1

SERVICIO NACIONAL DE ADIESTRAMIENTO EN EL TRABAJO

INDUSTRIAL

NOMBRE DEL PROYECTO

“IMPLEMENTACIÓN DE UN PLAN PARA LA ORGANIZACIÓN

DOCUMENTARIA EN EL AREA ADMINISTRATIVA DE LA EMPRESA L&A

PERUCORP S.A.C.”

PARTICIPANTES: PUMA IDME SOLEDAD

VILLAVICENCIO SANTOYO AMELIA ROSARIO

PROGRAMA: ADMINISTRADORES INDUSTRIALES

ESPECIALIDAD: ADMINISTRACIÓN INDUSTRIAL

PROMOCIÓN: 2015 – 10

AREQUIPA - PERÚ

2018
 2

DEDICATORIA

Dedico a Dios por estar siempre a mi lado

cuidándome y brindándome sabiduría en
cada uno de mis pasos a mis padres por
apoyarme y guiarme de forma
desinteresada en mis estudios dándome
apoyo incondicional y orientándome por el
sendero de la superación y en cada
obstáculo que se me a presentado y
también por los valores de respeto y
responsabilidad que se me han inculcado y
que solo los padres pueden enseñar
PUMA IDME SOLEDAD

Dedico a Dios por estar siempre a mi lado

cuidándome y brindándome sabiduría en
cada uno de mis pasos a mis padres por
apoyarme y guiarme de forma
desinteresada en mis estudios dándome
apoyo incondicional y orientándome por el
sendero de la superación y en cada
obstáculo que se me a presentado y
también por los valores de respeto y
responsabilidad que se me han inculcado y
que solo los padres pueden enseñar
VILLAVICENCIO SANTOYO AMELIA
ROSARIO
 3

AGRADECIMIENTO

Nosotras agradecemos a nuestros padres quienes

dieron todo su esfuerzo para que ahora estemos

culminando esta etapa de nuestras vidas y darles

las gracias por apoyarnos en todo en todos los

momentos difíciles de nuestras vidas tales como la

felicidad o la tristeza pero ellos siempre han estado

con nosotras y gracias a ellos somos lo que ahora

somos con el esfuerzo de ellos y mi esfuerzo ahora

podemos ser profesionales y seremos un gran

orgullo para nuestras familias y para todos los que

confiaron en mí .
 4

INDICE

Contenido
DEDICATORIA ................................................................................................................... 2

AGRADECIMIENTO ........................................................................................................... 3

PRESENTACION DEL PARTICIPANTE ......................................................................... 14

CAPITULO I ....................................................................................................................... 15

1. PRESENTACION DE LA EMPRESA ..................................................................... 15

1.1. Razón social ....................................................................................................... 15

1.2. Misión, visión y valores de la empresa .............................................................. 15

1.2.1. Misión............................................................................................................. 15

1.2.2. Visión ............................................................................................................. 16

1.2.3. Valores ........................................................................................................... 16

1.3. Servicios, Productos, mercados y clientes ......................................................... 17

1.3.1. Servicio: ......................................................................................................... 17

1.3.2. Productos: ....................................................................................................... 17

1.3.3. Mercados: ....................................................................................................... 17

1.3.4. Clientes:.......................................................................................................... 17

1.4. Estructura de la organización ............................................................................. 17

1.4.1. DEPARTAMENTOS ..................................................................................... 17

1.4.2. Organigrama de la empresa L&A PERUCORP S.A.C. ................................. 18

1.5. MAPA DE PROCESOS .................................................................................... 19

 5

CAPITULO II ..................................................................................................................... 21

2. PLAN DEL PROYECTO DE MEJORA .................................................................. 21

2.1. Implementación del problema técnico de la empresa ........................................ 21

2.1.1. Trabajo en equipo ........................................................................................... 21

2.1.2. Lluvia de ideas ............................................................................................... 21

2.1.3. Diagrama de afinidades .................................................................................. 22

2.1.4. Matriz de priorización .................................................................................... 22

2.1.5. Operacionalizacion de la variable del problema ............................................ 24

2.2. Objetivos del proyecto de innovación y/o mejora ............................................. 26

2.2.1. Objetivos generales ........................................................................................ 26

2.2.2. Objetivos específicos...................................................................................... 26

2.3. Antecedentes del proyecto de innovación y/o mejora ....................................... 26

2.4. Justificación del proyecto de innovación y/o mejora ......................................... 26

2.5. MARCO TEÓRICO Y CONCEPTUAL ........................................................... 27

2.5.1. Fundamento teórico del proyecto de innovación y/o mejora ......................... 27

2.5.2. Conceptos y términos utilizados .................................................................... 30

CAPITULO III .................................................................................................................... 32

3. ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL ............................................................ 32

3.1. Mapa del flujo de valor actual y/o diagrama de proceso actual. ........................ 32

3.1.1. Diagrama de operaciones de proceso (DOP) ................................................. 32

3.1.2. Diagrama de análisis de proceso (DAP) ........................................................ 34

 6

3.1.3. Mapa de flujo de valor ................................................................................... 36

3.2. Análisis de las causas raíces que generan el problema ...................................... 37

3.2.1. Lluvia de ideas ............................................................................................... 37

3.2.2. Método de Ishikawa ....................................................................................... 38

3.3. PRIORIZACIÓN DE LAS CAUSAS RAÍCES ................................................ 38

3.3.1. Diagrama de Pareto ........................................................................................ 38

3.3.2. Operacionalización de la variable de la causa principal ................................ 40

CAPITULO IV .................................................................................................................... 42

4. PROPUESTA TÉCNICA DE LA MEJORA ............................................................ 42

4.1. Plan de acción de la mejora propuesta ............................................................... 42

4.1.1. Delimitación del alcance de la implementación del proyecto ........................ 42

4.2. Consideraciones técnicas y operativas para la implementación de la mejora ... 44

4.2.1. Consideraciones técnicas................................................................................ 44

4.2.2. Descripción del proceso mejorado. ................................................................ 44

4.2.3. Flujograma ..................................................................................................... 44

4.2.4. Especificaciones de los procedimientos propuestos....................................... 46

4.3. Documentación de los procedimientos propuestos ............................................ 46

4.4. Consideraciones operativas ................................................................................ 47

4.4.1. Capacitación para la implementación del proyecto de mejora ....................... 47

4.4.2. Elaboración de manuales de procedimientos ................................................. 48

4.5. Consideraciones ambientales ............................................................................. 48

 7

4.5.1. Limpieza de ambientes ................................................................................... 48

4.5.2. Recolección y manipulación de residuos ....................................................... 48

4.5.3. Eliminación de residuos ................................................................................. 48

4.6. Recursos técnicos para implementar el proyecto de mejora .............................. 49

4.6.1. Requerimiento de maquinaria, equipos y herramientas ................................. 49

4.6.2. Requerimiento de materiales e insumos ......................................................... 49

4.6.3. Requerimiento de personal ............................................................................. 50

4.6.4. Documentación necesaria (manuales, procedimientos, fichas técnicas, etc.) 50

4.7. Diagrama de procesos, mapa del flujo de valor y/o diagrama de operación de la

situación mejorada ............................................................................................................... 50

4.7.1. DIAGRAMA DE OPERACIONES DE PROCESOS (DOP) ........................ 51

4.7.2. Diagrama de actividades de proceso (DAP) .................................................. 52

4.8. Cronograma de implementación del proyecto de mejora .................................. 53

4.9. Implementación del piloto del proyecto de mejora............................................ 55

4.9.1. Implementación del piloto del proyecto de mejora ........................................ 55

4.9.2. Medición del problema después de la mejora ................................................ 55

4.10. Aspectos limitantes de la implementación de la mejora .................................... 57

CAPITULO V ..................................................................................................................... 58

5. COSTOS DE IMPLEMENTACION DE LA MEJORA.......................................... 58

5.1. Inversión de maquinaria equipos y herramientas............................................... 58

5.2. Costo de materiales de materiales e insumos ..................................................... 58

5.2.1. Costo de materiales en la elaboración del proyecto ....................................... 58

 8

5.2.2. Costos de materiales en la implementación del proyecto .............................. 59

5.3. COSTO DEL PERSONAL ................................................................................ 60

5.3.1. Costos de personal en la elaboración del proyecto ........................................ 60

5.3.2. Costos de personal en la implementación del proyecto ................................. 60

5.4. RESUMEN DE COSTOS E INVERSION DE LA IMPLEMTACION DE LA

MEJORA 61

5.4.1. Inversión en la elaboración del proyecto........................................................ 61

5.4.2. Costos en la implementación del proyecto ..................................................... 61

CAPITULO VI .................................................................................................................... 63

6. Evaluación técnica y económica de la mejora .......................................................... 63

6.1. Determinación de los flujos de caja del proyecto .............................................. 63

6.1.1. Ingresos del proyecto ..................................................................................... 63

6.1.2. Egresos del proyecto ...................................................................................... 64

6.2. Flujo de caja neto de la implementación del proyecto ....................................... 64

6.3. Indicadores de rentabilidad del proyecto ........................................................... 65

6.3.1. valor actual neto (VAN) ................................................................................. 65

6.3.2. Tasa interna de retorno (TIR) ......................................................................... 65

6.3.3. Índice de beneficio/costo (B/C)...................................................................... 65

CAPITULO VII .................................................................................................................. 67

7. CONCLUCIONES Y RECOMENDACIONES ....................................................... 67

7.1. Conclusiones ...................................................................................................... 67

7.2. Recomendaciones .............................................................................................. 68

 9

REFERENCIAS .................................................................................................................. 69

WEBBLIOGRAFIA ............................................................................................................ 70

APÉNDICES ....................................................................................................................... 71

APENDICE A: FICHA RUC .............................................................................................. 71

APENDICE B: LLUVIA DE IDEAS PARA IDENTIFICAR EL PROBLEMA

PRINCIPAL ............................................................................................................................. 72

APENDICE C: DIAGRAMA DE AFINIDADES .............................................................. 74

APENDICE D: RESULTADOS DE LA CATEGORIZACION DE PROBLEMAS ......... 75

APENDICE E:MATRIZ DE PRIORIZACION.................................................................. 75

 10

LISTA DE TABLAS

TABLA 1:LLUVIA DE IDEAS ............................................................................................................... 21

TABLA 2: DIAGRAMA DE AFINIDADES................................................................................................. 22

TABLA 3:ASIGNACIÓN DE VALORES A LOS PROBLEMAS .......................................................................... 23

TABLA 4: OPERACIONALIZACION DE LA VARIABLE DEL PROBLEMA ............................................................ 24

TABLA 5: FICHA DE MEDICIÓN ACTUAL............................................................................................... 25

TABLA 6:LLUVIA DE IDEAS DE LAS CAUSAS ........................................................................................... 37

TABLA 7: PARETO DE LAS CAUSAS DETECTADAS ................................................................................... 39

TABLA 8: OPERACIONALIZACION DE LA VARIABLE ................................................................................. 41

TABLA 9: MATRIZ DE CAUSA Y EFECTO ............................................................................................... 43

TABLA 10: REQUERIMIENTO DE EQUIPO ............................................................................................. 49

TABLA 11: REQUERIMIENTO PARA LA IMPLANTACIÓN DE LA PROPUESTA DE MEJOR..................................... 49

TABLA 12:REQUERIMIENTO DE PERSONAL .......................................................................................... 50

TABLA 13: MEDICIÓN DEL PROBLEMA MÉTODO MEJORADO ................................................................... 56

TABLA 14: COSTO DE MATERIALES DE LA ELABORACIÓN DEL PROYECTO. ................................................... 58

TABLA 15: COSTO DE MATERIALES E INSUMOS DE IMPLEMENTACIÓN. ...................................................... 59

TABLA 16: COSTO DE MANO DE OBRA DE LA ELABORACIÓN DEL PROYECTO ............................................... 60

TABLA 17:COSTO DE MANO DE OBRA DE LA IMPLEMENTACIÓN............................................................... 60

TABLA 18: RESUMEN DE LOS COSTOS DE ELABORACIÓN DEL PROYECTO DE MEJORA .................................... 61

TABLA 19: RESUMEN DE COSTOS DE LA IMPLEMENTACIÓN DE LA MEJORA................................................. 62

TABLA 20: TIEMPO DE AHORRO ....................................................................................................... 63

 11

TABLA 21: EGRESOS DE PROYECTO ................................................................................................... 64

TABLA 22:FLUJO DE CAJA ............................................................................................................... 64

TABLA 23: VALOR ACTUAL NETO ...................................................................................................... 65

TABLA 24:TASA INTERNA DE RETORNO .............................................................................................. 65

TABLA 25:BENEFICIO COSTO ........................................................................................................... 66

 12

LISTA DE FIGURAS

FIGURA 1: ORGANIGRAMA L&A PERUCORP S.A.C ...................................................................... 18

FIGURA 2:MAPA DE PROCESOS – L&A PERUCORP S.A.C ............................................................. 20

FIGURA 3: DAGRAMA DE OPERACIONES DE PROCESOS ACTUAL............................................... 33

FIGURA 4: DIAGRAMA DE ANÁLISIS DE PROCESOS DEL MÉTODO ACTUAL .................................................... 35

FIGURA 5: MAPA DE FLUJO DE VALOR MÉTODO ACTUAL ....................................................................... 36

FIGURA 6: DIAGRAMA DE ISHIKAWA ................................................................................................. 38

FIGURA 7: DIAGRAMA DE PARETO IDENTIFICACIÓN DE LAS CAUSAS ......................................................... 40

FIGURA 8: FLUJOGRAMA ................................................................................................................. 45

