CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS Y SISTEMAS DE ORDENACIÓN

1) a) ¿Qué tres cosas debe hacer la empresa con los documentos de entrada
y de salida?

Capturar documentos (Escáner, Archivos, E-mail, Fax, Formularios).

Distribuir copias electrónicas a los distintos usuarios que realizarán las
funciones asignadas según el proceso. Gestionar, crear, editar, visualizar,
autorizar, firmar, imprimir o eliminar dichos documentos.

b) ¿Qué entendemos por “clasificar”?

Clasificación es un concepto vinculado con el verbo clasificar, que se refiere

a la acción de organizar o situar algo según una determinada directiva. El
término también se utiliza para nombrar al vínculo que se establece entre
aquellos clasificados tras una prueba.

c) ¿Qué tres objetivos se persiguen con la clasificación de los documentos?

La Clasificación documental es la labor intelectual mediante la cual se

identifican y establecen las Series que componen cada agrupación
documental (fondo, sección y subsección) de acuerdo con la estructura
orgánico -funcional de la entidad.

2) a) ¿Cuáles son los seis tipos de clasificación de documentos más

utilizados?

Clasificación funcional
Clasificación orgánica
Clasificación por materias
por fondos
por series
por expedientes
por documentos sueltos
b) ¿Cuál deberá utilizarse en caso de duda?
en todos estos casos se trata de documentos dentro de un expediente al
que se vinculan por el asunto.
 1.1- CLASIFICACIÓN ALFABÉTICA
3) a) ¿Qué utiliza el sistema de clasificación alfabética para ordenar los
documentos?

Tiene como principio universal, el uso del alfabeto y existen para su

ordenamiento una serie de Criterios. Para Determinar el lugar que le
corresponde a cada carpeta, de acuerdo con el alfabeto, es necesario
adoptar CRITERIOS DE ORDENAMIENTO.

b) ¿Para qué tipos de documentos conviene utilizar este método?

La ordenación de los documentos dentro cada serie documental empleando

el criterio más adecuado para cada tipo de documento.

c) Di tres ventajas e inconvenientes de este tipo de clasificación

Facilitan la comunicación entre profesionales.

•Orientan la planificación de la intervención.
•Hacen posible separar los procesos de evaluación e intervención.

•El diagnóstico de una etapa puede no ser extensible a otras.

•Alto índice de comorbilidad. Pueden tener más cosas.
•Tiene consecuencias negativas del etiquetamiento.

4) a) ¿Qué es la “palabra ordenatriz”?

Cuando un nombre se compone de varias palabras ( caso de los nombres
propios), hay que determinar cuál es la palabra principal, o palabra
ordenatriz; es decir, aquella que vamos a tomar como clave, referencia o
guía para la clasificación; el resto de las palabras del nombre están
subordinadas a ésta.

b) ¿Cuál es la palabra ordenatriz a la hora de ordenar alfabéticamente los

nombres de personas?
El primer apellido es la palabra ordenatriz. - Se toma como palabra guía el
primer apellidos. Los nombres que tienen igual el primer apellido se
ordenan por el segundo, y si éste también coincide, por el nombre propio.
 c) ¿Cuál es la palabra ordenatriz a la hora de ordenar alfabéticamente los
nombres de empresas?

Ordena alfabéticamente un nombre de empresa que tiene dos o más

apellidos en su título organizándolo como se escribe. Por ejemplo, "Rogers,
Smith y Compañía" debe utilizar la primera palabra como punto de partida
para el proceso de alfabetización. Escribe los nombres completos de las
empresas que utilizan abreviaturas.

d) Una empresa se llama “Restaurante Miraflores”. ¿Qué palabra sería la

genérica y cuál la distintiva?
Distintiva seria Miraflores
Genérica Restaurante

5) Di qué criterio se tendrá en cuenta a la hora de ordenar alfabéticamente

los nombres de personas físicas en los siguientes casos...
a) Los nombres propios de personas
b) Si coincide el primer apellido de dos o más personas
c) Si coinciden los dos apellidos de dos o más personas
d) Si los apellidos llevan preposiciones o artículos
e) Si los apellidos son compuestos o separados por un guion
f) Los nombres extranjeros

6) Clasifica alfabéticamente los nombres de los siguientes clientes:

