¿QUÉ ES EL ACTA DE CONSTITUCIÓN DE UN PROYECTO?

El acta de constitución de proyecto es un documento sumamente importante para el

proyecto. Este documento representa el acta de nacimiento. Es el acta que formaliza el
inicio de todos los trabajos relacionados al proyecto. Y es el documento que sin él el
proyecto no existiría como tal. Así como nosotros como personas tenemos un
documento legal que hace que nosotros existamos para aspectos legales en los proyectos
sucede lo mismo. En las empresas sucede también esto hay un acta constitutiva que sin
ese documento las empresas, pues, no podrían hacer su labor, sus operaciones, ¿verdad?
Entonces todo proyecto debe de tener al principio este, este documento también en
inglés se le llama el charter, es un término muy conocido. Y eh, pues, se reconoce la
existencia del proyecto, hace referencia a las necesidades por las cuales fue emprendido
este esfuerzo que estamos eh, llevando a cabo. Justifica la viabilidad eh, la factibilidad
eh, económica eh, principalmente la factibilidad técnica de la idea de negocio que, que
tenemos acerca de, del proyecto. Y eh, nos describe, pues, lo que vemos a, a llevar a
cabo a lo largo del mismo, ¿verdad? Esta acta, esta acta de constitución de proyecto
facilita que todos los involucrados claves en el proyecto sepan hacia dónde van, cuáles
son los objetivos, cuáles son los propósitos del mismo, que se sepa quién es el
responsable del proyecto, quién está patrocinando el proyecto eh, también eh, en este
documento está establecido cuáles son eh, los requerimientos que está buscando cada
una de las partes, cuáles son las expectativas que tenemos. Y puede ser un documento
eh, que puede ser muy pequeño, muy simple, con estos, estos aspectos que acabo de
mencionar. Pero también puede ser un, un documento muy elaborado eh, si el proyecto
así lo requiere donde tenga establecido, pues, la, las principales partes de las, de las que
he mencionado en este momento. ¿Qué debe tener un acta de constitución de proyecto?
Bueno, vamos a ver cuáles son los puntos principales que al menos debe tener este
documento. En primer lugar, debe tener el nombre del proyecto. Debe de tener quién es
el gerente de proyecto asignado al mismo. Debe de tener el nombre de quién es el
patrocinador o el que está financiando el proyecto. Debe de tener un punto donde eh,
realmente es la justificación del caso de negocios donde se plantea si el proyecto es
viable, si, si, bajo qué condiciones eh, qué indicadores de, de rentabilidad va a tener el
mismo. También debe de tener eh, los, lo que se llaman los hitos principales que es las
fechas importantes del proyecto, que es la fecha de inicio y la fecha de terminación.
Debe de tener este documento eh, cuáles son las requerimientos y expectativas de cada
uno de los diferentes stakeholders o involucrados en el proyecto, no nada más el cliente,
sino también áreas como proveedores, áreas como este eh, eh, el equipo de trabajo, otras
áreas como la comunidad, el área de, de ventas eh, cuáles son los requerimientos y
expectativas que cada una de estas partes, organizaciones o personas tienen. Eh, debe de
estar establecido cuál es el presupuesto inicialmente asignado. Algo muy importante que
debe tener es la descripción del producto al cual nos estamos eh, comprometiendo
entregar. Eh, se debe de describir cuáles son las asunciones, es decir las condiciones que
estamos asumiendo de operación para el proyecto. Debe de tener descritas cuáles son las
restricciones o limitaciones que tenemos en el proyecto, por ejemplo, en tiempo, en
presupuesto, en recursos. Y también debe de incluir aquellos aspectos de riesgos
conocidos en los cuales se podría enfrentar a, a largo del mismo proyecto.
Debe de concluir este documento con algo sumamente importante que es las firmas de,
de 2 partes involucradas y claves, que es el patrocinador el que está eh, promoviendo el
proyecto o financiando el proyecto y la firma del gerente de proyecto. ¿Por qué debe de
tener esto? Porque este documento es un acuerdo, es un acuerdo entre 2 partes. Es un,
eh, eh, el acuerdo es entre quienes está, quien está proporcionando los recursos para
elaborar el, el proyecto y quién está asumiendo esa responsabilidad de llevar a cabo el
proyecto. Sin este documento nuestro proyecto realmente no existiría. Todavía no es un
plan de trabajo es simplemente un documento que da formalidad a todos los trabajos
que vamos a hacer posteriormente en el proyecto.
