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SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE – SENA

DESARROLLO DE LA PERSPECTIVA TEÓRICA: REVICIÓN DE LA LITERATURA

Y CONSTRUCCION DEL MARCO TEÓRICO

JUAN CARLOS BERNAL PATIÑO

LUISA FERNANDA NAVARRO HERRERA
DAYRA BRIGITTE AVILA BERNAL
ANDRES CAMILO GARZON CRUZ
ALEJANDRA VILLALABA ESQUIVEL

ORIENTAR INVESTIGACIÓN FORMATIVA SEGÚN REFERENTES TECNICOS

TECNOLOGO EN GESTIÓN DOCUMENTAL
FICHA 2067149
BOGOTÁ – COLOMBIA
2020
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INDICE MARCO TEÓRICO

Importancia del buen manejo de la Gestión Documental en una pequeña empresa

1. Gestión Documental

1.2 Definición
1.3 Procesos
1.4 Implementación programa de gestión documental (PGD)
1.5 Requerimientos Legales
1.6 Leyes
1.7 Decretos
1.8 Acuerdos

2. Empresa

2.1 Definición
2.2 Tipos de Empresa
2.2.1 Clasificación de las Empresas

3. Ventajas y Desventajas de la gestión documental

3.1 Ventajas
3.2 Desventajas

4. Importancia de la política de gestión documental

5. Importancia de los instrumentos archivísticos
6. Evolución de la gestión documental
7. Características de los documentos de archivo
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MARCO TEÓRICO

Es importante que las empresas independientemente de su tamaño cuenten con un departamento

de Gestión Documental, que les permita por medio de su historia cumplir con sus objetivos y
metas. Desde factura y órdenes de compra hasta las nóminas de los trabajadores son documentos
necesarios y que requieren un debido proceso de almacenamiento y cuidado de la información,
ya que su misión es administrar el flujo de estos documentos manteniendo su preservación ya
que son indispensables para análisis y auditorias ende los procesos de las empresas.
Para esto es relevante, darle un espacio adecuado y personal capacitado que mantenga
actualizada toda la información allí depositada, cumpliendo con los estándares establecidos,
permitiendo así, que la Organización sea Eficiente y Efectiva, minimizando los tiempos de
consulta documental, logrando que la Empresa sea más Productiva y Competitiva.

Recuerda la Gestión Documental le permite a tu empresa:

Ahorrar gastos.
Ahorrar tiempos en los procesos de archivo.
Mejorar la productividad.
Mejorar el acceso a la información.
Preservar los documentos con mayor control y seguridad.
Liberar espacio innecesario de almacenamiento.
Los documentos y la información son columna vertebral de toda empresa, si deseas una mejoría
y un desarrollo garantizado se debe tener en cuenta la manera en que se administran los datos.

1. GESTIÓN DOCUMENTAL

1.2 Definición:

Son las actividades que se deducen de las tareas administrativas en busca de la organización de
todos aquello documentos que se producen o reciben dentro de una empresa, teniendo en cuenta
su origen y el destino final.

Actividad que refiere a la planeación y ejecución en la organización de los documentos desde su

origen hasta el final, preservando su estado cronológico, facilitando los procesos de consulta.

1.3 Procesos de la gestión documental

Planeación: Conjuntó de actividades encaminadas a la planeación, generación y valoración de los

documentos de la entidad, en cumplimiento con el contexto administrativo, legal, funcional y
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técnico. Comprende la creación y diseño de formas, formularios y documentos, análisis de

procesos, análisis diplomático y su registro en el sistema de gestión documental.

Producción: Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de producción o

ingreso, formato y estructura, finalidad, área competente para el trámite, proceso en que actúa y
los resultados esperados.

Gestión y tramite: Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la vinculación a un

trámite, la distribución incluidas las actuaciones o delegaciones, la descripción (metadatos), la
disponibilidad, recuperación y acceso para consulta de los documentos, el control y seguimiento a
los trámites que surte el documento hasta la resolución de los asuntos.

Organización: Conjunto de operaciones técnicas para declarar el documento en el sistema de

gestión documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado, ordenarlo y describirlo
adecuadamente.

