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El archivo: finalidad, funciones y tipos de archivo

Un ARCHIVO es un CONJUNTO ORDENADO DE DOCUMENTOS producidos en el ejercicio y desarrollo de unas
funciones o actividades empresariales concretas, al servicio de la empresa con el fin de FACILITAR su actividad.

1.1 TIPOS DE ARCHIVOS EMPRESARIALES

Obliga a distinguir distintos tipos de archivos, en función de la frecuencia de uso de los documentos contenidos, del
soporte de archivo utilizado o de su localización física:

 EN FUNCIÓN DEL SOPORTE DE ARCHIVO UTILIZADO:

○ ARCHIVO CONVENCIONAL EN SOPORTE PAPEL. Tradicionalmente, el archivo de documentos se ha
realizado en soporte papel, utilizando archivadores, carpetas, armarios, etc.
○ ARCHIVO INFORMÁTICO. Las empresas emprenden procesos de digitalización de sus archivos físicos,
reduciendo al mínimo posible el uso del papel.
 EN FUNCIÓN DE LA FRECUENCIA DE USO DE LOS DOCUMENTOS:
○ ARCHIVO ACTIVO. Contiene documentos que suelen ser utilizados con cierta frecuencia. Este tipo de
archivo debe localizarse en un lugar accesible y cercano a los distintos puestos de trabajo.
○ ARCHIVO SEMIACTIVO. Se contienen documentos de consulta reducida pero que deben conservarse
por razones legales, se localiza en dependencias específicas para dicha labor.
○ ARCHIVO INACTIVO. A él nos podemos referir como archivos pasivos, históricos o definitivos.
Contienen documentos que rara vez son consultados.
 EN FUNCIÓN DE LA LOCALIZACIÓN FÍSICA DEL ARCHIVO:
○ GESTIÓN CENTRALIZADA DEL ARCHIVO. Supone guardar toda la documentación en un mismo lugar.
Este sistema establece un único responsable de archivo, que se encarga de la clasificación y
ordenación de la documentación, de su guarda y custodia.
○ GESTIÓN DESCENTRALIZADA DEL ARCHIVO. Sistema basado en la utilización de distintos espacios de
archivo en cada departamento o sección empresarial, se puede acceder rápidamente a cierta
documentación, reduciendo además los costes asociados a grandes instalaciones de archivo.
○ GESTIÓN MIXTA DEL ARCHIVO. Se configura como un sistema a medio camino entre una gestión
centralizada y una descentralizada del archivo.

2. Sistemas de clasificación de documentación.

Un buen sistema de clasificación de documentos debe cumplir una serie de requisitos:
 Debe ser FÁCIL DE ENTENDER.
 Debe ser SENCILLO DE APLICAR.
 Debe ser RESOLUTIVO.
 DEBE POSIBILITAR FUTURAS AMPLIACIONES.
 2.1 EL SISTEMA ALFABÉTICO
Ordenar tomando como referencia las LETRAS DEL ALFABETO según el orden en que aparecen en el mismo.
Cuando un nombre se compone de varias palabras hay que determinar CUÁL ES LA PALABRA PRINCIPAL o
ORDENATRIZ, aquella que vamos a tomar como clave.
Existen normas al respecto:
 NOMBRES DE PERSONAS INDIVIDUAES.
o PRIMER APELLIDO es la PALABRA ORDENATRIZ → se toma como PALABRA GUÍA el PRIMER APELLIDO,
los nombres que tienen igual el primer apellido se ordenan por el segundo y si también coinciden, por
el nombre propio.
o CUANDO HAY APELLIDOS COMPUESTOS → se toman como UNA SOLA PALABRA a efectos de su
clasificación.
o CUANDO LOS APELLIDOS INCLUYEN ARTÍCULOS O ALGÚN OTRA PARTÍCULA COMPLEMENTARIA → en
estos casos se actúa de la siguiente forma:
▪ Cuando se trate de nombres en CASTELLANO las partículas gramaticales que puedan
acompañarlas no se tomarán en cuenta en la ordenación.
▪ En los casos de nombres EXTRANJEROS ante la duda de si forman o no parte las tendremos
en cuenta en la clasificación.

 NOMBRES DE EMPRESAS O DE INSTITUCIONES.

o CUANDO INCLUYEN UN NOMBRE PROPIO → toma el PRIMER APELLIDO como PALABRA ORDENATRIZ,
en casos de que el nombre propio vaya acompañado de otras partículas no se tendrán en cuenta en
la clasificación (hijos de, y compañía…)
o PALABRAS GENÉRICAS QUE FORMAN PARTE DEL NOMBRE → (bar, papelerías, supermercados, etc)
dichas palabras tampoco se tienen en cuenta en la clasificación, tomar como ORDENATRIZ el PRIMER
NOMBRE SIGNIFICATIVO que aparezca en la DENOMINACIÓN DE LA EMPRESA.
o NOMBRE DE ORGANISMOS OFICIALES O DE INSTITUCIONES → SI se toma como palabra ordenatriz el
NOMBRE GENÉRICO.
o EMPRESAS CONOCIDAS POR LAS SIGLAS DEL NOMBRE → la regla general es clasificarlas por el
NOMBRE COMPLETO, es frecuente que sean más conocidos por las abreviaturas o siglas, que en ese
caso tomaremos estas últimas.
o NOMBRE DE EMPRESAS EXTRANJERAS → toma como ordenatriz la PRIMERA QUE APARECE EN EL
NOMBRE.

