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1. EL ARCHIVO
El volumen de información y de documentos que llegan a las empresas cada vez es mayor.
Independientemente de su tamaño o actualidad, se reciben, crean, tramitan y procesan
grandes cantidades de documentos y proyectos. Los datos y la información contenidos en
ellos deben ser guardados correctamente.
De esta forma, cuando los necesitemos, sabremos dónde encontrarlos. A este proceso es a
lo que denominamos archivar.

1.1. UTILIDAD DEL ARCHIVO

Archivar correctamente es importante porque va asociado a rapidez de

búsqueda, productividad, rendimiento, eficacia y competitividad. La empresa
depende en gran medida de la gestión de la información y los datos; organizar
adecuadamente sus archivos le puede reportar grandes beneficios y ventajas
competitivas.
Para realizar esta labor con rapidez es importante adquirir algunos
conocimientos teóricos y prácticos, ideas sencillas que puedan aplicarse
rápidamente en la mayoría de nuestras situaciones cotidianas. En
consecuencia,debemos tener un sistema adecuado para su selección,
ordenación y protección, y que además nos permita archivar los documentos en
soportes informáticos.

1.1.1. LA IMPORTANCIA DE LA INFORMACIÓN

No toda la información que se recibe en una empresa debe ser
almacenada o guardada. Debemos ser selectivos y capaces de pasar un
primer filtro al recibir un determinado correo electrónico, carta o documento,
saber distinguir lo que es útil de lo poco relevante; encaminado sobre todo a
evitar la acumulación de documentación innecesaria que más tarde pueda
dificultar la labor, y a economizar espacio. Existen instrumentos que me
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pueden ayudar a ello, tales como agendas, blocs de notas, tablones de

anuncios, etc.
Para clasificar como útil un documento hemos de seguir unas pautas.
Plantearse unas preguntas clave que ayudará a valorar la utilidad del
documento y a decidir sobre él.

1.2. FUNCIONES Y FINALIDADES DEL ARCHIVO

El archivo debe funcionar como la memoria colectiva de una empresa y su
importancia es vital para el buen funcionamiento de ella. Este debe cumplir al
menos las siguientes funciones:
es la memoria colectiva de la empresa donde se almacena, conserva y recupera la
documentación, y su finalidad es el núcleo de información de la empresa

Las finalidades del archivo deben ser las siguientes:

1.3. CLASES Y SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE ARCHIVOS

A. CLASES DE ARCHIVOS
Existen diversos criterios para clasificar a los archivos que podemos
encontrar: según la frecuencia de uso, el lugar, el tipo de documentos, las
personas que tengan acceso, la importancia de la información, la
procedencia de los datos, el volumen de los documentos, etc. Si bien, los
más importantes son frecuencia y lugar.
CLASES DE ARCHIVO EJEMPLOS
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Según el titular ● Público: Archivo de la Biblioteca de Catalunya.

● Privado: archivo de la empresa REPSOL
Según el valor del ● Administrativos: Archivo municipal de Sant Boi de
documento o su finalidad Llobregat.
● Históricos: Archivo de la corona de Aragón.
● Nacionales: Archivo Nacional de Catalunya.
● Generales: Archivo General de la diputación de
Según el ámbito geográfico Barcelona.
● Regionales: Archivo Regional de Cervera.
● De distrito: Archivo del distrito de Gracia (Barcelona).
● Provinciales: Archivo Histórico Provincial de Castellón.
● Central: Archivo Central Administrativo del Departamento
de Cultura de la Generalitat de Catalunya.
● Autonómica: Archivo General del consejo de Menorca.
Según el tipo de ● Municipal: Archivo Municipal de Rubí.
Administración ● Militar: Archivo Militar de Ávila.
● Judicial: Archivo Judicial Territorial de Girona.
● Legislativo: Archivo Legislativo Conservatorios de Música
de la Comunitat Valenciana.
● Eclesiástico: Archivo de la Abadía de Poblet

Si tenemos en cuenta la frecuencia de uso, tendremos los siguientes

tipos:
Si tenemos en cuenta el lugar donde se guardan los documentos
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B. SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE ARCHIVOS

Para que el archivo cumpla su función, debemos establecer un criterio de
ordenación de los documentos que incluiremos en él.

Los sistemas más frecuentes utilizados en el entorno empresarial para

ordenar la documentación son: el alfabético, numérico, alfanumérico,
geográfico, cronológico, y por materias, temas o asuntos.
Con estos sistemas de ordenación tendremos los medios para ordenar
todos nuestros documentos, ya sea en papel o archivos informáticos.