Transferencia: Conjunto de operaciones adoptadas por la entidad para transferir los documentos
durante las fases de archivo, verificando la estructura, la validación del formato de generación, la
migración, refreshing, emulación o conversión, los metadatos técnicos de formato, los metadatos
de preservación y los metadatos descriptivos.

Disposición de Documentos: Selección de los documentos en cualquier etapa del archivo, con
miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación, de acuerdo con lo establecido
en las tablas de retención documental o en las tablas de valoración documental.

Preservación a largo plazo: Conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos

durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de su medio
y forma de registro o almacenamiento.

Valoración: Proceso permanente y continuo, que inicia desde la planificación de los documentos
y por medio del cual se determinan sus valores primarios y secundarios, con el fin de establecer
su permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su destino final (eliminación o
conservación temporal o definitiva)Fuente: República de Colombia. Decreto 2609 del 14 de
diciembre de 2012 (Reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000), Artículo 9°.]

Finalidad: mantener organizada la documentación, desde su creación, optimizando los archivos

físicos y electrónicos, permitiendo el ahorro de tiempo y costos, facilitando la consulta a través de
la recepción, ubicación y preservación de los documentos.

1.4 Implementación del PGD (Programa de Gestión Documental)

El Programa de Gestión Documental es definido como un instrumento archivístico en el que se

formulan y estructuran de manera sistemática, los procesos archivísticos que se desarrollarán a
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corto, mediano y largo plazo en una empresa, desde la creación, hasta el destino final de la
documentación la implementación de estas estrategias que le permiten:

Evolución: Mantener y consolidar medidas de control para la gestión documental, ayuda

a identificar los puntos de atención al interior de la empresa, lo que lleva al fortalecimiento de las
medidas para enfrentarlos.

Optimización: La evolución continua y la modernización de los modelos de gestión documental

de la empresa impulsan la aplicación de prácticas más eficientes y avanzadas para
el mejoramiento de los procedimientos de gestión documental.

 Manejo integral: El Programa de Gestión Documental determina las bases de seguridad,

conservación, recuperación y disposición de la información generada y recibida en la empresa, lo
que garantiza su acceso, consulta y control.

Fácil administración: El objetivo central de los Programas de Gestión Documental es contribuir

a la mejora de la empresa en cuanto al manejo de la información. Es por ello que una de sus
características se centra en el planteamiento de estrategias que lleven a la clasificación de los
documentos de manera eficiente, esto les permite a los usuarios revisar, editar, crear, archivar y
gestionar toda la información en menos tiempo y con menos riesgos, optimizando cada proceso
ejecutado.

De este modo, se contribuye a la normalización de dicho instrumento condensa en sí, todos

los parámetros a seguir en el proceso de gestión documental, con el fin de facilitar el manejo de la
información en pro del avance y la automatización de tareas.

 Los Programas de Gestión Documental le permiten a las empresas crecer por medio de la

construcción de estrategias, planteamiento, pasos y procesos que determinan el mejoramiento de
la información, es importante que las empresas independientemente de su tamaño cuenten con un
departamento de Gestión Documental, que les permita por medio de su historia cumplir con sus
objetivos y metas.

Para esto es relevante, darle un espacio adecuado y personal capacitado que mantenga
actualizada toda la información allí depositada, cumpliendo con los estándares establecidos,
permitiendo así, que la Organización sea Eficiente y Efectiva, minimizando los tiempos de
consulta documental, logrando que la Empresa sea más Productiva y Competitiva.

1.5 Requerimientos Legales

Es importante reconocer que se necesitara apara lograr que se pueda implementar el Programa de
Gestión Documental en una empresa.
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Normativo: los requisitos legales son un apoyo para iniciar este proceso y desarrollar este
instrumento archivístico, enmarcado en la protección de los datos e información, por esto es
importante tener en cuenta el marco normativo que nos guiara por el mejor camino hacia el éxito:

Decreto 1080 de 2015 Sector Cultura

Constitución Política de Colombia

1.6 Leyes

Ley 594 de 2000 “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras
disposiciones”

Ley 2015 de 2020 “Por medio de la cual se crea la Historia clínica electrónica interoperable y se
dictan otras disposiciones”

Ley 1712 de 2014 “Por medio de la cual se crea la ley de transparencia y del derecho de acceso a
la información pública Nacional y se dictan otras disposiciones”

