Gestión de Proyectos

Introducción a la Dirección de
Proyectos
 Introducción
• La Dirección de Proyectos es una disciplina que cabalga
entre la ciencia y el arte. Tiene un componente
metodológico que facilita conocer qué debe hacerse
(en qué orden) para gestionar correctamente un
proyecto, un componente de conocimiento de
diferentes disciplinas (organización, gestión de recursos,
gestión de riesgos, gestión financiera, etc.), pero el
componente más difícil de adquirir depende de las
habilidades personales, experiencia y capacidad de
orquestar todo lo anterior hacia la consecución del fin
último que es el conseguir que los objetivos del proyecto
se consigan en plazo y forma dentro de los límites
económicos establecidos.
 Guía del PMBOK: Historia
• La Guía del PMBOK es un estándar en la gestión de
proyectos desarrollado por el Project Management
Institute (PMI). La primera versión de PMBOK fue
publicada en 1987. Esta versión consta de 37 procesos.

• La segunda versión fue publicada el 2000, basado en

los comentarios recibidos de parte de los miembros.
PMBOK fue reconocido como estándar por el American
Nacional Standards Institute (ANSI) en 1998, y más
adelante por el Instituto de los Ingenieros Electrónicos
Eléctricos (IEEE). Esta versión constaba de 39
procesos.
 Guía del PMBOK: Historia
• La tercera versión fue publicada en 2004, con mejoras
importantes en la estructura del documento, adiciones a
los procesos, términos y dominios del programa y de
porfolios. Esta versión constaba de 44 procesos.

• La cuarta versión fue publicada en 2008. No introdujo

cambios mayores, pero sí se organizó de manera más
precisa, clara y fácil de entender. Esta versión consta de
42 procesos.

• Para la asignatura trabajaremos con la quinta versión.

 Guía del PMBOK: Objetivo
PMI pretende definir, mantener y difundir un cuerpo de
conocimiento con dos objetivos principales:

✓ Mejorar el desarrollo de proyectos en diferentes

industrias mediante el uso de buenas prácticas.

✓ Definir procesos de gestión de proyectos estándares y

homogéneos para todo tipo de proyectos.
 ¿Qué es un Proyecto?
Según PMBOK, un proyecto es un esfuerzo temporal que
se lleva a cabo para crear un producto, servicio o
resultado único.

La naturaleza temporal de los proyectos indica un principio

y un final definidos. El final se alcanza cuando se logran
los objetivos del proyecto o cuando se termina el proyecto,
bien porque sus objetivos no se cumplirán o no pueden ser
cumplidos, o cuando ya no existe la necesidad que dio
origen al proyecto.
 ¿Qué es un Proyecto?