FIGURA 9: DIAGRAMA DE OPERACIONES DE PROCESOS MÉTODO MEJORADO ............................................ 51

FIGURA 10: DIAGRAMA DE ANÁLISIS DE PROCESOS DEL MÉTODO MEJORADO............................................. 52

FIGURA 11:CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES DEL PROYECTO ................................................................. 53

FIGURA 12:EVIDENCIA ................................................................................................................ 54

 13

LISTA DE APENDICES

APENDICE A: FICHA RUC ........................................................................................................... 71

APENDICE B: LLUVIA DE IDEAS PARA IDENTIFICAR EL PROBLEMA PRINCIPAL ......................... 72

APENDICE C: DIAGRAMA DE AFINIDADES ................................................................................ 74

APENDICE D: RESULTADOS DE LA CATEGORIZACION DE PROBLEMAS ..................................... 75

APENDICE E:MATRIZ DE PRIORIZACION ................................................................................... 75

APENDICE F: CATEGORIZACION DE LAS CAUSA ........................................................................ 77

APENDICE G: FORMATO DE LAS FICHAS DE CAUSAS DEL PROBLEMA ...................................... 78

APENDICE H: PUNTUACION DE LAS CAUSAS ............................................................................ 79

APENDICE I: DIAGRAMA DE PARETO DE LAS CAUSA................................................................. 81

APENDICE J: OPERACIONALIZACION DE LA VARIABLE CAUSA .................................................. 81

APENDICE K: MANUAL DE ORGANIZACION DOCUMENTAL...................................................... 82

 14

PRESENTACION DEL PARTICIPANTE

Ing. Pedro Cesar Bravo García

Director de SENATI zonal Arequipa – Puno

Lic. Francisco Emilio Sarcco Quispe

Jefe de la escuela de Administradores Industriales

Nosotras

Puma Idme Soledad Identificada con ID 867163 del periodo de ingreso 2015-10 Y

Villavicencio Santoyo Amelia Rosario Identificada con ID 868288 del periodo de ingreso

2015-10. Estudiantes del sexto semestre del programa de Administradores Industriales,

practicantes en el área de Administración en la empresa “L&A PERUCORP S.A.C” ubicada

en Vallecito 425- AREQUIPA, ante usted presento mi proyecto de mejora titulado:

“IMPLEMENTACION DE UN PLAN PARA LA ORGANIZACIÓN DOCUMENTARIA

EN EL AREA ADMINISTRATIVA DE LA EMPRESA L&A PERUCORP S.A.C.”

 15

CAPITULO I

1. PRESENTACION DE LA EMPRESA

1.1. Razón social

La empresa tiene como razón social “L&A PERUCORP S.A.C” cuenta con numero de

RUC 20524628512 y está ubicada en la calle Lima 425 Vallecito

L&A PERUCORP S.A.C es una empresa industrial dedicada a servicios de instalación y

ventas de productos de sistema de seguridad de electrónica

1.2. Misión, visión y valores de la empresa

La empresa L&A PERUCORP tiene como misión y visión que sirve de guía, inspiración

y motivación para todos los trabajadores que ayudará a crecer a la organización y así ir a

conseguir nuestra visión

1.2.1. Misión

L&A PERUCORP S.A.C busca Satisfacer las necesidades, en el ámbito de la seguridad

electrónica, mediante la venta de productos de calidad y de servicios siempre brindados por

un personal altamente calificado, que nos permita garantizar así, credibilidad, confiabilidad y

tranquilidad en nuestros clientes.

Como se puede observar en el siguiente párrafo anterior la empresa L&A PERUCORP

S,A,C se dedica a la venta de productos como por ejemplo cámaras , alarmas, teléfonos,
 16

sensores, sirenas etc. y los siguientes servicios como instalación de cercos eléctricos,

instalación de cámaras , inst. Sensor de movimiento .etc.

1.2.2. Visión

La empresa L&A PERUCORP S.A.C cuenta con una visión determinada que se elaboró

por el gerente general como se puede observar en el siguiente párrafo:

“Ser una empresa líder en el área de la seguridad electrónica, innovando los sistemas

actuales para ofrecer la mayor seguridad personalizada en su infraestructura de seguridad

gracias a lacalidad de nuestros productos, servicios, y constante implementación de nuevas

tecnologías”.

Como vemos la empresa tiene una visión clara y precisa de lo que quiere lograr a futuro

1.2.3. Valores

L&A PERUCORP S.A.C siempre tendremos presente los siguientes valores:

a) Ética: Ofrecer soluciones verdaderas a nuestros clientes, evitando prestar

servicios con intereses únicamente monetarios.

b) Puntualidad: Cumplir con los lapsos o fechas previamente fijadas. Ninguno de

nuestros clientes debe esperar más tiempo que el acordado,

c) Compromiso: Aunar esfuerzos para que todos nuestros clientes, obtengan de

nuestra parte una respuesta satisfactoria, en caso de inconvenientes, consultas y

solicitudes
 17

1.3. Servicios, Productos, mercados y clientes

1.3.1. Servicio:

Brindamos servicios reparación e instalación de elementos de seguridad y sistemas

integrados todo servicio que ofrecemos es con previo asesoramiento

1.3.2. Productos:

Los productos que ofrecemos a nuestro mercado:

 Alarmas

 Cámaras

 Control

1.3.3. Mercados:

Nos dirigimos a un mercado comercial que se basa en la seguridad electrónica

1.3.4. Clientes:

Nuestros clientes a la cual nos dirigimos es en general que requieran de nuestros

servicios brindándoles una seguridad

1.4. Estructura de la organización

La estructura organizacional de la empresa “L&A PERUCORP S.A.C.” está compuesta

de la siguiente manera:

1.4.1. DEPARTAMENTOS

 GERENTE GENERAL

Esta área está compuesta por el dueño y fundador de la empresa L&A

PERUCORP S.A.C, quien a su responsabilidad está el tomar las decisiones, dirige

 18

y supervisa a cada uno de los trabajadores para el cumplimiento de sus

respectivas labores encargadas.

 ÁREA DE MATKETING:Seencargade promocionar los productos o servicio

 ÁREA ADMINISTRATIVA:

Cumple las funciones de recepción y archivo de los documentos también digitar

documentos de acuerdo a instrucciones.

 ÁREA DE CONTABILIDAD:

Se encarga de contabilizar y declarar las facturas de compra y venta; lleva los

registros de balance de la empresa.

 ÁREA DE ALMACÉN:

En esta área se encarga de llevar a cabo la ejecución de obras y supervisión de

trabajo

 ÁREA DE RECURSOS HUMANOS :

Se encarga de los trabajadores en general en reclutar y seleccionar y entre otras

actividades.

1.4.2. Organigrama de la empresa L&A PERUCORP S.A.C.

El organigrama de la empresa “ L& A PERUCORP S.A.C.” tiene una representación

vertical, con las áreas principales como se puede observar en el siguiente esquema

Figura1:ORGANIGRAMA L&A PERUCORP S.A.C

 19

GERENTE GENERAL

ÁREA MARKETING ÁREA ALMACEN ÁREA RECURSOS

ADMINISTRATIVA HUMANOS

ÁREA
TALLER
CONTABILIDAD

FIGURA 1: ORGANIGRAMA L&A PERUCORP S.A.C

FUENTE: PROPIA

Como se puede observar en la figura 1 se muestra el organigrama de la empresa la cual

cuenta con 4 departamentos: Area de marketing, Area administrativa, y por último el Area de

recursos humanos y dos áreas de contingencia las cuales son el área de contabilidad y el

taller.

1.5. MAPA DE PROCESOS

La empresa L&A PERUCORP S.A.C. realiza distintos proceso y se inicia con la atención

del gerente hacia el cliente, continuando con la instalación del pedido y culminando así con

la satisfacción del cliente los cuales se presentan a continuación en la siguiente figura:

 20

PROCESOS GERENCIALES S
A
T
I
ATENCION AL PLANEACION GESTION DE LA CALIDAD S
CLIENTE ESTRATEGICA
C F
A
L C
C
I PROCESOS OPERATIVOS
I
O
E N

N MUESTRA DE
INSTALACION DE
SISTEMAS DE
SEGURIDAD
ASESORAMIENTO
DEL MANEJO DEL
D
E
CATALOGOS PEDIDO ELECTRONICA SISTEMA CAJA
T L

E C
L
APOYO I
E
N
T
CATALOGOS DE
MARKETING PRODUCTO Y/O ADMINISTRACION TALLER CONTABILIDAD E
SERVICIO

figura2:MAPA DE PROCESOS – L&A PERUCORP S.A.C

ELABORACION PROPIA

A continuación se presenta el mapa de proceso de la empresa L&A PERUCORP S.A.C

donde se puede apreciar tres procesos importantes e indispensables como son los procesos

gerenciales ,donde se encuentra el gerente general; lo procesos operativos se realizan en el

campo si se trata de cualquier tipo de instalaciones y esto se realiza conjuntamente con el

proceso de apoyo donde se encuentra la administración , marketing, las compras de

materiales que se requiera como por ejemplo cámaras alarmas cerco eléctricos y otros

sistemas integrados de seguridad.

 21

CAPITULO II

2. PLAN DEL PROYECTO DE MEJORA

2.1. Implementación del problema técnico de la empresa

2.1.1. Trabajo en equipo

La empresa L & A PERUCORP S.A.C. cuenta con la disposición de sus colaboradores y

gerente general de la empresa, también cuenta con 2 practicantes dentro del área de

Administración estudiantes de SENATI de Administración Industrial.

2.1.2. Lluvia de ideas

Para la identificación del problema principal en la empresa, se aplicó la técnica lluvia de

ideas y este se llevó acabo el 20 de agosto del año 2018, previamente se explicó la razón de la

reunión, luego se hizo la pregunta de ¿qué problemas habían observado o identificado en el

área de administración? y como resultado se obtuvieron las siguientes:

Tabla 1:Lluvia de ideas

N° PROBLEMA
1 Desorden de los documentos
2 pérdida de documentos y/o facturas
3 Deficiente organización de documentos
4 Traspapelación de comprobantes de pago y documentos
5 Demora en la búsqueda de documentos
6 Inadecuada clasificación de documentos
7 Demora en la búsqueda de documentos
8 Materiales y documentos de papelería obsoletos
9 Inexistencia del control de documentos
10 Espacios reducidos
11 Demora en la búsqueda de boletas de documentos y otros
12 Extravió de documentos
13 Pésima ubicación de documentos
14 Falta de control
15 Inapropiado manejo de documentos
16 Excesivo duplicado de documentos
17 Dificultad en hallar documentos pedidos
 22

2.1.3. Diagrama de afinidades

Una vez que ya obtuvimos las ideas previamente pasamos a categorizar o agrupar los

problemas eliminando la redundancia que puede haber y para poder identificar de manera

fácil el problema principal y como resultado de ello tenemos a continuación: (como se

muestra detallado en el APENDICE C, pág.70)

Resultados de la categorización de los problemas

Tabla 2: Diagrama de afinidades

ITEM PROBLEMA DE INTERES

1 DEMORA EN LA ATENCION DE DOCUMENTOS

2 PÉRDIDA DE DOCUMENTO

3 DEMORA EN LA BUSQUEDA DE DOCUMENTOS

4 DEFICIENTE CONOCIMIENTO DEL PERSONAL

Como se puede apreciar en la tabla N°2, los problemas ya están relacionados por

afinidades teniendo así 4 problemas principales de las cuales se nos hará fácil poner

puntuaciones y encontrar el problema de más importancia.

2.1.4. Matriz de priorización

Con los problemas identificados en la técnica de diagrama de afinidades se procede a

entregar la ficha de asignación de puntajes.

Luego los 3 colaboradores que participaron en la lluvia de ideas, llenaron una ficha con

los problemas ya categorizados y según su criterio dieron puntajes de escala (1 para el menos

importante, 3 para el regular y 5 para el más importante) a las categorías de problemas.

 23

Seguidamente se entregó la siguiente ficha para su puntuación al equipo de trabajo dándole

antes la debida indicación en donde se pusieron criterios para la priorización:

 Frecuencia es que tan menudo ocurren las alternativas evaluadas.

 Importancia es elegir cuales de los problemas son de mayor envergadura desde el

punto de vista del equipo de trabajo.

 Factibilidad se refiere a la disponibilidad de los recursos necesarios para llevar a

cabo los objetivos o metas señaladas para cada problema.

Los valores a otorgar para la puntuación en cada criterio se definen por consenso de

manera convencional antes de realizar el desarrollo:

Bueno = 5 regular = 3 malo = 1

Tabla 3:Asignación de valores a los problemas

PROBLEMA DE INTERES FREC. IMP. FAC TOTAL

DEMORA EN LA ATENCION DE DOCUMENTOS 15 13 13

41
5+5+5 5+5+3 5+3+5

9 13 9
DEMORA EN LA BUSQUEDA DE DOCUMENTOS 31
3+3+3 3+5+5 3+3+3

7 5 5
DEFICIENTE CONOCIMIENTO DEL PERSONAL 17
3+3+1 3+1+1 1+3+1

7 5 5
PÉRDIDA DE DOCUMENTO 17
3+3+1 2+2+1 3+1+1

Elaboración propia

En la tabla N° 3, se muestra la puntuación total de cada uno de los integrantes.

Asimismo, se observan los problemas en puntuación decreciente de manera ordenada y el

 24

puntaje que le asignó cada colaborador de la empresa, teniendo como mayor puntaje la

demora en el requerimiento de documentos con un total de 41 puntos.