Ley 1675 de 2013 “por medio del cual se reglamentan los artículos 63, 70 y 72 de la constitución
Política de Colombia, en lo relativo al Patrimonio Cultural Sumergido”

Ley 1592 de 2012 “Por la cual se dictan las disposiciones generales para la protección de datos
personales”

Ley 1409 de 2010 “Por la cual se reglamenta el ejercicio profesional de la Archivística, se dicta
el Código de Ética y otras disposiciones”

Ley 1266 de 2008 “Por la cual se dictan las disposiciones generales de Habeas Data y se regula
el manejo de la información contenida en bases de datos personales”

Ley 962 de 2005 “Por la cual se dictan disposiciones sobre la racionalización de trámites y
procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares”

1.7 Decreto

Decreto 612 de 2018 “por el cual se fijan directrices para la integración de los planes
institucionales y estratégicos al Plan de Acción por parte de las Entidades del Estado”

1.8 ACUERDO

Acuerdo 004 de 2019 “Por el cual se reglamenta para la elaboración, aprobación, evaluación y
convalidación, implementación , publicación e inscripción en el registro Único de Series
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Documentales – RUSD de las tablas de retención documental TVR y tablas de valoración

documental TVD.

2. EMPRESA

2.1 Definición: Es una organización de personas y recursos que buscan la consecución de un

beneficio económico con el desarrollo de una actividad en particular. Esta unidad productiva
puede contar con una sola persona y debe buscar el lucro y alcanzar una serie de objetivos
marcados en su formación

2.2 Tipos de Empresas

 Microempresas: son empresas que tienen hasta un máximo de 10 trabajadores y suelen

pertenecer a un único socio que también trabaja para la empresa. Muchas de empresas
tienen gran potencial y pueden desarrollarse en empresas más grandes si se invierte en
ellas, como es el caso de los startups.
Pequeñas empresas: las pequeñas empresas poseen un número de trabajadores que va
desde los 11 hasta los 49. Muchas de estas empresas son negocios familiares y ya poseen
una estructura organizacional que deriva en una división del trabajo. Suelen ser empresas
rentables e independientes, aunque no poseen grandes recursos financieros y de capital.
 Medianas empresas: las pequeñas y medianas empresas son gran parte de la economía y
el tejido empresarial. Estas últimas poseen plantillas de entre 50 y 250 trabajadores con
una estructura y departamentos organizados que permiten delimitar el trabajo y las
responsabilidades.
 Grandes empresas: este tipo de empresas poseen más de 250 trabajadores y en la
mayoría de ocasiones apuestan en la internacionalización con el objetivo de llevar sus
productos por todo el mundo y conseguir mayores beneficios.

2.2.1 Clasificación de las empresas

 Empresa Privada: Es una organización con fines de lucro que es propiedad de

inversionistas particulares. Así, el socio mayoritario no necesariamente es una persona,
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sino que también puede ser otra compañía, siempre y cuando esta no pertenezca
al Estado.
 Empresa Pública: son creadas mediante decretos presidenciales para la realización de
diversas actividades, estas son financiadas principalmente por el Estado y por las
ganancias que las mismas obtienen de la explotación de algún producto.
 Empresa Mixta: Una empresa mixta es aquella que no es privada en su totalidad ya que
parte del dinero del que necesita para financiarse proviene del Estado. Es la unión de las
empresas de servicios y las empresas comerciales, es decir, que brindan servicios y
venden productos relacionados con el servicio que ofrecen. Su objetivo es que el estado
tienda a ser el único propietario tanto del capital como los del servicio de la empresa.