2.2 EL SISTEMA NUMÉRICO.

Se ASIGNA un número a cada documento y será el que se UTILICE para CLASIFICARLOS Y ORDENARLOS. Se realiza por
el orden de llegada y este número no está en relación con el contenido de la información, este sistema se utiliza mucho
para ordenar los expedientes.

2.3 EL SISTEMA ALFANUMÉRICO.

Se basa en alfanúmeros, que son una COMBINACIÓN DE LETRAS Y NÚMEROS, este sistema permite muchas variantes:
 Letras seguidas de números.
 Números seguidos de letras.
 Una sola letra y varios números.
 Varias letras y varios números.
En el caso de claves compuestas por letras y números, el PRIMER CRITERIO será el ALFABÉTICO y el SEGUNDO el
NUMÉRICO también se pueden ordenar al revés primero el numérico y después el alfabético.
 2.4 EL SISTEMA GEOGRÁFICO.
Ordena la documentación de acuerdo con los lugares geográficos asociados a la misma, implica varias clasificaciones
sucesivas: CONTINENTE – PAÍS – C. AUTÓNOMA/ESTADO – PROVINCIA – POBLACIÓN – CALLES – Nº DE CALLE.

2.5 EL SISTEMA DE CLASIFICACIÓN POR MATERIAS Y ASUNTOS.

Agrupar la documentación DE ACUERDO con la MATERIA o asunto a que se REFIERE y después ordenar cada uno de
estos grupos siguiendo algún otro criterio: alfabético, numérico, cronológico, etc.

CLAVES Y CONSEJOS: Cuando hay que clasificar nombres de empresas hay que tener en cuenta:
 La palabra ordenatriz será la primera palabra de la denominación social. Por ejemplo, LA NAVIDEÑA, no
tenemos en cuenta el LA.
 Los artículos y preposiciones no se tienen en cuenta.
 Si la denominación social es nombre y apellidos de una persona, se ordenará siguiendo los criterios
establecidos para nombre y apellido.
 Cuando el nombre de empresa, incluye un número, tenemos en cuenta que el numero lo escribimos en
texto, la palabra ordenatriz será por ejemplo TRES.
 Expresiones como “hermanos Martínez”, “herederos de”, no se utilizan como palabra ordenatriz. Ejemplo:
hijos de Antonio López, nos quedamos solo con Antonio López.
 Empresas con siglas como CEPSA o FCC, se tiene en cuenta el texto de la sigla.
 En el caso de empresas que sean organismos públicos o bancos, se tiene en cuenta todo el nombre
completo. Por ejemplo: banco Santander, ministerio de agricultura
 Cuando son nombres de empresa que incluye el nombre de la actividad, por ejemplo, talleres PEPE o
floristería la FLOR, peluquería VANY, no se tiene en cuenta el nombre genérico.

4. Consulta y conservación de documentos

Cuando llega documentación a la empresa:
 Dejar constancia de un registro de la entrada o salida del documento, sellándolo y poniéndole un número.
 Cuando se vaya a utilizar un documento ya archivado, es recomendable dar salida del archivo al expediente
completo.
 Una vez utilizado, se recomienda devolverlo lo antes posible al archivo.

VENTAJAS DE LA ACTUAL GESTIÓN INFORMÁTICA

 Los sistemas informáticos poseen motores de búsqueda potentes, facilitan la obtención y localización de la
información.
 No ocupa tanto espacio físico como el papel
 El papel obliga a estar presente fiscalmente donde se sitúen los archivos para poder acceder a ellos. Gracias
a internet, con los sistemas informáticos puede acceder a la documentación en cualquier momento y lugar.
El día que no se necesiten, hay que eliminar los documentos para evitar la acumulación innecesaria.

5. Tratamiento de la correspondencia empresarial

Tanto si entran como si salen documentos, se tienen que llevar a cabo unas labores de registro.
CORRESPONDENCIA DE ENTRADA:
1. Recepción del documento.
2. Clasificación del documento.
3. Registro: normalmente utilizan una plantilla con nº de registro, fecha, datos remitentes, departamento de
destino, asunto etc.
 4. Distribución.
CORRESPONDENCIA DE SALIDA:
1. Preparación.
2. Recogida.
3. Registro.
4. Expedición o envío.

5.3 SERVICIOS DE CORRESPONDENCIA Y PAQUETERÍA

 CORREOS → el servicio es algo más lento
 COMPAÑÍAS PRIVADAS → tienen mayor horario y es más ágil para entregas que no pueden esperar
y deben ser rápidas.

