UNIVERSIDAD GALILEO IDEA

CEI: IMB-PC San Juan

Nombre de la Carrera: Licenciatura en Tecnología y Administración de Empresas

Curso: Creación Empresarial 1

Horario: 5 a 6 P.M.

Tutor: Claudia María Hernández Peralta

NOMBRE DE LA TAREA

Tarea 3

Capítulo 3 Gestión documental

Apellidos, Nombres del Alumno

Melina Marisol Tomás

Carné: 20007791
 Fecha de entrega: 12/02/2023

Tabla de contenido
INTRODUCCION................................................................................................................3

OBJETIVOS.......................................................................................................................4

RESUMEN..........................................................................................................................5

PREGUNTAS...................................................................................................................10

CONCLUSIONES.............................................................................................................14

RECOMENDACIONES....................................................................................................15

BIBLIOGRAFIA................................................................................................................16
 INTRODUCCION
La gestión documental forma parte de la estrategia para administrar los recursos
informativos con que cuenta una organización. Por su naturaleza, el punto de partida
radica en el enfoque clásico para manejar la documentación que constituye la
plataforma de las operaciones que día con día afronta una organización, cuyo registro
se centra en sus competencias centrales, estructura, sector de actividad, giro industrial,
tamaño de la empresa, número de empleados, relaciones de coordinación, nivel de
desarrollo tecnológico, sistemas de comunicación e información, trato a clientes
internos y externos generación de bienes, servicios, capital y conocimiento y gestión de
la calidad.

Como parte fundamental del manejo y tratamiento de la información, es conveniente

disponer de un enfoque digital que incremente la calidad de los datos, es decir, que
permita depurarlos y confirmarlos automáticamente, exportar la información que
contengan hacia distintas bases de datos o aplicaciones diversas, analizar
comparativamente los reconocimientos que se hagan y administrar de manera puntual
las imágenes y documentos. De conformidad con los criterios anotados, presentaremos
las dos versiones o enfoques en el orden expresado.
 OBJETIVOS
1. Valorar la importancia que reviste la gestión documental para la puesta en
práctica de las estrategias de negocio en tiempo real.
2. Aumentar la conectividad de la organización con su entorno, en particular con
sus grupos de interés.
3. Aprender como la gestión documental interrelaciona todos los procesos de la
organización.
 RESUMEN
1. Gestión documental

Conjunto de actividades que permiten coordinar y controlar los aspectos relacionados

con creación, recepción, organización, almacenamiento, preservación, acceso y
difusión de documentos.

Concepto: Un documento es una herramienta o medio de comunicación impreso en un

instrumento de reproducción gráfica o plasmado en un formato electrónico, que por lo
general contiene información fija y espacio para información variable. En el momento
que un formulario se completa se convierte en un documento.

Objeto: Representan el vehículo de transmisión de datos e información organizacional

más sencillo, claro y funcional, toda vez que permiten ordenar, sistematizar y orientar el
manejo de cualquier otro recurso en términos físicos o electrónicos. Además,
normativamente, cumplen con la finalidad de constituirse en una fuente de consulta
para efectos legales y/o administrativos.

2. Propósito de la gestión documental

 Contar con los formatos adecuados en función de las necesidades de la

organización.
 Identificar y proteger información vital.
 Mejorar la gestión de los procesos y de los procedimientos.
 Contribuir a racionalizar las cargas de trabajo.
 Administrar eficazmente los recursos y sistemas destinados al manejo de la
información de la organización.
 Interrelacionar correctamente la gestión documental con la estructura
organizacional.
 Evaluar la gestión documental de la organización.