2.1.5. Operacionalizacion de la variable del problema

Siendo el problema principal la “demora en la atenciónde documentos”. A tratar este

proyecto. Se operacionalizó la variable del problema, descomponiéndola mediante

dimensiones y indicadores, que ayudo a elaborar un instrumento para poder medir el tiempo

de preparación del requerimiento de documentos

Tabla 4: Operacionalizacion de la variable del problema

PROBLEMA
VARIABLE DIMENCIONES INDICADORES INSTRUMENTO
PRINCIPAL

Fecha
Ficha de control
DEMORA EN ATENCION N° de atención
ATENCION DE de tiempos en la
LA ATENCION Tiempo de atención
DOCUMENTOS atención de
DOCUMENTOS Tipo de documento
DOCUMENTOS documentos
Cantidad

Elaboración propia

ComopuedeobservarenlaTabla N°4lavariableaoperacional izaresla “Demora en la atención

de documentos”, sedeterminócomodimensionesaatenciónya documentos;detalmanerase

pudosacar losindicadorescorrespondientesacada dimensióncomoseobserva; fecha de emisión,

numero de atención, tiempo de atención, tipo de documento cantidad de documento.

Luegode haberrealizadola Operacionalizacion,se hizola mediciónde tiemposde

preparacióndelproblemaduranteunasemana,quefuedel20al24deagosto delpresente

año,paraello,setrabajócon“Lafichadecontroldetiemposen la atención dedocumentos”.

 25

ComopuedeobservarenlaTabla N°5elresultadofue lo siguiente:enlasemanahubo45

documentos atendidos,eltiempototalque se tomóes de documentosfueronde 922minutosque

convirtiéndoloahoras fue15horascon 37minutos.

En la siguiente tabla se muestra cuanto tiempo se demora en la atención de los

documentos.

Tabla 5: Ficha de medición actual

En la siguiente ficha se observa el tiempo en la atención de los documentos, como el tipo

de documento, cantidad de documentos atendidos. Tomando las mediciones de tiempo

durante una semana y obteniendo un resultado de 15 horas y 37 min lo cual esto nos da a

conocer que es un exceso de tiempo ya que el promedio es de 20.49 por atención.

 26

2.2. Objetivos del proyecto de innovación y/o mejora

2.2.1. Objetivos generales

 Reducir demoras en la atención de documentoen la empresa L&A PERUCORP

S.A.C

 Implementar un plan de organización de documentos en la empresa L&A

PERUCORP S.A.C

2.2.2. Objetivos específicos

 Optimizar tiempos en atención de documentos

 Realizar una adecuada organización de documentos

 Establecer un procedimiento para la organización de archivadores.

 Establecer un procedimiento para la localización y distribución de estantes

 Establecer un procedimiento para la recepción y clasificación de documentos

2.3. Antecedentes del proyecto de innovación y/o mejora

Se hizo el intento de recolectar algún antecedente, pero no se encontró información, ya

que, la empresa anteriormente no brindaba la oportunidad de realizar prácticas en las

diferentes áreas de la empresa y por el corto tiempo que lleva introducido en el mercado

desde su funcionamiento.

2.4. Justificación del proyecto de innovación y/o mejora

El análisis de los problemas que se obtuvieron con la ayuda del personal en la empresa, se

observaron en el área de administración existiendo demoras en la atención de documento por

deficiente organización de estos. Ello perjudica a la empresa, ya que, existen documentos que

no son encontrados a tiempo, retrasando la entrega de dicho documento. Por la falta de

clasificación, control y organización. Sí existiría la posibilidad de que si la asistente se

ausentase por alguna razón, no se encontrarían los documento con facilidad, por lo tanto, se
 27

pretende implementar medidas para un proceso de organización documentaria y se evitara

pérdida de tiempo al localizar y elaborar documentos, así mismo, habrá beneficios para la

empresa como el ahorro de tiempo y dinero.

2.5. MARCO TEÓRICO Y CONCEPTUAL

En este punto daremos a conocer los conceptos que utilizamos para la elaboración de

nuestro proyecto como las herramientas a utilizar y los términos utilizados.

2.5.1. Fundamento teórico del proyecto de innovación y/o mejora

¿Qué es mejora continua?

El concepto de mejora continua se refiere al hecho de que nada puede considerarse como

algo terminado o mejorado en forma definitiva. Estamos siempre en un proceso de cambio, de

desarrollo y con posibilidades de mejorar. La vida no es algo estático, sino más bien un

proceso dinámico en constante evolución, como parte de la naturaleza del universo. Y este

criterio se aplica tanto a las personas, como a las organizaciones y sus actividades. El

esfuerzo de mejora continua, es un ciclo ininterrumpido, a través del cual identificamos un

área de mejora, planeamos cómo realizarla, la implementamos, verificamos los resultados y

actuamos de acuerdo con ellos, ya sea para corregir desviaciones o para proponer otra meta

más retadora. Este ciclo permite la renovación, el desarrollo, el progreso y la posibilidad de

responder a las necesidades cambiantes de nuestro entorno, para dar un mejor servicio o

producto a nuestros clientes o usuarios. (Aguirre, 2014)

¿Qué es el brainstorming?

El “Brainstorming” o “Tormenta de Ideas” es una técnica general que persigue: La

generación de ideas por parte de un grupo de personas reunidas a tal efecto. Generar ideas

sobre problemas o sobre todas las causas posibles de un problema. También es aplicable a la

elaboración de todas las soluciones posibles de un problema. Potenciar la creatividad de todas

 28

las personas que participan para que expresen sin temor y de una forma espontánea todas las

ideas que les vayan surgiendo, sin censura ni crítica. Posteriormente, entre todas las ideas que

se hayan recopilado se analizan y seleccionan las más interesantes o viables. (Roldá, 2009)

¿Qué es el diagrama de Ishikawa?

Se utiliza para relacionar los efectos con las causas que los producen. Por su carácter

eminentemente visual, es muy útil en las tormentas de ideas realizadas por grupos de trabajo

y círculos de calidad.

En el análisis de un proceso industrial es frecuente realizar el diagrama de Ishikawa

clasificando las causas según las “M”:

Causas relacionadas con la Máquina (Machine). Por ejemplo, vibraciones.

Causas relacionadas con la Materia prima (Material). Por ejemplo, diferencias entre

proveedores.

Causas relacionadas con la Método de trabajo (Method). Por ejemplo, realización de

secuencias de trabajo equivocadas, etc.

Causas relacionadas con el Operario (Men). En este caso en español no empieza con “m”. Por

ejemplo, falta de formación, problemas de vista, etc.

Causas relacionadas con el Medio ambiente (Environment). En este caso en inglés no

empieza con “m”. Por ejemplo, cambios de temperatura, etc. (Falcó, 2009)

¿Qué es el diagrama de afinidades?

El diagrama de afinidad es la herramienta a emplear cuando no hay información suficiente

para emplear ninguna otra herramienta. Funciona mediante la estructuración jerárquica de la

información disponible. Por lo tanto resulta útil para

• Centrar un problema poco definido.

 29

 Sintetizar y organizar ideas.

• Proporcionar la estructura de los factores que afectan al problema.

 Factores que le afectan.

 Posibles causas.

• Descubrir otros problemas subyacentes.

Como resultado del diagrama de afinidad no se obtiene normalmente “la solución” del

problema, pero aumenta mucho el grado de conocimiento del mismo, de los factores que en él

inciden y de las posibles causas que lo originan, de modo que es posible continuar con alguna

otra de las herramientas restantes. (Falcó, 2009)

¿Qué es el diagrama Pareto?

El principio de Pareto se enuncia diciendo que el 80% de los problemas están producidos

por un 20% de las causas. Entonces lo lógico es concentrar los esfuerzos en localizar y

eliminar esas pocas causas que producen la mayor parte de los problemas.

El diagrama de Pareto no es más que un histograma en el que se han ordenado cada una de

las "clases" o elementos por orden de mayor a menor frecuencia de aparición. A veces sobre

este diagrama se superpone un diagrama de frecuencias acumuladas. (Falcó, 2009)

¿Qué es el diagrama de Gantt?

Es una popular herramienta gráfica cuyo objetivo es mostrar el tiempo de dedicación

previsto para diferentes tareas o actividades a lo largo de un tiempo total determinado.

Aunque no indica las relaciones existentes entre actividades, la posición de cada tarea a lo

largo del tiempo hace que se puedan identificar dichas relaciones e interdependencias.

(Cadena)
 30

¿Qué es un Manual de procedimientos?

El manual de procedimiento es uncomponente del sistema de control interno, el cual se

crea para obtener una información detallada,ordenada, sistemática e integral que contiene

todas las instrucciones, responsabilidad e información sobre las políticas , funciones, sistemas

y procedimientos de las distintas operaciones o actividades que se realizan en una

organización. Las empresas en todo el proceso de diseñar e implementar el sistema de

control interno, tiene que preparar los procedimientos integrales de procedimiento, los cuales

son los que forman el pilar para poder desarrollar adecuadamente sus actividades,

estableciendo responsabilidades a los encargados de todas las áreas ,generando información

útil y necesaria, estableciendo medidas de seguridad ,control y autocontrol y objetivos que

participen con el cumplimiento de participación empresarial .

¿Que es un manual de organización?

Los manuales de organización son aquellos que se encargan de detallar de forma

sistemática los procesos, procedimiento y gestión de las empresas es decir se exponen la

jerarquía de la organización, detallando la estructura y los roles y actividades que se

desarrollan en distintas áreas.

2.5.2. Conceptos y términos utilizados

Archivos

Los archivos resguardan documentos que difieren en la apreciación de su valor con el

transcurso del tiempo, sometiéndose generalmente a la investigación histórica. Estos

documentos pueden ser diferentes en su significado, pero mantienen información de una

organicidad.
 31

Documento

Se define el documento como “cualquier soporte de cualquier índole que contiene

información de interés para una determinada materia”. Al decir soporte especifica como

papel, cinta magnetofónica, tela, papiro, pergamino, etc., cualquier objeto que, en su

contenido, guarda un signo determinado como información que debe ser extraída por quien o

quienes se interesan.

Concepto de ordenación

Ordenar, significa poner orden, concierto y buena disposición, encaminar o dirigir hacia un

fin. Como consecuencia la ordenación es la colocación de las cosas en el lugar que les

corresponde, o como la regla que debe obedecerse para hacer las cosas.

Concepto de clasificación

La clasificación es la agrupación de los elementos de un conjunto en subconjuntos, clases

o conceptos clasificatorios que lo dividen de forma disyuntiva y exhaustiva. Clasificar es, por

tanto, dividir en grupos de forma tal que:

 Ningún grupo sea vacío

 Ningún elemento pertenezca a más de un grupo

 Y la suma de los elementos de todos los grupos equivalgan a la extensión total del

conjunto
 32

CAPITULO III

3. ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL

3.1. Mapa del flujo de valor actual y/o diagrama de proceso actual.

En esta etapa, se describió los procesos que sigue la empresa en el área administrativa,

utilizando el

Diagrama de Operación de Procesos y el Diagrama de Análisis de Procesos.

3.1.1. Diagrama de operaciones de proceso (DOP)

A través de esta representación gráfica se va a visualizar el proceso de las principales

operaciones e inspecciones del área administrativa en la demora en la atención de

documentos como se puede observar en el diagrama

 33

DIAGRAMA DE OPERCIONES DE PROCESOS

CODIGO: ADM-DOP-2018
PAGINA: 01/01

L&A -PUMA IDME

ATENCION DE
PERUCORP SOLEDAD
DOCUMENTOS
S.A.C. ELABORADO:
-VILLAVICENCIO
SANTOYO AMELIA

Atención de documentos

5 min 1 Solicita documento

Breve información del

5 min 2 documento que
requiera

7 min 3 Ubicar archivador

55 min 4 Buscar documento

2 min 1
Verificar documento
si corresponde

5 min 5 Sacar copia si se requiere

5 min 6 Entregar al solicitante

LEYENDA
ACTIVIDAD CANTIDAD TIEMPO
6 82 Min

1 2 Min
TOTAL 6 84 Min

Figura3: DAGRAMA DE OPERACIONES DE PROCESOS ACTUAL

ELABORACION PROPIA
 34

La figura N°3 Nos muestra el diagrama de operación del proceso en la atención de

documentos, este proceso comienza con la demora en la búsqueda de documentos que son

solicitados ya que como causa tenemos la falta de organización en la empresa.

Como se puede observar en el DOP, se muestra las operaciones e inspecciones que se

realizan para la atención de documentos y teniendo en cuenta los tiempos empleados. Se

obtuvo 6 operaciones y 1 inspección con 1 hora y 40 minutos (84min) para la atención de

cada documentos.

3.1.2. Diagrama de análisis de proceso (DAP)

En el diagrama de actividades del proceso se describió las actividades que se realiza en la

empresa L & A PERUCORP S.A.C., en el día a día en la atención de documentos. En este

diagrama se utiliza cinco símbolos los cuales son: operación, inspección, transporte,

almacenamiento y demora, teniendo en cuenta los tiempos empleados por cada actividad. A

continuación, se muestra el DAP que se realizó.

