1ro A SECRETARIADO

ASIGNATURA: ARCHIVISTICA FISICA DIGITAL

DOENTE: LIC. MIRIAM CORTEZ GUARENA

INTEGRANTES

♥ Carlita Cuellar Vargas

♥ Cadiela Milagros Lanza
Mamio
♥ Elva Nayely Meza Acosta
 SISTEMA DE ARCHIVO
ALFABÉTICO Y NUMÉRICO
 SISTEMA DE ARCHIVO ALFABETICO

 Es la organización de los documentos por orden

alfabético.

• Como su nombre lo indica es el

ordenamiento que se hace de forma • Es directo lo que significa que los
alfabética de los documentos de documentos pueden ser archivados
acuerdo al nombre del remitente o y localizados inmediatamente
del destinatario
 FUNCIÓN

 Permite clasificar usando la letra del

alfabeto y su orden que ocupa.
 Para el orden de este método es
necesario determinar una palabra
inicial
 VENTAJAS DESVENTAJAS

• La principal ventaja es que resulta muy sencillo de

colocar.
• Fácil de aprender.
• Se pueden dar coincidencias a medida que
• Método directo. aumenta el número de documentos.
• Se puede incorporar diferentes archivos. • Cuando la documentación es voluminosa hay
• Puede estar dentro de otra clasificación. que establecer normas muy detalladas que
eviten la pérdida de tiempo.
• Se basa en secuencia alfabética
• A veces los criterios de ordenación son
• Es flexible por que puede ser utilizado en sistemas unívocos.
pequeños y grandes.
EJEMPLO DE ARCHIVO
ALFABETICO
Ej.
• José Eduardo Ramírez Mamio
• Alberto Elías Suarez Ortiz
• Ricci Paula Herrera Zabala
Reglas de clasificación
1- Nombres de individuos.  Se invierte el nombre de cada
individuo, considerando en primer lugar el apellido
paterno, seguido del nombre de pila y en tercer lugar el
segundo nombre. ORDEN ALFABÈTICO
Ejemplo:
1. Herrera Zabala Ricci Paula
Lucia Carolina Herrera Zabala. quedará así: 2. Ramírez Mamio José Eduardo
1- Apellido paterno, en este caso, Herrera. 3. Suarez Ortiz Alberto Elías
2- Apellido materno, en este caso, Zabala
3- Primer nombre: Lucia
4- Segundo nombre: Carolina
 SISTEMA DE ARCHIVO NUMÈRICO

• Representa el ordenamiento a base de números;

éstos se usan como índices, guías, subguías y
carpetas.
• Para aplicar este sistema, se requiere de un
índice alfabético para determinar el numero
que le corresponde a cada cliente.
• Es un sistema indirecto porque para localizar el
documento, es necesario establecer patrones
numéricos.
 USOS

Los expedientes se ordenan por número

progresivo.
Este sistema puede ser utilizado en:
• grandes compañías
• Empresas de seguros
• Entidades financieras
• En los hospitales, etc.
 VENTAJAS
1. Permiten una expansión
conveniente.
2. Ofrece mayor precisión y
exactitud.
3. Garantiza absoluta reserva.
4. Rápida visualización
DESVENTAJAS
1. Puede ocurrir trasposición de números 569
por 596.
2. Si se archiva un documento en una carpeta
errada se obstaculiza su localización.
3. Se necesita personal especializado.
 Ejemplo

En los centros de salud.

Realizan los archivos de forma
numérica, con los 30 días del mes.