¿Cuáles son las herramientas digitales

para desarrollar el trabajo remoto en el

estudio contable?
Índice

Introducción 1

1 El trabajo remoto y sus ventajas. 2

2 Cuatro características del trabajo remoto. 4

3 Herramientas para el trabajo remoto. 5

4 Guía de organización. 8

Conclusiones 9
 Introducción.
Los contadores están habituados al uso de herramientas
digitales, por ejemplo, AFIP es una firme impulsora del trabajo
online, por lo que el trabajo remoto no es una novedad. Esta
modalidad se está volviendo una tendencia mundial y los
estudios parecen indicar sus bondades, constatando un
aumento de la productividad y una simultánea reducción del
estrés laboral.

Afortunadamente, existen herramientas digitales para

realizarlo y los profesionales del segmento están habituados a
usarlas. Sin embargo, para poder aprovechar correctamente
esta modalidad de trabajo y cosechar sus máximos beneficios
hay varios factores que deben tomarse en cuenta.

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El trabajo remoto y
sus ventajas.
El trabajo remoto es la modalidad donde el trabajador desempeña su actividad sin la
necesidad de presentarse físicamente en la empresa o lugar de trabajo específico y
tiene beneficios tanto para el empleador como para el trabajador.

Es una novedad hija de estos tiempos ya que solo es posible gracias a las Tecnologías
de la Información y Comunicación (TIC), en un nivel técnico y de infraestructura solo
alcanzado en los últimos años. Basta recordar que algunas de las herramientas más
usadas, como Google DriveTM, no surgieron sino hasta el año 2012 y que otras como
WhatsappTM, una de las favoritas de los usuarios a nivel mundial, solo lograron
masificarse ese mismo año.

Es importante tener presentes las ventajas el trabajo remoto, entre las cuales se
encuentran:

Ahorro de tiempo y costos, al eliminar los desplazamientos entre el hogar y el lugar

de trabajo.
Conciliación de la vida social, familiar y laboral.
Incremento de la productividad; la optimización del tiempo de trabajo.
Aumento de la motivación mediante la formación profesional.
Retención de talentos.
Facilidad para la inclusión de grupos vulnerables.

Los relevamientos efectuados indican que es una modalidad bien recibida en el

mercado laboral. La encuesta anual de FlexJobs descubrió que el 66% de los
profesionales creen que es más productivo trabajar de forma remota que en un
estudio contable tradicional y el 52% de los entrevistados declararon que prefieren
salir del estudio contable cuando necesitan concentrarse.

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Un estudio de Staples descubrió que los empleados que trabajaban desde sus casas
tuvieron 25% menos estrés. Al trabajar de forma remota es posible administrar la
propia carga de trabajo y tener en cuenta las pausas para mantenerse centrados.

Por su parte, un relevamiento de la consultora Mercer en 2018 estableció que sobre un

total de 210 empresas relevadas, el 59% de ellas permite el trabajo remoto, aunque
solo el 30% lo establece como beneficio para sus empleados. En países como
Colombia, donde el trabajo remoto está contemplado en la Constitución, su empleo ha
incrementado la calidad de los resultados. China y Estados Unidos encabezan los
países que incentivan a los ciudadanos a trabajar en esta modalidad, permitiéndoles
trabajar desde cualquier lugar a través de dispositivos móviles. Las cifras son increíbles
ya que, en China, un 69% de los empleados está habilitado para realizar sus labores
en esta modalidad a distancia, mientras que Estados Unidos cuenta con un 63%.
Muchos jóvenes emprendedores creen también que el concepto de “su escritorio”
ahora está extinguido y que todos en la contabilidad del futuro trabajarán por medio
de algún tipo de dispositivo móvil. Esto acompaña y a la vez impulsa la expectativa de
los clientes, que desean que su contador trabaje desde cualquier lugar y en cualquier
momento.

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Cuatro características
del trabajo remoto.

1 Una nueva cultura organizacional:

Fomenta los espacios de aprendizaje, la comunicación
transversal, incentiva a los equipos de trabajo
interdepartamentales multidisciplinarios,
multiculturales, multigeneracionales y remotos, con
horarios flexibles y trabajo por resultados.

2 Trabajo por objetivos:

Los conceptos centrales son la disponibilidad y el
cumplimiento de objetivos en busca de una mayor
productividad.

3 Conectividad:
El local donde se desarrolle la actividad debe contar
con una buena conexión a internet.

4 LaEl trabajo
distancia sumada a las TIC:
se realiza en un domicilio ajeno al empleador
mediante el uso de las Tecnologías de la Información y
la Comunicación. Elementos como computadora,
tablet, teléfono móvil, cámara web y la ya mencionada
buena conexión a internet son necesarios para trabajar
de forma efectiva.
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Herramientas para
el trabajo remoto.
Estas pueden dividirse en tres categorías:

1 Herramientas de conexión.
Son las que nos permiten trabajar desde cualquier parte sin estar presentes físicamente
en la oficina. El objetivo de estas es sentarnos virtualmente frente a nuestra
computadora del trabajo, tomando el control de ella como si realmente estuviéramos
allí. Para esto se deben instalar estas herramientas tanto en la computadora desde la
cual me estoy conectando como en la computadora a la cual me voy a conectar. Aquí, la
velocidad de la conexión a internet de las dos ubicaciones se vuelve clave para un buen
funcionamiento.