 35

DIAGRAMA DE ANALISIS DE PROCESO DEL METODO ACTUAL

EMPRESA L & A PERUCORP S.A.C.
DEPARTAMENTO
ADMINISTRACION
–AREA
SECCIÓN ATENCION DE DOCUMENTO
RESUMEN
MÉTODO MÉTODO -Sol Puma Idme
ACTIVIDAD DIFERENCIA
ACTUAL MEJORADO OBSERVADOR -Villavicencio Santoyo
OPERACIÓN 6 - - Amelia
INSPECCION 1 - - FECHA
TRANSPORTE 3 - -
MÉTODO ACTUAL
ALMACENAJE - - -
DEMORA - - -
TOTAL 10 - - SIMBOLO MINUTO
TIEMPO TOTAL 86 min - -
TIEMPO
N° DESCRIPCIÓN DISTANCIA
(MIN)
1 solicita documento X 5 min -
2 traslado a la oficina X 1 min -
breve información del documento X
3 5 min -
solicitado
4 traslado a los estantes X 1 min -
5 ubicar archivador X 7 min -
6 buscar documento X 55 min -
7 verificar documento si corresponde x 5 min -
8 sacar copia X 5 min -
9 trasladarse a persona solicitante X 1 min -
10 entregar documentos X 5 min -
11 0 -
TOTAL 6 1 3 0 0 90 min -
Figura 4: diagrama de análisis de procesos del método actual

Elaboración propia
 36

Con la elaboración del diagrama de análisis de proceso se llegó a la conclusión que hay un

total de 10 actividades que se realiza al momento atender los documentos solicitados, donde

se tarda un tiempo total de 1 hora 50 minutos (90 min) por cada atención donde se solicita tan

solo un documento.

3.1.3. Mapa de flujo de valor

Después de haber realizado el diagrama de análisis de procesos se procedió a realizar el

flujograma de la empresa en el cual se detalla el proceso de la atención de documentos

SOLICITA INFORMACION DEL BUSQUEDA DE EN EL AREA DE

INICIO
DOCUMENTO DOCUMENTO DOCUMENTO ADMINISTRACION

NO
AREA DE
ENCONTRADO ?
CONTABILIDAD

SI
NO

PREPARACION DEL DOCUMENTO EN EL AREA DE

APROBACION?
DOCUEMNTO ENCONTRADO ADMINISTRACION

SI

REGISTRA ENTREGA AL
FIN
DOCUMENTO SOLICITANTE

Figura 5: mapa de flujo de valormétodo actual

Elaboración propia
 37

En la figura 5 se muestra el flujograma de la empresa, en primer lugar está la solicitud de

documentos las cuales se encuentran en la oficina en el área de administración, las cuales

están ubicadas en los archivadores ya encontrado el documento se registra la salida de

documento y se procede a la entrega a la persona que lo requiere en caso que no sea asi será

buscado en los archivos de contabilidad.

3.2. Análisis de las causas raíces que generan el problema

Por medio de este punto se analizará las causas que generan el problema, al igual que se

realizó anteriormente para detectar el problema principal, se utilizará los mismos métodos

para que se halle la causa que genera el problema elegido proponer y aplicar una propuesta de

mejora.

3.2.1. Lluvia de ideas

Aplicaremos esta técnica para encontrar las posibles causas del problema propuesto, con la

participación del equipo de trabajo se obtuvo los siguientes resultados:

Tabla 6:lluvia de ideas de las causas

CAUSAS QUE OCASIONAN LA DEMORA EN LA

ATENCION DE DOCUMENTOS

Falta de organización documental

Inapropiado control de documentos

Falta de actualización de documentos

Espacio reducido

Desconocimiento del personal sobre gestión documental

falta de ubicación de documentos

Falta de rotulación

Elaboración propia
 38

3.2.2. Método de Ishikawa

Mediante esta técnica grafica se apreciará con claridad las relaciones del problema y las

posibles causas del mismo. A continuación, se presenta el diagrama de Ishikawa con la

distribución de las causas definidas en la lluvia de ideas, para ello solo se utilizó 4 M (Mano

de obra, Materiales, Método y Medio Ambiente.

MANO DE OBRA
Desconocimiento del
personal sobre
gestión documental
Inapropiado control
de documentos
DEMORA EN LA
ATENCION
Falta de DE DOCUMENTOS
organización
documental Espacio reducido
Falta de
actualización de Falta de ubicación
documentos

METODO MEDIO AMBIENTE

Figura 6: Diagrama de Ishikawa

ELABORACION PROPIA

como se puede observar en la figura n°5 se muestra el diagrama de Ishikawa donde se han

categorizado las causas mencionadas en la lluvia de ideas el método, mano de obra, medio

ambiente y maquinaria como en efecto a la demora en la atención de documentos.

3.3. PRIORIZACIÓN DE LAS CAUSAS RAÍCES

3.3.1. Diagrama de Pareto

A continuación se muestra los resultados recopilados con la ponderación dados por los

mismos colaboradores, utilizando la técnica de análisis de Pareto se obtiene las causa

principales a resolver.
 39

De esta manera cada causa tendrá un valor porcentual que determina la importancia de las

mismas.

Tabla 7: Pareto de las causas detectadas

CAUSA DEL PROBLEMA FRECUENCIA % 80 - 20

ACUMULADO
falta de organización documental 41 22% 80%
Inapropiado control de documentos 35 40% 80%
falta de actualizacion de documentos 31 56% 80%
Espacio reducido 29 71% 80%
Desconocimiento del personal sobre gestion 29 87% 80%
documental
Falta de ubicación de documentos 27 100% 80%
TOTAL 192

ELABORACION PROPIA

Como se puede apreciar en la tabla N°7, las causas principales en el área de administración

vendrían a ser:

 Falta de organización de documentos.

 Inapropiado control de documentos

 Falta de actualización de documentos.

 Espacio reducido

 Desconocimiento del personal sobre la gestión documental

 Falta de ubicación de documentos

 40

En la siguiente figura se podrá observar el Diagrama de Pareto graficado para su mejor

entendimiento, lo que nos muestra la ponderación que le asignaron a cada causa según la

importancia que le dieron el equipo de trabajo

GRAFICO DE CAUSAS
100%
200 90%
80%
150 70%
60%
50%
100
40%
30%
50 20%
10%
0 0%
falta de Inapropiado falta de Espacio reducido Desconocimiento Falta de
organización control de actualizacion de del personal ubicación de
documental documentos documentos sobre gestion documentos
documental

FRECUENCIA % ACUMULADO 80 - 20

Figura 7: Diagrama de Pareto identificación de las causas

ELABORACION PROPIA

Como se puede observar en la figura, se puede distinguir las principales causas que se

deben solucionar en la cual la causa principal tenemos: “La falta de organización de

documentos” el cual vendría a ser un problema vital y 5 problemas triviales.

3.3.2. Operacionalización de la variable de la causa principal

Como ya sabemos cuáles son las causas principales, se pasara a Operacionalizar sacando

las variables, sus dimensiones y los indicadores correspondientes

 41

Tabla 8: Operacionalizacion de la variable

PROBLEMA
VARIABLE DIMENCIONES INDICADORES
PRINCIPAL

-Tipo de documento
DOCUMENTOS
FALTA DE ORGANIZACIÓN -fecha

ORGANIZACIÓN DE ESTANTE -Niveles

DE DOCUMENTOS DOCUMENTAL -Etiqueta

ARCHIVADOR
-nombre de ubicación

ELABORACION PROPIA

Luego de la elaboración del Diagrama de Pareto anterior, se identificaron las causas

vitales, ya mencionados anteriormente, la causa principal que se busca atacar para reducir el

problema, es la falta de organización de documentos en la demora de atención de

documentos, el cual afecta directamente al área de administración, por lo que al no contar con

una organización adecuada llega a ocasionar demoras y retraso en la entrega de documento.

 42

CAPITULO IV

4. PROPUESTA TÉCNICA DE LA MEJORA

Teniendo claro el problema principal y la causa principal del mismo, en este capítulo se

procederá a elaborar una propuesta de mejora buscando las alternativas más viables para

reducir la causa raíz. La propuesta de mejora es “Implementar un plan para la organización

documentaria en el área de administración de la empresa “L&A PERUCORP S.A.C.”

4.1. Plan de acción de la mejora propuesta

Con la información obtenida acerca del problema y las causas, se mostrará la matriz causa

y efecto, donde se relaciona la causa con el efecto, con el objetivo general, con los objetivos

específicos, con los documentos propuestos y finalmente con la propuesta de mejor

4.1.1. Delimitación del alcance de la implementación del proyecto

Se describirán todos aquellos instrumentos, manuales y métodos que se tendrá en cuenta

para la ejecución del plan de mejora, de esta manera facilitará la labor al momento de

ejecutarlo
 43

Tabla 9: Matriz de causa y efecto

OBJETIVO DOCUMENTO /
CAUSA EFECTO OBJETIVO ESPECIFICO PROPUESTA DE MEJORA
GENERAL INSTRUMENTO

*Determinar el tiempo de
*Reducir el tiempo de atención de documentos. Ficha de control de
preparación del tiempos en la atención
Registrar entradas y salidas o
requerimiento de documentos.
préstamo de documentos
de documentos
IMPLEMENTACION DE UN
DEMORA EN ocasionados Establecer un procedimiento
PLAN DE PARA LA
FALTA DE LA por la deficiente para la organización de
ORGANIZACIÓN
ORGANIZACION ATENCION organización archivadores
DOCUMENTARIA EN EL
DOCUMENTAL DE documental. Procedimiento de distribución Manual de
ÁREA ADMINISTRATIVA DE
DOCUMENTO y localización de estantes procedimientos para
LA EMPRESA
la organización de
*Implementar
Determinar: documentos.
un plan de
.VAN
organización
TIR
documental
 44

En la tabla 9 se muestra matriz causa y efecto, la cual ha sido elaborada para la

implementación del proyecto de mejora, en ella se detallada el problema, la causa, los

objetivos generales y específicos y los instrumentos para la mejora.

4.2. Consideraciones técnicas y operativas para la implementación de la mejora

4.2.1. Consideraciones técnicas

Como instrumento de mejora utilizaremos un registro para la codificación de documentos,

un registro para recepcionar documentos y un registro para documentos prestados, estos

formatos se utilizarán para registrar los códigos de los documentos, también para registrar los

documentos que se recepciona y presta, dichos formatos facilitaran la búsqueda de

documentos, el modelo y las funciones que cumplen estos formatos se especifica en el

manual de procedimientos que esta al final como anexo.

4.2.2. Descripción del proceso mejorado.

Se elaboró un manual de procedimientos para la organización de documentos, en donde se

detalla los procedimientos para implementar la propuesta de mejora en la empresa L & A

PERUCORP S.A.C. en el área administrativa.

4.2.3. Flujograma

A continuación, se da a conocer el flujograma de los distintos procedimientos establecidos

cronológicamente en el manual, para dar a conocer de manera clara y concreta los pasos a

seguir en la implementación del plan de mejora

 45

INICIO

RECEPCION DE
DOCUMENTOS

VERIFICACION
DE
DOCUMENTO

NO
¿CONFORME?

SI

REGISTRAR LOS
DOCUMENTOS

PREPARACION
DE DOCUMENTO

NO
APROBACION?

SI

ENTREGA AL
SOLICITANTE

FIN

Figura 8: flujograma

Elaboración propia

En la figura 8 se muestra el flujograma se realiza la recepción del documento, para luego

verificar los datos de la persona solicitada, luego se procedió a la digitalización,

seguidamente se realizó la preparación del documento y finalmente ser aprobada y realizar la

entrega correspondiente.
 46

4.2.4. Especificaciones de los procedimientos propuestos.

ACTIVIDAD 1.-Recepción de documentos, en esta actividad la persona encargada se

Hace responsable del documento que se le entrega.

ACTIVIDAD 2.-Verificación de datos, luego de haber recepcionado dicho documento se

Procede a constatar que los datos, firmas, etc. estén correctamente

legibles y completos.

ACCTIVIDAD 3.- Información clara y correcta, en esta actividad se verifica que la

Información esta correcta, de no ser así se hace la devolución del

documento al área respectiva.

ACTIVIDAD 4.-Registrar los documentos, luego de haber revisado el documento se

Procedió a digitalizar a la computadora

ACTIVIDAD5.-Preparación de documentos, seguidamente de la actividad anterior, se

Procede a ir a los estantes a identificar los documentos solicitados para

luego juntarlos y hacer la entrega respectiva.

ACTIVIDAD 6.- Aprobación del documento, en esta actividad se realiza la verificación de

documentos para ser aprobados. Caso contrario será devuelto a la

persona encargada.

ACTIVIDAD 7.-Entrega de documento, y finalmente el documento ya aprobado se

entrega a la persona solicitante.

4.3. Documentación de los procedimientos propuestos

A) Codificación de archivadores

Se realizara este procedimiento se recepcionara y clasificara los documentos según el

tipo de documento y y archivador que corresponda ya sea documentos administrativos

y/o contables como por ejemplo facturas, entre otros

 47

 Se hará de acuerdo a la utilización de los documentos: separado por meses, años,

de los mas reciente a lo mas antiguo

 Eiqueta : en el rotulo se encuentra el año, y el tipo de documento que se

almacenar

B) Clasificación de los archivos:

 Finalidad, el personal no necesariamente del área encuentre dicha información,

rigiéndose por su clasificación:

 Según su conservación

 Archivo Inactivo – es aquel que se guarda por varios años,

 Archivo Activo - es aquel documento actual en periodo de cinco años.

C) Clasificación de documentos.

 Para determinar el valor del documento se clasifica según los siguiente

 Documentos vitales: Pertenece documentos financieros,

 Documentos importantes. Incluye documentos financieros, contables.

 Documentos útiles. Incluye documentos del área de trabajo, informes de gastos e

ingresos.

4.4. Consideraciones operativas

Antes de aplicar el plan de mejora, primero se debe programar una capacitación y métodos

de trabajo para su buen funcionamiento, para ello se debe apoyar en el manual de

procedimientos el cual indica de manera detallada paso a paso.

4.4.1. Capacitación para la implementación del proyecto de mejora

Se programara una capacitación para que se pueda implementar dicha propuesta de

mejora. La capacitación será para la Asistente Administrativa, constara de 2 horas

 48

aproximadamente, explicándole el manejo de dichos procedimientos, pudiendo así resolver

las dudas acerca del caso.

