Clasificacin y ordenacin de documentos

A todas las empresas llegan diariamente documentos escritos. Unas veces dichos documentos no sern importantes, por lo que se depositarn en los contenedores destinados a su recogida y reciclado del papel, pero otras ser preciso ordenarlos y guardarlos, tanto para poder consultarlos en el futuro, como por obligacin legal (por ejemplo los documentos mercantiles). Adems las empresas tambin generan muchos documentos en soporte papel que ser necesario conservar, ordenar y clasificar utilizando un mtodo, para poder localizarlos cuando se precise. As pues, los documentos tanto de entrada como de salida, para ser fcil y rpidamente encontrados, cuando se busquen, deben ser guardados agrupndolos por clases (clasificacin) y, dentro de cada clase, siguiendo un orden correlativo (ordenacin). Por tanto, lo fines de la clasificacin pueden concretarse en: - Acceder a la documentacin con facilidad y rapidez. - Controlar toda la documentacin que entra y sale de la empresa. - Cumplir con las exigencias legales de conservacin de algunos documentos durante un plazo determinado.

Sistemas de clasificacin
Los sistemas de clasificacin ms utilizados son: Alfabtico Numrico - Clasificacin numrica - Clasificacin alfanumrica Geogrfico Temtico Cronolgico Mixto

Todos estos mtodos se pueden aplicar aisladamente o en combinacin con otros, segn las necesidades o las caractersticas de los documentos.
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Para que el trabajo de clasificar sea ms eficiente se deber escoger entre los sistemas existentes el ms idneo a las caractersticas de cada documento, pero partiendo de unas normas generales. - Se debe elegir un orden de clasificacin que sea fcil de comprender y sencillo de utilizar. - El sistema elegido debe ser apropiado a las necesidades de cada empresa o departamento y debe simplificar al mximo la entrada de documentos, siendo susceptible de ampliacin en el futuro. - En caso de duda, se debe utilizar la clasificacin alfabtica.

Clasificacin alfabtica
Es el mtodo ms utilizado. Utiliza las letras del alfabeto, como criterio para la ordenacin. Se utiliza para expedientes que contienen documentacin referente a personas y que permanecen abiertos grandes periodos de tiempo (por ejemplo, expedientes acadmicos de alumnos).

Ventajas Es un mtodo muy sencillo tanto en cuanto a su comprensin como a su manejo.

Inconvenientes Pueden surgir dudas y errores en el caso de algunas letras, iniciales, artculos o abreviaturas.

Permite aadir documentos con facilidad. Si se extrae un documento y no se anota o se deja una marca, su falta puede pasar inadvertida. La localizacin de los documentos es fcil, sin necesitad de ndices. Permite clasificar todo tipo de documentos que se refieran a personas o a empresas. Si un expediente incluye muchos documentos se corre el riesgo de duplicidad, por lo que se hace necesario establecer normas muy precisas para evitar errores.

En este tipo de clasificacin se siguen unos criterios de ordenacin, que vendrn determinados, en cada caso, por la palabra ordenatriz.

NOTA: Palabra ordenatriz es la palabra principal que se toma como clave, referencia o gua para la clasificacin.

Nombres de personas fsicas En este caso, la palabra ordenatriz es el primer apellido, por lo que, a efectos de ordenacin, cambia la forma de escribir los nombres (por ejemplo Julia Fernndez Amor, pasara a ser Fernndez Amor, Julia).

Criterios de ordenacin Los nombres propios de personas se ordenan segn el orden alfabtico del primer apellido.

Ejemplos Fernndez Amor, Julia. Gmez Conde, Roberto. Toledo Ruz, Lus. Zarza Martn, Lucas. Si coincide el primer apellido, se ordenan por Blanco Andrs, Victoria. el segundo. Si coinciden los dos apellidos, se Blanco Fidalgo, Ana. ordenan por el nombre. Blanco Fidalgo, Mara. Blanco Prez, Begoa. Las preposiciones, contracciones y artculos, Calle Ortega, Leonor de la. no se consideran al ordenar. Prado Rosal, Amanda del. Rosal Ddalos, Pedro del. Valle Arregui, Carlos del. En caso de apellidos compuestos, separados Alondra-Bueno Feijoo, Rodrigo. por un guin, se consideran un solo Diaz-Candu Gil, Lorena. apellido. Gmez-trio Calle, Mariola. Santos-Aristegui Blanco, Ins. Los nombres extranjeros se clasificarn por Du Chatelle, Gastn. el primer apellido, teniendo en cuenta que Mac Millan, Peter. las partculas Du, Van, Mac... forman parte Von Nagel, Sigmund. del apellido. Washington, Paul. Los ttulos nobiliarios, militares, acadmicos, religiosos, etc., no se considerarn como criterios de ordenacin. Castao Alonso, Toms (Monseor) Daz Chilln, Juan Janeiro Torres, Lus (Capitn) Lpez Rojo, Margarita (Dra.|

