Comunicación y Atención al Cliente Curso 2023/2024

CLASIFICACIÓN Y ORDENACIÓN DE DOCUMENTOS

1. CLASIFICACIÓN Y ORDENACIÓN ................................................................................................ 2

2. SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN .................................................................................................... 3
2.1. CLASIFICACIÓN ALFABÉTICA .............................................................................................. 3
2.2. CLASIFICACIÓN NUMÉRICA ................................................................................................. 6
2.3. CLASIFICACIÓN CRONOLÓGICA ......................................................................................... 7
2.4. CLASIFICACIÓN GEOGRÁFICA ............................................................................................ 8
2.5. CLASIFICACIÓN TEMÁTICA .................................................................................................. 9
2.6. CLASIFICACIÓN MIXTA. ALFANUMÉRICA ........................................................................... 9

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1. CLASIFICACIÓN Y ORDENACIÓN
A todas las empresas llegan diariamente documentos escritos. Unas veces dichos documentos no
serán importantes, por lo que se depositarán en los contenedores destinados a su recogida y reciclado
del papel, pero otras serán preciso ordenarlos y guardarlos, tanto para poder consultarlos en el futuro,
como por obligación legal (por ejemplo, los documentos mercantiles).
Además, las empresas también generan muchos documentos en soporte papel que será necesario
conservar, ordenar y clasificar utilizando un método, para poder localizarlos cuando se precise.
Así pues, los documentos tanto de entrada como de salida, para ser fácil y rápidamente encontrados,
cuando se busquen, deben ser guardados agrupándolos por clases (clasificación) y, dentro de cada
clase, siguiendo un orden correlativo (ordenación).
Por tanto, lo fines de la clasificación pueden concretarse en:
- Acceder a la documentación con facilidad y rapidez.
- Controlar toda la documentación que entra y sale de la empresa.
- Cumplir con las exigencias legales de conservación de algunos documentos durante un plazo
determinado.

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2. SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN
Los sistemas de clasificación más utilizados son:

3.
1.ALFABÉTICO 2. NUMÉRICO
CRONOLÓGICO

6. MIXTO
4 GEOGRÁFICO 5. TEMÁTICO
ALFANUMÉRICO

Todos estos métodos se pueden aplicar aisladamente o en combinación con otros, según las
necesidades o las características de los documentos.
Para que el trabajo de clasificar sea más eficiente se deberá escoger entre los sistemas existentes el
más idóneo a las características de cada documento, pero partiendo de unas normas generales:
 A cada documento se le asigna una palabra clave u ordenatriz, que es la que se toma como
referencia para ordenar.
 Se debe elegir un orden de clasificación que sea fácil de comprender y sencillo de utilizar.
 El sistema elegido debe ser apropiado a las necesidades de cada empresa o departamento y
debe simplificar al máximo la entrada de documentos, siendo susceptible de ampliación en el
futuro.
 En caso de duda, se debe utilizar la clasificación alfabética.

2.1. CLASIFICACIÓN ALFABÉTICA

Es el método más utilizado. Utiliza las letras del alfabeto, desde la A hasta la Z como criterio para la
ordenación. Se utiliza para expedientes que contienen documentación referente a personas y que
permanecen abiertos grandes periodos de tiempo (por ejemplo, expedientes académicos de alumnos).
Ventajas Inconvenientes
Es un método muy sencillo tanto en cuanto a su Pueden surgir dudas y errores en el caso de
comprensión como a su manejo. algunas letras, iniciales, artículos o
abreviaturas.
Permite añadir documentos con facilidad. Si se extrae un documento y no se anota o se
deja una marca, su falta puede pasar
inadvertida.

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La localización de los documentos es fácil, sin Si un expediente incluye muchos documentos

necesitad de índices. se corre el riesgo de duplicidad, por lo que se
Permite clasificar todo tipo de documentos que hace necesario establecer normas muy
se refieran a personas o a empresas. precisas para evitar errores.

En este tipo de clasificación se siguen unos criterios de ordenación, que vendrán determinados, en
cada caso, por la palabra ordenatriz. Recuerda que la Palabra ordenatriz es la palabra principal que se
toma como clave, referencia o guía para la clasificación.

Nombres de personas físicas

En este caso, la palabra ordenatriz es el primer apellido, por lo que, a efectos de ordenación, cambia
la forma de escribir los nombres (por ejemplo, Julia Fernández Amor, pasaría a ser Fernández Amor,
Julia).
Criterios de ordenación Ejemplos
Los nombres propios de personas se ordenan según el Fernández Amor, Julia.
orden alfabético del primer apellido. Gómez Conde, Roberto.
Toledo Ruíz, Luís.
Zarza Martín, Lucas.
Si coincide el primer apellido, se ordenan por el segundo. Blanco Andrés, Victoria.
Si coinciden los dos apellidos, se ordenan por el nombre. Blanco Fidalgo, Ana.
Blanco Fidalgo, María.
Blanco Pérez, Begoña.
Las preposiciones, contracciones y artículos, no se Calle Ortega, Leonor de la.
consideran al ordenar. Prado Rosal, Amanda del.
Rosal Dédalos, Pedro del.
Valle Arregui, Carlos del.
En caso de apellidos compuestos, separados por un guion, Alondra-Bueno Feijoo, Rodrigo.
se consideran un solo apellido. Diaz-Candáu Gil, Lorena.
Gómez-Átrio Calle, Mariola.
Santos-Aristegui Blanco, Inés.
Los nombres extranjeros se clasificarán por el primer Du Chatelle, Gastón.
apellido, teniendo en cuenta que las partículas Du, Van, Mac Millan, Peter.
Mac, etc. forman parte del apellido. Von Nagel, Sigmund.
Washington, Paul.
Los títulos nobiliarios, militares, académicos, religiosos, Castaño Alonso, Tomás (Monseñor)
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etc., no se considerarán como criterios de ordenación. Janeiro Torres, Luís (Capitán)