4.4.2. Elaboración de manuales de procedimientos

Este proyecto de mejora contará con un manual de procedimientos donde se detallará

todas las actividades y registros a implementar para mejorar la organización documentaria.

Este manual tendrá una amplia explicación para su uso y aplicación, de esta manera se evitará

confusiones a futuro.

4.5. Consideraciones ambientales

Debemos tener en cuenta los residuos y desechos que se generara con la ejecución de este

plan de mejora, para evitar problemas ambientales.

4.5.1. Limpieza de ambientes

En cuanto a la limpieza de ambientes, solo se considera para este plan la limpieza de

oficina del área administrativa, ya que será punto para aplicar la propuesta de mejora. Esta

limpieza se especifica en la recolección de residuos que se genere durante el día.

4.5.2. Recolección y manipulación de residuos

Estos residuos serán depositados en tachos de colores dispuestos por la empresa para tal

fin, para su posterior disposición, a través de los camiones municipales recolectores de

basuras.

4.5.3. Eliminación de residuos

Los residuos generados en la empresa después de haber sido clasificados deben ser

desechados al recolector de basura que pasa por la zona donde está ubicada la empresa. De

esta manera se evitará la contaminación directamente con el medio ambiente

 49

4.6. Recursos técnicos para implementar el proyecto de mejora

A continuación se detallara todos los recursos que se incluirá para la implementación de

este plan de mejora, de esta manera facilitara la aplicación de dicha propuesta considerando

cada uno de los siguientes recursos.

4.6.1. Requerimiento de maquinaria, equipos y herramientas

A continuación se presenta el equipo que se utilizara para la implementación del proyecto

de mejora los cuales se detalla en la siguiente

Tabla 10: requerimiento de equipo

EQUIPOS CANTIDAD UNIDAD

Laptop 1 HH/M

Impresora 1 HH/M

En la tabla se muestra el equipo a utilizar para la elaboración del proyecto de mejora como

es la laptop

4.6.2. Requerimiento de materiales e insumos

Los materiales que se utilizó en la elaboración de proyecto son los que se detallan en la

siguiente tabla, donde se especifica la cantidad y la unidad de cada material.

Tabla 11: Requerimiento para la implantación de la propuesta de mejor

MATERIALES CANTIDAD
COMPUTADORA 2 horas
IMPRESORA 15 hojas
HOJA BOND 10 unidades
TIJERAS 2 unidades
LAPICEROS 2unidades
VINIFAN 7 unidades
CINTA 1 unidad
 50

Como se puede apreciar en la tabla se cuenta con 7 elementos que se utilizaron para la

implementación de la propuesta de mejora, con un nuevo plan de organización documentaria.

Como se puede apreciar en la tabla se cuenta con 7 elementos que se utilizaron para la

implementación de la propuesta de mejora, como se puede observar tenemos cinta, vinifan,

hoja bond,tijera papel luste que nos ayudara en la etiqueta ,forrado y entre otras actividades

4.6.3. Requerimiento de personal

Para la ejecución de la propuesta de mejora que es implementar un plan de organización

documental se trabajó con las dos practicantes de administración industrial tomando 5 horas

al día durante 6 días, sumando un total de 30 horas con un total de 90 horas

Tabla 12: Requerimiento de personal

AREA ADMINISTRATIVA N°

PRACTICANTE ADM. 2

En la tabla nos muestra la cantidad de colaboradores que se utilizó en la elaboración del

proyecto de mejora.

4.6.4. Documentación necesaria (manuales, procedimientos, fichas técnicas, etc.)

En esta parte del proyecto se debe especificar la documentación al que se recurre para que

se lleve a cabo dicho plan, en este proyecto no se realizará ningún tipo de documentación ya

que al inicio de este plan se mantuvo una conversación con el gerente general para que se

implemente dicho proyecto sin ningún inconveniente.

4.7. Diagrama de procesos, mapa del flujo de valor y/o diagrama de operación de la

situación mejorada

En este punto, se aplicará nuevamente el diagrama de actividades de procesos

(DAP) y diagrama de operaciones de proceso (DOP), pero en esta ocasión será de la

 51

situación mejorada del problema principal.

4.7.1. DIAGRAMA DE OPERACIONES DE PROCESOS (DOP)

Como se puede observar a continuación se mostrara el diagrama de procesos después de la

implementación de mejora

DIAGRAMA DE OPERCIONES DE PROCESOS

CODIGO: ADM-DOP-2018
PAGINA: 01/01
L&A
ATENCION DE -PUMA IDME
PERUCORP
DOCUMENTOS SOLEDAD
S.A.C. ELABORADO:
-VILLAVICENCIO
SANTOYO AMELIA
ATENCION DE DOCUEMNTOS

0.5 min
1 Solicita documento

Breve información del

5 min 2
documento que requiera

2 min 3 Ubicar archivador

10 min 4 Buscar documento

0.5 min
Verificar documento si
1
corresponde

1 min 5 Sacar copia si se requiere

5 min 6 Entregar al solicitante

LEYENDA
ACTIVIDAD CANTIDAD TIEMPO
6 23.05 Min

1 0.5 Min
TOTAL 6 24 Min
Figura 9: Diagrama de operaciones de procesos método mejorado

En la figura 9 se muestra el diagrama del proceso de operaciones de atención de

documentos después de implementar la mejora donde se redujo la demora antes era de 1 hora
 52

y 30min (78min) y después de la mejora 24 min se redujo un tiempo de 54 min mostrando

claramente una mejora en el proceso

4.7.2. Diagrama de actividades de proceso (DAP)

A continuación se muestra el diagrama de análisis de procesos “demora de atencionde

documentos” mejorado.

DIAGRAMA DE ANALISIS DE PROCESO DEL METODO ACTUAL

EMPRESA L & A PERUCORP S.A.C.
DEPARTAMENTO
–AREA ADMINISTRACION
SECCIÓN ATENCION DE DOCUMENTOS
RESUMEN
MÉTODO MÉTODO Sol Puma Idme
ACTIVIDAD
ACTUAL MEJORADO DIFERENCIA OBSERVADOR Villavicencio Santoyo
6 Amelia
OPERACIÓN 6 -
INSPECCION 1 FECHA
1 -
3
TRANSPORTE 3 -
MÉTODO ACTUAL
-
ALMACENAJE - -
-
DEMORA - -
10 SIMBOLO MINUTO
TOTAL 10 -
86 min 32 min 54min
TIEMPO TOTAL
TIEMPO
N° DESCRIPCIÓN DISTANCIA
(MIN)
1 Solicita documento x 0.5 min -
2 Traslado a la oficina X 1 min -
Breve información del documento
5 min
3 solicitado x -
4 Traslado a los estantes X 1 min -
5 Ubicar archivador x 1 min -
6 Buscar documento x 15 min -
7 Verificar documento si corresponde x 0.5min -
8 Trasladarse a escritorio x 1 min -
Registrar en el registro de salidas de
1 min
9 documento x -
Verificar el formato de salidas de
0,5 min
10 documentos x -
11 Trasladarse a persona solicitante x 1 min -
12 Entregar documentos x 5 min -
13 0 -
TOTAL 6 2 4 0 0 32min 30seg -
Figura 10: Diagrama de análisis de procesos del método mejorado
 53

Elaboración propia

Como nos muestra la figura 10 el diagrama de análisis de procesos del área administrativa

en el cual se logra una reducción de tiempo con un total de 10 actividades entre las

operaciones, inspecciones, demora, almacenaje, transporte que se realizan al momento de la

atención de los documentos.

4.8. Cronograma de implementación del proyecto de mejora

En este punto, daremos a conocer el cronograma de ejecución del proyecto de mejora para

luego realizar nuestra prueba piloto.

03-sep 04-sep 05-sep 06-sep 07-sep

NOMBRE DE LA TAREA DURACION
LUNES MARTES MIERCOLES JUEVES VIERNES

ADQUISION DE
1
MATERIALES

ELABORACION DE

ROTULOS Y OTROS
2
ELEMENTOS DE

IMPLEMENTACION

IMPLEMENTAR LOS
2
PROCEDIMIENTOS

EVALUACION 1

FIGURA 11:Cronograma de actividades del proyecto

Como se puede observar en la tabla, se tomó como día de inicio el día Lunes 3 de

Septiembre, la cual tuvo una duración de 5 días laborables, en la cuales tenemos la

Adquisición de los materiales necesarios que tuvo una duración de un día el cual fue el 3 de

septiembre, elaboración de rótulos, forrar archivadores otros elementos de implementación

que tuvo una duración de un día el cual fue el 4y 5de septiembre, implementación de los
 54

procedimientos el cual tuvo una duración de dos días los cuales fueron el 5 y 6 de septiembre

y finalmente la evaluación que se realizó el 7 de septiembre, para luego proceder a la

realización de nuestra prueba piloto.

PRUEBA PILOTO

ANTES

DESPUES

figura12:EVIDENCIA

Primeramente se realizó la clasificación de documentos por empresa y servicios

Después de haber clasificado los documentos se pasó a seleccionar los documentos que son

antiguos y recientes.
 55

Luego se procedió a clasificar los documentos según su grupo tipo, año y mes,

seguidamente se procedió a colocar los documentos en archivadores, y en cada archivador se

puso su respectiva etiqueta como L&A PERUCORP S.A.C. – Egresos – 2018.

Luego se forro y marco de que mes a que mes se pondría en el archivador con los

materiales necesarios, los cuales fueron plumón, papel bond y una cinta de embalaje

Para terminar se ubicó los archivadores en los estantes, según la clasificación que se le dio

a cada documento y su nivel correspondientemente.

4.9. Implementación del piloto del proyecto de mejora

4.9.1. Implementación del piloto del proyecto de mejora

Parala medición denuestrapruebapiloto se utilizó nuevamentelafichadecontrol detiempos

dela demora de atenciódedocumentos, obteniendoun total de458 minutos,esta medición se

tomó durante unasemanadesde el 17 hastael 21 de septiembre, en esasemanaprepararon 7

requerimientos con un total 44 documentos

4.9.2. Medición del problema después de la mejora

Siguiente tabla se utilizó para medir los tiempos de atención de documentos y utilizarlo

como evidencia para ver la mejora después de aplicar nuestra prueba piloto
 56

Tabla 13: medición del problema método mejorado

17/09 18/09 19/09 20/09 21/09

FECHA /2018 /2018 /2018 /2018 /2018
TOTAL
TOTAL DE
DE MINUTO MINUTO
DOCUM S+ S EN LA
ACTIVIDAD L M M J V
ENTOS DOCUM BUSQUE
ATENDI ENTO DA DE
DO DOCUM
ENTOS
BUSQUEDA DE
1 2 1 4 14 56
CONTRATOS
BUSQUEDA DE
1 2 3 10 30
COTIZACIONES
BUSQUEDA DE
FACTURAS/BOLETA 1 2 4 2 9 1 135
S
BUSQUEDA DE
2 2 25 50
PRESUPUESTO
BUSQUEDA DE
2 3 2 3 10 6 60
SERVICIOS
REGISTROS DE
2 2 1 2 7 10 70
VENTA
REGISTROS DE
2 1 2 4 9 7 63
COMPRA
TOTAL 7HY73MI
44 HORAS N
TOTAL
MIN. 464
PROME
DIO 11.6

Como se puede observar en la tabla, después de haber ejecutado la prueba piloto se

observó cambios positivos dándose así la reducción de tiempos .Esto se dio gracias a los

procedimientos empleados en la organización, codificación y distribución correspondiente de

documentos, archivadores en el estante tomando para la prueba piloto, lo cual mejoró

favorablemente.
 57

Finalmente con la implementación de las medidas del plan mejora en la prueba piloto,

se pudo mejorar la organización en el área de administración.

4.10. Aspectos limitantes de la implementación de la mejora

En este proyecto de mejora no tiene aspectos limitantes por ser aplicativo en el área de

administración.
 58

CAPITULO V

5. COSTOS DE IMPLEMENTACION DE LA MEJORA

En este capítulo realizaremos el presupuesto de cada uno de nuestros requerimientos para

la realización de la propuesta

5.1. Inversión de maquinaria equipos y herramientas

En este caso no se requiere comprar ningún tipo de maquinaria ya que se realizará con los

implementos de la empresa

5.2. Costo de materiales de materiales e insumos

5.2.1. Costo de materiales en la elaboración del proyecto

Posteriormente, se detallara el presupuesto de materiales e insumos en que se

Tomará en cuenta todos los gastos que incurrían para la elaboración del proyecto de

mejora

Tabla 14: Costo de materiales de la elaboración del proyecto.

MATERIALES CANTIDAD COSTO TOTAL

HOJA BOND 1 millar 19 19

FILE 3 unidades 0.5 1.5

IMPRESIÓN 100 hojas 0.1 10

INTERNET 3 horas 1 3

TOTAL 33.5
 59

Como se muestra en la tabla N° 14, losmateriales e insumos a utilizar para la elaboración

del proyecto es hoja bond, file, impresión, internet lo cual nos genera un costo total de S/.

33.50 para la elaboración del proyecto de mejora.

5.2.2. Costos de materiales en la implementación del proyecto

Para el presupuesto de materiales, se tomará en cuenta todos los gastos que se Incurrirán

para la implementación de la mejora.

Tabla 15: Costo de materiales e insumos de implementación.