Esta es el ciclo de vida más sencillo en la que el proyecto

consta de una única fase. Es común encontrar proyectos
con varias fases, secuenciales o incluso superpuestas.
 Áreas de Conocimiento
Si, en vez de en la dimensión temporal, nos fijamos en la
dimensión funcional, es posible agrupar los procesos de
la dirección de proyectos de acuerdo a las siguientes áreas
de conocimiento:
 Áreas de Conocimiento
La administración de la Integración del Proyecto,
describe los procesos y actividades que sirven para
integrar los diversos elementos de la dirección de
proyectos, lo que incluye:
▪ Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto
▪ Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto
▪ Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto
▪ Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto
▪ Realizar Control Integrado de Cambios
▪ Cerrar el Proyecto o la Fase
 Áreas de Conocimiento
La gestión del Alcance del Proyecto, con los procesos
involucrados en garantizar que el proyecto incluya todo (y
únicamente) el trabajo requerido para completarlo
exitosamente, lo que incluye:
▪ Recopilar los Requisitos
▪ Definir el Alcance
▪ Crear la Estructura de Desglose del Trabajo (EDT)
▪ Verificar el Alcance
▪ Controlar el Alcance
 Áreas de Conocimiento
La gestión del Tiempo del Proyecto, se centra en los
procesos que se utilizan para garantizar la conclusión a
tiempo del proyecto. Incluye:
▪ Definir las Actividades
▪ Secuenciar las Actividades
▪ Estimar los Recursos para las Actividades
▪ Estimar la Duración de las Actividades
▪ Desarrollar el Cronograma
▪ Controlar el Cronograma
 Áreas de Conocimiento
La gestión de los Costos del Proyecto, describe los
procesos involucrados en planificar, estimar, presupuestar
y controlar los costos de modo que se complete el
proyecto dentro del presupuesto aprobado.
Para ello, es necesaria la realización de las siguientes
actividades:
▪ Estimar los Costos
▪ Determinar el Presupuesto
▪ Controlar los Costos
 Áreas de Conocimiento
La gestión de la Calidad del Proyecto, describe los
procesos involucrados en planificar, dar seguimiento,
controlar y garantizar que se cumpla con los requisitos de
calidad del proyecto, lo que incluye:
▪ Planificar la Calidad
▪ Realizar el Aseguramiento de Calidad
▪ Realizar el Control de Calidad
 Áreas de Conocimiento
La gestión de los Recursos Humanos del Proyecto, los
procesos involucrados en la planificación, adquisición,
desarrollo y gestión del equipo del proyecto.
Para ello es necesario:
▪ Desarrollar el Plan de Recursos Humanos
▪ Adquirir el Equipo del Proyecto
▪ Desarrollar el Equipo del Proyecto
▪ Gestionar el Equipo del Proyecto
 Áreas de Conocimiento
La gestión de la Comunicación, identifica los procesos
involucrados en garantizar que la generación, recopilación,
distribución, almacenamiento y disposición final de la
información del proyecto sean adecuados y oportunos.
Esto incluye la necesidad de:
▪ Identificar a los Interesados
▪ Planificar las Comunicaciones
▪ Distribuir la Información
▪ Gestionar las Expectativas de los Interesados
▪ Informar el Desempeño
 Áreas de Conocimiento
La gestión del Riesgo del Proyecto, describe los
procesos involucrados en la identificación, análisis y
control de los riesgos para el proyecto, a saber:
▪ Planificar la Gestión de Riesgos
▪ Identificar los Riesgos
▪ Realizar Análisis Cualitativo de Riesgos
▪ Realizar Análisis Cuantitativo de Riesgos
▪ Planificar la Respuesta a los Riesgos
▪ Dar seguimiento y Controlar los Riesgos
 Áreas de Conocimiento
La gestión de Adquisiciones, describe los procesos
involucrados en la compra o adquisición de productos,
servicios o resultados para el proyecto.
Esto incluye:
▪ Planificar las Adquisiciones
▪ Efectuar las Adquisiciones
▪ Administrar las Adquisiciones
▪ Cerrar las Adquisiciones
 Despliegue de Procesos
Entendido el carácter dual de un proyecto en las
dimensiones temporal y funcional, es necesario atender a
cómo encajan los procesos definidos por el PMI en un
proyecto tipo.

Los procesos no siguen una progresión secuencial pero sí

es cierto que las actividades de cada proceso se
intensifican en unas etapas temporales concretas.

Así, por ejemplo, el proceso de Estimación de costos del

proyecto se realiza por lo general en la etapa de
Planificación del proyecto.
 Despliegue de Procesos
También es cierto que unos procesos se realizan antes
que otros; No es posible realizar el proceso anterior sin
haber realizado el proceso Estimación de recursos.

Sin embargo, el proceso de planificación es iterativo, ya

que, la planificación de cada aspecto del proyecto
(inversiones, recursos humanos, plazos, etc.) se
establecen por medio de refinaciones sucesivas hasta el
cierre de la baseline o planificación base del proyecto.
 Despliegue de Procesos
Incluso en la propia ejecución del proyecto se establecen
mecanismos de control que pueden impactar en la
planificación inicial, teniendo que recalcular los plazos,
costes u otros parámetros del proyecto.

De una manera gráfica, en la siguiente figura podrá ser

observada la correspondencia de cada uno de los
procesos definidos en PMBOK con su marco temporal y
con su área de conocimiento.
Despliegue de Procesos
 Despliegue de Procesos
Todo proyecto debe crear un resultado único, lo que lo
distingue de tareas repetitivas realizadas en trabajos
permanentes. Por ejemplo, una tarea de oficina realizada
todos los días no es un proyecto, aunque requiera alguna
planificación.

Un proyecto suele ser algo más complejo.

 Despliegue de Procesos
Dirigir un proyecto por lo general implica:
✓ Identificar requisitos,
✓ Abordar las diversas necesidades, inquietudes y
expectativas de los interesados (stakeholders en Inglés)
según se planifica y ejecuta el proyecto,
✓ Equilibrar las restricciones contrapuestas del proyecto
(ej. tiempo, presupuesto, recursos, etc.)