5.4 TRATAMIENTO TELEMÁTICO DE LA DOCUMENTACIÓN

 OFICINA VIRTUAL DE CORREOS → cuenta con diversos servicios online:
SERVICIO ¿EN QUÉ CONSISTE?
Permite confeccionar cartas y tarjetas postales desde nuestro ordenador,
CORREO DIGITAL responsabilizándose Correos de su impresión, ensobrado y admisión en la oficina postal.
Únicamente tenemos que redactar el contenido y los destinatarios del envío.
FRANQUEO Permite pagar a través de Internet una relación de envíos. El pago del servicio se puede
ELECTRÓNICO realizar mediante tarjeta bancaria o con otros sistemas de pago electrónico.
Permite confeccionar una relación de envíos certificados a través de Internet. Como
IDENTIFICACIÓN DE resultado, obtenemos un listado con la relación de envíos y unas etiquetas, para
CERTIFICADOS Y adherirlas a las cartas o imprimirlas directamente en los sobres. Estas etiquetas
NOTIFICACIONES contienen un código de barras que identifican cada envío de la relación, de acuerdo con
los requerimientos de admisión en las oficinas de Correos.
Permite enviar telegramas por Internet, desde nuestro ordenador a cualquier punto de
TELEGRAMAS España. Solo tenemos que redactar el contenido y los destinatarios, y el telegrama se
transmite de forma inmediata.
TU SELLO Para encargar sellos personalizados con nuestras propias imágenes.

 CERTIFICADO DIGITAL: documento electrónico mediante el cual cualquier persona puede firmar cualquier
documento por internet. Es el medio electrónico de asegurar la identidad del usuario. La firma digital o
electrónica equivale a la firma autografiada.

6. Seguridad y confidencialidad de la información: la ley de

protección de datos.
Todo documento conservado en un archivo debe ser protegido de cualquier uso inadecuado, pérdida, robo,
eliminación total o parcial de su contenido, accidente, modificación, etc. Hay que tener en cuenta que dichas
situaciones, podrían generar responsabilidades legales frente a terceros, especialmente en el caso de datos de carácter
personal.

6.1 MEDIDAS PARA LA PROTECCIÓN DE LA INFORMACIÓN.

Todas las empresas deben desarrollar e implantar un conjunto de medidas de protección que eviten la pérdida o
modificación de cualquier documentación independientemente del soporte en la que esta se encuentre.
Con dichos documentos se debe:
 Crear un PROCEDIMIENTO CLARO Y SENCILLO.
 Elaborar un PLAN DE ACTUACIÓN ante cualquier tipo de incendio.
 Nombrar a un RESPONSABLE DE SEGUIRDAD del archivo físico,
  Establecer MECANISMOS que impidan la divulgación de aquella documentación cuyo conocimiento externo
pudiese ocasionar perjuicios para la empresa o para terceras personas.
 Exigir SECRETO Y CONFIDECIALIDAD a los trabajadores en lo concerniente al tratamiento que hagan de la
información conocida durante el desarrollo de sus funciones laborales. Es lo que se denomina SECRETO
PROFESIONAL.

En el caso de los datos almacenados en soporte electrónico es más fácil que se pueda dar una modificación, pérdida o
copia no autorizada. Deben de fijar medidas de protección adicionales a las establecidas para la documentación
escrita:
 Debe realizar COPIAS DE SEGURIDAD de dichos datos con cierta frecuencia.
 Es conveniente establecer accesos restringidos a los equipos informáticos.
 Solo debe permitirse su lectura y no su modificación.
 Es muy recomendable instalar en todos los equipos informáticos un SOFTWARE que logre protegerlos.
 En el caso del CORREO ELECTRÓNICO es aconsejable usar programas de CIFRADO Y ENCRIPTACIÓN que eviten
accesos no autorizados. Dichas protecciones también deben aplicarse a la DOCUMENTACIÓN con información
MUY SENSIBLE.

6.2 APLICACIÓN DE LA LEY DE PROTECCIÓN DE DATOS.

Dicha ley establece que toda empresa o empresario que desarrolle una actividad empresarial en territorio español y
trabaje con datos personales estará obligado a cumplir con una serie de aspectos relativos a la protección de datos:
 Deberá NOTIFICAR A LA AGENCIA ESPAÑOLA DE PROTECCIÓN DE DATOS los ficheros de datos personales
que posea o las aplicaciones informáticas que utilice.
 Deberá REDACTAR UN DOCUMENTO DE SEGURIDAD en el cual se reflejen las políticas, normas y
procedimientos aplicables a la gestión de los datos personales almacenados.
 Deberá FIRMAR CONTRATOS DE ENCARGO DE TRATAMIENTO DE DATOS con aquellas empresas o
profesionales que accedan a dichos datos personales.
 Deberá INFORMAR a los titulares de los datos que está cumpliendo con la normativa relativa a la protección
de datos.