1.

Cuáles son las ventajas y beneficios de la gestión documental en una

entidad?

Es de suma importancia la gestión documental en una entidad diligencia que se

realiza con los documentos, de tal manera, que se debe el registro como un
proceso que se sincroniza a la comunicación empresarial.

Unas de las ventajas de la gestión documental es el tiempo ahorrado, lo cual

también genera ahorro de dinero ya que el tiempo es importante en toda
entidad y si se ahorra ese dinero se puede utilizar para otras utilidades, con
esto se permite lograr una recuperación selectiva y oportuna de los
documentos de la empresa, con esta función se logra obtener lo que se quiere
en el momento en que lo necesita, además permite la posibilidad de utilizarse,
difusión e intercambio siempre que sea necesario.

Ayuda a la importancia de toma de decisiones en la empresa, ya que al obtener

la información que se requiere cuando se necesita ayuda a la toma de
decisiones en base a esta información,

Uno de los beneficios de la gestión documental es la recuperación de

información y mayor acceso a la información, mayor accesibilidad y sencillez
tratándose de los documentos de la empresa, ahorro de gastos en copia,
duplicados etc. Ahorro de tiempo y dinero, seguridad de los documento, mayor
productividad, mejora en los procesos.

2. ¿Que entiende usted por eficacia y eficiencia  en la administración

documental? La administración documental busca a su favor aumentar la
eficacia y eficiencia de las actividades del despacho; de tal manera, un sistema
de gestión que no contemple la gestión documental estará incompleto porque
deja de lado algo muy fundamental para cualquier empresa. La eficiencia y la
eficacia en los documentos tienen como fin asegurar una atención adecuada a
los documentos creados o recibidos como prueba de las actividades, el
documentos estará completo si se aplica dicha actividad. De tal manera que se
logra el efecto deseado y en el tiempo estipulado.
Una mala administración de documentos crea una mala productividad, de los
documentos que se utilizaron tienen información que obsoleta y a la empresa le
cuesta dinero por volver a gestar documentos perdidos.

3. Emitir una opinión sobre la respuesta de dos compañeros