Para dirigir un proyecto, PMBOK v4 ha identificado 42

procesos que permiten transformar la ejecución de un
proyecto en una serie de procesos concatenados que se
ejecutan de manera secuencial y/o recursiva.
 Despliegue de Procesos
Para cada proceso se consideran:
✓ Entradas
✓ Herramientas y técnicas
✓ Salidas

Asimismo, la dirección de proyectos implica un equilibrio

entre diferentes variables. Tradicionalmente, se ha hablado
de una triple dependencia del proyecto respecto al coste,
alcance y tiempo en el sentido de que es posible realizar
un cambio en uno de estos aspectos sin alterar los otros
dos.
 Despliegue de Procesos
Factores restrictivos más importantes, que determinan la
calidad en la gerencia de proyectos:
Alcance: La suma de productos, servicios y resultados
que se proporcionarán como un resultado de un proyecto.
Coste: El valor monetario de los recursos necesarios para
realizar y terminar las actividades.
Tiempo: Distribución de los trabajos a realizar en una
escala temporal.

Estos factores determinan el núcleo de todo proyecto y su

balance adecuado contribuye a mantener el plan del
proyecto enfocado en niveles de calidad deseados.
 Despliegue de Procesos
PMBOK, identifica tres factores restrictivos adicionales que
están presentes y determinan el éxito en la gerencia de
proyectos. Para diferenciar las condiciones entre insumos
del proyecto (inputs) y los productos del proyecto (Outputs)
plantea un triángulo de restricciones adicionales y
complementario al triangulo clásico, conformado por
Recursos
Riesgos y
Calidad
Despliegue de Procesos
 Despliegue de Procesos
Realmente, la dependencia es más amplia en el sentido de
que los factores que se afectan mutuamente en el
desarrollo de un proyecto son, además de los
mencionados, la calidad, los riesgos del proyecto y la
satisfacción del cliente.
 Ciclo de Vida del Proyecto
Cada proyecto sigue una evolución desde su inicio hasta
que finaliza.

El ciclo de vida del proyecto es un conjunto de fases del

mismo, generalmente secuenciales y en ocasiones
superpuestas, cuyo nombre y número se determinan por
las necesidades de gestión y control de la organización, la
naturaleza propia del proyecto y su área de aplicación.
 Ciclo de Vida del Proyecto
En general, cualquier proyecto, por simple que sea, se
estructura de acuerdo a la siguiente estructura del ciclo de
vida:
1) Inicio
2) Planificación de los trabajos
3) Ejecución de los trabajos del proyecto
4) Cierre del proyecto

No existe una única manera, que sea la mejor, para definir

el ciclo de vida ideal de un proyecto. Algunas
organizaciones establecen políticas que estandarizan
todos los proyectos con un ciclo de vida único.
 Ciclo de Vida del Proyecto
Los ciclos de vida del proyecto generalmente definen:
1. Qué trabajo técnico se debe realizar en cada fase (por
ejemplo, ¿en qué fase se debe realizar el trabajo del
arquitecto?)
2. Cuándo se deben generar los productos entregables en
cada fase y cómo se revisa, verifica y valida cada
producto entregable
3. Quién está involucrado en cada fase (por ejemplo, la
ingeniería concurrente requiere que los
implementadores estén involucrados en las fases de
requisitos y de diseño)
4. Cómo controlar y aprobar cada fase.
 Ciclo de Vida del Proyecto
La mayoría de los ciclos de vida de proyectos comparten
determinadas características comunes:
✓ En términos generales, las fases son secuenciales y,
normalmente, están definidas por alguna forma de
transferencia de información técnica o transferencia de
componentes técnicos.

✓ El nivel de coste y de personal es bajo al comienzo,

alcanza su nivel máximo en las fases intermedias y cae
rápidamente cuando el proyecto se aproxima a su
conclusión.
Ciclo de Vida del Proyecto
 Ciclo de Vida del Proyecto
✓ El nivel de incertidumbre es el más alto y, por lo tanto, el
riesgo de no cumplir con los objetivos es más elevado al
inicio del proyecto. La certeza de terminar con éxito
aumenta gradualmente a medida que avanza el
proyecto.