¿CUÁL ES EL PLAN DE GESTIÓN DE UN PROYECTO?
En este video vamos a revisar los conceptos acerca de la planificación de los proyectos.
Anteriormente hemos hablado acerca del documento, del acta de constitución de
proyecto, en el cual mencionamos que este documento es algo que da formalidad a los
trabajos acerca del proyecto que vamos a iniciar y ahora, después de esto, procedemos a
realizar lo que propiamente sería un plan detallado de trabajo.
El plan detallado del trabajo del proyecto es realmente lo que se llama el plan de gestión
del proyecto. El plan de gestión del proyecto está integrado por muchos planes
realmente. Los planes que integran a este documento, grande, es, por ejemplo, el plan de
gestión del alcance que es donde se definen los límites, los trabajos que vamos a realizar
a lo largo del proyecto, en base a las expectativas y requerimientos de cada uno de los
involucrados o stakeholders.
Otro documento es el plan de gestión del tiempo, que también es donde establecemos
pues, las actividades, detalladas, con fechas de inicio, terminación, relaciones de
precedencia, recursos asignados a cada una de ellas y un cronograma, es lo más
conocido de la administración de proyectos. Establecemos una ruta crítica. Otro plan de
trabajo también es el plan de gestión del costo, donde allí está establecido el
presupuesto y el flujo de efectivo que fue acordado principalmente con el patrocinador y
con el equipo de trabajo.
También tenemos algo que se llama el plan de gestión de la calidad. El plan de gestión
de la calidad es donde se establecen las métricas de calidad para el producto o servicio
final al cual nos estamos comprometiendo. Se establecen los procedimientos para el
aseguramiento de la calidad, para el control de la calidad como tal, sí. Tenemos otro
plan que se llama el plan de gestión de los recursos humanos, donde establecemos la
estructura de los recursos humanos que están involucrados en el desarrollo del producto,
es decir, el equipo de trabajo, el gerente del proyecto. Las responsabilidades de cada
uno de ellos, en qué momento entran en participación a lo largo del proyecto. Y así
respectivamente.
Otro plan sumamente importante, es el plan de comunicaciones. El plan de
comunicaciones establece la información que vamos a generar en el proyecto, cómo
vamos a distribuirla, a almacenarla, a darla a cada uno de los diferentes involucrados, el
medio, el documento que vamos a usar, los formatos, el medio de comunicación si es
electrónico, si es escrito. Bueno, pues ahí es un plan de comunicaciones que tenemos,
que debemos de tener establecido. También tenemos otro documento que se llama el
plan de gestión de los riesgos. Que es donde se identifican precisamente aquellos
factores que podrían afectar negativamente los resultados del proyecto, también los
resultados positivos, porque así también se define, se definen los riesgos. Se cuantifican
estos riesgos, se establece el nivel de peligro o de oportunidad que tendrían los riesgos
identificados y se establecen las estrategias o acciones de respuesta que manejaríamos a
lo largo del proyecto para manejar esos riesgos identificados y cuantificados. Tenemos
otro documento llamado el plan de adquisiciones. El plan de adquisiciones pues, nos da,
todos los elementos para identificar qué es lo que vamos a comprar, los proveedores a
quiénes vamos a encontrar, los suministros o los insumos que vamos a tener a lo largo
del mismo, cómo vamos a manejar los contratos con estos proveedores y así
respectivamente, ¿verdad? Para finalmente tener un documento, que también se llama el
plan de gestión de los involucrados o el plan de stakeholders, que allí es donde
definimos los requerimientos y las expectativas de estas partes involucradas, cómo
vamos a manejar esos requerimientos, cómo vamos a informarles a ellos en el
cumplimiento de estas áreas o partes que hemos acordado con ellos, y así
respectivamente. Como ven, allí tenemos 9 planes que, integrados en un solo plan, se
llama el plan de gestión del proyecto. Este es un documento sumamente importante, que
como vamos a ver posteriormente, tiene que ver con algo que es llamado las áreas de
conocimiento de la administración de proyectos. Te invito a que continuemos en el
siguiente video, para seguir viendo a más detalle, lo que es el plan de gestión de los
alcances.
¿CUÁL ES EL PLAN DE ALCANCE DE UN PROYECTO?
