COMERCIO - ARCHIVO GRADOS 9º

ASIGNATURA COMERCIO TRAMITAR DOCUMENTOS GRADO 9º

Matilde Riaño 901

mrianod@educacionbogota.educo
DOCENTES
Jacqueline Romero Duarte 902 - 903
jromerod@educacionbogota.edu.co

Rosario Moreno Moreno 904

rmorenom2@educacionbogota.edu.co

Tópicos Conocer e identificar al flujo de información que se maneja a nivel empresarial, en

Generativos cuanto a los diferentes documentos utilizados en las relaciones comerciales.

Metas de
comprensión Reconocer el documento según su asunto y la norma técnica.

NOTA:  El desarrollo de las     actividades se hará a

manuscrito, en hojas blancas, tamaño carta de acuerdo
con la metodología de manejo del PORTAFOLIO.

La información juega un papel muy importante en

la competitividad de las empresas y en el campo
de la innovación. Por lo que resulta de vital
importancia poder disponer de una información
fiable y actualizada en el momento adecuado.
Esto ayudará a las empresas a tomar decisiones
más eficaces y rentables.

En el entorno empresarial se maneja mucha información de distintos ámbitos que podemos

clasificar en:

 Ambiental o externa, que es la información que entra en la empresa procedente del

entorno. En este grupo se incluye la información cultural, científica, técnica, económica,
jurídica, política, social, demográfica y sobre recursos naturales. Aporta información
sobre el escenario económico o social, ayudando a determinar los riesgos y
oportunidades para la empresa.
 Interna: es la que se genera y difunde dentro de la propia empresa, gracias a
sus trabajadores. Permite determinar los puntos fuertes y débiles de la organización. Es
 muy importante usar herramientas que permitan reunir toda esta información, de
manera que todos los miembros de la organización puedan compartirla y acceder a
ella. Una buena forma de gestionarla es a través de la intranet de la empresa,
facilitando su fluidez y evitando duplicidades.

 Corporativa es aquella que sale de la empresa hacia el exterior y que, por tanto, está
relacionada con la imagen que ofrece a proveedores, clientes y al entorno en general.
Además, permite aportar información útil a la comunidad a la que pertenece la
organización. Este tipo de información es muy importante, porque de ella dependerá la
opinión que tenga el entorno sobre la empresa.

HISTORIA DEL ARCHIVO EN COLOMBIA

EJERCICIO 1

Amplie la información de cada una de las etapas de la historia del archivo en Colombia,
redactando 3 párrafos para cada momento histórico (son 17 momentos).

TRATAMIENTO DE LOS ARCHIVOS Y DOCUMENTOS

Con tanta información es muy importante contar con una buena gestión documental y un
archivo bien organizado.

Gracias a ello la empresa podrá acceder rápidamente a una información fiable, legal y
actualizada. Lo que le permitirá tomar buenas decisiones que garanticen la rentabilidad de la
empresa. Además, le será útil para hacer frente a posibles pleitos legales que puedan surgir
con clientes y proveedores.

Una buena gestión documental y un archivo bien ordenado aportan muchas ventajas
competitivas a la empresa, como, por ejemplo:

Cómo su propio nombre indica, cuando hablamos de análisis documental nos estamos
refiriendo al estudio de un documento, independientemente de su soporte (audiovisual,
electrónico, papel, etc.).

DOCUMENTO
Un documento es un instrumento de carácter contemporáneo que es creado por individuos y
organizaciones en el desarrollo de sus actividades; con el transcurrir del tiempo estos documentos se
convertirán en una ventana que nos permitirá tener acceso a los eventos ocurridos en el pasado.

TIPOS DE DOCUMENTOS

 Documentos iconográficos. Por ejemplo: fotos, planos, dibujos, mapas.

 Documentos textuales. Por ejemplo: libros, textos, monografías, investigaciones,
registros, diarios, ensayos.
 Documentos virtuales.
 Documentos audiovisuales.
 Documentos sonoros.

CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS

La clasificación el primer paso del conjunto de procesos destinados a la organización de

archivos tendientes a controlar, recuperar y conservar la información contenida en
los documentos para su utilización administrativa, jurídica y científica,
para clasificar los documentos es necesario identificar su procedencia,

DOCUMENTOS DE ARCHIVO

Los documentos de archivo son aquellos que son

generados por las organizaciones durante el desarrollo de
sus actividades, como actas, resoluciones, acuerdos,
expedientes, nóminas, libros de contabilidad y un lugar
etcétera

EJERCICIO 2

De manera gráfica presente 3 ejemplos de cada uno de los tipos de documentos que existen

DEFINICIÓN 3 EJEMPLOS EN IMAGEN

Documentos iconográficos.
 Documentos textuales.

Documentos virtuales.

Documentos audiovisuales.

Documentos sonoros.

ORDENACION DE ARCHIVO DOCUMENTAL

ALGUNOS TIPOS DE ORDENACIÓN

ORDENACIÓN NUMÉRICA

Representa el ordenamiento a base de números; éstos se usan como índices, guías, subguías y
carpetas.  Se ordenan siguiendo el número de registro correlativo que se le da en la oficina productora
para controlarlos.
ORDENACIÓN ALFABÉTICA

Ordenación alfabética: Los documentos se ordenan siguiendo las letras del alfabeto. Este método se
aplica a documentos referidos a personas, entidades y lugares.

ORDENACIÓN CRONOLÓGICA

El criterio de ordenación lo determina la fecha de los documentos (año, mes y día), de mayor a menor,
del más antiguo al más reciente. Dentro de cada año por meses y dentro de éstos por días.

ORDENACIÓN POR ASUNTO

El archivo por asuntos es la clasificación de los documentos por el tema que tratan y no por nombres

de personas, compañía o lugares. Los archivos por asuntos se establecen con guías y expedientes, o
guías y tarjetas.
EJERCICIO 3

3.1 Elabore una tabla de 10 registros en donde se vea el ordenamiento por documentos de
identidad de 10 de sus compañeros de clase. Ejemplo

No. DOC. IDENTIDAD NOMBRE

1. 1000289344 AREVALO GONZALEZ MARIA CAMILA
2. 1010961926 CASTRO MUÑOZ RICARDO ALBERTO

3.2 Elabore una tabla de 10 registros en donde se vea el ordenamiento por orden alfabético
de 10 canciones de su cantante favorito. Ejemplo: Cantante Gilberto Santarosa

No. CANCIÓN
1. Cuenta Regresiva
2. La consciencia

3.3 Elabore una tabla de 10 registros de sus familiares por ordenamiento cronológico, es
decir la fecha de nacimiento (de menor a mayor) y el tipo de parentesco.

No. PARENTESCO NOMBRE FECHA NACIMIENTO

(DIA/MES/AÑO)
1. Hermana Niño Peña Ivonne 3 de marzo de 2017
2. Primo Peña Aguirre José Luis 10 de agosto de 2014

3.4 Elabore una tabla de 5 registros de diferentes tipos documentos (asuntos) que contengan
3 ejemplos de cada uno. Ejemplo:

No. POR ASUNTOS TEMA DEL DOCUMENTO

Carta comercial
1. CARTAS Carta de recomendación
Carta de solicitud de empleo
Memorando, convocando a reunión
2. MEMORANDOS Memorando de felicitaciones
Memorando, solicitud informe

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