3. Enfoque clásico (formas impresas y análisis)

Importancia de las formas impresas: Por lo general, las operaciones administrativas

que se efectúan en una organización requieren documentos para dejar constancia de
su ejecución. Cuando estas operaciones son numerosas y repetitivas se utilizan formas
impresas, cuyo uso incide de manera directa tanto en la simplificación del trabajo como
en la calidad de la información que se maneja; por ello, es necesario tener en cuenta
los elementos siguientes:

 Su contenido
 La cantidad que de ellas se utiliza.
 El costo que representan.
 El grado en que permiten imprimir celeridad y cohesión a las acciones.
 Que constituyen un vehículo confiable para generar y transmitir información.

Análisis: Cuando se revisan las condiciones materiales del contenido de un formulario

tamaño, papel, tinta, clase de impresión, encuadernación y frecuencia de uso y
consideraciones funcionales identificación, objetivo, información, estructura, tipo y
secuencia de datos se deben considerar los siguientes aspectos:

 Formularios cuyas dimensiones no coinciden con el tamaño de los equipos en

que se procesan o son excesivas para los datos que contienen.
 Duplicación de formas para un mismo fin.
 Exceso de formularios de poco uso.
 Formularios con un número de copias innecesario.
 Formularios cuyo diseño no satisface el propósito para el que fueron creados.
Formularios para trámites en los que no son necesarios, o sin la forma y
contenido requeridos.

Requerimientos para su uso: La existencia en mayor o menor medida de formularios

en una organización obedece a sus necesidades específicas de trabajo, en función de
los factores siguientes:

Internos

 El instrumento jurídico que las crea.

 Las pautas dictadas por el órgano de gobierno.
 La desagregación de funciones derivadas de su base legal.
 La determinación de objetivos y programas.
 La definición de procesos.
  Los sistemas que se desarrollan para apoyar los procesos y programas.
 La traducción en procedimientos y, por ende, en operaciones de las actividades.
 El establecimiento de estrategias de negocio.
 El proceso de toma de decisiones.

Externos

 Por cambios en las condiciones del entorno.

 Por decisiones que tiendan a globalizar la entidad.
 Por pactos o convenios nacionales o internacionales.
 En atención a demandas de clientes o proveedores.

4. Enfoque digital (software y herramientas)

Toda organización requiere de documentos y archivos para comunicar, almacenar y

preservar la información. La gestión documental de los archivos en papel y de los
archivos electrónicos es clave en la búsqueda del éxito en mercados cada vez más
competitivos. Además, la necesidad de controlar el acceso a los datos, su
monitorización y su evaluación hacen imprescindible contar con un sistema para
centralizar y proteger los archivos, tanto en medio físico como electrónico, de este tipo
de estructuras hace posible digitalizar y capturar masivamente formatos, cuestionarios,
formularios, encuestas o imágenes, a la vez que permite limpiar y confirmar datos
automáticamente por medio de reglas de negocio y validaciones en bases de datos, lo
que se refleja en resultados como los siguientes:

 Reduce los costos de captura manual.

 Comprime los tiempos de procesamiento.
 Aumenta la calidad de los datos.
 Incrementa la productividad.
 Acelera el manejo de documentos (almacenamiento y acceso).
 Potencia las inversiones en sistemas.
 Establece un puente entre contenidos de la web y los sistemas de gestión
documental.
 Orienta hacia la web los sistemas de gestión de contenido.
  Permite escalar la gestión de los datos.

Herramientas: Una vez que se ha decidido qué estructura va a adoptarse para la

gestión documental, es necesario contar con herramientas para poder incorporar los
documentos, los cuales ofrecen al usuario las alternativas siguientes:

 Alta de documentos
 Búsqueda de documentos
 Navegación de documentos
 Administración de usuarios
 Administración de alta/baja de carpetas o bibliotecas

5. Ventajas de la gestión documental

Ventajas de su uso

 Reducción significativa de los tiempos de respuesta, ya que se elimina el tiempo

requerido para trasladar documentos de un lugar a otro.
 Reducción significativa del gasto de papel, del espacio de almacenamiento físico
y del envío de documentos.
 Centralización de los datos en un entorno protegido del acceso de personal no
autorizado.
 Control del acceso a los datos, para saber qué usuario accede a determinado
documento.
 Búsqueda y localización inmediata de documentos, sin necesidad de
movimientos físicos, y posibilidad de búsquedas condicionales basadas en los
metadatos (índices).

