La importancia de la gestión documental

Publicado por Conasa 23 January, 2017

El es una de las preocupaciones más relevantes y no tan recientes en las

empresas. La cantidad de documentos operativos, administrativos y justificativos
generados se ha incrementado notablemente y la digitalización de la información
está siendo uno de los caballos de batalla de las empresas.

Nos encontramos en muchos casos que el “documento” en sí es el activo más

importante de una compañía y sobre el que se sustenta la mayor parte del
trabajo. Lo podemos ver claramente en las empresas de transporte o industria,
obligados a manejar una gran cantidad de información y documentos para
desarrollar su actividad diaria. O incluso en empresas que enfocan toda su
actividad profesional de forma online (diarios digitales, distribuidores online).

¿A qué nos referimos exactamente cuando hablamos de gestión documental?

La definición que nos proporciona la ISO 15489-1:2001 (E) Información y

documentación – Gestión documental es la siguiente: “La gestión documental
consiste en controlar de un modo eficiente y sistemático la creación, la recepción,
el mantenimiento, la utilización y la disposición de los documentos”.

Fácil de decir, pero no tan fácil de implementar… ¿Por qué? Porque a la hora de
gestionar la documentación en nuestras empresas nos encontramos con
una serie de problemas que nos restan visibilidad y agilidad a la hora de generar
y encontrar la información necesaria:

1. Documentación duplicada: los actuales sistemas de almacenamiento de

información en carpetas generan pérdidas de tiempo y organización. Los
diferentes criterios de almacenamiento en los diferentes directorios, muchas
veces improvisados y aleatorios, originan duplicidad de documentos,
almacenamientos tanto en local como en los sistemas centrales, así como
de carpetas y directorios
2. Capacidad de almacenamiento limitada: los que trabajamos también en
infraestructuras sabemos perfectamente que el coste del almacenamiento,
pese al decrecimiento del precio del giga, aumenta de forma constante y
rápida, ya que la generación de documentos lo hace de igual manera
3. Fallas en la seguridad de la información: los datos confidenciales
quedan muchas veces expuestos por la complejidad de elaborar una
jerarquía en los permisos de acceso a la misma. La pérdida de documentos
por borrados fortuitos o la utilización de herramientas como dropbox o
similares crean agujeros de seguridad en pos de una mayor agilidad en la
disposición de la documentación de las empresas
 4. Pérdida de visibilidad: nos encontramos con problemas en el control de
versiones de documentos (que muchas veces llevan anexados condiciones
legales), problemas en la comunicación entre empleados en la elaboración
de documentos, falta de información en la parte comercial que impide la
reutilización de propuestas complejas… En definitiva, problemas que
suponen un coste en términos de tiempo (y dinero) para nuestras
empresas.

Cuando somos conscientes de estos problemas, comenzamos a plantearnos

seriamente la implementación de un sistema de gestión documental. Y, para no
variar, no es un proceso sencillo.

El estudio de la tipología de empresa es fundamental cuando se plantea la

implementación de un sistema de gestión documental. Algunas empresas
requieren la gestión de documentos de ofimática, otras archivos gráficos como
imágenes o vídeos, o la propia gestión integral de todo tipo de archivos.

¿Por qué es fundamental la adopción de un sistema de gestión documental?

 Evita la pérdida de la documentación, ya que todos los documentos

están integrados e identificados en un único sistema.
 Evita la pérdida de tiempo en la recuperación de la documentación y
permite el control de acceso y de seguridad de la información,
impidiendo que personas no autorizadas accedan a los contenidos.
 Establece la colaboración entre los diferentes órganos de la
empresa para una óptima gestión del propio sistema.

¿Qué funciones debe cumplir un sistema de gestión documental?

Tres son las principales funciones:

1. Coordinar y controlar cualquier actividad relacionada con los

documentos: creación, recepción, ubicación, acceso y preservación.
2. Custodiar y recuperar la documentación generada con la eficacia
necesaria para que no suponga un impedimento en la actividad de la
empresa.
3. Garantizar el buen funcionamiento de la organización y el
cumplimiento de la legislación vigente, asegurando la preservación
adecuada de los activos documentales de la organización.

Y para que estos requisitos se vean cumplidos, es muy importante que el sistema
elegido por las empresas incluya una serie de funcionalidades clave a nivel
operativo:
  Gestión de usuarios completa y sencilla: la definición de permisos en el
acceso de a la documentación debe ser fácil de gestionar por el
administrador del sistema, ya que sufre de constantes modificaciones.
 Interfaz de usuario: la usabilidad del sistema es fundamental para que la
curva de aprendizaje sea mínima y el aprovechamiento de las
funcionalidades sea óptimo.
 Integración con los programas de ofimática: especialmente con el
paquete de Microsoft Office, que facilita en gran manera la generación y
almacenamiento de documentos.
 Digitalización de textos: el reconocimiento óptico de caracteres es de gran
ayuda a la hora de eliminar papel en los procesos de la empresa.

Todo ello en pos de aumentar la productividad y la eficiencia de los

procesos productivos y administrativos, permitiendo a nuestros empleados
comunicarse, colaborar y compartir información de forma simultánea, en
tiempo real.