REGLAS PARA CODIFICAR Y ALMACENAR DOCUMENTOS

Los documentos se conservan porque son esenciales para las operaciones de las
empresas. Al archivarlos es necesario clasificarlos de forma sistémica de modo que se
pueda tener acceso inmediato a ellos cuando se necesite. Para poder archivar y localizar
rápidamente los documentos es necesario que consecuentemente se sigan unas normas
precisas para seleccionar y ordenar los títulos bajo los cuales se clasifican dichos
documentos. Estas normas son las que se conocen como reglas alfabéticas para archivar.

Antes de presentar las reglas es necesario presentar algunos términos:

 CODIFICAR. Es el proceso de decir el orden apropiado en el que se deben de

colocar las palabras, números o símbolos que forman parte del nombre de un
individuo, firma comercial, organización, institución o agencia gubernamental.

IMPLEMENTAR UN SISTEMA DE
SÍMBOLOS Y SIGNOS PARA LA
CATALOGACIÓN DE
INFORMACIÓN.
CODIFICAR
SE DEBE EMPLEAR UN CÓDIGO
QUE SEA ENTENDIBLE POR VARIAS
PERSONAS.

 ALFABETIZAR. Se refiere al proceso de ordenar los nombres en estricto orden

alfabético según se codifican.

 UNIDAD DE ARCHIVO. Es cada parte del nombre del individuo, firma o institución
que se usa para su codificación. Al archivar, cada palabra, cada inicial, cada
abreviatura, cada letra constituye una unidad distinta de archivo.
CUADRO 1

Sistemas de archivo y sus usos

Sistema Se utilizan en:
Instituciones educativas y
profesores
Alfabético
Organizaciones cívicas,
culturales y mercantiles
Por asunto Empresas mercantiles
Geográfico Ventas por correo
Compañías de seguros
Numérico
Instituciones bancarias
Usos
Organizar por nombres los
récords de los estudiantes y
tarjeteros de profesores
Mantener el registro de sus
miembros y clientes
Organizar los records de la
mercancía de acuerdo a las
diferentes categorías de los
productos
Clasificar los clientes por
ciudades o pueblos y zonas
postales
Identificar las pólizas de
seguro
Identificar cuentas de
cheques, de ahorro y
préstamos

TIPOS DE SISTEMAS
SISTEMAS ALFABÉTICOS
(expediente)

Este sistema sigue una secuencia lógica, basada en el arreglo de los nombres de acuerdo
con el alfabeto, muy similar al usado en los diccionarios. Se clasifica por unidades, cada
parte del nombre del individuo, firma o institución forma una unidad que se usa para
codificación.

En la codificación es indispensable escribir los contenidos de las unidades con

MAYÚSCULAS respetando las reglas ortográficas correspondientes.

Unidad clave. Es la primera unidad que se considera al decidir el orden alfabético.

Unidad de identificación. Es la unidad que decide el orden cuando hay dos o más
nombres de individuos idénticos.
Regla 1. Orden alfabético por unidades

Esta regla consiste en invertir los nombres escribiendo en primer lugar el apellido. A partir
de la cantidad de apellidos se establece la cantidad de unidades presentes en el diseño del
sistema.

En el caso de personas físicas la palabra ordenatriz siempre es el primer apellido. Los

nombres en todas las reglas (no importando la cantidad) solo forman parte una unidad.

Unidad 1 Unidad 2 Unidad 3

David Acevedo Rojas ACEVEDO ROJAS DAVID
Rosa Carmen Bermúdez BERMÚDEZ ROSA CARMEN
Ángel Camacho CAMACHO ÁNGEL

En el caso de las personas jurídicas, la palabra ordenatriz será la razón social sin tener en
cuenta los nombres genéricos excepto administraciones públicas, bancos y entidades de
mayor importancia. En el siguiente ejemplo se detalla la forma de ordenar un fichero con
personas jurídicas:

Unidad 1 Unidad 2
Banco Santander BANCO SANTANDER
Molinos MOLINOS
Mar Bravo (hostal) MAR BRAVO

Regla 2. Apellidos y nombres compuestos

Para escribir los apellidos y nombres compuestos se debe escribir sin espacio entre ellos y
se elimina cualquier apóstrofe.