Azucena Daniel Jorge Luis de la Raquel Vincent du
Suárez del Méndez Martín-Díaz Hoz de Suárez Chapell
Amo Arcas Rosado Guevara Blanco
Antonio Emilio John Mc Lucía Rodrigo Yolanda
García Víctor Quer Donalds López Muñoz Gutiérrez
Zorrilla Ramón Molina Antolín Puras
Antonio la Esperanza Javier de Manuel Rafael Van Zoe
Hoz Muñoz la Riva García- der Vaard Méndez
Huertas García Solano Vera Ruíz Arcas
Ana Fermín del Jorge Pedro Teresa
Gutiérrez- Fresno Martín Rosado García-
Díaz Martín García Portillo Martín- Vera
Díaz Pavón
 7) Di qué criterio se tendrá en cuenta a la hora de ordenar alfabéticamente los
nombres de empresas en los siguientes casos...
La ordenación alfabética se realiza palabra por palabra y letra por letra. 5. Se
pospone la preposición "de" que precede a algunos apellidos, cuando vaya sola o
acompañada de los artículos "el", "la", "los", "las", o sea contracción de la
preposición y el artículo.
a) Si la empresa empieza por una palabra genérica tal como hijos, sociedad,
compañía, etc.
Clasificar significa ordenar por clases. Para clasificar la información existen
diferentes métodos que darán lugar a distintos sistemas de clasificación.
b) Si el nombre de la empresa es conocido por sus siglas.
Consiste en ordenar tomando como referencia las letras del alfabeto, según
el orden en que aparecen en el mismo. Cuando un nombre se compone de
varias ...

c) Si el nombre empieza por un artículo (el, la, etc)

Los estándares de archivo típicos recomiendan indexar a las
personas por su apellido primero ya que el apellido se considera el
término significativo. Por lo tanto, "Juana A. Pérez" se indexaría y
archivaría como "Pérez, Juana A.

d) Los organismos oficiales y los bancos

La Superintendencia de Bancos, en el caso de bancos y sucursales de
bancos extranjeros ordenará, a costa de los interesados, la publicación en
el diario oficial ...
e) Las sucursales de empresas
Escribe los nombres completos de las empresas que utilizan abreviaturas
f) Los nombres de empresas extranjeras
LA DENOMINACIÓN SOCIAL INCLUYE UN NOMBRE PROPIO.

8) Clasifica alfabéticamente los nombres de los siguientes clientes

APPLE CAMPSA HUAWEI
ACCENTURE EL CORTE INGLÉS MOVISTAR
ACS EL PAÍS ORANGE
BBVA GOOGLE VODAFONE
BANCO HIJOS DE ROMERO, S.L ZAPATERÍA EDU
SANTANDER
 9) Clasifica alfabéticamente los nombres de las siguientes empresas,
empresarios y profesionales

Agencia Estatal Tributaria Herederos de Marcelo Lagasca, S.A

Álvaro Ruano Martínez y Cía. Hermanos de León, S.A

Aceites Paco Reverte, S.L Instituto Nacional de Empleo (INEM)

Banco Santander Central Instituto Nacional de Estadística (INE)
Banco Santander Benidorm Martínez y Asociados
Banco Santander Villajoyosa Petronor

Bar Don Jamón Restaurante Los Cuatro Pinos

Cervecería Mac Holly Servicios Informáticos Aylagas, S.L

Doctor Baldomero Quirós Sociedad de Importación Ledesma, S.A
Hijos de Martínez, S.L Viuda de Pedro Jiménez, S.L

10) Asocia los siguientes códigos alfabéticos al autor y título del libro

CER SAA, QUI El Quijote, Miguel de Cervantes

Saavedra
GAR MAR, CIE Cien años de soledad, Gabriel García Márquez
BRO, COD El Código Da Vinci, Dan Brown
PER REV, CLU El club Dumas, Arturo Pérez Reverte
COE, ALQ El alquimista, Paulo Coelho
SAI-EXU, PRI El principito, Antoine de Saint-Exupery
ROW, PIE Harry Potter y la piedra filosofal, J.R. Rowling

1.2- CLASIFICACIÓN NUMÉRICA

11) a) ¿Qué utiliza el sistema de clasificación numérica para ordenar los

documentos?