López Rojo, Margarita (Dra.)

Nombres de empresas
En este caso, la palabra ordenatriz será la primera denominación con significado distintivo, sin tener
en cuenta su actividad o dedicación (por ejemplo, DRAGADOS Y CONSTRUCCIONES, quedará igual, pero
BAR LUCAS, a efectos de su ordenación se clasificará como LUCAS BAR, ya que la denominación "bar"
es genérica y no distintiva).
Si el nombre de una empresa está formado por el nombre y apellidos de su titular, se aplicarán las
reglas de ordenación previstas para las personas físicas.
Criterios de ordenación Ejemplos
Como regla general, se seguirá el orden alfabético de la ASC, Academia
palabra ordenatriz. Carrascal, Ferretería
Vaquero, Perfumería
No se tendrán en cuenta las palabras genéricas "Hijos Cortés, Viuda de Antonio
de…",”Sobrinos de…”, "Sociedad", "Compañía", etc.. Pavón, Herederos de Javier
Vinícola Española, Sociedad.
Si las empresas son conocidas por sus siglas, se tomarán IBERIA.
estas como palabra ordenatriz. Si no, se clasificarán por Leche Pascual.
el nombre comercial. ONU

Si el nombre de la empresa u organismo comienza con un SEAT

Bolera, Cafetería La
artículo, no lo tendremos en cuenta a la hora de realizar Castellano, Mesón El
la clasificación. Rana Verde, Bar La

Los organismos oficiales, bancos, etc., se ordenan según Banco Pastor.

su denominación genérica. Caja de Ahorros de Albacete.
Ministerio del Interior.
Los nombres de empresas extranjeras irán archivados por American Lee.
su primera palabra. British Food.
France Telecom.

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2.2. CLASIFICACIÓN NUMÉRICA

Los documentos se agrupan asignando a cada uno un número correlativo y progresivo de la serie de
números naturales. Se utiliza mucho para clasificar grupos de documentos relacionados entre sí
(expedientes).
El número se asigna cada vez que se abre un expediente (generalmente por su orden de llegada a la
empresa o departamento de la misma que lo está clasificando) y no tiene ninguna relación con el
contenido del documento. Por ello, es necesaria la existencia de un índice auxiliar para localizar la
información contenida en los documentos.
Ventajas Inconvenientes
Se puede clasificar un número ilimitado de
documentos. Es totalmente necesario un índice guía para la
La búsqueda de documentos es rápida. localización de los documentos.

Es un sistema muy exacto. A no ser que se hayan

transcrito mal las claves numéricas, es muy difícil Para intercalar nuevos documentos entre los
confundirse. existentes, se hace necesario plantear
Si se extrae un documento, con un simple vistazo subclasificaciones que pue-den dificultar el
se aprecia su falta. No es necesario dejar una esquema principal.
marca o señal.

Ejemplo:
Clasificación numérica de expedientes.
Un centro de estudios decide utilizar la clasificación numérica para ordenar los expedientes de sus
alumnos, según su orden de solicitud de matrícula. Desde su apertura se han matriculado 853 alumnos.
La clasificación se haría otorgando al expediente de cada alumno un número correlativo, según el
orden en que han solicitado la matricula, empezando por 1, 2... y así correlativamente hasta 853.
Para poder localizar rápidamente un expediente, debería elaborarse una ficha por cada alumno
incluyendo las referencias a su nombre y apellidos y número de expediente. Estas fichas se colocarían
por orden alfabético. Además, sería necesario un índice que referenciara el número de registro de cada
expediente con el nombre de cada alumno a que se refiere, como la tabla que se ve a continuación.
Nº de expediente Alumno/a
256 Pérez García, Ángel
257 López Rosales, María
258 Arévalo Casas, Gerardo
259 Martín Valle, Antonio

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Actualmente, con el uso de las aplicaciones ofimáticas, el proceso se simplifica enormemente, pues
bastaría con realizar el índice en una hoja de cálculo, y al seleccionar la opción Buscar, el propio
programa nos encontraría el número de expediente.