Unidad 1 Unidad 2
Ramón D’Acosta DEACOSTA RAMÓN
María de la Vega DELAVEGA MARÍA

Regla 3. Unidad de identidad

Corresponde a los nombres de individuos que incluyen títulos de prioridad como: civil,
familiar, profesional, religioso o nobiliario.

Unidad 1 Unidad 2 Unidad de identidad

Dr. Ismael Benítez BENÍTEZ ISMAEL DR
Hijo. Carlos Rivera RIVERA CARLOS HIJO
Sr. Carlos Rivera RIVERA CARLOS SR
Regla 4. Nombres idénticos

En caso de individuos con nombres idénticos, en los que no existe una inicial ni título que
los distinga, se empleará la dirección para determinar el orden alfabético.

Unidad 1 Unidad 2 Dirección

Ángel López ÁNGEL LÓPEZ COLOMBIA
Bogotá, Colombia BOGOTÁ
Ángel López ÁNGEL LÓPEZ PERÚ
Lima, Perú LIMA
En esta regla, el orden de las direcciones es el siguiente:

a) Nombre de la ciudad
b) Nombre de la colonia, barrio, etc.
c) Nombre de la calle, avenida.
d) Número de la casa

SISTEMAS NUMÉRICOS
(tarjeteros)

Este tipo de sistemas se emplean para el manejo de cuentas. Es más fácil procesar la
información por el número de cliente que por el nombre.

Los elementos básicos para la organización de archivo son los siguientes:

RÓTULOS O MARBETES

-----
-----
------------------------
----------------------
---_____
TARJETA

GAVETA GUÍAS

Debes considerar estos elementos que se emplean para la organización del archivo y
cobran vital importancia en el sistema de archivo numérico.
Regla 1. Dividir archivo en grupos

Conceptos
Tarjetas: Son de cartulina e incluyen datos importantes o un resumen de la información de
los expedientes. Sirven para hacer consultas rápidas.
Guías: Sirven de separadores entre grupos de documentos o grupos de fichas. Tienen una
pestaña o saliente en el que se indica la categoría a la que responden.

En un archivo de tarjetas las guías se utilizan para dividirlas en grupos manejables, por
ejemplo, si un grupo se conforma por 100 tarjetas, resulta manejable dividir en grupos de
10 cada uno con las guías: 00, 10, 20, 30, 40, 50, 60, 70, 80 y 90

Guía

----- 00
Tarjeta 10 10
-----
20
------------------------ 30
------------------------ 40
------------------------ 50
-------------------- 60
---_____ 70
80
90

Regla 2. Sistema de número corriente

En este sistema los dígitos se consideran en el mismo orden en el que aparecen de

izquierda a derecha y se asignan en orden ascendente (de menor a mayor) para
estandarizar el número de dígitos a la izquierda se le agregan ceros. Se debe identificar
cuál es el número mayor que existe en nuestro archivo y a partir de él tener el estándar
del conteo de dígitos.

Por ejemplo:

Número mayor 651839

Conteo 000001
000002
000003
hasta

651839
Regla 3. Sistema de dígitos terminales

El sistema se lee de derecha a izquierda. Los números generalmente se analizan y dividen

en tres grupos de dos dígitos cada uno. Los dos dígitos de la derecha identifican la gaveta,
los centrales la guía y los de la izquierda corresponde a la secuencia con la que se
organizan las tarjetas detrás de la guía.

Ejemplo: 651839, 651840, 651841

guía

65 18 39
65 18 40
65 18 41
gaveta orden

Regla 4. Sistema de dígitos centrales

El sistema se organiza conforme los dígitos del centro, luego de acuerdo a los dos dígitos
de la izquierda y por último a los dígitos de la derecha.

