Semana 4

Áreas de Conocimientos:
“Alcance”

Curso: Project Management

Profesor: Miguel Mercado Campusano
Email: m.mercadocampusano@uandresbello.edu
GESTIÓN DEL ALCANCE
Alcance del Producto y Proyecto

El alcance del producto se refiere

a las características y funcionalidad
del producto.

El alcance del proyecto consiste

en definir todos los procesos y el
trabajo necesario para que ese
producto (servicio o resultado) sea
provisto con todas las
características y funciones
requeridas.
Área 2. Gestión del Alcance del Proyecto(6)

Los grupos de Procesos de la Gestión del Alcance son:

 5.1 Planificar la gestión del alcance(P)

 5.2 Recopilar requisitos(P)
 5.3 Definir el alcance(P)
 5.4 Crear la EDT(P)
 5.5 Validar el alcance(M)
 5.6 Controlar el alcance(M)
5.1 Planificar la Gestión del Alcance

Planificar la Es un proceso de crear un Plan de Gestión del Alcance que

Gestión del documenta cómo el alcance del proyecto será definido,
Alcance validado y controlado

ENTRADAS HERRAMIENTAS SALIDAS

Y TÉCNICAS
• Plan de Dirección del • Juicio de Expertos • Plan de gestión de
Proyecto • Reuniones Alcance
• Acta de Constitución • Plan de gestión de
del Proyecto requisitos
• Factores ambientales
de la empresa
• Activos de los
procesos de la
organización
Definir el Alcance

Según el PMI, la definición del alcance se refiere a:

“Que esta Dentro y que

esta Afuera del alcance”
Plan de Gestión del Alcance y Requisitos

Plan de gestión del alcance: documento que define los

procesos que se llevarán a cabo para:

 Elaborar el enunciado o declaración del alcance

 Crear y aprobar la EDT (línea base del alcance)
 Realizar la validación del alcance
 Aprobar los entregables y los cambios en el alcance

Plan de gestión de requisitos: documento que incluye los

siguientes ítems :

 ¿Cómo se documentarán, analizarán y gestionarán los

requisitos del producto y proyecto?
 ¿Cómo será el proceso de monitoreo y control de los
requisitos?
 ¿Cómo se realizarán cambios en los requisitos? ¿Quiénes
aprobarán esos cambios?
 ¿Cómo se priorizarán los requisitos?
 ¿Cómo será la estructura de trazabilidad de los requisitos?
 5.2 Recopilar Requisitos

Es un proceso de definición y documentación de las

Recopilar necesidades de los interesados para cumplir los objetivos
Requisitos del proyecto.

ENTRADAS HERRAMIENTAS SALIDAS

Y TÉCNICAS
• Plan de Gestión del • Entrevistas y Focus Group • Documentación de
Alcance • Talleres facilitados requisitos
• Plan de Gestión de • Técnicas grupales de creatividad
• Matriz de trazabilidad
Requisitos • Técnicas grupales de toma de
de requisitos
• Plan de Gestión de • decisiones
Interesados • Cuestionarios y Encuestas
• Acta de constitución • Observaciones
del Proyecto • Prototipos
• Registro de • Benchmarking
interesados • Diagrama de Contexto
• Análisis de Documentos
Recopilar Requisitos

• Definir, documentar y explicitar siempre las

necesidades y expectativas de los interesados

• Especificar detalladamente que quieren los

Stakeholders

• Documentarlos con suficiente detalle:

 Para poder medirlos una vez iniciado el Proyecto
 Requisitos abiertos, simple… tirar el dinero!!
Requisitos Funcionales y No funcionales

Funcionales: detalle de las características del producto

No funcionales: condiciones ambientales necesarias

para poder cumplir con los requisitos funcionales.
Entregables

• Documentación de requisitos: cómo los requisitos individuales satisfacen las

necesidades del negocio, objetivos y justificación de cada requisito, funcionalidad
del producto, calidad, seguridad, criterios de aceptación, impactos de ese requisito
en otras áreas, supuestos, restricciones, etc.