● ORDENACIÓN ALFABÉTICA
El sistema alfabético de ordenación consiste en colocar las palabras elegidas
siguiendo el orden que establece el alfabeto.
Cuando se hace una clasificación alfabética de personas o de empresas, hace falta
determinar la palabra a partir de la cual se ordena, es decir, la palabra principal.

El sistema de clasificación alfabética es el más extendido, ya que no excluye el uso de

otros sistemas. En este sistema clasificaremos partiendo como palabra principal el
apellido de la persona o la razón social de la empresa.

Cuando los nombres están compuestos por más de una palabra se ha de establecer
cuál es la palabra de orden, es decir la que tomaremos como clave o referencia.

Clasificación alfabética

🢖 Es uno de los sistemas más empleados.

🢖 Es un sistema sencillo de aplicar.
🢖 Permite clasificar todo tipo de documentos.
🢖 Se puede utilizar junto con otros sistemas.
🢖 Permite localizar los documentos con facilidad.

Nombres de personas:
● Se toma como base el primer apellido, luego el segundo y por último el
nombre.
● Si coincidiese el primer apellido se tomaría el segundo y si fuese el mismo el
segundo apellido por el nombre.
● Cuando el apellido es compuesto se tomaría como una sola palabra.
● Si el apellido contiene preposiciones, contracciones o artículos, se clasificarán
sin tener en cuenta estas palabras.
● Los títulos nobiliarios, militares, académicos, religiosos, etc., no se utiliza en la
clasificación.
● Los nombres originarios de otras lenguas que contienen partículas, como por
ejemplo Mc, Ben, Von, Du, etc., se consideran parte del apellido, y se tienen en
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cuenta para la clasificación. Si tan solo tiene un apellido, es el que se tiene en

cuenta y después se pone el nombre, cuando hay una inicial se considera parte
del nombre y no como apellido.

Nombres de empresas:

🢖 Se toma como palabra de orden la primera palabra de la razón social de la

empresa.
🢖 Los artículos o preposiciones que preceden el nombre de la empresa no se
tienen en cuenta como palabras de orden.
🢖 Cuando la razón social incluye un nombre propio se sigue el mismo criterio que
para la clasificación de personas.
🢖 Cuando la primera palabra de la razón social es una palabra genérica, como
sociedad, bar, ferretería, no se tendrá en cuenta para la clasificación.
🢖 Las expresiones: “Hijos de…”, “Hermanos… ”, “Viuda de…”, etc. No se
tienen en cuenta para clasificarlos.
🢖 Los nombres de organismo e instituciones se ordenan teniendo en cuenta su
nombre genérico como palabra de orden.
🢖 En el caso de las empresas que son más conocidas por las siglas se toma como
referencia para clasificarlas las siglas.
🢖 Para los nombres de empresas extranjeras hemos de tener en cuenta siempre
la primera palabra de la razón social como palabra de orden.
🢖 Cuando los nombres incluyen números, estas se consideran como si estuviesen
escritas en letras.

● CLASIFICACIÓN NUMÉRICA
El sistema de clasificación numérica consiste en organizar la documentación siguiendo el
orden de los números naturales, asignando a cada uno a cada documento.
Para asignar el número que le daremos a cada documento podemos hacerlo asignando un
número consecutivo a medida que van llegando los documentos o asignar un número a un
asunto determinado.
Independientemente de la forma que escojamos para asignar un número al documento,
hace falta elaborar un índice para poder localizar el último número y así podemos darle al
siguiente número el que le corresponda.,
El sistema de clasificación numérica es útil únicamente para clasificar los documentos que
contienen algún tipo de identificación numérica.

● CLASIFICACIÓN ALFANUMÉRICA.
La clasificación alfanumérica consiste en asignar a los documentos una combinación de
cifras y letras. Este sistema permite muchas variaciones: una letra y diversas cifras, una
cifra y varias letras, letras seguidas de números, o números seguidos de cifras.
Igual que en el sistema numérico hace falta tener un índice para saber el orden.
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● CLASIFICACIÓN CRONOLÓGICA.
Este sistema de clasificación consiste en ordenar los documentos según la fecha, por año,
el mes o el día. La documentación se ordena sobre la base de la fecha de emisión del
documento.
Se utiliza para ordenar los documentos que tengan fecha, se puede decir que todos los
documentos de una empresa se pueden clasificar cronológicamente.
Clasificación cronológica ascendente es cuando la documentación se ordena desde la
fecha más antigua hasta la más reciente. Y descendente desde la fecha más reciente hasta
la fecha más antigua.
Podemos utilizar este tipo de clasificación con la alfanumérica colocando letras y la fecha
del documento.