CUADRO 2
Sistemas numéricos
Numérico Dígitos Dígitos Atrás hacia
corriente centrales terminales frente del
Atrás hacia 82 37 16 82 37 16 82 37 16
frente del 82 07 21 82 07 21 82 07 21
49 25 39 49 25 39 49 25 39

(1) (2) (3) (2) (1) (3) (3) (2) (1)

(1) Los dígitos que primero se consideran y equivalen al rótulo de la gaveta.
(2) Los dígitos que se consideran en segundo lugar y equivalen al rótulo que lleva
las guías
(3) Los dígitos que se consideran al último y equivalen a la secuencia de la tarjeta
o tarjeta detrás de esa guía.
Regla 5. Sistema de dígitos triples

Los números se dividen en dos partes en lugar de tres, los números de la derecha son
números primarios y los de la izquierda corresponden a la secuencia de tarjeta.

651 - 839
651 - 840
651 - 841

Gaveta - Rótulo Orden

SISTEMAS POR ASUNTO

Los documentos se organizan por nombre de los tópicos o temas. En este sistema los
documentos relacionados con un asunto, proyecto, producto, proceso o con actividad
comercial particular se agrupan y archivan en un mismo sitio.

Rótulos para un sistema por asunto en un archivo de Personal de Oficina

(Ejemplos)

 EMPLEADOS PERMANENTES
 EMPLEADOS TEMPORÁNEOS
 RECIBOS DE NÓMINA
 DOCUMENTOS PERSONALES
 REGISTROS MÉDICOS
 ASISTENCIAS E INASITENCIAS

Archivo de correspondencia por asunto debe contener:

1. Índice relativo de temas. Lista o bosquejo de todos los temas principales, divisiones
y subdivisiones.
2. Tarjeteros índice (de referencia).Información sobre los asuntos principales.
3. Archivo principal. Organizado similarmente al archivo alfabético
Archivo combinado por asunto. Se usa cuando los expedientes que se requieren
archivar son pocos.

Archivo alfabético por asunto se divide en:

- Enciclopédico. Las guías principales se rotulan con los temas principales.

- Diccionario. Las guías principales son alfabéticas. Se organizan como las palabras del
diccionario.
CUADRO 3
Sistemas numéricos para archivar por asunto

BOSQUEJO NUMÉRICO DECIMAL NUMÉRICO

TEMAS Y SUBTEMAS SIMPLE DUPLÉX
FINANZAS 100 100. 10
COBROS 110 110. 10-1
PAGOS 120 120. 10-2
PROGRAMAS SOCIALES 200 200. 20
PROTECCIÓN DEL NIÑO 210 210. 20-1
ALIMENTOS 211 211 20-1-1
CENTROS DE DISTRIBUCIÓN 220 220. 20-2
CUIDADOS DE NIÑOS 212 212. 20-1-2

Sistemas cronológicos por asunto

Los documentos o asuntos se organizan en orden y fecha. Lo más reciente va al frente.
Estos archivos se emplean para dar seguimiento a las actividades, a cierta información o
para asuntos pendientes.

SISTEMAS GEOGRÁFICOS

El archivo geográfico consta de dos partes: archivo principal y el tarjetero auxiliar o índice.

 Archivo principal
Se ordenan alfabéticamente en primer lugar por: países, estados o territorios, ciudades o
pueblos y luego el nombre del corresponsal o del asunto.

El archivo se puede organizar en: Plan de guías alfabéticas y plan de guías con los nombres
de las divisiones geográficas.

 Tarjeteros índice
Se organiza en estricto orden alfabético por los nombres de los corresponsales. En cada
tarjeta se indica:

 Nombre del corresponsal

 Dirección
 Teléfono
 Nombre del representante de la empresa
 Otra información necesaria