstos para el reconocimiento de prestaciones económicas,

conforme a las reglas de control a la evasión.

Nota: La trabajadora que en el curso del embarazo sufra un aborto o un parto

prematuro no viable, tiene derecho a una licencia de 2 a 4 semanas, remuneradas con el

salario que devengaba en el momento de iniciarse el descanso. (Artículo 237 Código

Sustantivo del Trabajo).

 Licencias de paternidad: En estos casos el esposo o compañero permanente tendrá

derecho a ocho (8) días hábiles de licencia remunerada de paternidad. (Sentencia C-174 de

2.009)

Autorización de Incapacidad: Se entiende por autorización de incapacidad a la

autorización emitida por la EPS para su descuento por PILA o pago al empleador según

corresponda.

Ingreso Base Cotización -IBC-: Es el total del salario reportado por la empresa

como devengado por el trabajador durante un período determinado. Se aproxima al

múltiplo de mil más cercano. Se considera salario la remuneración ordinaria y toda

bonificación y prima que periódica y ordinariamente recibe el trabajador. No es salario la

prima de vacaciones y la prima legal de servicios (junio y diciembre), adicional a las

primas o bonificaciones pactadas como no salario

C.I.E-106: La CIE-10 es el acrónimo de la Clasificación internacional de enfermedades,

décima versión correspondiente a la versión en español de la (en inglés) ICD, siglas de

International Statistical Classification of Diseases and Related Health Problems) y

determina la clasificación y codificación de las enfermedades y una amplia variedad de

signos, síntomas, hallazgos anormales, denuncias, circunstancias sociales y causas externas

de daños y/o enfermedad.

Lineamientos generales

En este procedimiento se describen los pasos que se deben seguir para asegurar que:

1. Se revisen las Incapacidades emitidas por las EPS y ARL, verificando que estén

bien diligenciadas por parte de los médicos tratantes, estas deben cumplir con los

requerimientos legales a saber códigos C.I.E-10, letra legible, descripción clara del
6
Clasificación internacional de enfermedades
 diagnóstico, fechas claras de inicio de la incapacidad, fin de la incapacidad, número

de días de incapacidad, nombre del profesional que la emite y sello respectivo. En

caso de no contar con un estos requerimientos se debe remitir carta a la entidad

respectiva solicitando el correcto diligenciamiento de la incapacidad. Trabajador

que no remita sus incapacidades en original con historia clínica no será remunerada

y se tomará como un Tiempo No Laborado del trabajador donde una vez presentada

la documentación completa y correctamente se hará el respectivo pago retroactivo

de lo que se dejó de reconocer.

2. Que los empleados remitan inmediatamente las incapacidades por EPS y ARL a la

administración de los proyectos en original junto con copia de la historia clínica o

escáner para poder realizar los respectivos recobros.

3. Se realice divulgación a todos los empleados de MJM, consorcios y empresas en las

que participe y tenga algún tipo de vinculación, en el proceso de gestión de

incapacidades desde los procesos de inducción, re-inducción y charlas pre-

operacionales.

4. Se envíe diariamente por parte de las administraciones de los proyectos al

departamento de nómina en Siberia y se informe al personal en las oficinas centrales

las novedades ocasionadas por las incapacidades que reportan los empleados.

5. Se cuenta con un mecanismo de remisión y cobro a las EPS y ARL dónde se tenga

un contacto directo en cada uno de los entes que gestionen y graben en las

plataformas de información todas las incapacidades emitidas.

6. Se tiene una base de información que permita cruzar periódicamente el ausentismo

generado con las incapacidades grabadas y recobradas, esta base de datos es

manejada por el departamento de nómina en Siberia.

 7. Pasados 180 días de incapacidad el trabajador deberá solicitar al Fondo de

pensiones el pago de dichas incapacidades. Cumpliendo los requisitos establecidos

por ley y por estas entidades.

Desarrollo

1. Al ocurrir un evento o accidente en la empresa el trabajador o los testigos deben

informar al jefe inmediato o supervisor, se procede a estabilizar y prestar la

atención inicial de urgencias en el servicio médico correspondiente al proyecto.

2. El médico o el supervisor HSE remiten al paciente estable a la IPS de contacto si

es por evento común en la EPS y si es por accidente de trabajo a entidades

afiliadas a La Equidad ARL.