MATERIALES CANTIDAD COSTO TOTAL

COMPUTADORA 2 horas 1.00 2.00

IMPRESORA 20 hojas 0.30 6.00

HOJA BOND 20unidades 0.10 2.00

TIJERAS 2 unidades 1.50 3.00

PLUMONES 2unidades 1.50 3.00

PAPEL LUSTRE 26 unidades 0.50 13.00

VINIFAN 5 unidades 3.50 17.50

CINTA 1 unidad 2.50 2.00

TOTAL 48.50

Como se muestra en la tabla, los materiales a utilizar para implementar nuestro proyecto

de mejora es computadora, impresora, hoja bond, tijeras, plumones, papel lustre, vinifan,

cinta lo cual nos genera un costo total de S/.38.50 para la implementación de la mejora.
 60

5.3. COSTO DEL PERSONAL

5.3.1. Costos de personal en la elaboración del proyecto

En la siguiente tabla, se muestra los costos de mano de obra necesarios para la elaboración

del proyecto de mejora.

Tabla 16: Costo de mano de obra de la elaboración del proyecto

AREA N° HORAS DIAS COSTO/H COSTO

ADMINISTRATIVA TOTAL

PRACTICANTE 2 3 4 S/. 1 S/ 24

Como se muestra en la tabla, se considera a dos personas para la elaboración del proyecto

de mejora, las cuales tendrán un tiempo aproximado de tres horas, lo cual genera un gasto de

S/. 24.00 en total

5.3.2. Costos de personal en la implementación del proyecto

Cabe resaltar que la aplicación de dichos formatos, procedimientos y registros del plan de

mejora se tendrá un aproximado de 2 horas hombre en la utilización del tiempo del personal

de administración, tal como se puede apreciar a continuación

Tabla 17:Costo de mano de obra de la implementación

AREA N° HORAS COSTO COSTO

ADMINISTRATIVA TOTAL

PRACTICANTE 2 2 3.875 S/ 15.50

 61

Como se muestra en la tabla, se considera al personal a cargo para la implementación de

la propuesta de mejora, las cuales tendrán un tiempo aproximado de dos horas, lo cual genera

un gasto de S/. 15.50 en total, teniendo en cuenta el sueldo de personal de S/930.

5.4. RESUMEN DE COSTOS E INVERSION DE LA IMPLEMTACION DE LA

MEJORA

5.4.1. Inversión en la elaboración del proyecto

El costo total de inversión en este proyecto tomando en cuenta los costos de materiales y

los costos de mano de obra se muestra en la siguiente tabla:

Tabla 18: Resumen de los costos de elaboración del proyecto de mejora

DESCRIPCION MONTO

COSTO DE MANO DE OBRA S/ 24

COSTO DE MATERIALES E INSUMOS S/ 48.5

COSTO TOTAL DE LA ELABORACION DEL S/ 72.50

PROYECTO DE MEJORA

Se puede observar en la tabla, el costo de mano de obra tiene un monto total de S/24.00 y

el costo de materiales tiene un monto de S/48.50, dándonos como resultado que la

elaboración del proyecto de mejora tiene un costo total de S/72.50

5.4.2. Costos en la implementación del proyecto

A continuación, se muestra una tabla resumen de la inversión en la compra de los

materiales y todos los requerimientos para la implementación de la propuesta de mejora.

 62

Tabla 19: Resumen de costos de la implementación de la mejora.

DESCRIPCION MONTO

COSTO DE MATERIALES E INSUMOS S/ 33.50

COSTO DE MANO DE OBRA S/ 15.50

COSTO TOTAL DE INVERSIONDEL PROYECTO S/ 49.00

DE MEJORA

Se puede observar en la tabla, el costo de mano de obra tiene un monto total de S/15.50 y

el costo de materiales tiene un monto de S/33.50, dándonos como resultado que la

elaboración del proyecto de mejora tiene un costo total de S/.49.00.

 63

CAPITULO VI

6. Evaluación técnica y económica de la mejora

En este capítulo procederemos a calcular el VAN, TIR y el B/C del proyecto de mejora

para saber si el proyecto es rentable o no.

6.1. Determinación de los flujos de caja del proyecto

6.1.1. Ingresos del proyecto

Los ingresos para el proyecto de mejora se tomaran de la reducción tiempos por cada

requerimiento de documento .A continuación, determináremos el costo del antes y después de

la prueba piloto.

Tabla 20: Tiempo de ahorro

TIEMPO C. MANO DE OBRA

TOTAL
(MIN) (MIN)

ANTES DEL PILOTO 922min 0.065 59.93

DESPUES DEL PILOTO 464min 0.065 40.69

AHORRO DE TIEMPO 458min 0.065 29.77

AHORRO MENSUAL 119.08

En base a los instrumentos de medición del antes y después de la prueba piloto, se

determinó al ahorro económico en función de los minutos reducidos.

Los ingresos del proyecto se extrajeron del costo del tiempo perdido en el requerimiento y

elaboración de documentos. Para hallar el tiempo perdido en dinero se va a considerar lo

siguiente.

El administrador gana mensualmente gana S/930.00.por día gana S/31.00. Por hora gana

s/3.875 y por minuto S/0.065

 64

6.1.2. Egresos del proyecto

Los egresos están constituidos por la inversión y la implementación que se realiza en

materiales y mano de obra. Tal como se observa en la tabla N°16.

Tabla 21: Egresos de proyecto

EGRESOS DEL PROYECTO COSTO

COSTO DE INVERSION S/49.00

COSTO IMPLEMENTACION S/72.50

TOTAL S/121.5

Como se observa en la tabla N°21 se muestra los costos de los egresos del proyecto con

un total de S/121.50

6.2. Flujo de caja neto de la implementación del proyecto

El ahorro es de 458 minutos, siendo el sueldo del personal por minuto de S/.0.065,

multiplicando ambos datos nos da como resultado el ahorro semanal de S/. 29.77, multiplicando

por las 4 semanas del mes, se obtiene como el ahorro mensual un total de s/. 119.08

Tabla 22:Flujo de caja

MES SETIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE ENERO FEBRERO MARZO

INGRESOS 119.08 119.08 119.08 119.08 119.08 119.08

EGRESOS -72.50 -49 -49 -49 -49 -49 -49

INVERSION -72.50

IMPLEMENTACION -49 -49 -49 -49 -49 -49

FLUJO DE CAJA -72.50 70.08 70.08 70.08 70.08 70.08 70.08

 65

6.3. Indicadores de rentabilidad del proyecto

6.3.1. valor actual neto (VAN)

Se aplicó el VAN al flujo de caja neto del proyecto, para ello se contó con el apoyo de la

empresa L&A PERUCORP S.A.C,el cual nos proporcionó la tasa de rentabilidad ,siendo este

25%

Tabla 23: Valor actual neto

VAN (TASA 0.20%) 160.55

En la tabla 19 como se puede observar nos da un valor positivo y que deduce que el

proyecto es rentable

6.3.2. Tasa interna de retorno (TIR)

A continuación se calculó la tasa interna de retorno del proyecto como se puede ver

Tabla 24:Tasa interna de retorno

TIR 94.9%

En la tabla 20 se muestra la tasa interna de retorno el cual es comprobado con el

COK(20%) de la empresa, y al ser mayor ,significa que el proyecto es rentable

6.3.3. Índice de beneficio/costo (B/C)

Para desarrollar la fórmula de la relación beneficio-costo es necesario actualizar los

ingresos y egresos, para el proyecto la relación beneficio costo es superior a la unidad, como

se puede ver
 66

Tabla 25:Beneficio costo

BENEFICIO DE COSTO

EGRESOS 233.05

INGRESOS 72.50

B/C 3.21

B/C = VAB

I+VAC

B/C = 233.05

72.50

B/C = 3.21

En la tabla N°25 se puede observar que el índice de beneficio el cual es mayor a 1, eso

quiere decir que el proyectos rentable por lo cual con cada S/1.00 invertido se ganara S/2.21

Lo cual indica que el proyecto es rentable.

 67

CAPITULO VII

7. CONCLUCIONES Y RECOMENDACIONES

A continuación, en este capítulo se darán a conocer las conclusiones y recomendaciones

del proyecto de mejora.

7.1. Conclusiones

 Seredujoeltiempodeatencióndedocumentos,ocasionado porlafalta

organizacióndocumentalen untotalde 458 min

 Se implementó un plan de organización documental en la empresa estableciendo un

manual de procedimientos para la organización documental que consta de cuatro

procedimientos, este manual fue aprobado por el gerente general y será aplicada

constantemente para evitar caer en las malas costumbres.

 Se estableció un procedimiento para organización de archivadores, es el primer

procedimientodel manual que se implementó,indicandotodaslasactividadesa realizar

para organizar los archivadores.

 Se estableció un procedimiento, para la distribución y localización de archivadores,

las actividades arealizar en cada procedimiento están en el manual.

 Se estableció un procedimiento para la recepción, clasificación y otro

procedimiento para el almacenamiento dedocumentos, estos seencuentran en el

manual.

 Se estableció un procedimiento para el préstamo de documentos y así evitar las

perdidas y duplicado de documentos, las actividades que se deben realizar se detallan

en el manual.
 68

 Se determinó la viabilidad y rentabilidad del proyecto utilizando indicadores de

evaluación, en el VAN tenemos 160.55 soles con este resultado podemos indicar que

el proyecto es rentable ya que setiene unVANpositivo,enel TIR tenemos un

porcentajede0.949 y es rentable ya queel porcentaje es mayor al costo de oportunidad

del capital (COK) y finalmente el indicador B/C es de 3.21 soles, esoquiere decir

que por cada solque invierta se ganará2.21 soles,conello,se determinó que elproyecto

es viable.

7.2. Recomendaciones

- Se recomienda que se continúe haciendo proyectos de mejora continua para resolver

los problemas pendientes de la matriz de priorización.

- Se recomienda que se amplié el manual de organización de documentos en las demás

áreas de la empres
 69

REFERENCIAS

Aguirre. (2014). Mejora Continua. Obtenido de http://www.cmicvictoria.org/wp-

content/uploads/2012/06/GU%C3%8DA-MEJORA-CONTINUA.pdf.

Cadena. (s.f.). Diagrama de Gantt. Obtenido de

https://ldc.usb.ve/~jtcadenas/CI3715/Diagramas%20de%20Gantt.pdf.

Falcó. (2009). Diagrama de pareto. Obtenido de

https://www.monografias.com/trabajos47/diagrama-pareto/diagrama-pareto.shtml

Roldá, D. (2009). Brainstorming. Obtenido de

http://www.jomaneliga.es/PDF/Administrativo/Calidad/Brainstorming.pdf.
 70

WEBBLIOGRAFIA

https://www.aiteco.com/diagrama-de-afinidad/. Obtenido de 2017.

https://www.gestiopolis.com/que-es-un-diagrama-de-afinidad/ 2015

http://www.cmicvictoria.org/wp-content/uploads/2012/06/GU%C3%8DA-MEJORA-
CONTINUA.pdf Según Aguirre 2014.

http://www.jomaneliga.es/PDF/Administrativo/Calidad/Brainstorming.pdf. Segun Domenech

Roldá 2009.

http://web.cortland.edu/matresearch/HerraCalidad.pdf. Diagrama de ishikawa Segun Falco,2009.

http://web.cortland.edu/matresearch/HerraCalidad.pdf. Diagrama de pareto segun Falco

https://www.monografias.com/trabajos47/diagrama-pareto/diagrama-pareto.shtml.

https://ldc.usb.ve/~jtcadenas/CI3715/Diagramas%20de%20Gantt.pdf.

http://bvs.minsa.gob.pe/local/MINSA/1760-2.pdf. manual de organización.

https://www.uv.mx/personal/fcastaneda/files/2010/10/guia_elab_manu_proc.pdf.
https://okdiario.com/economia/2016/03/19/como-elaborar-un-plan-de-organizacion-91631.
 71

APÉNDICES

APENDICE A: FICHA RUC

Aquí podemos observar de mejor manera los datos de la empresa en la cual se desarrolló

el proyecto de mejora.

FICHA EMPRESARIAL

CONSULTA RUC: 20524628512 - LOGISTICS & ADVISORS PERUVIAN

CORPORATION S.A.C

Número de
20524628512 - LOGISTICS & ADVISORS PERUVIAN CORPORATION S.A.C
RUC:
Tipo
SOCIEDAD ANONIMA CERRADA
Contribuyente:
Nombre
L & A PERUCORP SAC
Comercial:
Fecha de Fecha Inicio de
27/01/2010 27/01/2010
Inscripción: Actividades:
Estado del
ACTIVO
Contribuyente:
Condición del
HABIDO
Contribuyente:
Dirección del
CAL.LIMA NRO. 425 URB. VALLECITO AREQUIPA - AREQUIPA – AREQUIPA
Domicilio Fiscal:
Sistema de
MANUAL/COMPUTARIZ Actividad de Comercio IMPORTADOR/EXPORTA
Emisión de
ADO Exterior: DOR
Comprobante:
Sistema de
MANUAL/COMPUTARIZADO
Contabilidad:
Principal - 74996 - OTRAS ACTIVIDADES EMPRESARIALES NCP.
Actividad(es)
Secundaria 1 - 29290 - FAB. OTRO TIPO MAQUIN. USO ESPECIAL.
Económica(s):
Secundaria 2 - 74927 - ACTIV. DE INVESTIGACION Y SEGURIDAD.
Comprobantes
de Pago c/aut. de
FACTURA
impresión (F. 806 u
GUIA DE REMISION - REMITENTE
816):
Sistema de
Emisión FACTURA PORTAL DESDE 22/08/2017
Electrónica: BOLETA PORTAL DESDE 17/07/2017
Afiliado al PLE
-
desde:
Padrones : NINGUNO
 72

APENDICE B: LLUVIA DE IDEAS PARA IDENTIFICAR EL PROBLEMA

PRINCIPAL

Es una técnica que permite la obtención de un gran número de ideas sobre un determinado

tema de estudio

Trabajo en equipo lo participantes para la ejecución del tema a tratar fueron el gerente

general y dos practicantes de la carrera de administración.