3. Ventajas y Desventajas de la gestión documental

3.1 Ventajas

 Mayor facilidad de recuperación de información y mayor acceso a la información

 Mayor accesibilidad y sencillez con respecto a la documentación de la empresa
 Mejor uso compartido, recurso para todos
 Ahorro de gasto en copias, duplicados, etc.
 Ahorro de tiempo y dinero
 Reducción de espacio de almacenamiento
 Menor necesidad de trasladar los documentos
 Uso racional de los recursos
 Mayor control de la gestión
 Mayor productividad
 Mejora en los procesos
 Mayor seguridad de los documentos

3.2 Desventajas

 Factor económico, la aplicación de este tipo de sistemas conlleva una inversión monetaria
importante.
 Las personas no autorizadas pueden acceder ilícitamente a los datos sensibles en una
computadora o un   servidor si los protocolos de seguridad están por debajo del nivel
aceptable.
 Hay que definir planes de redundancia (es decir, siempre hay que almacenar la
información en   servidor   de respaldo secundario que esté ubicado a distancia) para
poder recuperar los datos en caso de robo, incendio o inundación.
 Riesgo de violar alguna ley u otros reglamentos de trastrabillad y resguardo de la
información.
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4. IMPORTANCIA DE LA POLITICA DE GESTION DOCUMENTAL

La importancia de la política de gestión documental debe ser entendida como el conjunto de

directrices establecidas por una entidad para tener un marco conceptual claro para la gestión de
la información física y electrónica, un conjunto de estándares para la gestión de la información
en cualquier soporte, una metodología general para la creación, uso, mantenimiento, retención,
acceso y preservación de la información, independiente de su soporte y medio de creación, un
programa de gestión de información y documentos, una adecuada articulación y coordinación
entre las áreas de tecnología, la oficina de Archivo, las oficinas de planeación y los productores
de la información.

5. IMPORTANCIA DE LOS INTRUMENTOS ARCHIVISTICOS

La importancia de los instrumentos archivísticos es que son herramientas que permiten

visualizar la realidad administrativa de su empresa, a través de la adecuada administración,
control y organización de la información, así como su disposición final, acceso seguro y
recuperación oportuna de la información desde la identificación de su ubicación. Dentro de
los instrumentos archivísticos establecidos por el Archivo General de la Nación (AGN),
encontramos los Cuadros de clasificación documental CCD, las Tablas de Retención Documental
TRD y el  Programa de gestión documental PGD.

6. EVOLUCION DE LA GESTION DOCUMENTAL

En Colombia se iniciaron los primeros trabajos en archivo entre 1913 -1989, momento en el cual
se crea el Archivo General de la Nación, es importante recalcar que la historia del Archivo inicia
desde el inicio de los tiempos, ya que no solo estamos hablando que el lenguaje escrito no son
los primeros archivos, hay un lenguaje visual, gráfico y que nos ha permitido a la humanidad
conocer nuestra historia.

Hay que reconocer que los documentos son la esencia de una empresa, es el primer paso para
generar la importancia que se requiere de cada una de las fases del PGD y como está fortalecerá
a la organización.

El Archivo General de la Nación ha trabajado de manera ardua para entregar las herramientas
necesarias para que todas las organizaciones puedan llevar a cabo con éxito los pasos de
implementación del Programa de Gestión Documental ajustado a las necesidades de cada
empresa, permitiendo mejorar y fortalecer sus procesos.
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7. CARACTERISTICAS DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO

Un documento de archivo debería reflejar correctamente lo que se comunicó o decidió o la

medida que se adoptó, satisfacer las necesidades de la organización a la que está vinculado y
poder utilizarse para rendir cuentas.

A) Autenticidad: Un documento auténtico es aquel que es lo que afirma ser; que ha sido creado o
enviado por la persona que se afirma que lo ha creado o enviado; y que ha sido creado o enviado
en el momento que se afirma.

B) Fiabilidad: Un documento fiable es aquel cuyo contenido puede ser considerado una
representación completa y precisa de las operaciones, las actividades o los hechos de los que da
testimonio y al que se puede recurrir en el curso de posteriores operaciones o actividades. Los
documentos de archivo deben ser creados en el momento en el que tiene lugar el proceso de
negocio, por medio de los usuarios adecuados y mediante los procedimientos implementados.

C) Integridad: Un documento integro es aquel que se encuentra protegido contra modificaciones

no autorizadas. Hace referencia a su carácter completo e inalterado.

D) Disponibilidad: Se manifiesta cuando el documento de archivo puede ser localizado,

recuperado, presentado e interpretado. Su presentación debe mostrar la actividad u operación que
lo produjo. Las indicaciones sobre el contexto de los documentos de archivo deberían contener la
información necesaria para la comprensión de las operaciones que los crearon y usaron. Debe ser
posible identificar un documento en el contexto amplio de las actividades y las funciones de la
organización. Se deben mantener vínculos existentes entre los documentos de archivo que
reflejan una secuencia de actividades.