• Matriz de trazabilidad (o rastreabilidad) de los requisitos: tabla que vincula

cada requisito con el objetivo que le dio origen, para realizar un monitoreo y
control a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Además de vincular a cada
requisito con un objetivo, se suele incluir también una vinculación con la
estrategia, el alcance, el diseño, etc.
Ejercicio
5.3 Definir el Alcance

Definir el Se define y describe con mayor detalle porque se conoce

mayor información del proyecto.
Alcance

ENTRADAS HERRAMIENTAS SALIDAS

Y TÉCNICAS
• Plan de Gestión del • Juicio de expertos • Enunciado del
Alcance • Análisis del producto alcance del proyecto
• Acta de Constitución • Actualizaciones a los
• Generación de
del Proyecto documentos del
Alternativas
• Documentación de proyectos
requisitos • Talleres facilitados
• Activos de los
procesos de la
organización
Enunciado del Alcance
Enunciado del Alcance
Ejemplo Plantilla
Enunciado del Alcance
Enunciado del Alcance
5.4 Crear la EDT(WBS)

La EDT(Estructura de Descomposición del Trabajo) o WBS (

Crear EDT Work Breakdown Structure) organiza y define el alcance
total del proyecto.

ENTRADAS HERRAMIENTAS SALIDAS

Y TÉCNICAS
• Plan de Gestión del • Descomposición • Línea base del Alcance
Alcance • Juicio Experto • Actualización a los
• Enunciado del alcance documentos del
del Proyecto proyecto
• Documentación de
requisitos
• Factores ambientales de
la empresa
• Activos de los procesos
de la organización
Crear la EDT o WBS (Alcance)

• La EDT es una estructura jerárquica basada en los entregables (Delivered -

Oriented) que el equipo de trabajo debe ejecutar para lograr los objetivos
del proyecto.

• La creación de la EDT consiste en subdividir los entregables y el trabajo del

proyecto en entregables mas pequeños, fáciles de manejar. Estos son los
“paquetes de Trabajo”

• Paquete de trabajo: Es una unidad de Trabajo que puede programarse,

supervisarse, controlarse, estimar sus costos y asignar un único responsable
de su ejecución.

• Elementos Numerados e identificados

• Organiza y define el alcance
• Alcance esta representado de manera visual jerárquica
 Principios Básicos

• El trabajo contemplado en cada una de las cajas del WBS, debe ser la
suma de las cajas que se encuentran en el nivel inferior( Regla del
100%)

• Cada una de las cajas del WBS debe tener únicamente un responsable

• Los integrantes del EDT deben estar involucrados en la construcción

del WBS

• Se debe poder asignar recursos a las actividades

• No olvidar incluir : Project Management, Documentación, Calidad,

Evaluaciones, Lecciones Aprendidas.
 Descomposición Top-Down
• Paso a seguir:

1. Identificar y analizar los entregables y el trabajo relacionado

2. Estructurar y organizar la EDT/WBS

3. Descomponer los niveles superiores de la EDT/WBS en componentes
detallados de nivel inferior

4. Desarrollar y asignar códigos de identificación a los componentes

5. Verificar que el grado de descomposición sea el adecuado

Paquete de trabajo: es el trabajo definido en el nivel más bajo de la EDT/WBS

para el cual se puede estimar y gestionar el costo y la duración. Puede ser
dividido en actividades especificas.
Jerarquía en la EDT/WBS

• Paquetes de trabajo: Último nivel de cada división de la EDT.

• Cuenta control: Lugares en la EDT donde se mide el progreso

del alcance, el cronograma o los costos. Cada Cuenta control
incluye uno o más paquetes de trabajo.

• Paquete de planificación: están ubicados en la EDT por

debajo de las cuentas de control y por encima de los paquetes
de trabajo.
Jerarquía en la EDT/WBS

LA EDT es la base para

estimar los recursos, costos
y duración de las tareas.
Construcción EDT/WBS: Diagrama Jerárquico

2.2.2
 Ejemplo WBS

L1

L2

L3

Paquete de
L4 Trabajo

TIPS: Descomponer de acuerdo al nivel exigido por el cliente y que el

paquete del último nivel pueda ser medible, ejecutable y controlable.
Utilizar juicio experto para descomponer. La WBS no necesita ser simétrica

TIPS: Preguntar :¿Cuando completo todas las actividades, termino el proyecto?