2.3. CLASIFICACIÓN CRONOLÓGICA

Es un sistema muy básico, ya que consiste en clasificar los documentos por orden de fechas, según se
van recibiendo y/o generando. Normalmente se utiliza junto con otros sistemas, por ejemplo, en una
oficina se puede clasificar primero por temas y luego dentro de cada tema por fechas. Otro ejemplo
donde el criterio cronológico es el más apropiado es en la clasificación de cartas comerciales.
El sistema cronológico es muy sencillo y rápido, se empieza a clasificar por años y luego por meses y
días. Realmente debe utilizarse para la documentación poco voluminosa, que pueda examinarse con
rapidez, como facturas, actas de reuniones, efectos comerciales, etc.
Ventajas Inconvenientes
Es fácil de organizar No es aconsejable para archivos grandes.
Es sencillo de utilizar Se debe conocer la fecha de un documento para
encontrarlo.
Permite ir introduciendo nuevos Cuando se extrae algún documento es necesario dejar
documentos sin alterar el orden. alguna marca para avisarlo.
No son necesarios índices auxiliares. Puede ser necesario mucho tiempo para localizar
documentos específicos.

Ejemplo:
Un centro de estudios decide utilizar la clasificación cronológica para ordenar los expedientes de sus
alumnos según su fecha de matriculación. Los expedientes quedarían clasificados del siguiente modo:
Fecha de matriculación Alumno/a
01/09/2023 López Rosales, María
02/09/2023 Pérez García, Ángel
01/06/2024 Arévalo Casas, Gerardo
02/06/2024 Zamora Ballesteros, Andrea

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2.4. CLASIFICACIÓN GEOGRÁFICA

El criterio de ordenación será en orden descendente. Si los expedientes hacen referencia a varios
países, en primer lugar, se ordenarán por país; dentro de cada país, por región (Distrito, Estado, etc.),
luego por poblaciones y en cada población, por calles. En caso de expedientes referentes únicamente
a España, el orden será Comunidad Autónoma, provincia, municipio, calle y, en su caso, número.
Este sistema de ordenación se suele utilizar junto con el sistema alfabético, así por ejemplo dentro de
cada municipio, si hay varios documentos, se ordenarían alfabéticamente.
La clasificación geográfica es muy aconsejable para empresas comerciales donde se deben ordenar
fichas de clientes, proveedores, correspondencia comercial, albaranes, facturas, etc. También es
apropiada para oficinas de exportación o de servicios.

Normas de clasificación geográfica

 Los nombres geográficos formados por dos o más palabras deben entenderse indivisibles para
la clasificación. Por ejemplo: A Coruña, Santiago de Compostela.
 Para la clasificación no se tienen en cuenta los términos calle, avenida...
 Si las calles o plazas llevan un número, se clasificarán alfabéticamente; por ejemplo, la calle 2
de mayo se clasificaría como "dos de mayo".
Ventajas Inconvenientes
El sistema de clasificación y búsqueda es sencillo. No es aconsejable para archivos grandes.
Las búsquedas se realizan directamente, sin Si la empresa realiza muchas operaciones
necesidad de índices auxiliares. internacionales puede resultar necesario tener
muchos conocimientos geográficos.
Se pueden intercalar subdivisiones muy Cuando se extrae algún documento es
fácilmente, por lo que permite ampliaciones. necesario dejar una marca para hacerlo
constar.

Ejemplo:
Una empresa aplica el criterio geográfico para ordenar a sus clientes que proceden de diversas
localidades.
Comunidad Autónoma Provincia Localidad
Andalucía Cádiz Cádiz
Andalucía Cádiz Chiclana de la Frontera
Andalucía Cádiz Puerto Real
Andalucía Sevilla Coria del Río

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Andalucía Sevilla Dos Hermanas

Castilla la Mancha Cuenca Valeria
Castilla la Mancha Guadalajara Azuqueca de Henares
Castilla la Mancha Guadalajara Molina de Aragón

2.5. CLASIFICACIÓN TEMÁTICA

La pauta de agrupación de documentos se basa en el tema o asunto sobre el que versan los mismos.
Los contenidos se agrupan por temas genéricos y dentro de estos por subtemas específicos. Una vez
ordenados de este modo, dentro de cada categoría, los expedientes se ordenarán alfabéticamente,
numéricamente o, incluso, cronológicamente.
Ventajas Inconvenientes
Es fácilmente comprensible y la No es aconsejable cuando los temas no son conocidos
búsqueda de documentos es sencilla. por la persona que busca un documento.

No son necesarios Índices auxiliares. Puede haber dificultad para decidir el asunto o tema al
que pertenece un documento.

Se pueden crear fácilmente Un mismo documento puede estar relacionado con

subdivisiones, identificando sub-temas. distintos asuntos, lo que puede dificultar su
clasificación.

Ejemplo:
ALBARANES:
- Alacenas
- Mesas
- Vitrinas
FACTURAS:
- Compras
- Ventas

2.6. CLASIFICACIÓN MIXTA. ALFANUMÉRICA

Consiste en la unión de los sistemas alfabético y numérico, ya que combina letras y números.
Por ejemplo, AX-251, AZ-251, BA-001, BB-001 o por el contrario 16/A, 16/Z, 17/A,17/B.