Sistema de ordenación
b) ¿Para qué tipos de documentos conviene utilizar este método?
 La ordenación de los documentos dentro cada serie documental empleando
el criterio más adecuado para cada tipo de documento.

c) Di tres ventajas y dos inconvenientes de este tipo de clasificación

Ventajas
 Facilidad de localización ya que no se necesitan listas ni índices auxiliares.
 Flexibilidad para añadir nuevos elementos en el lugar exacto.
 Es un criterio muy generalizado y conocido

Dos inconvenientes

 podrían surgir problemas si el archivo lo maneja mucha gente.

 la única solución a este problema es que se encargue del archivo
una sola persona y que sea esa persona quien escriba las normas
adaptadas.

12) a) ¿Qué criterio se suele utilizar para asignar el número a un

documento?

Se asigna un número a cada documento, y éste será el que se utilice para

clasificarlos y ordenarlos. La asignación de números se realiza por el orden
de llegada, y este número no está en relación con el contenido de la
información.
b) ¿Qué necesitamos para complementar este sistema de clasificación?
Clasificaciones incorrectas son más comunes en este caso y más difíciles
de corregir que en un sistema simple. Lo más recomendable para evitar .

13) Ordena estos números en orden ascendente (de menor a mayor)

45 346 668 8.075

56 353 676
56 353 677
135 355 859
345 526 1.233

1.3- CLASIFICACIÓN ALFANUMÉRICA

14) a) ¿En qué consiste el sistema de clasificación alfanumérica?
El sistema numérico en base 36 se llama sistema alfanumérico y utiliza
para su representación los símbolos 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, A, B, C, D, E,
 F, G, H, I, J, K, L, M, N, O, P, Q, R, S, T, U, V, W, X, Y, Z (las letras pueden
ser mayúsculas o minúsculas)

b) ¿Qué necesitamos para complementar este sistema de clasificación?

En la actualidad, la mayoría de las empresas manejan un gran volumen de
datos
15) Ordena las siguientes matrículas de coches de las más antiguas a las
más modernas.
0256 FXL 3303 BPF 5074 CLR 3303 BBF 3303 BBF
8922 BXX 6002 DCS 5795 BYZ 8031 DYW 6002 DCS
7992 FLV 3303 BFP 5795 BYZ 4197 DML 9030 GDZ

16) Ordena estos códigos alfanuméricos

A 322 AA 453 D 433 E 321 S 452

AA 231 BA 123 D 43 G 322 T 32
AA 453 BA 432 D 4333 H 111 V 5678
AC 456 CC 434 D45 R 444 V 5678

17) Ordena estos códigos alfanuméricos

ASD987 DFD445 GHY878 QWE112 SWS335 VFR561
ASD988 DRE567 GHY879 RFV559 VFR559 XSW344
BNH552 DER112 KIU319 SWS334 VFR560

1.4- CLASIFICACIÓN GEOGRÁFICA

18) a) ¿En qué consiste la clasificación geográfica?
Se ordena la documentación de acuerdo con los lugares geográficos
asociados a la misma ( domicilio, lugar e emisión, destino….). Es un
sistema compuesto, ya que implica varias clasificaciones sucesivas: región
o zona geográfica, comunidad autónoma, provincia, localidad, incluso calle.
b) ¿Ju1.4- CLASIFICACIÓN GEOGRÁFICA nto con qué otro sistema de
clasificación se utiliza la clasificación geográfica?
Archivo alfabético geográfico, como su nombre lo indica, ... sociales),
porque la clasificación final se hace también por nombres de individuos y
empresas.

c) ¿Qué debemos hacer si un nombre geográfico está formado por dos o

más palabras?
Cuando en el nombre de una sociedad, corporación o institución se incluye
un nombre geográfico conformado por dos o más palabras; cada palabra se
considera como una unidad de archivo, excepto los artículos que pasan a
formar parte de la unidad.
d) ¿Tendremos en cuenta si la dirección corresponde a una calle, a una
avenida o a una plaza a la hora de ordenar un documento mediante este
sistema?
es la organización de los documentos o las tarjetas de los clientes, teniendo
en cuenta su localización
e) ¿Q Los nombres que tienen igual el primer apellido se ordenan por el
segundo, y si éste también coincide, por el nombre propio. o Cuando hay
apellidos compuestos.- ...ué haremos si el nombre de la calle empieza por
un número?