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GUIA DE AUDITORIA INTERNA No.

4 FUNCIONES DE COMPRAS INDICE

INTRODUCCION PROPOSITOS DE LA GUIA CONCEPTO Y NATURALEZA DE LA FUNCION DE COMPRAS ALCANCE Y OPORTUNIDAD DE LAS PRUEBAS DE AUDITORIA TECNICAS Y PROCEDIMIENTOS, DE AUDITORIA PARA LA REVISION DE LA FUNCION DE COMPRAS GUIA PARA EVALUAR EL CONTROL INTERNO EN LA FUNCION DE COMPRAS ELABORACION DEL INFORME

GUIA DE AUDITORIA INTERNA No. 4 FUNCIONES DE COMPRAS

INTRODUCCION La comisin de Auditora Interna del Instituto Guatemalteco de Contadores Pblicos y Auditores, consider como la forma ms adecuada para desarrollar las guas de Auditora Interna en base a funciones, ya que esto permitir al lector orientarse en forma especfica de como realizar un determinado trabajo, pues si se desarrollar por ciclo, esto culminara en forma general cada funcin del mismo. La gua No. 4, corresponde a la funcin de compras del ciclo de Egresos, en esta se dan los lineamientos para realizar el trabajo de Auditora Interna. La funcin de compras inlcuye generalmente las adquisiones de bienes y servicios ya sea pra el funcionamiento, reventa, transformacin y venta.

Es importante mencionar que la preparacin y experiencia que posea el Auditor Interno constituyen la base para poder ejecutar en mejor forma la revisin de compras.

FUNCIONES DE COMPRAS PROPOSITOS DE LA GUIA Los propsitos de esta gua son los siguientes: Definir el concepto y naturaleza de la funcin de compras. Determinar el alcance y oportunidad de las pruebas a realizar. Orientar sobre las tcnicas y procedimientos de Auditora Interna, a emplear en la realizacin del trabajo. Establecer la comunicacin del resultado, considerando las actividades y objetivos de la empresa.

CONCEPTO Y NATURALEZA DE LA FUNCION DE COMPRAS La funcin de compras es el conjunto de actividades que desarrolla una entidad para adquirir los bienes y servicios necesarios, para la realizacin de sus objetivos. La funcin de compras comprende entre otras, las siguientes actividades: Proponer metas, objetivos, polticas, tcnicas y procedimientos de compras. Formular el plan general de compras y programar las adquisiciones de acuerdo a las necesidades de produccin, mercadeo, ventas, condiciones de mercado, estacionalidad y mercadeo.

Coordinar en forma eficiente los recursos humanos, materiales y tcnicos que integran la funcin de compras y proponer los cambios pertinentes. Establecer y actualizar los registros de proveedores con sus precios y condiciones de compra, de los diversos artculos que requiera la entidad, as como mantener informacin histrica de estos artculos. Recibir, revisar y procesar las solicitudes y requisiciones de compra de los bienes y servicios que requieran los departamentos de la entidad. Velar por el cumplimiento de los manuales y procedimientos que para la funcin de compra tenga implantada la entidad. Obtener por lo menos tres cotizaciones de distintos proveedores. Comparar condiciones de compra y calidad de los bienes y servicios por adquirir. Seleccionar al proveedor que proporcione las mejores condiciones de venta del artculo requerido, que garanticen calidad, al menor costo y aseguren el abastecimiento oportuno de los artculos. Verificar que las ordenes de compra estn de acuerdo con lo solicitado de cantidades, especificaciones, tiempo, precio y dems condiciones de entrega. Efectuar las devoluciones y reclamos en caso de desacuerdo con lo pedido, aclarar las responsabilidades de la propia empresa y atender las observaciones de cualquier tipo que presenten los proveedores. Determinar y verificar las polticas de crdito y pago a proveedores, considerando las condiciones de Tesorera de la entidad para las posibilidades de negociacin de las compras. Coordinar la funcin de compras con reas relacionadas, tales como: produccin, mercadeo, ventas, almacenes, control de calidad y tesorera.