TIPS: Parar cuando se alcanza la unidad más pequeña de tiempo que se quiere
programar
Crear la EDT o WBS (Alcance)
Ejemplos

EDT organizada por Fases de Proyecto

EDT, desglosada hasta el nivel de Paquete de Trabajo
Sugerencias

• Ya terminada la WBS, revisar nuevamente con el equipo

de trabajo para verificar que este completo

• Compartir la WBS con los superiores y colaboradores del

proyecto para verificar que todos estén esperando los
mismos resultados

• Sacar foto de la WBS para respaldo

Herramienta: WBS Chart Pro o Gloomaps.com

https://www.gloomaps.com
También se puede utilizar PowerPoint o Visio
¿Por qué es tan importante?

Tiempos
Recursos
Costos Sirve de base para
verificar el avance y
poder mostrarlo
5.5 Validar el alcance del proyecto

Consiste en la aceptación de los productos entregables,

Validar el
mientras que el control de calidad se relaciona
alcance del principalmente con cumplir los requisitos de calidad
proyecto especificados para los productos entregables

ENTRADAS HERRAMIENTAS SALIDAS

• Plan para la dirección del
proyecto
• Documentación de
requisitos
• Matriz de trazabilidad de
requisitos
• Entregables validados
• Datos de desempeño del
trabajo
Y TÉCNICAS
• Inspección • Entregables aceptados
• Técnicas de Grupo de • Solicitudes de Cambios
Decisión • Información del
desempeño del trabajo
• Actualización a los
Documentos del Proyecto
Inspección

• Actividad que incluye medir, examinar y validar si el

trabajo y los entregables cumplen con los requisitos y
los criterios de aceptación del producto
5.6 Controlar el Alcance

Es el proceso de controlar el alcance consiste en revisar que se

Controlar el
estén realizando los entregables definidos en el proyecto, ni
Alcance
más ni menos.

ENTRADAS HERRAMIENTAS SALIDAS

Y TÉCNICAS
• Plan para la dirección del • Información del
• Análisis de variación
proyecto desempeño del trabajo
• Datos de desempeño del • Activos de los procesos
trabajo de la organización
• Documentación de actualizados
requisitos • Solicitudes de cambio
• Matriz de rastreabilidad • Plan para la dirección del
de requisitos proyecto actualizado
• Activos de los procesos • Documento de proyecto
de la organización Actualizado
Controlar el Alcance

• Los cambios son inevitables, por lo tanto hay que proteger el

alcance contra los cambios

• Monitorear y gestionar los cambios posible a la línea base del

Alcance a través del Control Integrado de Cambios

• Expansión incontrolada del alcance sin ajuste de tiempo, costo

y recurso(no aprobada) se llama corrupción o deformación
del alcance
Análisis de Variación

“Técnica para determinar la causa y el grado de la diferencia

entre la línea base y el desempeño real”

• A Partir de la identificación de las variaciones, es posible

enfocarnos en algunos puntos para determinar las causas de
los problemas o restricciones que impiden el progreso
planificado del proyecto

• Decidir Si es necesario efectuar acciones correctivas y/o

preventivas de acuerdo al grado de desviación respecto a la
línea base del alcance creado
TIPS: Controlar el Alcance

Requisitos bien documentados facilitan la

detección de cualquier desviación en el alcance
Integrando la Gestión del Alcance
Preguntas
Preguntas
TALLER EDT-WBS
Actividad

Construir la siguiente EDT utilizando un gloomaps

Construir el Siguiente EDT
Actividad 1

• Debe realizar la EDT para su proyecto de

título, el cuál se debe desglosar en Taller de
Título 1 y Taller de Título 2, considere las
Solemnes y Exámenes a realizar y utilice un
4to nivel para Informes y Presentaciones.
Actividad 2

• Realizar una EDT para organizar un asado para la fiesta de

Chilenidad, que incluya compras, preparación, ejecución y
limpieza del lugar.

• Alcance: Asado con anticuchos de Carne y Pollo, Choripan ,

empanadas, Pebre, Ensaladas y Bebidas.