Vamos a ver a continuación ahora lo que es el plan de gestión de los alcances, y en este
video vamos a ver cómo se estructura un, una definición de alcance del proyecto, y a
partir de esa definición de alcance vamos a conocer algo que se llama la estructura
desglosada del trabajo del proyecto. En primer lugar, hay una definición acerca de lo
que es el alcance del proyecto. El alcance del proyecto son los límites hasta los cuales
nos estamos comprometiendo a llegar en el proyecto, y cómo vamos a llegar a esos
límites del mismo. En la realidad hay dos tipos de alcance, lo que se llama el alcance del
producto y el alcance del proyecto. El alcance del producto es el qué vamos a elaborar,
el qué vamos a hacer; eso está determinado por algo que se llama el enunciado del
trabajo. El enunciado del trabajo es realmente lo que acordamos con el cliente a lo cual
nos estamos comprometiendo como producto, resultado o servicio dentro de nuestro
proyecto. Ejemplo de esto sería, si nosotros vamos a construir una casa, bueno, pues
nuestro cliente seguramente nos va a decir, yo quiero que esta casa tenga 3 pisos, tenga
4 recámaras, tenga 6 baños, tenga acabados de lujo, mármol, esté construido en un área
de terreno de 500 metros cuadrados, y que el total de áreas de metros cuadrados de
construcción sea de 300 metros. Esas características que estamos acordando con el
cliente acerca de esta casa es precisamente lo que sería el alcance de nuestro producto,
qué es lo que vamos a hacer y a qué nos estamos comprometiendo; es decir, el
enunciado del trabajo. Ahora, el enunciado del alcance del proyecto sería más allá;
cómo vamos a llegar hasta esta casa construida finalmente. Bueno, pues ahí tenemos
que determinar cuáles serían las diferentes etapas por las cuales vamos a pasar hasta
entregarle al cliente final esa casa. Es decir, partimos probablemente de una etapa inicial
donde definimos las necesidades, definimos las características que tiene, hacemos un
análisis, esa sería la primera parte; después procedemos con otra etapa donde daríamos
o haríamos el diseño de la casa, ¿sí? Después pasaríamos a una tercera etapa donde
tendríamos la construcción en sus diferentes aspectos o características, para finalmente
eh, tener una siguiente etapa que sería la entrega final, ¿sí? Bueno, estas 4 etapas es
donde estoy determinando el alcance del proyecto. Es decir, lo que estoy diciendo es, mi
proyecto va a ir desde una definición de necesidades, hasta lo que sería la construcción
y la entrega de la casa; son todas las diferentes etapas. Sería diferente un alcance de
proyecto si solamente me dijeran pues yo quiero los diseños; no voy a la construcción,
no voy a la entrega, entonces un alcance más limitado y hasta ahí, hasta ahí
concluiríamos el proyecto, ¿verdad? En esta parte de la definición de los alcances de un
proyecto, es importante definir primero el qué vamos a hacer que es el alcance del
producto, y después hasta dónde y cómo vamos a llegar a ese producto; esos son los
alcances del proyecto. Muy bien, lo que acabo de mencionar ahorita es lo que se llama,
eh, un documento llamado el enunciado del alcance del proyecto donde se describe a
detalle el producto y las diferentes etapas de nuestro proyecto. Ahí está lo que se llama
las inclusiones, las exclusiones, las asunciones, es decir condiciones que asumimos
como ciertas dentro de nuestro proyecto; ahí están incluidas las restricciones también, y
las partes que están acordando este, estas, estas cuestiones, ¿sí? Lo que se está poniendo
en ese documento llamado enunciado del alcance, es pues precisamente los entregables.
Una definición de entregable es un resultado tangible y medible que tenemos al final de
cada una de las etapas. Por ejemplo, un entregable sería el diseño arquitectónico.
Entonces, en los documentos que tenemos ahí son eh, resultados tangibles, eh,
resultados que se pueden medir, que se tiene una métrica, y como tal pues este serían
parte del, del enunciado del alcance, ¿verdad? ¿Qué tenemos que hacer después de que
tenemos elaborado un enunciado del alcance del proyecto? Algo que se llama una
estructura desglosada del trabajo.