Se programó una reunión se les indico el motivo y se les entrego una ficha la cual se hizo

la pregunta que problemas habían observado en el área, el gerente y con las practicantes

Como se muestra a continuación, para que cada trabajadora coloque según su opinión los

posibles problemas que existen en la empresa

Formato para la lluvia de ideas.

ENCUESTA PARA LA ELABORACION DE PROYECTO DE MEJORA

CONTINUA

a) ¿Qué problemas encuentra Ud. En su área de trabajo?

1.- ____________________________________________

2.- ____________________________________________

3. -____________________________________________

4.- ____________________________________________

5.- ____________________________________________

FECHA: CARGO:
 73

Luego de aplicar esta técnica obtuvimos los siguientes resultados:

N° PROBLEMA
1 Desorden de los documentos
2 pérdida de documentos y/o facturas
3 Deficiente organización de documentos
4 Traspapelación de comprobantes de pago y documentos
5 Demora en la búsqueda de documentos
6 Inadecuada clasificación de documentos
7 Demora en la búsqueda de documentos
8 Materiales y documentos de papelería obsoletos
9 Inexistencia del control de documentos
10 Espacios reducidos

11 Demora en la búsqueda de boletas de documentos y otros

12 Extravió de documentos
13 Pésima ubicación de documentos
14 Falta de control
15 Inapropiado manejo de documentos
16 Excesivo duplicado de documentos
17 Dificultad en hallar documentos pedidos
 74

APENDICE C: DIAGRAMA DE AFINIDADES

Una vez teniendo los posibles problemas se categorizo para eliminar la redundancia como

se puede observar:

N° PROBLEMA CATEGORIZACION

1 Desorden de los documentos

2 perdida de documentos y/o facturas

3 Deficiente organización de documentos DEMORA EN LA

4 Traspapelación de comprobantes de pago y documentos ATENCIÓN DE

5 Demora en la busqueda de documentos DOCUMENTOS

6 Inadecuada clasificacion de documentos

7 Demora en la busqueda de documentos

8 Materiales y documentos de papelería obsoletos PERDIDA DE

9 Inexistencia del control de documentos DOCUMENTO

10 Espacios reducidos

11 demora en la busqueda de boletas de documentos y otros DEMORA EN LA

12 extravio de documentos BÚSQUEDA DE

13 pesima ubicación de documentos DOCUMENTOS

14 falta de control

15 Inapropiado manejo de documentos DEFICIENTE

16 Excesivo duplicado de documentos CONOCIMIENTO DEL

17 Dificultad en hallar documentos pedidos PERSONAL

 75

APENDICE D: RESULTADOS DE LA CATEGORIZACION DE PROBLEMAS

Una vez realizado la Técnica de lluvia de ideas pasamos al categorización el cualse elimina

las redundancias de problemas , ya categorizadas se obtuvo el siguiente resultado de los

posibles problemas.

Tabla N° 2:resultados de la categorización de los problemas obtenidos

ITEM PROBLEMA DE INTERES

1 DEMORA EN LA ATENCIÓN DE DOCUMENTOS

2 PERDIDA DE DOCUMENTO

3 DEMORA EN LA BÚSQUEDA DE DOCUMENTOS

4 DEFICIENTE CONOCIMIENTO DEL PERSONAL

APENDICE E:MATRIZ DE PRIORIZACION

Seguidamente se entregó la siguiente ficha para su puntuación al equipo de trabajo

FECHA: 20 AGOSTO 2018

CARGO: GERENTE GENERAL

ITEM PROBLEMA DE INTERES FREC. IMP. FAC. TOTAL

1 DEMORA EN LA ATENCIÓN DE DOCUMENTOS 5 5 5 15

2 PERDIDA DE DOCUMENTO 3 3 3 9

3 DEMORA EN LA BÚSQUEDA DE DOCUMENTOS 3 3 1 7

4 DEFICIENTE CONOCIMIENTO DEL PERSONAL 3 2 3 8

 76

dándole antes la debida indicación en donde se pusieron criterios para la priorización

PRACTICANTE N°1

FECHA: 20 AGOSTO 2018

CARGO: ASISTENTE ADMINISTRATIVO

ITEM PROBLEMA DE INTERES FREC. IMP. FAC TOTAL

1 DEMORA EN LA ATENCIÓN DE DOCUMENTOS 5 5 3 13

2 PERDIDA DE DOCUMENTO 3 5 3 11

3 DEMORA EN LA BÚSQUEDA DE DOCUMENTOS 3 1 3 7

4 DEFICIENTE CONOCIMIENTO DEL PERSONAL 3 2 1 8

PRACTICANTE N° 2

FECHA: 20 AGOSTO 2018

CARGO: ASISTENTE ADMINISTRATIVO

ITEM PROBLEMA DE INTERES FREC. IMP. FAC TOTAL

1 DEMORA EN LA ATENCIÓN DE DOCUMENTOS 5 5 3 13

2 PERDIDA DE DOCUMENTO 3 5 3 11

3 DEMORA EN LA BÚSQUEDA DE DOCUMENTOS 3 1 3 7

4 DEFICIENTE CONOCIMIENTO DEL PERSONAL 3 2 1 8

 77

Con los datos obtenidos se realizó la matriz de priorización total, donde se halló como

problema principal “DEMORA DE ATENCION DE DOCUMENTOS”, ya que tiene la

mejor puntuación, como lo puede apreciar a continuación.

FRE TOTA
N° PROBLEMA DE INTERES IMP. FAC
C. L

15 13 13
1 DEMORA EN LA ATENCIÓN DE DOCUMENTOS 5+5+ 5+5+ 5+3+ 41
5 3 5
9 13 9
2 PERDIDA DE DOCUMENTO 3+3+ 3+3+ 31
3 3+5+5 3
7 5 5
3 DEMORA EN LA BÚSQUEDA DE DOCUMENTOS 3+3+ 3+1+ 1+3+ 17
1 1 1
7 5 5
4 DEFICIENTE CONOCIMIENTO DEL PERSONAL 3+3+ 2+2+ 3+1+ 17
1 1 1

APENDICE F: CATEGORIZACION DE LAS CAUSA

Luego de obtener el problema principal se procedió a la identificación de causas y su

categorización como se puede observar a continuación.

CAUSAS CATEGORIZACION
Inapropiado control de documentos

MANO DE OBRA
Desconocimiento del personal sobre gestión
documental

Falta de actualización de documentos

MÉTODO
Deficiente organización documental
MEDIO AMBIENTE
Espacio reducido
Falta de ubicación de documentos METODO
 78

APENDICE G: FORMATO DE LAS FICHAS DE CAUSAS DEL PROBLEMA

Para identificar la causa principal los miembros del equipo deberán de poner un puntaje

De:

ALTO MEDIO BAJO

5 3 1

CARGO

N° CAUSAS PUNTAJE

DESCONOCIMIENTO DEL PERSONAL SOBRE GESTIÓN DOCUMENTAL

1

ESPACIO REDUCIDO
2

FALTA DE ACTUALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

3

INAPROPIADO CONTROL DE DOCUMENTOS

4

5 FALTA DE ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

6 FALTA DE UBICACIÓN DE DOCUMENTOS

 79

APENDICE H:PUNTUACIONDE LAS CAUSAS

PARTICIPANTE 1

ITEM PROBLEMA DE INTERES FREC. IMP. FAC TOTAL

DESCONOCIMIENTO DEL PERSONAL SOBRE

1 GESTIÓN DOCUMENTAL 3 5 3 11

INAPROPIADO CONTROL DE DOCUMENTOS

2 3 5 5 13

FALTA DE ACTUALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

3 3 5 3 11

4 ESPACIO REDUCIDO 3 5 5 13

FALTA DE ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

5 5 5 15
5

FALTA DE UBICACIÓN DE DOCUMENTOS 3 3 3 9

6

PARTICIPANTE 2

TOTA
ITEM PROBLEMA DE INTERES FREC. IMP. FAC
L
DESCONOCIMIENTO DEL PERSONAL SOBRE

1 GESTIÓN DOCUMENTAL 1 5 3 9

INAPROPIADO CONTROL DE DOCUMENTOS

2 3 5 3 11

FALTA DE ACTUALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

3 3 3 3 9

4 ESPACIO REDUCIDO 3 3 3 9

FALTA DE ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

5 5 3 5 13

6 FALTA DE UBICACIÓN DE DOCUMENTOS 3 3 3 9

 80

PARTICIPANTE 3

ITEM PROBLEMA DE INTERES FREC. IMP. FAC TOTAL

DESCONOCIMIENTO DEL PERSONAL SOBRE GESTIÓN

1 1 5 3 9
DOCUMENTAL

2 INAPROPIADO CONTROL DE DOCUMENTOS 3 5 3 11

3 FALTA DE ACTUALIZACIÓN DE DOCUMENTOS 3 3 3 9

4 3 3 3 9
ESPACIO REDUCIDO

FALTA DE ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

5 3 5 13
5

3 3 3 9
FALTA DE UBICACIÓN DE DOCUMENTOS
6
 81

APENDICE I: DIAGRAMA DE PARETO DE LAS CAUSA

%
CAUSA DEL PROBLEMA FRECUENCIA frec.acum.ab
ACUMULADO FREC. REL.ACUM.
falta de organización documental 41 41 21% 22%
Inapropiado control de documentos 35 76 18% 40%
falta de actualización de documentos 31 107 16% 56%
Espacio reducido 29 136 15% 71%
Desconocimiento del personal sobre gestión
documental 29 165 15% 87%
Falta de ubicación de documentos 27 192 13% 100%
192

APENDICE J: OPERACIONALIZACION DE LA VARIABLE CAUSA

PROBLEMA PRINCIPAL VARIABLE DIMENCIONES INDICADORES

Tipo de documento
ORGANIZACIÓN

FALTA DE ORGANIZACIÓN Código de documento

ORGANIZACIÓN DE DE ESTANTE Niveles

DOCUMENTOS DOCUMENTAL
Etiqueta
ARCHIVADOR
Código de ubicación
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APENDICE K: MANUAL DE ORGANIZACION DOCUMENTAL

MANUAL DE
PROCEDIMIENTO
PARA LA
ORGANIZACIÓN
DOCUMENTAL ELABORADO POR:

- PUMA IDME SOLEDAD

- VILLAVICENCIO SANTOYO AMELIA ROSARIO

APROBADO

PEREDA SERNA ARTURO

GERENTE GENERAL
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INTRODUCCION

El manual de procedimientos es una herramienta de control interno, donde se detalla

información, ordenada, sistemática e integral, además contiene las instrucciones, responsabilidades

e información sobre políticas, funciones, sistemas y procedimientos de distintas operaciones o

actividades que se realizan en una organización.

La empresa en todo el proceso de diseñar e implementar el sistema de control interno, tiene

que preparar los procedimientos integrales, los cuales son los que forman el pilar para poder

desarrollar adecuadamente sus actividades, estableciendo responsabilidades a los encargados de

todas las áreas involucradas, generando información útil y necesaria, estableciendo medidas de

seguridad, control y objetivos que participen en el cumplimiento con la función empresarial.

El sistema de control interno, aparte de ser una política de gerencia se constituye como una

herramienta de apoyo para las directivas de cualquier empresa, para modernizarse, cambiar y

producir los mejores resultados, con calidad y eficiencia.

Este manual ayudara a todos los trabajadores de la empresa que están involucrados directa

o indirectamente con la gestión documental a seguir los procedimientos indicados, para así poder

efectuar de manera correcta y satisfactoria la codificación de documentos, archivadores y estantes.

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INDICE

INDICE:

INTRODUCCION……………………………………………………………………….2

PROCEDIMIENTO DE RECEPCION Y CLASIFICACION DE DOCUMENTOS ….. 4

PROCEDIMIENTO PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVADORES ………….. 10

PROCEDIMIENTO PARA LA DISTRIBUCIÓN Y LOCALIZACIÓN DE ESTANTES

.……………....……………………………………………………………. …………….17

PROCEDIMIENTO PARA EL PRESTAMO DE DOCUMENTOS ………….….……. 23

ELABORADO POR :

PUMA IDME SOLEDAD

VILLAVICENCIO SANTOYO AMELIA

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PROCEDIMIENTO DE

RECEPCION Y CLASIFICACION

DE DOCUMENTOS
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OBJETIVO

Definir todas las actividades pertenecientes para la recepción y clasificación de documentos, con

el fin de que estos sean ejecutados de manera eficaz y eficiente, cumpliendo con los requisitos

que son necesarios para la ejecución de la mejora.

ALCANCE

Este procedimiento es de aplicación en el área de administración.

RESPONSABLE

Para realizar este procedimiento se estableció que el responsable de la recepción y clasificación

de los documentos será el asistente administrativo, quien al mismo tiempo deberá cumplir con

todo lo establecido en el Manual de Procedimientos.

PROPOSITO

El propósito del presente manual es dar a conocer al personal que labora en la empresa, cuales

son las actividades que se deben de seguir para obtener mejoras en el proceso de recepción y

clasificación de documentos.
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Flujograma del procedimiento de recepción y clasificación de documentos

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“RECEPCION Y CLASIFICACION DE DOCUMENTOS”

Actividad N° 1: Recepcionar y verificación de datos

La persona encargada de la recepción de documentos es el Asistente Administrativo; lo

primero que realizará será verificar los documentos que estén completos, y si está correcto

ponerle el sello de recepción que maneja la empresa, colocar la fecha en el sello y firmar sobre el

sello. En caso que estuviera incompleto o incorrecto se presentará un informe a la persona o

entidad que lo emitió, eso si el documento tiene origen externo y si el documento fue emitido en

cualquier área de la empresa, se le comunicara a través de una carta o simplemente no se le

recibe el documento, es decir, que se rechaza el documento.