✓ El poder que tienen los interesados en el proyecto para

influir en las características finales del producto del
proyecto y en el coste final del proyecto es más alto al
comienzo y decrece gradualmente a medida que avanza
el proyecto.
Ciclo de Vida del Proyecto
 Ciclo de Vida del Proyecto
En resumen, por cada fase se obtienen resultados
concretos (acta de constitución del proyecto, Plan del
proyecto, entregables, etc.) y que los niveles de coste son
bajos al inicio del proyecto, alcanzan su punto máximo
según se desarrolla el trabajo y caen rápidamente cuando
el proyecto se acerca al cierre.
 Ciclo de Vida del Proyecto
Desde el punto de vista de los procesos y del ciclo de vida
de un proyecto, PMBOK establece 5 grupos de procesos,
4 asociados a las distintas etapas del proyecto + 1 grupo
de procesos de control:

Procesos de Iniciación: autorización del proyecto o de

una fase.

Procesos de Planificación: definición y redefinición de

objetivos, elección de mejor alternativa entre las posibles.
 Ciclo de Vida del Proyecto
Procesos de Ejecución: coordinación de personas y de
otros recursos necesarios.

Procesos de Control: aseguramiento de que se cumplan

los objetivos del proyecto, mediante la supervisión y la
medición regular de avances.

Procesos de Cierre: formalización de la aceptación del

proyecto o de una fase.
 Ciclo de Vida del Proyecto
La conclusión y la aprobación de uno o más productos
entregables caracteriza a una fase del proyecto. Un
producto entregable es un producto de trabajo que se
puede medir y verificar, tal como una especificación, un
informe del estudio de viabilidad, un documento de diseño
detallado o un prototipo de trabajo.

Algunos productos entregables pueden corresponder al

mismo proceso de dirección de proyectos, mientras que
otros son los productos finales o componentes de los
productos finales para los cuales se creó el proyecto.
 Ciclo de Vida del Proyecto
Los productos entregables, y en consecuencia las fases,
son parte de un proceso generalmente secuencial,
diseñado para asegurar el adecuado control del proyecto y
para obtener el producto o servicio deseado, que es el
objetivo del proyecto.

En cualquier proyecto específico, las fases se pueden

subdividir en sub-fases en función del tamaño,
complejidad, nivel de riesgo y restricciones del flujo de
caja. Cada sub-fase se alinea con uno o más productos
entregables específicos para el seguimiento y control.
 Ciclo de Vida del Proyecto
La mayoría de estos productos entregables de las sub-
fases están relacionados con el producto entregable de la
fase principal, y las fases normalmente toman el nombre
de estos productos entregables de las sub-fases:
requisitos, diseño, construcción, prueba, puesta en
marcha, rotación, entre otros, según corresponda.

Por lo general, una fase del proyecto concluye con una

revisión del trabajo logrado y los productos entregables, a
fin de determinar la aceptación, tanto si aún se requiere
trabajo adicional como si se debe considerar cerrada la
fase.
 Ciclo de Vida del Proyecto
Frecuentemente, la dirección lleva a cabo una revisión
para tomar una decisión a fin de comenzar las actividades
de la siguiente fase sin cerrar la fase actual, por ejemplo,
cuando el director del proyecto elige la ejecución rápida
como curso de acción. Otro ejemplo es cuando una
compañía de tecnología de la información elige un ciclo de
vida iterativo donde más de una fase del proyecto puede
avanzar de forma simultánea; los requisitos de un módulo
se pueden recopilar y analizar antes de que el módulo sea
diseñado y construido; mientras se lleva a cabo el análisis
de un módulo, se puede comenzar a recopilar los
requisitos de otro módulo de forma paralela.
 Ciclo de Vida del Proyecto
Del mismo modo, se puede cerrar una fase sin la decisión
de iniciar alguna otra fase. Por ejemplo, el proyecto está
completo o se considera que el riesgo es demasiado alto
para permitir la continuidad del proyecto. La conclusión
formal de la fase no incluye la autorización de la fase
posterior.

Para un control efectivo, cada fase se inicia formalmente

para producir una salida, dependiente de la fase, del
Grupo de Procesos de Iniciación, que especifique lo que
está permitido y lo que se espera para dicha fase.
 Ciclo de Vida del Proyecto
Se puede realizar una revisión al final de cada fase con el
objetivo explicito de obtener la autorización para cerrar la
fase actual e iniciar la fase posterior. En ocasiones, se
pueden obtener ambas autorizaciones en una sola
revisión.

Las revisiones al final de cada fase son también conocidas

como: salidas de fase, entradas a la fase o puntos de
cancelación.
 Gestión de Proyectos
Introducción a la Dirección de
Proyectos