Ventajas por concepto

 Espacio
 Tiempo
 Seguridad
 Transporte y envío de documentos
Sistemas de aplicación: El contexto actual en que se desenvuelven las diferentes
instituciones y organizaciones exige la aplicación de determinados sistemas, métodos,
procedimientos y otros instrumentos que respondan a las expectativas de cada una de
ellas en el área de gestión de la información y de la documentación.

Sistema de administración documental

 Combina la digitalización y la administración de documentos y flujo del trabajo a

nivel corporativo.
 Captura los formatos en papel o electrónicos para convertirlos en datos digitales
que puedan ser explotados.

Sistema de automatización de procesos administrativos

 Efectúa el seguimiento de los procesos administrativos que se hayan iniciado en

formatos electrónicos.
 Detecta cuellos de botella en los procesos administrativos en línea.
 Agiliza la gestión administrativa gubernamental y corporativa.
 Diseña, ejecuta y audita procesos de flujos de trabajo.
 Implementa y conserva sistemas administrativos con certificación ISO.

Sistema de análisis ejecutivo de datos

Tableros para el análisis de indicadores.

 Métodos de proyección.
 Modelos de tendencias.
 Semáforos y alarmas.
 Gráficas interactivas.
 Navegación flotante.
 Creación y administración de escenarios

Sistema de búsqueda de información corporativa

 Plataforma comprensiva para recuperar datos.

 Administra remota o localmente mediante un web browser.
 Acciona la búsqueda en intranets, extranets y web site.
  Facilita su uso y escalabilidad

PREGUNTAS
1. ¿Por qué es importante la gestión documental en las empresas?

Es importante para identificar y proteger información vital al igual que administrar

efectivamente los recursos y sistemas destinados al manejo de la información de la
entidad.

2. ¿Cómo puede comprobarse la efectividad de la gestión documental en

las empresas?

En la búsqueda y localización de inmediata de documentos, sin necesidad de

movimientos físicos, y posibilidad de búsqueda condicionales basadas en los
metadatos.

3. ¿En qué casos es necesario o aconsejable el uso de formas impresas?

Cuando las operaciones son numerosas y repetitivas

4. ¿Con qué actividades (puestos o áreas) empresariales relaciona los

diferentes programas: para generar formatos, para generar formatos
gráficos, ¿para generar formatos para la red?

 Programas para generar formatos – Área operativa (Bodega, liquidación,

recursos humanos)
 Programas para generar formatos gráficos – Área comercial (Ventas, marketing)
 Programas para generar formatos para la red – Área de soporte

5. ¿Es posible cuantificar las ventajas de la gestión documental? ¿Cómo?

Con la reducción del gasto de papel, del espacio de almacenamiento físico y envió de
documentos se puede cuantificar la cantidad que se está ahorrando.

DIAGNOSTICO EMRESARIAL
1. Describa los principales pasos o etapas de forma general de cómo se
lleva a cabo la gestión de documentos en su organización.
  Recepción de documentos: donde la persona encargada realiza la recepción de
los diferentes documentos de la empresa.
 Registro: tiene como objetivo formalizar la incorporación de un documento lo que
traduce a dejar constancia de que un documento ha sido creado o recibido.
 Clasificación: en este paso se clasifica el documento según su tipo por ejemplo si
es factura, recibo, vale, carta, etc.
 Ingreso en sistema: si es un documento fiscal se procede a ingresar la
información en el sistema de lo contrario se omite este paso.
 Archivo: su objetivo es garantizar que los documentos se conserven en un
entorno seguro. Para ello, se supervisa constantemente las condiciones de
almacenamiento y las operaciones de manipulación, con el fin de proteger los
documentos contra el acceso y la destrucción no autorizados.
 Accesibilidad: en este paso si alguien desea tener acceso a un documento
archivado debe llenar una boleta de solicitud la cual debe ir firmada y sellada por
el jefe del departamento y detallar por cuanto tiempo se solicita el documento,
con ello se aplican los controles previstos en la tabla de acceso y seguridad.
 Disposición: Una vez agotado el plazo de conservación establecido para un
documento determinado, se aplica la disposición prevista en el calendario de
conservación: eliminación, conservación permanente y/o transferencia a otro
sistema archivístico.