Actualmente, las que tiene mayor uso entre los profesionales son:

TeamviewerTM, permite ver remotamente el escritorio y controlar el

puntero del mouse de la computadora remota, así como también
transferir archivos directamente entre ambas computadoras
conectadas. Es muy popular y permite su uso gratuito por un
tiempo limitado.

AnyDeskTM es similar a Teamviewer con un menor costo en su

versión paga.

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 Chrome Remote DesktopTM es una extensión del popular
navegador de Google. Para funcionar ambas computadoras
deben estar asociadas a la misma cuenta de Gmail. Por ser una
extensión del navegador, es gratuita.

Las ventajas de esta categoría de herramientas son la rápida implementación y la

multiplicidad de opciones. Las desventajas son el costo posterior al período de prueba
en la mayoría de los casos, la necesidad de dos computadoras y de conexión a internet
en ambos casos.

2 Herramientas de colaboración.
Las herramientas de colaboración son todas aquellas que nos brindan la posibilidad
de compartir información y son muy importantes para mantener el contacto “habitual”
con los clientes y colaboradores, tal como se daba anteriormente de forma presencial.

La más utilizada es WhatsappTM, destacándose por su inmediatez

y la capacidad de crear grupos con colaboradores y clientes. Se
aconseja establecer un orden para su uso, como ser horarios, etc.
No es recomendada para compartir documentos ya que se
perdería el orden y la organización de los mismos.

Para la tarea de compartir documentos hay plataformas en internet más

específicas como ser: OneDriveTM, Google DriveTM o DropboxTM. Cada una
compitiendo por dar el mejor servicio. La primera se incorpora a Windows
como una carpeta más; la segunda permite editar online, facilitando el
trabajo colaborativo en un mismo documento y la tercera tiene el aval de 325
millones de archivos en sus servidores.

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Al utilizar estas herramientas es recomendable organizar sistemas de carpetas para
clasificar la información. Aquí las diversas plataformas establecen limitaciones por
capacidad de almacenamiento para su uso gratuito. Si bien el costo adicional no suele
ser demasiado alto, esto requiere acostumbrar a clientes y colaboradores.

Es importante experimentar para determinar cuál herramienta es la más adecuada

para cada caso que tengamos planteado.

3 Herramientas de gestión.
Son las que utilizamos diariamente para organizar y realizar nuestro trabajo. Por
suerte ya existen herramientas de gestión desarrolladas íntegramente en la web que
permiten trabajar desde cualquier lugar y en cualquier momento.

Una buena herramienta de gestión debe ser capaz de administrar el tiempo, la

variable más difícil de ajustar y cuya optimización redundará en menores costos y
mayores beneficios. Para ello debe poder controlar el tiempo de los colaboradores
conectados, así como el tiempo demandado por cada cliente en cada tarea. También
debe recibir centralizadamente las notificaciones de AFIP de los clientes, maximizando
así los plazos para elaborar las respuestas.

Otras características que no Es necesario contar con una El futuro de la contabilidad es

deben faltar son cumplir con las herramienta de gestión que móvil y una herramienta de
obligaciones tradicionales como permita concentrar todas gestión con estas
liquidar impuestos, sueldos y estas capacidades, con un características y que agregue
mantener los registros perfil personalizable para la indispensable seguridad
contables; tener una base de
cada cliente. En especial en para los datos que significa la
información completa y
actualizada con legislación, un contexto dinámico como el computación en la nube lo
doctrina y alertas de hoy. hace posible.
personalizables; llevar el control
de los vencimientos de los
clientes y alertar sobre cambios
normativos que los afecten.

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4
Guía de organización.
El trabajo remoto requiere tener en cuenta una serie de consejos para no caer en
excesos y tratar de mantener el balance entre el trabajo y la vida diaria, que ahora se
realiza en el mismo lugar físico.

Crear una rutina de trabajo, estableciendo horarios para las distintas tareas, sino
será muy difícil cumplir con los objetivos trazados y más aún medir su eficiencia.

Tener un espacio separado de trabajo, si es posible.

Organizar el día de trabajo, incluyendo descansos. Planificación, anticipación y

organización son 3 características propias de un profesional que logra cumplir sus
objetivos con eficiencia.

Estar conectado con clientes y colaboradores. Indispensable

para poder resolver las necesidades de los clientes. Hay
herramientas de conectividad para ello.

Evitar hacer más de una cosa a la vez. Superponer tareas afectará los resultados.
Lo importante es asignar tiempos claros a las tareas para así poder cumplir con
los objetivos.

Respetar los horarios de trabajo y descanso intermedio. Considerar que se debe

trabajar como si estuviéramos en el lugar de trabajo habitual. Allí tomamos tiempos
de descanso entre las tareas. Solo así se garantiza la eficiencia.

De la buena aplicación de consideraciones como estas depende el éxito del trabajo

remoto.

8
 Conclusiones.
El trabajo remoto es una modalidad de la que se habla hace
tiempo. La emergencia actual la ha puesto sobre la mesa y ha
llevado a usarla tanto a sus entusiastas como a quienes nunca
se lo habían planteado. Esto genera cambios y cuando esto
sucede difícilmente puede volverse atrás. Por esto es posible
que el mundo que vendrá, una vez superada la crisis, nos
depare una presencia mayor de esta modalidad. Saber
aprovecharla será una característica distintiva del Contador
del futuro.

Nota: El presente texto está basado en el Webinar dictado por la

Contadora Yanina Roco para Thomson Reuters.

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