● LA CLASIFICACIÓN POR MATERIAS.

En la clasificación por materias, los documentos se han de agrupar segú.n el tema que
traten. Por materia hace falta entender una determinada característica común a todos los
documentos. En este tipo de clasificación se pueden diferenciar en dos grupos:

🢖 Orden alfabético de las materias.

🢖 Agrupación de materias según las categorías lógicas, a partir de un criterio numérico
o alfanumérico..
o Numérico: se asigna un número a cada materia principal y otro a cada
subdivisión de la materia.
o Alfanumérico: se asigna una letra o número a cada materia principal y a las
subdivisiones se le agrega un número o una letra.

● CLASIFICACIÓN GEOGRÁFICA.
En este sistema, el lugar de residencia de las personas o de la entidad es el criterio de
clasificación, siguiendo este orden: comunidad autónoma, comarca (o provincia),
municipio, calle y finalmente el nombre.

● CLASIFICACIÓN DECIMAL.
La clasificación decimal consiste en reunir documentos, libros, etc., en diez grandes
grupos, la primera estará numerada del 0 al 9, y a las subdivisiones también del 0 al 9
añadiendo un dígito más.

● CLASIFICACIÓN DECIMAL UNIVERSAL.

Es el sistema más completo que hay. Es muy complejo y solo puede utilizarlo personas
cualificadas. Es un catálogo de materias donde se clasifican todos los conocimientos
humanos, agrupados en 10 categorías.

1.4. PROCEDIMIENTO Y EQUIPAMIENTO DE ARCHIVO

Es importante proceder del mismo modo con todos los documentos que ingresan al
archivo, para garantizar que toda la documentación sea guardada y ordenada
siguiendo el mismo criterio.
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Para llevar a cabo una buena labor de archivo conviene seguir los diez consejos que
son:

● EQUIPAMIENTO DE ARCHIVO
Los equipamientos de archivo son todos los dispositivos físicos (ordenadores,
armarios, etc.) que permiten tener almacenada y ordenada la información. La
elección de los equipamientos de archivo es importante y debe responder a
aspectos como: el espacio del que se dispone, la frecuencia de uso de los
documentos, el volumen de material archivado, la forma de uso o la forma en que
aumenta su volumen.
Existen dos sistemas para mantener la información archivada:
• Archivo convencional o manual (archivadores, carpetas, armarios, etc.).
• Archivo informático (equipos informáticos y sistemas de operativos y de gestión
de la
información).
Ambos tipos plantean ventajas e inconvenientes, pero debe ser la empresa la que
determine
el más conveniente. Aunque los sistemas informáticos han avanzado mucho, la
mayor parte
de las empresas prefieren combinar ambos.

1.5. SISTEMAS DE CONSERVACIÓN Y SEGURIDAD

Para que el archivo funcione bien será necesario que haya una persona responsable
de él. Las
funciones de esta persona serán las siguientes:
Conocerá la ubicación de los documentos y el sistema de archivo.
• Marcará las normas de uso y clasificación.
• Será responsable de la presencia y conservación adecuada de los documentos.
• Determinará los pasos a seguir para la salida de documentos (cesión o eliminación).
Los documentos se conservan por dos razones: su valor legal y su valor informativo o
de organización,
y cuando el documento no tiene ninguno de ellos se debe proceder a su eliminación.
Los documentos contables deben conservarse en la empresa por un mínimo de cinco
años legalmente determinados. Los presupuestos realizados y no materializados en
acciones o proyectos
posteriores dejarán de tener valor en el momento en que se sepa que no se van a llevar
adelante, y podremos eliminarlos.

la documentación contable se ha de guardar 6 años como mínimo, la de propiedad 10

años, y la propiedad industrial 15 años
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1.6. Seguridad del archivo

Las empresas manejan multitud de documentos y con ellos gran cantidad de datos
ubicados en sus archivos: nombres de clientes, empresas, proveedores, números de
cuentas, direcciones, documentación jurídica, contratos, datos personales, etc. Esta
información no debe circular descontroladamente; por ello es necesario que se siga un
control y un seguimiento de los datos y de los documentos que los contienen. Fruto de esa
necesidad, han surgido normas para proteger la confidencialidad de los datos.
La constante evolución de la sociedad de la información, junto con los cambios
tecnológicos que lleva consigo, ha dado lugar a legislación específica que estudiaremos a
continuación. Pero también ha llevado al desarrollo de normas internas en cada empresa,
que deberá conocer el personal para realizar el trabajo de archivo.