2. Identifique las ventajas y desventajas de la actual gestión documental

en su organización.

Ventajas:

 Mayor seguridad de los documentos.

 Mayor accesibilidad y sencillez con respecto a la documentación de la empresa.
 Mayor facilidad de recuperación de información y mayor acceso a la información.
 Ahorro de gasto en copias, duplicados, etc.
 Cumplimiento de las normativas de seguridad.
 Mayor productividad

Desventajas:
  Transporte de documentos.
 Falta de espacio de almacenamiento.
 Propenso a daños.
 Supone una inversión.
 Daño ambiental.

3. Describa como se realiza la gestión de documentos de forma específica

en su puesto de trabajo.

 Recepción de los documentos fiscales por parte de la secretaria administrativa.

 Traslado de documentos a auxiliar administrativo.
 Clasificación del documento según su tipo.
 Ingreso del documento al sistema de la empresa.
 Creación de copia digital del documento.
 Archivo del documento físico.
 Revisión de los documentos archivados por parte del asistente administrativo.

4. Identifique las ventajas de las principales formas impresas en su

organización y recomiende las mejoras que considere convenientes.

 Acceso inmediato y concurrente a la documentación.

 Integración con el sistema de contabilidad.
 Mejora la seguridad y el acceso a la información.
 Mejora de la productividad y el rendimiento.
 Normalización de archivos.

5. Plantee una reducción de formas impresas, cuales se podrían eliminar

y cuales se deberían convertir en digitales en su organización.

Se pueden eliminar:

 Recibos de caja mayores de 3 a 5 años de antigüedad.

 Recibos provisionales mayores a 2 años de antigüedad.
 Cartas, memos, notas mayores a 3 años.
 Documentos del personal inactivos mayores a 10 años.
Se pueden digitalizar:

 Facturas físicas.
 Contratos de trabajo, comerciales u otra índole.
 Informes de reuniones o proyectos realizados.
 Documentos legales de la empresa.
 Documentos del personal activo.
 CONCLUSIONES
1. Toda organización requiere de documentos y archivos para comunicar,
almacenar y preservar la información. Para ser competitivo es fundamental
implementar el enfoque digitar en la gestión documental ya que esto permite
mayor flexibilidad en el manejo de información.
2. Existe gran variedad de programas para crear formatos con el fin de llevar una
efectiva gestión de la información empresarial, estos son programas en los
cuales se puede construir una gran variedad de formatos. Hay unos que solo
generar partes graficas otros que la manejan y la unifican con la información
obtenida esto para agilizar los procesos de toma de decisión.
3. Se puede definir varias ventajas del enfoque digital cuando se requiere una
efectiva gestión documental como la reducción de tiempos de respuesta ya que
se elimina el tiempo que quiere para trasladar datos, también es significativo el
gasto de papel, almacenamiento y envío de la información.
 RECOMENDACIONES
1. Al momento de almacenar la información de forma digital es importante incluir en
el plan una copia de seguridad como respaldo.
2. La información vital y confidencial debe ser protegida y solo debe tener acceso
personas autorizadas.
3. Es de suma relevancia manejar un historial de datos manipulados.
 BIBLIOGRAFIA
Fincowsky, E. B. (2017). Oganizacion de Empresas 1. Mexico: Imperografia Digital S.A.