ALCANCE Y OPORTUNIDAD DE LAS PRUEBAS DE AUDITORIA El alcance y oportunidad de las pruebas depender de la materialidad de los montos a examinar, as como de la fecha en que se realice la prueba y el tiempo estimado en la realizacin de la misma. En el caso de pruebas de cumplimiento el alcance y oportunidad

dependern de que tan bien funcione el control interno en esta rea como de los puntos crticos y el nivel de confianza que se tenga.

TECNICAS Y PROCEDIMIENTOS, DE AUDITORIA PARA LA REVISION DE LA FUNCION DE COMPRAS FAMILIARIZACION El Auditor debe familiarizarse con la funcin de compras, llevando a cabo un estudio general de sus objetivos, polticas, organizacin, ubicacin y el flujo de las operaciones de compras. Estudiar los expedientes de auditora e informes anteriores, cuando esto sea aplicable. Inspeccionar las instalaciones de compras, incluyendo las reas de recepcin.

INVESTIGACION Y ANALISIS ANALISIS FINANCIERO Y DE CONTROL INTERNO DE LA FUNCION DE COMPRAS Analizar la informacin existente relativa a compras, tanto de carcter interno como externo. Debe analizarse si los listados de proveedores estn actualizados y contienen todos los artculos que generalmente se requieren en la empresa. Analizar las cifras estadsticas y proyecciones de compra, tanto en unidades como en valores. Comparar los datos de compras con las de ejercicios anteriores y de ser posible con los de empresas similares. Se considera de utilidad elaborar cuadros comparativos con cifras internas y externas, razones financieras y otros datos relativos tales como condiciones, precios de algunos artculos, etc.

ENTREVISTAS Y NARRATIVAS Deben de elaborarse previo a la entrevista con el personal involucrado en la funcin de compras, guas y cuestionarios que proporcionen los lineamientos de la entrevista. Producto de esta se debe de elaborar una narrativa que describa el propsito de la entrevista, los procedimientos de control empleado, las tcnicas de control que se aplican as como de las que se carece, adicionalmente debe solicitarse fotocopia de las formas que se utilizan. Es conveniente al concluir la narrativa corroborarla con el personal entrevistado. Estas entrevistas debern hacerse tanto con las personas que deciden las polticas de compras como con las que las ejecutan, as como con las que tienen a su cargo actividades relacionadas con la funcin especfica de compras, tales como las de produccin, ventas, almacenes, control de calidad y tesorera. En algunos casos es conveniente realizar encuestas o entrevistas con proveedores. El Auditor Interno puede utilizar cualquiera de los siguientes mtodos o la combinacin de varios: Narrativas Cuestionarios Flujogramas

EXAMEN DE LA DOCUMENTACION E INVESTIGACIONES ESPECIFICAS Estudiar los diversos registros, formas, archivos relativos a compras, proveedores, requisiciones, anlisis de precios, condiciones de compra, estadsticas, anlisis de casos significativos, etc. Esta revisin debe abarcar entre otros aspectos la verificacin de que existe el nmero suficiente de proveedores para cada artculo, que se haga una investigacin de nuevos proveedores peridicamente, que no hayan surtido en los ltimos meses el artculo que se estudie. Efectuar pruebas de cumplimiento para comprobar la validez y eficiencia de los datos obtenidos en las etapas anteriores, en los anlisis estadsticos y en las entrevistas y narrativas. Investigar que el tipo de relacin y control que exista en el trato con los Agentes Aduanales para el caso de compras de importacin asegure un procedimiento eficiente en las compras del exterior. Debe evaluarse el costo-beneficio de los lugares de entrega ya sean stos almacenes centrales o unidades de consumo adicionalmente debe evaluarse los trminos de entrega si son en el local del proveedor por que los fletes sean mejor negociados o si resulta ms recomendable contratar entregas que incluyen fletes pagados. Cuantificar el posible efecto de cambios en algunos artculos materiales y en los mtodos de compra, y contratacin de servicios, ejemplo: compras por volumen, determinacin del lote econmico de compra (lec), alternativas de comprar o fabricar, etc.

Deber investigarse si se tiene una adecuada supervisin del personal que efecta directamente las compras. Estudiar el costo total de manejo del departamento de compras en funcin del volumen de operaciones que realiza para determinar de manera general su costeabilidad. Verificar si se cumple con las polticas establecidas por la administracin cuando el precio de compra es la base para establecer el precio de venta de cada artculo. Verificar el cumplimiento de los manuales de procedimientos, instructivos, reglamentos y formas en uso que regulen la funcin de compras.