3. Una vez atendido el evento y el paciente es dado de alta y durante su tratamiento

se emiten los Documentos (incapacidades) correspondientes por parte de los

médicos tratantes.

4. El trabajador debe remitir los documentos entregados por médicos tratantes a la

EPS para su respectiva autorización.

5. El trabajador inmediatamente debe enviar al personal de la administración del

proyecto la incapacidad original junto con la fotocopia de la historia clínica las

autorizaciones de incapacidades emitidas por la EPS, (en Villavicencio para los

proyectos desarrollados en los llanos orientales la enfermera asignada recibe el

original de la incapacidad y la copia de la historia clínica y las remite a sede

Siberia - Cota a nombre de Departamento de Nomina independientemente de su

origen).
6. Si el evento es por enfermedad común, la administración del proyecto verifica el

diligenciamiento correcto, de lo contrario solicita al trabajador que corrija los

datos a través de su respectiva EPS. La administración del proyecto remite la

documentación completa de las incapacidades al departamento de nómina para

ingresar la novedad al SISTEMA UNO, relacionar y cobrar dicha incapacidad.

7. Una vez recibido los soportes en el Dpto. de Nomina (soportes de

incapacidades) La funcionaria encargada procesara los respectivas tiempos y

valores a pagar al empleado en el sistema de información de nómina.

8. Una vez procesada la información, y al momento de generar la nómina tomara

los documentos de incapacidad procesado y mostrara en volante de nómina, para

el caso de incapacidad por enfermedad común se utilizara el concepto “310”,

para el caso de incapacidad por accidente de trabajo se utilizara el concepto

“320”, para el caso de las licencias de maternidad y paternidad se utilizara el

concepto “315”, del software UNO.

9. Si la incapacidad es por accidente laboral, las incapacidades remitidas por ARL

o las recibidas en la administración del proyecto, deben ser remitidas a la oficina

de Siberia, departamento de Nómina. Luego de esto serán subidas al SISTEMA

UNO para posteriormente ser relacionadas y tramitadas ante el gestor de la ARL

La equidad quien a su vez las montara en la WEB de la ARL, y se puedan

generar los recobros por la empresa.

1. Todas las incapacidades recibidas deben ser originales junto con la copia de la

historia clínica y una vez ingresadas al SISTEMA UNO se relacionan en la base de

datos, se deja un registro contable con las fotocopias de cada una y se digitaliza

cada incapacidad para cada empleado, se hace la respectiva gestión ante las EPS y/o
 ARL y se valida el desembolso junto con la relación de pagos y se descarga

contablemente cada pago.

Es necesario garantizar que las incapacidades no se queden en poder de los

trabajadores, por lo cual, cada administrador debe tener un control de las personas

incapacitadas con sus números de contacto a fin de realizar el respectivo seguimiento. En la

inducción se tratara este tema y como se realiza la autorización de las incapacidades

En los casos de empleados que no se encuentren en campo y que no tengan

incapacidad, es responsabilidad de los administradores y personal de recursos humanos

contactar al trabajador con el fin de identificar la causa de la ausencia e informarla al

personal de Siberia
Bibliografía

Actualícese. (28 de septiembre de 2017). Actualícese. Recuperado el 1 de mayo de 2018, de

Incapacidades: gestión de cobro sigue siendo responsabilidad del empleador:

https://actualicese.com/actualidad/2017/09/28/incapacidades-gestion-de-cobro-

sigue-siendo-responsabilidad-del-empleador/

Bernal, C. A. (2010). Metodologia de la Investigacion. Bogota: Pearson.

Congreso de Colombia. (17 de Diciembre de 2002). Secretaría. Recuperado el 20 de Mayo

de 2018, de Ley 776 de 2002:

http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=16752

Martinez, C. (2017). Lifeder. Recuperado el 20 de abril de 2018, de Investigación

Descriptiva: Tipos y Características: https://www.lifeder.com/investigacion-

descriptiva/

Mesa, R. R. (2017). Sistema General de Riesgos Laborales. Barranquilla: Universidad del

norte.

Santos Calderon, J. M. (2013). Decreto 2943 de 2013. Bogota: Secretaria Juridica

Nacional.