Nombres de empresas En este caso, la palabra ordenatriz ser la primera denominacin con significado distintivo, sin tener en cuenta su actividad o dedicacin (por ejemplo, DRAGADOS Y CONSTRUCCIONES, quedar igual, pero BAR LUCAS, a efectos de su ordenacin se clasificar como LUCAS BAR, ya que la denominacin "bar" es genrica y no distintiva).

NOTA: Nombre del titular de la empresa Si el nombre de una empresa est formado por el nombre y apellidos de su titular, se aplicarn las reglas de ordenacin previstas para las personas fsicas.

Criterios de ordenacin Como regla general, se seguir el orden alfabtico de la palabra ordenatriz. No se tendrn en cuenta las palabras genricas "Hijos de",Sobrinos de, "Sociedad", "Com paa", etc.. Si las empresas son conocidas por sus siglas, se tomarn estas como palabra ordenatriz. Si no, se clasificarn por el nombre comercial. Si el nombre de la empresa u organismo comienza con un artculo, no lo tendremos en cuenta a la hora de realizar la clasificacin. Los organismos oficiales, bancos, etc., se ordenan segn su denominacin genrica. Los nombres de empresas extranjeras irn archivados por su primera palabra.

Ejemplos ASC, Academia. Carrascal, Ferretera Vaquero, Perfumera Corts, Viuda de Antonio Pavn, Herederos de Javier Vincola Espaola, SA. IBERIA. Leche Pascual. ONU SEAT Bolera, Cafetera La Castellano, Mesn El Rana Verde, Bar La Banco Pastor. Caja de Ahorros de Burgos. Ministerio del Interior. American Lee. British Food. France Telecom.

Clasificacin numrica
Los documentos se agrupan asignando a cada uno un nmero correlativo y progresivo de la serie de nmeros naturales. Se utiliza mucho para clasificar grupos de documentos relacionados entre s (expedientes). El nmero se asigna cada vez que se abre un expediente (generalmente por su orden de llegada a la empresa o departamento de la misma que lo est clasificando) y no tiene ninguna relacin con el contenido del documento. Por ello, es necesaria la existencia de un ndice auxiliar para localizar la informacin contenida en los documentos. Ventajas Se puede clasificar un nmero ilimitado de documentos. La bsqueda de documentos es rpida. Es un sistema muy exacto. A no ser que se hayan transcrito mal las claves numricas, es muy difcil confundirse. Si se extrae un documento, con un simple vistazo se aprecia su falta. No es necesario dejar una marca o seal. Inconvenientes Es totalmente necesario un ndice gua para la localizacin de los documentos. Para intercalar nuevos documentos entre los existentes, se hace necesario plantear subclasificaciones que pueden dificultar el esquema principal.

NOTA: Clasificacin alfanumrica Consiste en la unin de los sistemas alfabtico y numrico, ya que combina letras y nmeros (por ejemplo, AX-251). Ejemplo: Clasificacin numrica de expedientes. Un centro de estudios decide utilizar la clasificacin numrica para ordenar los expedientes de sus alumnos, segn su orden de solicitud de matrcula. Desde su apertura se han matriculado 853 alumnos. La clasificacin se hara otorgando al expediente de cada alumno un nmero correlativo, segn el orden en que han solicitado la matricula, empezando por 1, 2... y as correlativamente hasta 853. Para poder localizar rpidamente un expediente, debera elaborarse una ficha por cada alumno incluyendo las referencias a su nombre y apellidos y nmero de expediente. Estas fichas se colocaran por orden alfabtico. Adems, sera necesario un ndice que referenciara el nmero de registro de cada expediente con el nombre de cada alumno a que se refiere, como la tabla que se ve a continuacin. N de expediente 256 257 258 259 260 Alumno/a Prez Garca, ngel Lpez Rosales, Mara Arvalo Casas, Gerardo Martn Valle, Antonio lvarez Lpez, Clara

Actualmente, con el uso de las aplicaciones ofimticas, el proceso se simplifica enormemente, pues bastara con realizar el ndice en una hoja de clculo, y al seleccionar la opcin Buscar, el propio programa nos encontrara el nmero de expediente.