Actividad N° 2: Llenado del formato de registro

Se debe de llenar un formato que es el registro de documentos recepcionados que contiene datos

básicos de la recepción de documentación. A continuación, se detalla la estructura del formato:

Primero se registrará la fecha de recepción, se refiere al día, mes, año y la hora en la que se

recepciona el documento.

Seguidamente se registrará el código del documento, esto se refiere a que en el momento de la

recepción se debe de verificar que el código de documento corresponda al contenido de este. En

caso de ser un documento externo el encargado de la recepción colocará el respectivo código.

A continuación, se determina a que área está dirigido ese documento y se coloca en el registro el

nombre del área al que se dirige, si es a:

 RRHH
 Contabilidad
 Almacén
 Ventas
 Gerencia
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Se identificada el área de donde se envió el documento y se coloca el nombre del área en el registro, esto

abarca solamente el contexto interno de la empresa y es necesario para tener el registro de quien envía el

documento.

Observación, esto se da cuando se quiere hacer algún hincapié referente a la recepción o a algún

inconveniente que surgió posteriormente y del cual se tiene que tener registro.

Atendido por, se llena cuando se termina de recepcionar el documento para poder tener constancia de

quien fue la persona que recibió el documento.

Estado, en esta sección se considera el estado en el que se encuentra el documento y se marcará con un

aspa el casillero correspondiente:

Recepcionado (R), se marcará cuando el documento se encuentra en los archivadores del área

administrativa.

En otra Área (EOA), allí se marcará cuando el documento fue solicitado por otra área y aún no ha sido

devuelto. (Se tiene que especificar el área)

Perdido(P), se colocará un aspa en caso de que el documento no se encuentre en los archivadores del

área administrativa y ni en ninguna otra área de la empresa, previa verificación, se procederá a comunicar

el suceso a la señorita contadora o al gerente general para que dé solución a ello.

 90

Actividad N° 3: Separar los documentos con una nota adhesiva

Una vez que se registró el documento en el registro de documentos recepcionados, se marcará con

una nota adhesiva que tipo de documento es, el número correlativo y en que archivador se almacena, para

luego ser clasificada y posteriormente ser almacenada.

Actividad N° 4: Clasificar los documentos

Como ya se le coloco al documento una nota adhesiva donde indica que tipo de documento es y en

que archivador se almacena, se clasifica de acuerdo al tipo de documento, del más antiguo a los que

fueron emitidos actualmente y también respetando el numero correlativo de cada documento.

 91

PROCEDIMIENTO

PARA LOS

ARCHIVADORES
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OBJETIVO

Definir todas las actividades pertenecientes para la organización de archivadores, con el fin

de que estos sean ejecutados de manera eficaz y eficiente, cumpliendo con los requisitos que

son necesarios para la ejecución de la mejora.

ALCANCE

Este procedimiento es de aplicación en el área de administración.

RESPONSABLE

Para realizar este procedimiento se estableció que el responsable de la organización de

archivadores será el asistente administrativo, quien deberá cumplir con todo lo establecido

en este Manual de Procedimientos.

PROPOSITO

El propósito del presente manual es dar a conocer al personal que labora en la empresa,

cuales son las actividades que se deben de seguir para obtener mejoras en el proceso de

organización de archivadores.
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Flujograma del procedimiento para la organización de archivadores

 94

“ORGANIZACIÓN DE ARCHIVADORES”

La organización de archivadores empieza con la elaboración de etiquetas que llevará cada

archivador, para de esta manera organizar todos los documentos y así evitar los traspapelado,

pérdidas y duplicados de los mismos.

Actividad N°1.- Elaboración de etiquetas para los archivadores

Para ello, se diseñó un formato de etiqueta virtual de manera que se adecuara a cada tipo de

documento que se almacenara en cada archivador, el modelo lo puede observar en la figura que

se presenta más adelante. En el formato se utiliza el tipo de letra “Times New Román” y de

tamaño 12; se recomienda actualizar las etiquetas conforme vayan pasando los meses para que

así no genere confusiones en la ubicación del archivador.

El formato de etiquetas mide 7 centímetros de ancho y 12 centímetros de altura (esta medida

puede variar máximo 2 centímetros), para la inmediata ubicación, este formato se guardó en el

disco D de la computadora del asistente administrativo de la empresa, en una carpeta con el

nombre “Formato de etiquetas para los archivadores”.

 95

Se debe de llenar el formato de la etiqueta con los datos básicos para facilitar la identificación de los

documentos que se almacena en el archivador. A continuación, se detalla la estructura del formato:

a) Logotipo de la empresa: Para la elaboración de las etiquetas es obligatorio colocar el

logotipo de la empresa, ya que es un símbolo que resuma la idea de lo que hace.

b) Denominación del documento: Los documentos se pueden clasificar de diversas maneras,

dependiendo del punto de vista que se adopte en la empresa. En este caso se colocará la

denominación del documento que se almacenará en el archivador, estos se muestran en la tabla

que se presenta más adelante.

b) Mes: Se colocará el mes, indicando que los documentos almacenados en el archivador

pertenecerán al mes indicado, este elemento siempre estará en constantes cambios ya que un

archivador se llena muy rápido y se tiene que cambiar, por ejemplo, el archivador de facturas de
 96

compras, se organiza por meses

c) Año: Se colocará el año que se apertura el archivador, y esto indicara que los

documentos que están almacenados en ese archivador fueron emitidos ese año.

Como ya se identificaron los documentos que requieren de un archivador se pasa a realizar las

etiquetas en la computadora, respetando la estructura del formato (logotipo, denominación del

documento, mes y año), seguidamente se imprime a color y se recorta la etiqueta, normalmente en

una hoja A4 se imprimirán cuatro etiquetas.

Actividad N° 2: Quitar el forro a los archivadores

Algunos de los archivadores ya están forrados, porque fueron utilizados en años anteriores y no lo

actualizaron, también existen archivadores que están forrado con papel lustre color rojo y verde.

Para poder continuar con la organización de los archivadores, es necesario contabilizar los

archivadores que hay, limpiarlas y quitarles el forro si lo tienen y si no lo tuvieran continuar con la

siguiente actividad.

Actividad N°3: Forrar los archivadores

Forrar el archivador con papel lustre azul, seguidamente colocar la etiqueta en la parte superior del

lomo del archivador y finalmente forrar con vinifan todo el archivador.

Para colocar el archivador en el estante se tiene que ordenar los archivadores según a lo que

presenta en la etiqueta ya sea en años, meses entre otros.

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PROCEDIMIENTO PARA LA

DISTRIBUCION Y LOCALIZACION DE

ESTANTES
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OBJETIVO

Definir todas las actividades pertenecientes para la distribución y localización de estantes, con el fin de

que estos sean ejecutados de manera eficaz y eficiente, cumpliendo con los requisitos que son

necesarios para la ejecución de la mejora.

ALCANCE

Este procedimiento es de aplicación en el área de administración.

RESPONSABLE

Para realizar este procedimiento se estableció que el responsable de la distribución y localización de los

estantes será el asistente administrativo, quien deberá cumplir con todo lo establecido en este Manual

de Procedimientos.

PROPOSITO

El propósito del presente manual es dar a conocer al personal que labora en la empresa, cuales son

las actividades que se deben de seguir para obtener mejoras en el proceso de distribución y localización

de estantes
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Flujograma del procedimiento para la distribución y localización de estantes

INICIO

DETERMINAR LA
CANTIDAD DE ESTANTES

DISTRIBUCION DE LOS
ESTANTES

NO
REALIZADO?

SI

ELABORACION DE
ROTULOS PARA LOS
ESTANTES

COLOCAR ROTULOS EN
LOS ESTANTES

FIN
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“DISTRIBUCION Y LOCALIZACION DE ESTANTES”

La distribución y localización de los estantes se está realizando de acuerdo a la frecuencia en el uso de

los archivadores durante el día laboral y al área que están dirigidos, definiéndolos en tres niveles, en el

primer nivel se almacenara los archivadores que son utilizados diariamente, en el segundo nivel se

almacenará los archivadores que se utilizan inter diariamente y en el tercer nivel estarán los

archivadores que son movidos uno o dos veces a la semana.

Para realizar una adecuada distribución documentaria se debe utilizar correctamente las instrucciones,

el cual contiene dos elementos, los que indican de manera directa donde ubicar cada archivador según

la etiqueta y el nivel, de esta manera no genere excesos de tiempo en almacenamiento y búsqueda de

documentos.

Actividad N° 1: Determinar la cantidad de estantes

Para iniciar con la distribución de los estantes, se tiene que contar la cantidad de estantes que hay en

el área administrativa y que se son exclusivamente para almacenar los archivadores con documentos,

estos estantes deberán estar limpios y en buen estado. En caso estuvieran en mal estado se tendría que

arreglar dependiendo al grado de la situación.

Actividad N° 2: Elaboración de rótulos para los estantes

En el rotulo se colocará el código del documento y el año, se editará digitalmente utilizando el

tipo de letra Time New Roman y el tamaño de letra será 14. El código de documento está en el

procedimiento de codificación de documentos. El rotulo se realizará con el objetivo de identificar que

archivador se coloca en ese lugar. A continuación, se muestra un modelo del rotulo.

 102

Actividad N° 3: Distribución de los estantes

La distribución se realizó de acuerdo a la frecuencia en el uso que se le da al archivador, como los

estantes que tiene la empresa cuentan con tres niveles, resulto más practico distribuirlos por niveles

donde: el primer nivel será para aquellos archivadores que se utilizan varias veces al día, en el segundo

nivel, estarán los que se utilicen inter diariamente y en el tercer nivel, estarán los que se utilizan una o

dos veces a la semana. En la siguiente Figura se puede apreciar la clasificación de niveles en los

estantes.

Para la distribución de los archivadores en el estante, se trabajó con la lista de los documentos que se

mostró cuando se explicó el procedimiento de la organización de los archivadores. A continuación, se

presenta la Tabla 2 donde se muestra un cuadro de distribución según el uso que se le da a cada

archivador, ubicándolos en cada nivel del estante.

 103

Actividad N° 4: Colorar rótulos en el estante

Esta distribución se realizó con el objetivo de tener a disposición los archivadores y sea eficiente la

ubicación de los mismos. Se elabora un rotulo para cada archivador y se colocan en el estante a la altura

del archivador que se ubica en ese espacio, estos se colocaran con cinta de embalaje para su mayor

resistencia.

Respecto a los archivadores con uso frecuente y que es necesario utilizar un nuevo archivador por

mes, como es el caso de los archivadores para las facturas, el rotulo será el mismo y se colocara en el

estante como los demás.

 104

PROCEDIMIENTO

PARA EL PRESTAMO

DE DOCUMENTOS
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OBJETIVO

Definir todas las actividades pertenecientes para el préstamo los documentos, con el fin de que estos sean

ejecutados de manera eficaz y eficiente, cumpliendo con los requisitos que son necesarios para la ejecución

de la mejora.

ALCANCE

Este procedimiento es de aplicación en el área de administración.

RESPONSABLE

Para realizar este procedimiento se estableció que el responsable que realizará los préstamos de

documentos será el asistente administrativo, quien al mismo tiempo deberá cumplir con todo lo establecido

en el Manual de Procedimientos.

PROPOSITO

El propósito del presente manual es dar a conocer al personal que labora en la empresa, cuales son las

actividades que se deben de seguir para obtener mejoras en el proceso de préstamo de documentos.
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Flujograma del procedimiento para el préstamo de documentos

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“PRESTAMO DE DOCUMENTOS”

Actividad N° 1: Recepcionar el requerimiento de documentos

Se recepcionará el requerimiento de documentos, donde indican el tipo de documento, la descripción, la

cantidad de documentos que están solicitando, quien lo está solicitando y para cuando lo necesita.

Actividad N° 2: Búsqueda de documentos

Para la búsqueda de los documentos primero se ubicará el archivador en el estante y luego se buscará el

documento en el archivador, para después registrar en un registro para documentos prestados, esto con el

objetivo de tener un registro de los documentos que son prestados.

Actividad N° 3: Llenado del formato de registro

Se elaboró un registro que ayudara a controlar la salida de los documentos y también la devolución de los

mismos y evitar las perdidas y confusiones. A continuación, se presenta el registro de control documentario.
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Se debe de llenar un formato que contiene datos básicos sobre el préstamo de los documentos. A

continuación, se detalla la estructura del formato:

1.- ELABORADO por el asistente administrativo.

2.- FECHA, día, mes y año que se elabora el registro.

3.- NOMBRE DEL DOCUMENTO, colocar que documentos se prestara.

4.- ASUNTO, indicar el asunto del documento o para que se está prestando el documento.

5.- FECHA DE DOCUMENTO, mencionar la fecha de emisión del documento.

6.- PRESTADO A, colocar el nombre de la persona que solicita el documento y se le entrega.

7.- AREA, indicar el área donde se envía o entrega el documento.

8.- FECHA DE PRESTAMO, indicar la fecha que se entregó el documento a la persona que solicito.

9.- FIRMA DE QUIEN LO RECIBIO, es muy importante que se haga firmar, porque eso nos afirma

que se le presto.

10.-FECHA DE DEVOLUCION, colocar la fecha que el documento es devuelto y si en caso el

documento no será devuelto por distintos motivos, la persona que recibió deberá indicar y colocar

no hay devolución por tal motivo.

Actividad N° 4: Entrega de documentos solicitados

Este procedimiento finaliza con la entrega de los documentos solicitados en el requerimiento de documentos

a la persona que las solicito y haciéndole firmar el registro para documentos prestados, esto servirá como

prueba de que si recibió los documentos y que se compromete cuidarlos y devolverlos.