Esa estructura desglosada del trabajo es una representación gráfica de lo que hemos
mencionado como entregables, como trabajos que estamos acordando con las diferentes
etapas; y bueno, siguiendo con el ejemplo de la casa, eh, empiezo a desglosar por
ejemplo del diseño, eh, tendría lo que es el diseño arquitectónico, el diseño estructural,
el diseño de las instalaciones; y por ejemplo, si quisiera desglosar aún más el diseño de
las instalaciones, pues podría hablar de las instalaciones eléctricas, sanitarias,
hidráulicas, y así respectivamente, ¿verdad? Entonces, ahí en, en en, hay algunos
ejemplos de gráficas representadas como estructuras desglosadas del trabajo, donde
podemos ver simplemente que se va desglosando todos los trabajos o entregables que
vamos teniendo a lo largo del proyecto. Una estructura desglosada del trabajo muy
detallada nos da información acerca de todos los trabajos que vamos a realizar a lo largo
del mismo, y nos da pues un detalle bastante significativo de a qué nos estamos
comprometiendo en el proyecto.
El plan de gestión del alcance del, del mismo, está integrado por tres documentos. Uno,
el enunciado del alcance del proyecto; dos, lo que sería la estructura desglosada del
trabajo; y tercero, algo que se llama el diccionario de la estructura desglosada del
trabajo o EDT. ¿Qué es ese diccionario? Es la descripción detallada de cada uno de los
paquetes de trabajo o elementos descritos en la EDT que, que acabamos de mencionar.
Ahí damos elementos como recursos, fechas de inicio, fechas de terminación, costos
inclusive de cada uno de los elementos; es una descripción muy detallada de todos los
elementos que tenemos en la EDT. Muy bien. Ahora, como vemos hasta arriba la
gráfica, podemos ver el Charter o Acta de Constitución del Proyecto, donde tenemos
una descripción muy general del proyecto; esa descripción general del proyecto la
detallamos en algo que se llama la declaración del alcance o enunciado del alcance
donde pues tenemos información acerca de qué nos estamos comprometiendo; y abajo
de eso, tenemos algo que se llama la EDT, la EDT es donde tenemos toda la
información detallada, desglosada de todos los trabajos y entregables que vamos a tener
a lo largo del mismo.
Muy bien, entonces con esto detallamos lo que es este documento, y te invito a
continuar con el siguiente, los siguientes temas que vamos a estar revisando a lo largo
del mismo, pero antes de eso, eh, te invito a contestar las siguientes preguntas para
hacer una revisión de los elementos que acabamos de describir.
EJERCICIO PRACTICO
Este es un ejercicio opcional con el fin de poner en práctica lo que has aprendido
en este módulo.
Construye una EDT para un proyecto típico de diseño, construcción y entrega de una
casa residencial.
La EDT debe tener una descomposición de entregables o trabajos hasta un nivel 4 y con
al menos 30 componentes.

CASO DE ESTUDIO
Nota importante: esta actividad se hará de manera opcional. Cuando termines tu
actividad, súbela al foro de discusión para comentarla con tus compañeros.
Instrucciones
Leer el caso de estudio “Construcción del barco VASA” y de acuerdo a la información
presentada realizar lo siguiente:
1.- Identificar los alcances del producto y del proyecto para este caso de estudio.
2.- Describir el manejo de los cambios al alcance que se desarrolló durante la ejecución
del proyecto y contrastarlo contra lo que se recomienda realizar en el PMBOK®, en
especial en los procesos de verificar y validar el alcance del proyecto, así como en el
control de cambios.
La historia del Vasa
En 1625, el imperio sueco se expandía alrededor del mar Báltico y se encontraba en
guerra contra Polonia, por lo que la marina sueca estaba en constante expansión. El rey
Gustav, quien era el rey de Suecia, comisionó la construcción de un nuevo buque
insignia, mismo que debía ser el barco más grande de toda Europa.
Para la construcción de este barco, llamado el VASA, el rey seleccionó a Hendrick
Hybertsson, un experimentado maestro constructor de la vecina Holanda. Durante la
primera entrevista el rey definió la idea que tenía respecto al barco, y habló del barco
más imponente jamás construido. El maestro regresó a su pequeño taller y construyó un
modelo a escala para obtener la aprobación real. Una vez que el modelo le fue
presentado, el rey quedó encantado con el mismo y designó un bosque de robles recién
expropiado para proveer de la madera necesaria para la construcción del Vasa.