Clasificacin geogrfica
El criterio de ordenacin ser en orden descendente. Si los expedientes hacen referencia a varios pases, en primer lugar se ordenarn por pas; dentro de cada pas, por regin (Distrito, Estado, etc.), luego por poblaciones y en cada poblacin, por calles. En caso de expedientes referentes nicamente a Espaa, el orden ser Comunidad Autnoma, provincia, municipio, calle y, en su caso, nmero. Este sistema de ordenacin se suele utilizar junto con el sistema alfabtico, as por ejemplo dentro de cada municipio, si hay varios documentos, se ordenaran alfabticamente. La clasificacin geogrfica es muy aconsejable para empresas comerciales donde se deben ordenar fichas de clientes, proveedores, correspondencia comercial, albaranes, facturas, etc. Tambin es apropiada para oficinas de exportacin o de servicios.
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Normas de clasificacin geogrfica - Los nombres geogrficos formados por dos o ms palabras deben entenderse indivisibles para la clasificacin. Por ejemplo: A Corua, Santiago de Compostela. - Para la clasificacin no se tienen en cuenta los trminos calle, avenida... - Si las calles o plazas llevan un nmero, se clasificarn alfabticamente; por ejemplo, la calle 2 de mayo se clasificara como "dos de mayo". Ventajas El sistema de clasificacin y bsqueda es sencillo. Las bsquedas se realizan directamente, sin necesidad de ndices auxiliares. Inconvenientes No es aconsejable para archivos grandes. Si la empresa realiza muchas operaciones internacionales puede resultar necesario tener muchos conocimientos geogrficos. Cuando se extrae algn documento es necesario dejar una marca para hacerlo constar.

Se pueden intercalar subdivisiones muy fcilmente, por lo que pemite ampliaciones.

Ejemplo: Una empresa aplica el criterio geogrfico para ordenar a sus clientes que proceden de diversas localidades. Comunidad Autnoma Andaluca Andaluca Andaluca Andaluca Andaluca Castilla la Mancha Castilla la Mancha Castilla la Mancha Provincia Cdiz Cdiz Cdiz Sevilla Sevilla Cuenca Guadalajara Guadalajara Localidad Cdiz Chiclana de la Frontera Puerto Real Coria del Ro Dos Hermanas Valeria Azuqueca de Henares Molina de Aragn

Clasificacin temtica
La pauta de agrupacin de documentos se basa en el tema o asunto sobre el que versan los mismos. Los contenidos se agrupan por temas genricos y dentro de estos por subtemas especficos. Una vez ordenados de este modo, dentro de cada categora, los expedientes se ordenarn alfabticamente, numricamente o, incluso, cronolgicamente.
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Ventajas Es fcilmente comprensible y la bsqueda de documentos es sencilla. No son necesarios ndices auxiliares. Se pueden crear fcilmente subdivisiones, identificando subtemas. Ejemplo: MUEBLES DE COCINA - Alacenas - Mesas - Vitrinas SILLAS - Aluminio - Hierro - Madera - Mimbre

Inconvenientes No es aconsejable cuando los temas no son conocidos por la persona que busca un documento. Puede haber dificultad para decidir el asunto o tema al que pertenece un documento. Un mismo documento puede estar relacionado con distintos asuntos, lo que puede dificultar su clasificacin.

Clasificacin cronolgica
Es un sistema muy bsico, ya que consiste en clasificar los documentos por orden de fechas, segn se van recibiendo y/o generando. Normalmente se utiliza junto con otros sistemas, por ejemplo en una oficina se puede clasificar primero por temas y luego dentro de cada tema por fechas. Otro ejemplo donde el criterio cronolgico es el ms apropiado es en la clasificacin de cartas comerciales. El sistema cronolgico es muy sencillo y rpido, se empieza a clasificar por aos y luego por meses y das. Realmente debe utilizarse para la documentacin poco voluminosa, que pueda examinarse con rapidez, como facturas, actas de reuniones, efectos comerciales, etc. Ventajas Es fcil de organizar Es sencillo de utilizar Permite ir introduciendo nuevos documentos sin alterar el orden. No son necesarios ndices auxiliares. Inconvenientes No es aconsejable para archivos grandes. Se debe conocer la fecha de un documento para encontrarlo. Cuando se extrae algn documento es necesario dejar alguna marca para avisarlo. Puede ser necesario mucho tiempo para localizar documentos especficos.
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Ejemplo: Un centro de estudios decide utilizar la clasificacin cronolgica para ordenar los expedientes de sus alumnos segn su fecha de matriculacin. Los expedientes quedaran clasificados del siguiente modo: Fecha de matriculacin Alumno 01/09/2009 Lpez Rosales, Mara 02/09/2009 01/06/2010 Prez Garca, ngel Arvalo Casas, Gerardo