A CONTINUACION SE TRASLADAN ALGUNAS PREGUNTAS GUIA PARA EVALUAR EL CONTROL INTERNO EN LA FUNCION DE COMPRAS: COMPRAS: Donde y quin hace las compras? Es la compra una funcin debidamente separada de las reas de produccin, venta y bodega. Se inicia el proceso de compras en base a solicitudes firmadas por personas autorizadas (como los jefes de departamento)? Se preparan pedidos para todas las compras? Indican los pedidos las condiciones de pago y los precios? Los pedidos son numerados correlativamente y se lleva un control de ellos? Cuantas copias se preparan del pedido y qu distribucin se les da? Se elaboran ordenes de compra? Se hacen compras exclusivamente a proveedores en la lista autorizada por el tesorero o algn otro departamento independiente del de compras? Si se necesitan aprobaciones especiales para ciertas compras debido a su clase, cantidad y otras limitaciones? Pasan las facturas de los proveedores por el departamento de compras?

RECEPCION: Existe en cada planta o local un punto central para la recepcin de mercancas? Se exige que todas las mercancas, los materiales y los suministros que llegan pasen por este punto central de recepcin? Se suministran al departamento de recepcin copias de todos los pedidos? Se preparan informes de recepcin firmados por todas las mercancas recibidas? Estn numerados previamente los informes de recepcin y se queda el departamento de recepcin con una copia de cada informe o se lleva un registro permanente? Cuantas copias del informe de recepcin se preparan, y qu distribucin se les da? Qu medidas se adoptan para inspeccionar o comprobar las especificaciones y la calidad de las mercancas recibidas?

Adicionalmente se listan algunas de las pruebas de cumplimiento que se requieren para la evaluacin de la funcin de compras: Prueba de precios. Verificacin de cumplimiento de los procedimientos y documentacin de compras. Confirmacin de proveedores. Pruebas de recepcin de la mercadera. Verificacin del cumplimiento de control de calidad. Control y administracin de las cuentas por pagar. Prueba de comprobantes de serie. Etc.

As tambin si se desea probar la razonabilidad de los saldos de las cuentas de la funcin de compras se debe de efectuar pruebas sustantivas; a continuacin se listan algunas de ellas: Prueba de comprobantes en serie (block - vouching) Confirmacin de cuentas por pagar. Confirmacin de embarques. Pruebas globales por rubros de compras.

Etc.

DIAGNOSTICO En base a la informacin obtenida se debe de sugerir los cambios pertinentes en los procedimientos a fin de que puedan mejorar la eficiencia y eficacia en la funcin de compras. Se debe discutir las recomendaciones con el personal involucrado en la funcin de compras. Este trabajo debe desarrollarse a medida que progrese el examen y tiene como propsito aprovechar la experiencia del personal de la empresa, motivar su participacin y afinar la interpretacin del auditor interno.

ELABORACION DEL INFORME A continuacin se insertan algunos puntos sobre los que puede informarse en una Auditora de Compras: Inexistencia de polticas u objetivos para la operacin o falta de vigilancia sobre las mismas. Falta de manuales de procedimientos. Uso inadecuado de presupuestos establecidos como base de control para la funcin de compras. Falta de coordinacin con departamentos directamente relacionados con la funcin de compras. Desconocimiento de los proveedores o fabricantes de los artculos que se compren. Incumplimiento del manual de procedimientos. Comprar a uno o varios proveedores, que sobrepasan los limites fijados. Ausencia de registros para control de las alternativas de abastecimiento de algn artculo (archivos de proveedores). Inadecuado control del personal de compras.

Facturar sin ordenes de compra. Ordenes de compra que difieren a los pedidos. Comprar a un nico proveedor.

Adicionalmente es conveniente que cada punto indique de ser posible la fecha de ocurrencia, monto, riesgo asociado y una recomendacin pertinente. Aun cuando la Comisin de Auditora Interna del Instituto Guatemalteco de Contadores Pblicos y Auditores no es una comisin que emita normas de observancia general, la gran responsabilidad que significa la auditora interna para la profesin, la hacen recomendar el uso de las guas de auditora interna o bien de la urgente unificacin profesional sobre el tema.