Realmente no había ninguna especificación escrita. Piezas de madera fueron cortadas,
de acuerdo al supuesto de que el barco mediría 108 pies de eslora. Sin embargo, durante
la primera reunión para revisar los avances, el rey solicitó que el barco fuera construido
de 135 pies. El maestro Hendrick accedió agregando una sección a la quilla que estaba
ya casi terminada, pero consideró que una longitud de 120 pies sería más que suficiente
para agradar e impresionar al rey. Mientras los trabajos continuaban, el rey Gustav
partió al sur de Suecia para sus vacaciones de verano.
Sin embargo, mientras vacacionaba, el rey se enteró de que los daneses recién habían
comisionado la construcción de un barco, pero el barco Danés contaba con dos cubiertas
de cañones, es decir, una más que el Vasa. Inmediatamente después de regresar a
Estocolmo, el rey Gustav exigió una revisión al diseño, por lo que demandó que se
agregara una segunda cubierta con 3 cañones de bronce, además de proponer que se
agregaran varias decoraciones. Finalmente, ordenó a Hendrick que, para adelantar a los
constructores daneses, el barco debería ser terminado cinco meses antes de lo previsto,
el costo no importaba.
Hendrick, el maestro constructor estaba realmente sorprendido. Cómo era posible que el
rey solicitara un cambio estructural tan importante, a pesar de que la quilla ya había sido
terminada y el tablaje exterior estaba a punto de concluirse. Pero debido a que su cliente
era un rey, era imposible negarse.
Las Matemáticas y la Física no estaban muy bien desarrolladas en 1625. Faltaba más de
una década para que la Geometría Analítica fuera descubierta por Descartes y alrededor
de 50 años para la primera publicación de Newton acerca del Cálculo. Así que en 1625,
un maestro constructor no podía calcular científicamente la navegabilidad de los barcos,
por lo que tenía que imaginar, modelar, construir y aprender; en ese orden. Era también
una tradición entre los constructores de barcos de aquella época mantener en absoluto
secreto las especificaciones de los barcos más importantes. Ninguno de los cálculos
hechos hasta ese momento tomaba en cuenta que se tendrían que agregar alrededor de
50 toneladas de peso a causa de la cubierta adicional de cañones. El maestro constructor
decidió que el peso de la nueva cubierta de cañones requeriría de algún lastre adicional
en los costados y de tablajes adicionales.
Sin embargo, no existía suficiente espacio para añadir el lastre adicional en las cubiertas
existentes (principalmente rocas), así que la idea del lastre fue desechada por el
momento. Usando las mejores herramientas a su alcance, el maestro Hybertsson calculó
los cambios requeridos en el tablaje y los comunicó a su equipo de constructores. Estos,
solo para estar seguros y sin consultar con el maestro, agregaron algunas pulgadas más
de espesor, además de que ocuparon la mayor parte de su tiempo en realizar las
decoraciones solicitadas por el rey y no los cambios estructurales.
Cuando las modificaciones finalmente estuvieron completas, el maestro Hybertsson
solicitó al almirante Fleming de la armada sueca que realizara algunas pruebas de
estabilidad al Vasa. Treinta marinos fueron instruidos para realizar maniobras arriba del
barco, entre las que se encontraban correr de un lado al otro de la cubierta superior. La
prueba fue considerada suficientemente exitosa, a pesar de que en una ocasión la
cubierta inferior casi tocó el agua. Realmente la prueba fue dada por buena, ya que
nadie sabía cómo solucionar el problema del sobrepeso y la fecha comprometida con el
rey estaba a punto de llegar.
Finalmente, el domingo 10 de agosto de 1628 llegó el momento. Entre grandiosas
celebraciones el barco tomó rumbo hacia el archipiélago de Estocolmo al mando del
Capitán Hansson. Los invitados, entre los cuales se encontraban varios diplomáticos
extranjeros, se congregaron en las playas de Estocolmo para contemplar el primer viaje
del buque. El Vasa izó las velas, disparó la salva de saludo y, lentamente, se hizo a la
mar. Sin embargo, como a una milla del puerto, una modesta ráfaga de viento infló la
vela principal, provocando que la primera cubierta de cañones alcanzará la línea de
flotación y se inundará en pocos minutos. El agua irrumpió por las troneras abiertas de
los cañones y el buque comenzó a hundirse "…con velas desplegadas, banderas y todo";
como contó un testigo ocular. El barco se volteó boca abajo casi instantáneamente.
Unos minutos después el Vasa se hundía, cobrando la vida de 50 de los 150 marinos que
se encontraban a bordo.