PLANTEAMIENTO DE LA INVESTIGACION

¿Cuáles son los factores que influyen para darle importancia a la gestión documental en
pequeñas empresas?

OBJETIVOS

GENERAL

Orientar sobre la implementación del proceso de gestión documental con el fin de conocer la
importancia dentro de la pequeña empresa.
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ESPECIFICOS

 Diagnosticar el estado actual de la gestión documental en la pequeña empresa.

 Recomendar la digitalización contemplando los principios de la gestión documental.

PREGUNTAS DE LA INVESTIGACION

¿Cómo puede ayudar un gestor documental a una pequeña empresa?

¿Qué consecuencias podría tener una empresa si no cuenta con un sistema de gestión
documental?

JUSTIFICACION DE LA INVESTIGACION

La presente investigación se enfocará en buscar la importancia que tiene la gestión

documental en las pequeñas empresas basados en las normas archivísticas y la ley general de
archivos (ley 594 de 2000).

Mirar la importancia que tiene conocer los términos principales asociados a la gestión
documental, indagar sobre el ciclo vital de los documentos, la importancia de contar con un
PGD (Programa de Gestión Documental), la aplicación de las TRD (Tablas de Retención
Documental), la adaptación y optimización de procesos.
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VIABILIDAD DE LA INVESTIGACION

Para desarrollar el proyecto se cuenta con las investigaciones previas realizadas a la empresa
como la identificación de estructura y ambiente organizacional, el funcionamiento de la
misma. Evaluar la resistencia al cambio mediante conversaciones con los integrantes de la
empresa.
Realizar conclusiones y diagnóstico de la estructura y cultura organizacional para tener en
cuenta la implantación de él buen manejo de la gestión documental en una pequeña empresa.
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Hipótesis

Al disponer de un eficaz sistema de gestión documental en las pequeñas empresas permite el

correcto manejo de los archivos físicos y electrónicos, ayudan y aportan muchos beneficios a las
empresas, esto se ve reflejado en la optimización de los procesos y a su vez en varios aspectos
que influyen en la mejora continua de la misma, como el ahorro en costos y tiempo, preservación
de los documentos, mejora los tiempos de consulta en los archivos

No contar con un plan de gestión documental hará que tengan que lidiar con terribles
consecuencias como la pérdida de tiempo y dinero, la ineficacia, desorganización, lentitud,
duplicidad de documentos, destrucción de documentos por error o incumplimientos normativos
son solo algunas de ellas.

Además de los beneficios mencionados permite que las personas se capaciten y puedan ayudar a
una pequeña empresa, administrando de manera eficaz todo lo relacionado a su archivo,
brindando ayuda de manera considerable a la ejecución y revisión de todo lo que es calificado
como importante para la empresa, como la mejora de los archivos desde su origen hasta la
disposición final la cual garantiza su correcta conservación, con la aplicación de estrategias de
gestión ayuda a llevar a cabo la custodia de archivos, la eliminación técnica y el almacenamiento
y recuperación de los mismos.

Según el DANE al año 2005, y el informe Confecámaras a 2001 Colombia cuenta con 44.384
Pequeñas empresas y 8.472 medianas, de las cuales un alto porcentaje se dedican a una gran
variedad de actividades del sector servicios cerca del (59.2%) el comercio y la industria le siguen
en importancia en 21.5% y 19.3% respectivamente, cada vez más compañías se especializan en
esta materia a la gestión documental , a través de actividades de capacitación, administración,
custodia, implementos, equipos, y tecnología de punta, entre otros, para ofrecer un buen servicio
en la gestión de documentos.
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BIBLIOGRAFIA

Archivo general de nación

https://www.archivogeneral.gov.co/
Ats gestión documental (2019 enero25)
https://atsgestion.net/gestion-documental-en-archivo/
Lemon, A. (02/12/2015). Empresa. Lugar de publicación: Economipedia.
https://economipedia.com/definiciones/empresa.html

http://www.sena.edu.co/

https://www.gestion.org/las-ventajas-de-la-gestion-documental-para-la-empresa/
https://www.emprendepyme.net/tipos-de-empresas