El control de las compras

 ALCANCE DEL CONTROL

El ejercicio del control es llevado a cabo por los diferentes niveles de supervisión
establecidos en el área de Compras y viene a ser la respuesta al principio de la
delegación de autoridad, es decir, que es ejecutado por todos aquellos que en la
escala jerárquica de la organización tienen facultad de mando como un
instrumento de guía y evaluación de las metas prefijadas.

 CONTROL DE LAS COMPRAS

Dentro de la actividad de Compras, como en otras actividades, el establecimiento

de los medios de control no está sujeto a de terminadas reglas, sino que su
consecución obedece ante todo a la evaluación de cuáles son los medios que
mejor operan en cada empresa o área particular.

El establecimiento de los controles de compras representa una de las

herramientas de trabajo más valiosas con las que puede contar el departamento
de Compras, ya que le permite conocer de inmediato las características de los
proveedores capacitados en el abastecimiento de los suministros, así mismo, la
consulta constante de los controles de compras le permite un ahorro de tiempo y
asegura una compra lógica ya que en dichos controles estarán registradas las
diferentes características de compras hechas anteriormente, siendo por esto
necesario mantener actualizada la información, así como registrados en forma
clara y concisa los datos, características, especificaciones, cambios, etc., de los
pro ductos que se requieren.
principales controles que sirven como fuente de información al comprador:

Tarjeta de control de compras

Es importante el establecimiento de una tarjeta de control de Compras por cada

mercancía, debiendo estar concentradas por grupos de materiales según
clasificación establecida y a su vez ca da grupo ordenado en forma alfabética o
numérica según el sistema, para que de esta manera sean fáciles y rápidamente
localizables para la consulta, análisis y registro de cualquier compra.

Control de especificaciones de materiales

Todas las especificaciones, características, planos, revisiones, etc., de los

materiales comprados deben archivarse y clasificarse para poder disponer de ellas
cuando sea necesario consultarlas, es decir, al momento de efectuar cotizaciones,
órdenes de compra, aclaraciones de duda sobre lo negociado, etc., se tendrá que
recurrir a esta fuente de información de modo que los materiales comprados
Lleguen siempre de acuerdo a lo requerido.

Registro de contratos

Disponer en todo momento de un registro de contratos en donde se muestre la

mercancía, el proveedor, el número de pedido, la cantidad contratada, los plazos
límites de los contratos, el precio, la unidad y en sí todas las condiciones que
fueron establecidas al redactar el contrato, a fin de mantener y vigilar el
cumplimiento de lo contratado.
Control de requisiciones

Mantener información constante acerca del flujo que va registrando la atención de

los requerimientos, para que, de esta forma, mediante un resumen mensual, se
puede evaluar el porcentaje de eficiencia que está teniendo el departamento de
Compras y así mismo darse cuenta de el desarrollo de los mismos o proponiendo
cambios y alternativas con, ya sea activando la localización de proveedores,
apresurando para la pronta satisfacción de las necesidades. (mercado, 2012)

 Seguimiento de compras

El control de compras es una de las tareas más importantes en los negocios, ya

que una empresa puede mejorar considerablemente sus utilidades si tiene una
buena definición de sus compras.

problemas más frecuentes al no contar con una buena administración de las

compras

 No tener una buena negociación con los proveedores, al no contar con un

historial de compras.
 No hacer una buena selección de nuestros proveedores.
 No hacer una buena evaluación de los proveedores.
 No conocer el seguimiento de entrega de los productos que se compran.
1 -Definir los pasos a seguir para el control de las compras:

Es importante definir una serie de pasos a seguir para poder analizarlos, la idea es
detectar posibles áreas de oportunidad.

2.-Elegir las fuentes de selección de suministros:

Se debe elegir la mejor fuente para el suministro de productos, puede ser a través
de máximos y mínimos de inventarios, historial de ventas, sobre pedido o
combinación de alguna de las mencionadas.

3.-Tener una buena negociación con los proveedores:

Las variables que pueden existir son calidad, costo y tiempo de entrega, la
elección o negociación con el proveedor dependerá de la necesidad del
comprador o cliente, para esto se recomienda el tener un historial del proveedor
para analizar su comportamiento.

4.-Seguimiento a recepción y revisión de Pedidos:

Se debe aprobar lo que se está recibiendo, revisando cantidades y monto de los

productos seleccionados, si es posible utilizar lectoras que faciliten la captura de
los productos recibidos en nuestro sistema administrativo.
5.-Aprobación y pago de Facturas de proveedores:

El encargado debe tener la facilidad de analizar en el sistema la mercancía

recibida para gestionar el pago, analizando fechas de vencimiento de documento,
días de crédito o anticipos entregados. (asesoft, 2017)

Referencias
asesoft. (2017). Recuperado el jueves de agosto de 2022, de asesoft: https://asesoft.com/la-
importancia-del-control-de-las-compras-en-los-negocios/

mercado, s. (2012). compras: principios y aplicaciones (4a ed.). mexico: limusa. Recuperado el
jueves de agosto de 2022